Giả sử bạn muốn biết sẽ mất bao nhiêu giờ và phút để hoàn thành hai nhiệm vụ. Bạn ước tính rằng nhiệm vụ thứ nhất sẽ mất 6 giờ 45 phút và nhiệm vụ thứ hai sẽ mất 9 giờ 30 phút.
Dưới đây là một cách để thiết lập tính năng này trong trang tính.
- Nhập 6:45 vào ô B2 và nhập 9:30 vào ô B3.
- Trong ô B4, nhập =B2+B3 , rồi nhấn Enter.
Kết quả là 16:15—16 giờ 15 phút—để hoàn thành hai nhiệm vụ. Mẹo: Bạn cũng có thể cộng thời gian bằng chức năng Tự Tính tổng để cộng các số. Chọn ô B4, rồi trên tab Trang đầu, chọn Tự Tính tổng. Công thức sẽ có dạng: =SUM[B2:B3]. Nhấn Enter để có cùng kết quả, 16 giờ 15 phút.
Vâng, thật dễ dàng, nhưng có thêm một bước nếu số giờ của bạn cộng lại lớn hơn 24 giờ. Bạn cần áp dụng một định dạng đặc biệt cho kết quả của công thức này.
Để cộng thời gian lớn hơn 24 giờ:
- Trong ô B2, nhập 12:45 và trong ô B3, nhập 15:30.
- Nhập =B2+B3 vào ô B4, sau đó nhấn Enter.
Kết quả là 4:15, không phải là điều bạn có thể mong đợi. Điều này là do thời gian cho Tác vụ 2 là trong thời gian 24 giờ. 15:30 cũng giống như 3:30.
- Để hiển thị thời gian lớn hơn 24 giờ, chọn ô B4.
- Đi tới Trang đầu > dạng, rồi chọn Định dạng Ô.
- Trong hộp Định dạng Ô, chọn Tùy chỉnh trong danh sách Thể loại.
- Trong hộp Loại , ở đầu danh sách định dạng, nhập [h]:mm;@ rồi chọn OK. Ghi lại dấu hai chấm sau [h] và dấu chấm phẩy sau mm.
Kết quả sẽ là 28 giờ 15 phút. Lần sau khi bạn cần nó, định dạng này sẽ ở trong danh sách Loại.
Trừ thời gian
Dưới đây là một ví dụ khác: Giả sử bạn và bạn bè biết cả thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc tại một dự án tình nguyện và muốn biết tổng thời gian bạn đã dành.
Làm theo các bước sau để có được thời gian trôi qua—đó là sự khác biệt giữa hai lần.
- Trong ô B2, nhập thời gian bắt đầu và đưa vào "s" cho SA hoặc "c" cho CH, rồi nhấn Enter.
- Trong ô C2, nhập thời gian kết thúc, bao gồm "s" hoặc "c" tùy trường hợp, rồi nhấn Enter.
- Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc khác cho các bạn của bạn, Joy và Leslie.
- Trong ô D2, lấy thời gian kết thúc trừ thời gian bắt đầu bằng cách nhập công thức =C2-B2, rồi nhấn Enter.
- Trong hộp Định dạng Ô , chọn Tùy chỉnh trong danh sách Thể loại.
- Trong danh sách Loại, chọn h:mm [cho giờ và phút], sau đó chọn OK.
Bây giờ chúng ta thấy rằng Richard đã làm việc trong 3 giờ 45 phút.
Để có được kết quả cho Joy và Leslie, hãy sao chép công thức bằng cách bấm vào ô D2 và kéo đến ô D4. Định dạng trong ô D2 sẽ được sao chép cùng với công thức.
Đừng nghĩ rằng khi đi phỏng vấn, phải nói càng nhiều mới càng thể hiện được mình. Thật ra nói nhiều đôi khi lại phản tác dụng, nhất là khi bạn sẵn có tật hứng lên là “nổ”, không “phanh” được.
Vậy thì, nếu khôn ngoan, nên biết chọn điều gì thật cần thiết và hiệu quả để trình bày thôi. Bạn nên nhớ rằng người phỏng vấn cũng là một người bình thường, họ cũng giống bạn, không đủ kiên nhẫn để nghe những câu chuyện dài đằng đẵng chẳng liên quan gì đến họ.
Theo một nghiên cứu, sự tập trung chú ý của các phỏng vấn viên sẽ có xu hướng giảm dần, tỉ lệ nghịch với số lượng từ mà ứng viên nói ra. Chẳng hạn, khi gặp câu hỏi “Hãy nói đôi chút về bản thân” thì câu trả lời của bạn không nên kéo dài quá 1,5 phút. Đơn giản bởi sự tập trung chú ý của các phỏng vấn viên vào bạn chỉ tồn tại trong khoảng 90 giây.
Quá trình này được các chuyên gia phân tích như sau:
- Khi bạn bắt đầu trả lời, các phỏng vấn viên gần như dồn cả sự tập trung vào bạn.
- Sau khoảng 10 giây, anh [chị] ấy sẽ ít tập trung hơn một chút.
- 60 giây tiếp theo, anh [chị] ấy bắt đầu suy nghĩ, và chỉ dành một nửa thời gian chú ý đến bạn. Sau đó anh [chị] ấy sẽ hỏi bạn thêm những câu hỏi dựa vào câu trả lời của bạn, hoặc là những câu hỏi đã được định sẵn.
- Sau khi bạn nói hết 90 giây, phỏng vấn viên sẽ gần như không nghe tất cả những gì bạn nói sau đó.
Tuy nhiên, mức độ chú ý của nhà tuyển dụng lại gần như không thể nhìn thấy bằng mắt thường bởi các họ thường rất khéo che giấu sự mất tập trung bằng những cái gật đầu hoặc tiếng “hummm” trong khi mắt vẫn nhìn bạn. Vậy bạn làm thế nào để nhận ra được và kịp thời... hãm tốc độ và dung lượng?
Bạn càng ít bị ngắt lời chứng tỏ người nghe càng ít quan tâm tới bạn. Vì vậy, nếu muốn lôi kéo sự chú ý trở lại của nhà tuyển dụng, với các câu trả lời dài, bạn cần có kết luận rõ ràng về vấn đề vừa trình bày. Thỉng thoảng ngừng nói và xác minh độ tập trung của người nghe.
Nói như thế nào là cả một nghệ thuật. Nhưng biết cách đặt ngược lại câu hỏi cho nhà tuyển dụng mới thực sự là cú đánh quyết định của bạn. Do đó, theo lời khuyên của các chuyên gia có kinh nghiệm, cuối buổi phỏng vấn, hãy tạo sự thu hút với nhà tuyển dụng bằng cách đặt ra các câu hỏi.
Thông thường, những người phỏng vấn có kinh nghiệm sẽ đưa ra những câu hỏi mở, yêu cầu bạn nói rõ kinh nghiệm của bản thân. Trong những tình huống đó, các chuyên gia khuyên bạn không nên trả lời dài quá 90 giây. Và quan trọng là biết dừng đúng lúc để hỏi những câu đại loại “Đây có phải là vấn đề anh chị quan tâm?”. “Anh chị muốn hỏi về vấn đề này phải không?”. Những câu hỏi kiểu này sẽ đưa người nghe lại gần với bạn hơn và tạo ra một cuộc hội thoại tay đôi hấp dẫn.
Cũng theo kinh nghiệm, nhà tuyển dụng thường ấn tượng với những câu hỏi hơn là việc bạn đang nói cái gì. Và theo họ, điều làm họ thất vọng nhất đối với một ứng viên là khi được hỏi: “Anh chị có hỏi gì nữa không?” thì lại nhận được câu trả lời “Không. Tôi nghĩ là tôi đã trả lời hết rồi”. Tốt nhất, đối với những câu hỏi kiểu này, hãy nói với họ về cảm xúc mà bạn có trong buổi phỏng vấn.
Một mẹo nhỏ nữa được các chuyên gia tiết lộ là ai cũng thích nói về mình. Vì thế, nếu các ứng viên khéo léo đặt được các câu hỏi ngược để các phỏng vấn viên tự nói về mình, họ sẽ tạo được ấn tượng rất tốt với nhà tuyển dụng cũng như có được sự tự tin trong suốt buổi phỏng vấn.