Các công ty sử dụng Excel

Nếu bạn đang tìm cách hợp lý hóa doanh nghiệp của mình, thì sử dụng Excel là một trong những lựa chọn tốt nhất. Đó là một công cụ mạnh mẽ và hầu hết chúng ta có lẽ đã từng sử dụng Excel trong kinh doanh trước đây với tư cách là nhân viên hoặc chủ doanh nghiệp

Một trong những lý do chính để sử dụng Excel cho các nhiệm vụ kinh doanh là vì nó tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nhờ có nhiều tùy chọn để lưu trữ và phân tích dữ liệu cùng với các tính năng cho phép bạn tự động hóa Excel để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại hàng ngày

Bài đăng trên blog này sẽ đề cập đến một số ứng dụng thiết yếu của Excel trong kinh doanh đồng thời cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về lý do tại sao phần mềm này lại quan trọng và hữu ích đến vậy

Tầm Quan Trọng Của Excel Trong Kinh Doanh

Được phát hành vào đầu những năm 1980, phiên bản đầu tiên của Excel cho phép người dùng thoát khỏi việc lập trình macro thủ công và chuyển sang các quy trình Excel tự động. Kể từ đó, ứng dụng này đã phát triển vượt bậc để hỗ trợ các đồ thị, biểu đồ và biểu đồ có thể được nhúng vào bảng tính hoặc được thêm vào dưới dạng một bài báo độc lập

Thiết kế giàu tính năng của Microsoft Excel có nghĩa là nó được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau trên toàn thế giới. Hàng triệu công ty sử dụng phần mềm này hàng ngày nên tầm quan trọng của Excel trong kinh doanh là không thể phủ nhận

Lý do khiến MS Excel ngày càng phổ biến là giao diện đơn giản dễ sử dụng, thân thiện với người dùng; . Nhiều nhà tuyển dụng hiện yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng Excel và các kỹ năng trong bộ đề nghị rộng hơn, vì vậy việc liệt kê các kỹ năng Excel trên CV của bạn là điều bắt buộc nếu bạn đang tìm việc

Excel được sử dụng để làm gì trong kinh doanh?

MS Excel được sử dụng cho nhiều mục đích trong doanh nghiệp bao gồm kế toán, quản lý kho, báo cáo bán hàng, quản lý thông tin sản phẩm và tự động hóa. Vì vậy, nếu bạn đang thắc mắc tại sao Excel lại quan trọng đến vậy, nó có thể tạo sức mạnh cho cả một doanh nghiệp

Nhiều công dụng của Excel trong kinh doanh khiến nó trở thành một trong những lý do chính khiến các doanh nghiệp sử dụng Excel hàng ngày. Chúng tôi muốn khám phá điều này sâu hơn và đã đưa ra 7 ví dụ phổ biến nhất mà chúng tôi gặp để chứng minh việc sử dụng Excel trong kinh doanh

1. Sử Dụng Excel Để Quản Lý Thông Tin Sản Phẩm

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp Thương mại điện tử, bạn sẽ biết tầm quan trọng của việc duy trì thông tin sản phẩm chính xác và cập nhật trong việc tạo doanh số bán hàng trực tuyến, giảm lợi nhuận và giành được công việc kinh doanh lặp lại.  

Một trong những rào cản chính có thể ngăn cản thông tin sản phẩm đầy đủ và chính xác là nền tảng mà trang web của bạn được xây dựng trên đó. WordPress, Magento và nhiều thứ khác không được tối ưu hóa để dễ dàng quản lý lượng lớn dữ liệu trong phần phụ trợ. Đây là nơi Excel xuất hiện.  

Hầu như tất cả các trang web sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn xuất và nhập dữ liệu ở định dạng CSV và XLSX. Khi bạn đã xuất dữ liệu của mình và đưa vào Excel, bạn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình

Bằng cách sử dụng nhiều tính năng của Excel, bạn có thể đi sâu vào dữ liệu của mình và tối ưu hóa thông tin sản phẩm để thúc đẩy tăng trưởng Thương mại điện tử. Khi bạn đã thực hiện các thay đổi của mình, chỉ cần nhập trang tính vào phần cuối trang web của bạn và xem doanh số bán hàng của bạn tăng vọt

Bạn cần trợ giúp thiết lập bảng tính quản lý thông tin sản phẩm? .  

2. Báo cáo bán hàng trên Excel

Hãy nghiên cứu kỹ các doanh nghiệp ở Vương quốc Anh và bạn sẽ thấy một số sử dụng phần mềm phức tạp và tốn kém để báo cáo doanh số bán hàng, trong khi một số vẫn sử dụng bút và giấy

Bạn sẽ thấy hầu hết các doanh nghiệp sử dụng bảng tính để báo cáo bán hàng giữa hai thái cực này, nhờ định dạng dễ sử dụng và khả năng tự động hóa.  

Đặc biệt, Excel là một trong những công cụ tốt nhất bạn có thể sử dụng để theo dõi và báo cáo doanh số bán hàng cho doanh nghiệp của mình

Với khả năng tạo bảng điều khiển, báo cáo tự động và tích hợp vào các hệ thống kinh doanh khác, báo cáo bán hàng Excel đưa tất cả thông tin chi tiết quan trọng về bán hàng của bạn vào một trang tính dễ sử dụng mà bất kỳ ai cũng có thể đọc và chia sẻ trong toàn doanh nghiệp để liên lạc và theo dõi hiệu suất.  

3. Quản lý hàng tồn kho & hàng tồn kho bằng bảng tính

Do tính linh hoạt và khả năng chứa hàng nghìn ô dữ liệu, việc sử dụng Excel để quản lý chuỗi cung ứng & quản lý kho là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho phần mềm đặt riêng và đắt tiền

SKU, mã vạch, mức tồn kho, mức đặt hàng lại, vị trí và số thùng chỉ là một số cột bạn có thể thêm vào bảng tính của mình để duy trì chế độ xem chính xác và cập nhật về mức tồn kho và hàng tồn kho của bạn.   

Bảng tính quản lý kho có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Một ví dụ tuyệt vời về việc mở rộng trên một trang tính đơn giản là tích hợp chức năng quét mã vạch vào tài liệu của bạn

Kết nối bảng tính của bạn với máy quét mã vạch sẽ giúp bạn xử lý hàng hóa nhanh chóng, theo dõi ghi chú giao hàng và mua hàng cũng như xác định chính xác các đơn đặt hàng khi chúng di chuyển qua doanh nghiệp của bạn.   

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, Excel có thể được tích hợp với nhiều hệ thống và thậm chí được sử dụng làm phần mềm trung gian để thu hẹp khoảng cách giữa các hệ thống. Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn hơn hoặc có hàng nghìn dòng sản phẩm và đang sử dụng SaaS hoặc hệ thống phần mềm đặt riêng, thì Excel vẫn có giá trị

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng Excel để quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng, hãy liên hệ.    

4. Tự động hóa các nhiệm vụ kinh doanh với Excel

Có khả năng một trong những tính năng ít được biết đến nhất nhưng có giá trị nhất của Excel trong kinh doanh là tự động hóa các nhiệm vụ kinh doanh lặp đi lặp lại. Giảm các tác vụ thành các dòng mã, các công ty có thể sử dụng Tự động hóa Excel để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và cuối cùng là tăng lợi nhuận.  

Tự động hóa Excel thường cần được thiết lập bởi các chuyên gia biết VBA (Visual Basic for Applications). Tuy nhiên, những lợi ích mà doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được từ việc tự động hóa các tác vụ sẽ vượt xa chi phí thực hiện tự động hóa.  

Nếu bạn quan tâm đến việc khám phá các khả năng tự động hóa một số tác vụ trong doanh nghiệp của mình bằng Excel, hãy liên hệ với một trong các chuyên gia VBA và tự động hóa của chúng tôi ngay hôm nay

Chúng tôi sẽ cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết, những gì có thể và những khoản tiết kiệm tiềm năng mà doanh nghiệp của bạn có thể thấy

5. Xây dựng bảng điều khiển Excel

Trang tổng quan cung cấp ảnh chụp nhanh về hiệu suất kinh doanh hiện tại của bạn để bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về tương lai của doanh nghiệp mình

Bảng điều khiển Excel là một trong những công cụ thiết yếu nhất mà một công ty có thể sử dụng để trực quan hóa các số liệu, biến các dòng dữ liệu thành các đồ thị và biểu đồ dễ đọc và có thể chia sẻ.  

Phạm vi bảng điều khiển bạn có thể tạo trong Excel là rất lớn

Khi bạn đã quyết định loại trang tổng quan nào bạn muốn tạo, bạn cần cân nhắc một số điều để đảm bảo trang tổng quan của bạn hiển thị dữ liệu bạn muốn và lấy dữ liệu thường xuyên (có thể thực hiện bằng tự động hóa Excel). Những điều quan trọng để suy nghĩ về là

• Chúng tôi sẽ nhập dữ liệu vào bảng điều khiển như thế nào và tần suất như thế nào?
• Dữ liệu trong trang tổng quan sẽ được quản lý và liên kết với các yếu tố như biểu đồ và đồ thị như thế nào?
• Bố cục và định dạng tốt nhất cho bảng điều khiển của bạn là gì và số liệu nào là quan trọng nhất và cần phải ở phía trước và trung tâm.  

Ngoài MS Excel, bạn có thể sử dụng Power BI để trực quan hóa và báo cáo dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp. Đây là công cụ hàng đầu để trực quan hóa dữ liệu và chúng tôi thực sự khuyên bạn nên kiểm tra các khả năng này nếu Excel không hoàn toàn cung cấp những gì bạn cần

6. Sử dụng excel cho kế toán

Theo một bài báo về Kế toán ngày nay, 90 phần trăm các công ty sử dụng Excel để lập ngân sách, lập kế hoạch và dự báo hoạt động. Excel là giải pháp dành cho doanh nghiệp khi nói đến phần mềm kế toán.  

Một trong những lý do cho điều này là số lượng lớn các công thức và phép tính có thể được sử dụng và tự động hóa trong Excel cho các doanh nghiệp sử dụng Excel để kế toán

VLOOKUP, Hàm IF lồng nhau và Công thức IF có điều kiện chỉ là ba trong số những công thức có giá trị nhất mà các công ty sử dụng để quản lý và theo dõi tài khoản của họ.  

Ngoài ra, vì Excel được sử dụng rộng rãi bởi nhiều loại hình kinh doanh từ Thương mại điện tử cho đến kế toán, nên bạn có thể yên tâm rằng nếu đang sử dụng Excel để hạch toán trong doanh nghiệp của mình, bạn sẽ không gặp bất kỳ sự cố nào khi chia sẻ sổ cái hoặc hóa đơn mua hàng .   

7. Tạo và theo dõi hóa đơn trong Excel

Lỗi khi xử lý đơn đặt hàng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp, từ mất doanh thu đến phá sản. Điều đó có nghĩa là việc theo dõi các đơn đặt hàng là điều cần thiết và đảm bảo bạn có tất cả thông tin liên quan về đơn đặt hàng ở cùng một nơi, chẳng hạn như giá trị và chi tiết khách hàng, là điều bắt buộc phải có.  

Theo dõi hóa đơn và đơn đặt hàng trong Excel không chỉ quan trọng để giữ cho khách hàng của bạn hài lòng, loại báo cáo này còn có thể dễ dàng được tích hợp vào các trang tính khác và thậm chí cả bảng điều khiển để cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp của bạn từ điểm bán hàng cho đến khi gửi hàng, giao hàng và khách hàng .  

Ba trong số các yêu cầu phổ biến nhất mà chúng tôi nhận được liên quan đến việc thiết lập hoặc cập nhật bảng tính theo dõi đơn đặt hàng và hóa đơn hiện có bao gồm

• Quét các công việc sắp tới giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian của nhân viên khi phải thực hiện các công việc lặp đi lặp lại
• Thiết lập các biểu mẫu trong trang tính để các đơn đặt hàng mới được nhập chính xác với tất cả thông tin bắt buộc.  
• Liên kết trong một bảng theo dõi hóa đơn với các báo cáo bán hàng và quản lý hàng tồn kho để đóng vòng lặp và hợp nhất thông tin kinh doanh quan trọng

Tại sao Excel lại quan trọng trong kinh doanh

Sử dụng Excel trong kinh doanh là một trong những cách tốt nhất để hợp lý hóa các quy trình, sắp xếp dữ liệu của bạn và cải thiện hiệu quả kinh doanh về doanh số và năng suất

Từ theo dõi khoảng không quảng cáo đến tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chúng tôi đã đề cập đến một loạt cách sử dụng bảng tính trong doanh nghiệp trong bài đăng này mà bạn có thể áp dụng ngay hôm nay để cải thiện việc sử dụng Excel trong doanh nghiệp của mình.  

Nếu bạn cần trợ giúp về cách sử dụng Excel hoặc muốn thảo luận ý tưởng với Chuyên gia Excel, hãy liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ info@theexcelexperts. com hôm nay

Ai sử dụng Excel nhiều nhất?

Có bao nhiêu doanh nghiệp sử dụng Excel?

Amazon có sử dụng Excel không?

7 cách sử dụng phổ biến cho Excel là gì?