Hướng dẫn kế toán từ A – Z cách hủy hóa đơn điện tử đúng theo thông tư 78, lập lại hoặc điều chỉnh hóa đơn chi tiết.
\>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử
Khi có sai sót về nội dung trên hóa đơn điện tử đã xuất, tùy từng trường hợp mà kế toán buộc phải thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đó. Cụ thể có 2 trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót , đã được CQT cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Chưa gửi cho người mua: Người bán làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót và lập hóa đơn mới
- Đã gửi cho người mua: Người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không được hủy hóa đơn
Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và thông báo với CQT về việc hủy hóa đơn
2. Cách hủy hóa đơn điện tử chỉ qua 5 bước
Để hủy hóa đơn điện tử bạn thực hiện theo 5 bước sau:
- Bước 1: Thông báo hóa đơn bị sai sót với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT được ban hành tại Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi CQT để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập bị sai sót để gửi cho người mua.
- Bước 3: Hủy hóa đơn điện tử đã thông báo có sai sót
- Bước 4: Thực hiện lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra.
- Bước 5: Kiểm tra thông báo sai sót đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa cũng như tình trạng hóa đơn đó trên trang //hoadondientu.gdt.gov.vn/ để chắc chắn hóa đơn đã được hủy.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
3. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA Meinvoice
Với các đơn vị sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm theo các bước sau:
Bước 1: Thông báo hóa đơn bị sai sót với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT
- Lập Thông báo sai sót tại Xử lý hóa đơn/Thông báo sai sót
- Tìm kiếm hóa đơn >> chọn hóa đơn sai sót cần xử lý.
- Chọn Hủy tại cột Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình >> nhập lý do hủy >> thực hiện ký số và gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm
Cách 1: Hủy hóa đơn theo danh sách hóa đơn trên phần mềm
Chọn hóa đơn có sai sót trên danh sách hóa đơn >> tích vào dấu “…” >> Chọn Hủy hóa đơn
Điền lý do hủy >> chọn hủy hóa đơn
Cách 2: Hủy hóa đơn điện tử tại tab Xử lý hóa đơn sai sót
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua [nếu cần]
- Tại tab Hóa đơn bán hàng,chọn Thêm mới
- Nhập đầy đủ các thông tin trên hóa đơn >> chọn Lưu và phát hành để hoàn thành tạo hóa đơn mới
4. Lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử
Về thời hạn hủy hóa đơn điện tử
Thời hạn doanh nghiệp phải nộp thông báo hóa đơn điện tử có sai sót [mẫu số 04/SS-HĐĐT] để hủy hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
Mức xử phạt khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định
Căn cứ theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì mức xử phạt khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định như sau:
Mức phạt Hành vi vi phạm Phạt cảnh cáo Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 – 5 ngày làm việc và có tình tiết giảm nhẹ Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng Hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn từ 1 – 10 ngày Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng
- Hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên.
- Không thực hiện hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.
- Không thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai sót.
Hy vọng với những thông tin Meinvoice cung cấp đã giúp bạn thực hiện hủy hóa đơn điện tử đúng – chuẩn quy định hạn chế tối đa những vi phạm không đáng có. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết.
Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất – MISA meInvoice, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thông và gửi tới khách hàng tức thời.
Bên cạnh đó, kế toán còn có thể đính kèm biên bản điều chỉnh, biên bản hủy bỏ hóa đơn được tạo từ bên ngoài vào phần mềm để làm chứng từ đối chiếu với hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Hơn 100,000 Doanh nghiệp đang sử dụng như: Karofi Việt Nam, Ausdoor, Gucci Việt Nam, Toyota, Tập đoàn Tân Hoàng Minh,… và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước đánh giá cao về chất lượng, hỗ trợ nhiệt tình và tính ưu việt của phần mềm đem lại:
- Dễ dàng xuất hàng loạt hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop.
- Tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu nhờ kết nối dễ dàng với hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến.
- Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn điện tử theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT.
- Báo cáo, tra cứu và thanh toán trực tuyến dễ dàng, nhanh chóng…
Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục thuế đánh giá cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA
Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế [T-VAN],… Cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.