Công tác quản lý tài chính – kế toán xã là một hệ thống các quan hệ phát sinh trong quá trình tạo lập, phân phối và sử dụng quỹ tiền tệ của chính quyền cấp xã, nhằm thực hiện các chức năng của Nhà nước cấp cơ sở trong khuôn khổ đã được phân cấp quản lý. Trong những năm qua, Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành các văn bản pháp luật quy định về quản lý tài chính, sử dụng tài sản, dự án đầu tư, chế độ kế toán tạo cơ sở pháp lý quan trọng để quản lý và sử dụng có hiệu quả mọi khoản thu, chi và các khoản đóng góp của nhân dân.
Nhằm nâng cao năng lực quản lý thu chi tài chính – kế toán, dự án đầu tư, sử dụng tại sản; đồng thời trang bị, cập nhật và hệ thống hoá những kiến thức cơ bản, chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán cho các cán bộ đang công tác tại xã, phường, thị trấn. Nhà xuất bản Tài Chính giới thiệu cuốn sách:
Nghiệp vụ quản lý tài chính, kế toán dành cho chủ tịch và
cán bộ tài chính kế toán xã, phường, thị trấn năm 2017
Nghiệp vụ quản lý tài chính, kế toán xã, phường, thị trấn năm 2017
Nội dung cuốn sách gồm các phần như sau:
Phần thứ nhất: Tổng quan về tài chính xã [gồm các nhiệm vụ, nội dung quản lý ngân sách xã và các quỹ tài chính khác của xã; công tác lập dự toán, tổ chức chấp hành, quyết toán và cân đối ngân sách xã];
Phần thứ hai: Quản lý thu ngân sách và thu tài chính khác của xã [gồm quản lý các khoản thu thuế, phí và lệ phí; các khoản đóng góp, huy động, viện trợ cho xã; tổ chức lập dự toán thu, chấp hành dự toán, quyết toán thu ngân sách xã];
Phần thứ ba: Quản lý chi ngân sách và chi tài chính khác của xã [gồm tổ chức quản lý chi ngân sách xã như lập dự toán chi, chấp hành dự toán chi, ghi thu chi vào ngân sách nhà nước; chuyển nguồn ngân sách và quyết toán chi theo niên độ ngân sách; công tác quyết toán, kiểm tra và công khai tài chính ngân sách xã…];
Phần thứ tư: Quản lý tài chính dự án do xã làm chủ đầu tư [cụ thể quản lý tài chính các dự án quy hoạch; dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc nguồn vốn ngân sách xã, phường, thị trấn];
Phần thứ năm: Quản lý tài sản nhà nước tại xã [gồm các tiêu chuẩn, định mức quản lý, sử dụng đối với một số tài sản chủ yếu tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp cấp xã; quản lý quá trình hình thành, sử dụng và kết thúc quá trình sử dụng tài sản nhà nước];
Phần thứ sáu: Chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng kinh phí quản lý hành chính và kiểm soát thanh toán các khoản chi [gồm nguồn kinh phí và nội dung tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng kinh phí quản lý hành chính; kiểm soát, thanh toán các khoản chi đối với cơ quan nhà nước thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm; chế độ tiền lương, phụ cấp và tiền lương tăng thêm đối với công chức xã; tiêu chuẩn, định mức chi tiêu tiếp khách, công tác phí, hội họp];
Phần thứ bảy: Giao dịch hoạt động tài chính xã qua kho bạc nhà nước [gồm giao dịch các khoản thu, chi ngân sách xã qua kho bạc nhà nước];
Phần thứ tám: Nghiệp vụ kế toán ngân sách và các hoạt động tài chính khác ở xã, phường, thị trấn [gồm nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, kế toán thanh toán, kế toán vật tư tài sản và xây dựng cơ bản, kế toán thu – chi ngân sách xã, kế toán thu – chi sự nghiệp của xã và các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán của kế toán xã].
Xin cho tôi hỏi loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ? Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là bao lâu? - Ngọc Trà [Hải Dương]
Loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ? Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là bao lâu? [Hình từ internet]
Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:
1. Loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ?
Theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:
+ Các loại hợp đồng;
+ Báo cáo kế toán quản trị;
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;
+ Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;
+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
2. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là bao lâu?
Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán đối với mỗi loại tài liệu kế toán như sau:
2.1. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm:
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Trường hợp tài liệu kế toán quy định nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
[Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP]
2.2. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
- Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- Trường hợp các tài liệu kế toán trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
[Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP]
2.3. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
- Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:
+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;
+ Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.