Hướng dẫn cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
Bạn đang loay hoay vì chưa tìm được các tài liệu hữu ích hướng dẫn cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính? Vậy đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé! Chúng tôi sẽ hướng dẫn cài đặt một cách chi tiết và rõ ràng nhất cho bạn.
Scan folder trên máy photocopy là gì?
Scan folder là một trong các chức năng nổi bật và không thể thiếu trên các máy photocopy. Đây thực chất là cách scan tài liệu tới folder của từng người dùng trên máy photocopy.
Scan folder trên máy photocopy là gì?
Ưu điểm của chức năng Scan folder đó là tính bảo mật thông tin cực cao, đặc biệt là với các máy photocopy thuộc thương hiệu Ricoh. Còn các thương hiệu khác như Toshiba không trang bị chức năng bảo mật này. Đây cũng chính là lý do giúp cho máy photocopy Ricoh được ưu tiên sử dụng tại các dịch vụ cho thuê máy photocopy tại TPHCM.
Khi tiến hành scan, các file tài liệu sẽ được lưu trữ tại các folder của từng user sử dụng. Theo đó, chỉ có user mới có thể xem được tài liệu vừa scan, từ đó giúp thông tin tránh bị lộ ra ngoài. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng phân loại và lấy tài liệu nhanh chóng. Đặc biệt, tính năng Scan folder giúp bạn có thể dễ dàng thao tác trên mọi hệ điều hành của máy tính hiện nay như: Windows 7, Windows 8, Windows 10.
Ưu điểm của Scan folder đó là tính bảo mật thông tin cực cao
Những thuật ngữ chuyên ngành trong quá trình scan
Để thuận lợi trong việc cài đặt Scan folder cho máy photocopy vào máy tính, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu qua một số thuật ngữ chuyên ngành dưới đây nhé!
- Local Network [Mạng nội bộ]: Đây là hệ thống mạng nội bộ dùng để kết nối các máy tính hoặc các thiết bị ngoại vi trong cùng một hệ thống mạng LAN một cách nhanh chóng. Ưu điểm của mạng nội bộ LAN là có thể scan một cách bình thường và không cần sử dụng tới mạng internet.
- Permission to access folder [Quyền truy cập thư mục]: Là quyền truy cập của người dùng đến các folder trên máy tính do người dùng cài đặt và thiết lập. Thông qua mạng nội bộ LAN bạn có thể dễ dàng phân quyền truy cập cho các user.
- User Authentication [Xác thực người dùng]: thực chất là sử dụng tài khoản xác thực mà bạn đăng ký trên web quản lý nội bộ của máy photocopy để thực hiện việc scan.
- [Đường dẫn]: được hiểu là đường dẫn từ máy photocopy tới các folder trên máy tính của từng user. Khi tiến hành xong việc scan, máy photocopy sẽ gửi file folder thông qua đường dẫn này.
- [Tên người dùng]: Là tên của từng người dùng khác nhau trên máy tính. Tên này dùng để xác thực khi máy photocopy scan xong gửi file tới folder người dùng.
>>> Xem thêm: Cho thuê máy photocopy tại Tân Bình.
Hướng dẫn cài đặt Scan folder từ máy photocopy vào máy tính
Cách cài đặt Scan folder này phù hợp với máy tính sử dụng hệ điều hành Windows 7, Windows 8 và Windows 10 và được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Từ máy tính hoặc laptop, bạn tạo 1 folder riêng, đặt tên. Sau đó, chọn tính năng share và chọn full quyền cho folder đó.
Cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
- Bước 2: Tiếp theo bạn mở Control Panel > chọn Windows Firewall > click chọn vào các dấu Turn Off.
- Bước 3: Tiếp đến bạn kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy. Truy cập vào website quản lý của máy tính, gõ địa chỉ IP vào trình duyệt Chrome.
- Bước 4: Bạn chú ý quan sát bên góc phải thấy xuất hiện dòng chữ Login thì nhấp vào đó. Tiếp theo, bạn tiến hành đăng nhập với user là admin, còn password để trống, không nhập vào.
Cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
- Bước 5: Click vào mục Address Book phía bên trái rồi chọn Add User.
- Bước 6: Gõ tên người dùng vào 2 ô Name và Key Display [bạn có thể nhập tên tùy chọn]. Lưu ý: Key Display sẽ là tên hiển thị trên màn hình của máy photocopy.
Cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
- Bước 7: Gõ User Account và Password tại mục Folder Authentication. Lưu ý: Mật khẩu này là mật khẩu mở máy tính của người dùng, do đó bạn cần nhập mật khẩu trùng với mật khẩu truy cập máy tính của bạn.
- Bước 8: Tại mục Path, click chuột phải vào My Computer chọn Properties, xem tên máy là gì, sau đó thực hiện các lệnh: Start > Run > Tên máy tính.
- Bước 9: Bấm Save and Add Another > Logout.
Cài đặt scan folder từ máy photocopy vào máy tính
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn các bước cài đặt Scan folder từ máy photocopy vào máy tính, hy vọng bạn sẽ cài đặt dễ dàng.
Chúc bạn thành công!
Việc sử dụng những chiếc máy scan phục vụ trong công việc đã trở nên rất dễ dàng và thuận tiện. Nhưng việc sử dụng thì dễ nhưng cách kết nối máy scan với máy tính thì không phải ai cũng biết đến và thực hiện được. Vậy, cách kết nối máy scan với máy tính nhanh nhất chúng ta cần làm gì? Các bạn hãy theo dõi bài viết sau đây của tôi nhé.
Scan là việc chuyển dữ liệu từ các file cứng [ văn bản, hợp đồng, sách, báo, tạp chí, bản thiết kế,…] thành file mềm trên máy tính. Công việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phải ngồi hàng giờ để gõ các file văn bản lên trên word, thiết kế bản vẽ lại lên phần mềm,…Khi dữ liệu được lưu trên fie máy tính, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, không lo bị rách, mục như các file làm bằng giấy. Đặc biệt, scan còn giúp bạn bảo mật dữ liệu tốt hơn, tránh bị kẻ khác lấy cắp.
Các cách kết nối máy scan với máy tính
1. Cách kết nối máy scan với máy tính thông qua dây cáp USB
Bước 1: Đặt máy scan gần máy tính: Đảm bảo khoảng cách gần để dây cáp gắn vào máy tính không bị căng. Cách này là cách kết nối máy scan với máy tính chắc chắn, không bị lỏng nẻo và không dễ bị tuột dây cáp khiến kết nối bị ngắt đột ngột ảnh hưởng tới công việc của bạn.
Bước 2: Bật máy scan
Bước 3: Khi máy scan và máy tính đã được mở, bạn dùng dây cáp USB để kết máy scan với máy tính với nhau.
Bước 4: Vào Control Panel à Chọn Hardware and Sound à Chọn Device and Printers
Bước 5: Chọn Add Printer để máy bắt đầu dò tìm máy scan bạn muốn thêm vào
Bước 6: Chọn máy scan bạn muốn kết nối và nhấn next
Bước 7: Thực hiện hướng dẫn theo màn hình thì bạn có thể kết nối máy scan với máy tính và dùng dễ dàng rồi.
2. Cài đặt kết nối máy scan không dây với máy tính thông qua wifi
Thứ nhất: Bạn phải chắc chắn rằng, thiết bị scan của bạn đặt gần với thiết bị wifi, để đảm bảo sự kết nối và đường truyền được cài đặt kết nối tốt nhất.
Thứ 2: Bạn phải kiểm tra máy tính của bạn và máy scan đã kết nối chung với 1 mạng wifi chưa? Nếu chưa hay kết nối và nhập lại mật khẩu wifi. Cách kết nối máy scan với máy tính này giúp cả 2 thiết bị của bạn đồng bộ kết nối mạng với nhau.
Bước 1 : Vào control Panel à Chọn Hardware and Sound à Chọn Device and Printers
Bước 2: Chọn máy scan bạn muốn kết nối rồi nhấn Connect
Cách kết nối máy scan với máy tính dùng mặc định, thì bạn chỉ cần thực hiện bước đơn giản: chỉ cần cho con trỏ chuột vào máy scan mặc định à chuôt phải chọn Set as default Printer.
Các phần mềm kết nối máy scan với máy tính
1. Phần mềm PDFelement – Phần mềm kết nối scan với máy tính tốt nhất
PDFelement là phần mềm cho phép người dùng làm việc với các định dạng PDF từ khâu tạo, đọc, chỉnh sửa, thêm ảnh, nối file, ký file,… mà các phần mềm scan khác không hỗ trợ được. Hơn nữa phần mềm kết nối máy scan với máy tính này còn hỗ trợ hết các nền tảng như Windows [ Windows 8, Windows 10, Windows XP, Vista], MacBook,…giúp người dùng dễ dàng cài đặt và sử dụng.
Hơn nữa,Tính năng OCR cho phép chuyển đổi văn bản hình ảnh dưới dạng scan thành một văn bản text thông thường là một tính năng vô cùng hữu ích của PDFelement, với tính năng này bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa một văn bản được quét từ máy quét.
2. Phần mềm Advanced Scan to PDF Free
Advanced Scan to PDF Free là một phần mềm vô cùng tuyệt vời, điểm mạnh của phần mềm chính là người dùng có thể chuyển đổi các tệp tin, hình ảnh,.. sang dạng PDF một cách dễ dàng, dù tài liệu của bạn rất dài, độ lớn cao. Bạn yên tâm, phần mềm sẽ giúp bạn chọn ddieuf chỉnh kích thước và chế độ nén phù hợp.
Với Advanced Scan to PDF, người dùng còn có thể cài đặt mật khẩu bảo vệ hoặc chữ ký số vào văn bản tài liệu đã được tạo.
Hơn nữa Advanced Scan to PDF còn cho phép người dùng chỉnh sửa, quét hình ảnh trong máy tính, bạn có thể xem trước PDF hình ảnh, nếu không ưng ý bạn có thể Undo và làm lại dễ dàng.
3. Not Another PDF Scanner 2- Công cụ scan ảnh mạnh mẽ
Phần mềm Not Another PDF Scanner 2 kết nối máy scan với máy tính giúp việc scan một lượng lớn file trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Đặc biệt hơn, Not Another PDF Scanner 2 giúp người dùng nhanh chóng lưu các tài liệu scan dưới các dạng văn bản, tài liệu thông thường như file PDF, tTIFF, JPEG, PNG... Nhờ tính năng tự do sắp xếp tất cả hình ảnh theo thứ tự mong muốn, người dùng còn kết hợp được nhiều trang tài liệu khác nhau thành một "cuốn sách" mang phong cách của riêng mình.
Chương trình đi kèm với chức năng OCR - nhận dạng ký tự văn bản scan đa ngôn ngữ. Vì thế, người dùng không chỉ quét và lưu tài liệu dưới dạng file kỹ thuật số mà còn trích xuất được nội dung hay chuyển nó sang dạng file văn bản để tiện xử lý dữ liệu.
4. Phần mềm Scan Papyrus
ScanPapyrus là ứng dụng phép bạn thu thập dữ liệu từ máy quét hình phẳng và lưu vào máy tính dưới dạng PDF, DOCX, JPEG, TIFF, BMP hay PNG một cách nhanh chóng và thuận tiện. Hơn nữa phần mềm cũng cung cấp cho người dùng chức năng chỉnh sửa ảnhvà các định dạng ảnh, cho phép bạn chia sẻ trực tiếp qua email. Đặc biệt, phần mềm có tính năng quét tự động, tự động điều chỉnh chất lượng, độ sắc nét, loại bỏ nền xám và cắt hình ảnh. Một ứng dung miễn phí và rất hiệu quả sẽ giúp việc kết nối scan với máy tính của bạn trở nên chất lượng và hiệu quả.
5. Free Easy Scan To PDF- Phần mềm kết nối máy scan với máy tính miễn phí
Là phần mềm cho phép bạn quét các tư liệu giấy, thư điện tử, ảnh bảng tính, website … sang PDF để lưu trữ và khôi phục chỉ với 1 cú nhấp chuột nhanh gọn. Bên cạnh đó, phần mềm cũng cung cấp cho bạn công cụ chỉnh ảnh, xem trước PDF và ảnh, gửi tệp tin bằng outlook. Luôn luôn cho kết quả đầu ra với chất lượng cao, hình ảnh sắc nét. Phần mềm luôn hướng đến sự đơn giản và giúp người dùng dễ dàng sử dụng.
Bài viết trên đây là toàn bộ các thông tin về cách kết nối máy scan với máy tính một cách dễ dàng. Giúp cho công việc scam của bạn trở nên đơn giản và thuận tiện.