Bộ phận back trong ngân hàng là gì

Công ty TNHH Cung Ứng Nhân Lực Nhân Kiệt hân hạnh cung cấp dịch vụ này, mọi chi tiết xin liên hệ: Khu vực Hà Nội: Mr. Chí 0911.453.773 Khu vực Bình Dương: Mr. Trung 0908.636.108 Khu vực TP. Hồ Chí Minh: Mr. Hoan 0901.557.456 Khu vực Đà Nẵng: Ms. Linh: 0986.955.557 Khu vực Bắc Ninh: Mr. Hải: 0961.363.223

Ở các công ty lớn, ngoài các phòng ban làm việc có tên “chuẩn” như phòng kĩ thuật, marketing hay phòng kinh doanh… thì bao giờ cũng có một bộ phận riêng tách biệt gọi là Back-Office, thường gọi tắt là BO - (BACK OFFICE SERVICES). Công việc của họ là gì?

Nói chung, BO - (BACK OFFICE SERVICES) là bộ phận hành chính, văn phòng và giải quyết các công việc hậu cần cho một công ty: từ việc mua và cung cấp văn phòng phẩm, đồ trà nước cho anh em trông công ty, quan tâm tổ chức thăm hỏi khi có nhân viên ốm đau bệnh tật hoặc sinh nhật đến những việc lớn hơn như đặt vé cho mọi người khi đi công tác, đặt tour khi công ty tổ chức du lịch, đặt phòng tiệc tại khách sạn khi có dịp lễ…

Ngoài ra, tùy vào từng công ty cụ thể và quy mô lớn hay nhỏ mà BO - (BACK OFFICE SERVICES) có thể bao gồm cả nhân viên nhân sự, kế toán… và các nhân sự làm việc trong khối hành chính nói chung. Có thể hiểu BO - (BACK OFFICE SERVICES) ở các công ty tư nhân hay các công ty nước ngoài gần giống như phòng Hành Chính ở các công ty nhà nước.

Công việc của BO - (BACK OFFICE SERVICES) là những việc không rõ ràng và lẻ tẻ. Nếu những bộ phận khác có công việc và yêu cầu cụ thể, như marketing thì phải tiếp thị sản phẩm sao cho thật tốt và đưa ra chiến lược quảng cáo đúng đắn, hay bộ phận kinh doanh phải đạt doanh số bán hàng là bao nhiêu, phòng ban kỹ thuật chỉ làm những việc liên quan đến máy tính, server hay mạng… thì công việc của BO - (BACK OFFICE SERVICES) là những việc liên quan đến sổ sách và văn phòng. Ngoài những công việc về nhân sự, kế toán, PR… thì những nhóm công việc chính khác mà BO - (BACK OFFICE SERVICES) phải phụ trách bao gồm:

- Phụ trách và cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên thuộc các bộ phận khác trong công ty: có thể là sắp xếp và tìm hiểu các khóa học đào tạo ở bên ngoài cho nhân viên khi có sự yêu cầu từ các phòng/ban khác…

- Gọi thợ sửa chữa và giám sát khi có những hỏng hóc trong văn phòng như hệ thống điện, điều hòa hay sửa sang văn phòng.

- Tổ chức, sắp xếp, đặt phòng tiệc cho công ty khi công ty có dịp lễ lớn (có thể là tiệc cuối năm, tiệc khánh thành…). Những công việc liên quan khác như đặt vé cho nhân viên trong công ty khi đi công tác, đặt tour du lịch…

- Mua văn phòng phẩm, trà, café… cho nhân viên trong công ty. Thỉnh thoảng mua vé cho nhân viên trong công ty đi xem kịch, phim, hoặc tổ chức tiêm phòng định kỳ cho nhân viên.

- Hiếu, hỉ, sinh nhật, ốm đau… cũng do BO - (BACK OFFICE SERVICES) tổ chức đi thăm hỏi. Việc này gần giống như việc mà Công đoàn của các công ty nhà nước thường làm.

- Những công việc khác, nếu không thuộc việc của một phòng ban cụ thể nào thì đều là nhóm công việc rơi vào BO - (BACK OFFICE SERVICES). Những người đảm nhận vị trí này thường là những phụ nữ, nhanh nhẹn, hiểu biết nhiều về các họat động giao dịch bên ngoài… để hỗ trợ các nhân viên khác trong công ty một cách tốt nhất. Họ cũng phải là những người biết sử dụng máy tính, các công cụ văn phòng một cách thành thạo để in ấn, photo, sửa chữa giấy tờ khi cần thiết.

Thời gian làm việc hành chính, không mất quá nhiều sức lực và tư duy, đây là công việc thực sự thích hợp cho phụ nữ, đặc biệt là những người đã có gia đình.

Trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng khách sạn hay tài chính ngân hàng thì back office và front office là hai khái niệm mới. Nên không phải ai cũng hiểu rõ chính xác về khái niệm và vai trò của back office. Do đó bài viết hôm nay sẽ giúp bạn nắm được back office là gì cũng như biết cách phân biệt back office và front office.

  1. Khái niệm

Back office hay còn được gọi là “Hậu sảnh” được viết tắt là BO, đây là khái niệm chỉ chung một bộ phận của doanh nghiệp, nó bao gồm nhân viên trong bộ phận và các công việc liên quan trực tiếp đến các bộ phận trong doanh nghiệp, đây thường là các công việc nội bộ. Thông thường các bộ phận trong Back office chủ yếu làm việc với nội bộ công ty mà ít có sự liên hệ hay giao lưu làm việc với các khách hàng bên ngoài.

  • Khối bộ phận Back office

Bộ phận nhân sự: Đây là bộ phận thực hiện tất cả các công việc liên quan đến tổ chức cán bộ và nhân viên với các nhiệm vụ như: Lập các quy chế, quy tắc trong làm việc; quản lý nhân lực trong khách sạn; tuyển dụng, bổ sung lao động khi cần thiết; giải quyết các chế độ bảo hiểm cho nhân viên; tính lương, thưởng cho nhân viên…

Bộ phận kế toán: Đây là bộ phận liên quan trực tiếp đến vấn đề tài chính, nhiệm vụ của bộ phận Kế toán gồm có: lập các chứng từ để chứng minh tính hợp lý vốn kinh doanh; kê khai tất cả các loại chi phí đã phát sinh khi phục vụ kinh doanh; tính toán và xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận trong khách sạn; lập báo cáo tài chính; Phân tích sự biến động của tài sản trong từng giai đoạn để báo cáo lên cấp trên…

Bộ phận kĩ thuật: Bộ phận này liên quan trực tiếp đến vấn đề hoạt động của máy móc, trang thiết bị tại nhà hàng, khách sạn. Đảm bảo chúng luôn trong tình trạng ổn định, hoạt động bình thường nhằm giảm bớt thiệt hại khi có vấn đề, giúp đơn vị tiết kiệm chi phí hơn.

Những bộ phận này sẽ thực hiện các công việc nội bộ theo yêu cầu của cấp trên. Đây là những bộ phận không trực tiếp làm ra doanh số nhưng lại có sự quan trọng không nhỏ trong việc vận hành doanh nghiệp.

  • Phân biệt Back office và Front office

Dựa vào tính chất của công việc các đơn vị sẽ phân chia phòng ban làm hai loại vị trí Back office và Front office. Về cơ bản thì back office là bộ phận chỉ liên quan đến công việc nội bộ trong công ty còn front office là bộ phận có công việc cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng bên ngoài.

Chẳng hạn như bộ phận back office tại các doanh nghiệp hay công ty sẽ đảm nhiệm những công việc hỗ trợ việc vận hành doanh nghiệp như chuẩn bị trà, nước, phòng họp, đặt tour khi doanh nghiệp tổ chức dã ngoại, đặt vé cho nhân viên đi công tác, tổ chức thăm hỏi khi có nhân viên ốm đau bệnh tật, tổ chức sinh nhật cho đồng nghiệp,…

Còn front office trong các doanh nghiệp hay công ty là bộ phận làm việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và là bộ phận quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ thực hiện các công việc như tư vấn và đưa ra hướng giải quyết khi khách hàng gặp khó khăn, thanh toán hóa đơn cho khách hàng, trực điện thoại và giải đáp thắc mắc khi khách gọi tới số điện thoại tổng của công ty,… Các công việc này mang tính tư vấn và hỗ trợ, phục vụ để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng cũng như bên doanh nghiệp. Vì thế, nhân viên trong front office có sự yêu cầu cao về năng lực đặc biệt là kỹ năng.

Front office được back office hỗ trợ và giúp thực hiện những nhiệm vụ trực tiếp liên quan đến khách hàng, mặc dù back office không trực tiếp tiếp xúc tương tác với khách hàng thì họ vẫn tích cực giao tiếp với bộ phận front office. Do đó mà hai bộ phận này luôn luôn có sự tương tác lẫn nhau.

Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ về Back Office là gì. Nếu bạn đang có ý định làm việc trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn thì việc tìm hiểu Back office cũng như Front office là điều cần thiết để đưa ra lựa chọn phù hợp cho bản thân. Mong rằng bạn sẽ có được định hướng nghề nghiệp hợp lý.