Bạn đang lưu trữ danh sách liên hệ khách hàng bao gồm tên, email từ file excel, để tiện gửi thư và dễ quản lý, bạn có thể chuyển ngay thông tin qua Outlook mail. Sử dụng chức năng import để nhập dữ liệu từ file .csv vào danh bạ rất đơn giản và nhanh chóng, sucmanhso.net thực hiện trên Office 2019 [bao gồm Excel và Outlook] với các phiên bản khác các bạn cũng thực hiện tương tự
Như bên dưới là file excel bình thường có các thông tin về họ tên và địa chỉ email mà bạn đang lưu trữ và muốn tất cả được chuyển vào danh bạn Outlook mail
Bước đầu tiên: lưu file dưới dạng đuôi .csv
Tại thanh công cụ file excel ở trên bạn chọn vào tab File, rồi nhấn Save As để chọn vị trí lưu file mới, lưu ý, phải chọn CSV [Comma delimited] [*.csv] tại dòng Save as type [có thể đặt lại tên tại dòng File name]
Nhấn Save để hoàn tất
Bước thứ hai: Import dữ liệu file .csv ở trên vào Outlook mail
Sau khi bật Outlook xong, bạn chọn vào tab File trên thanh công cụ, rồi bấm vào mục Open & Exportsau đó chọn vào Import/Export như hình bên dưới
Ngay sau đó, hộp thoại Import and Export Wizard xuất hiện, tại ô Choose an action to performbạn chọn vào dòng Import from another program or file, sau đó nhấn Next
Tại hộp thoại Import a File, tại ô Select file type to import from: bạn chọn vào dòng Comma Separated Valuesrồi bấm Next
Tại mục File to import của hộp thoại Import a File, bạn bấm vào Browse để chọn file mà lúc ban đầu đã lưu dưới dạng .csv. Tại mục Options, bạn tick chọn vào Replace Duplicates with Items Imported rồi nhấn Next để tiếp tục
Bạn sẽ nhận được hộp thoại thông báo, bạn tick vào ô dòng Import Book1.csv into folder: Danh bạ có nghĩa là nhập dữ liệu từ file .csv vào thư mục Danh bạ
Bạn nhấn Finish để hoàn thành
Hộp thoại Map custom Fields, bạn kéo từng giá trị [Value] tức là tiêu đề cột trong file .csv sang tương ứng với Filed của Danh bạ. Chẳng hạn cột địa chỉ email sẽ được Map với E-mail Address như minh hoạ bên dưới
Bạn nhấn OK để kết thúc
Chờ vài giây hệ thống Outlook kết nối và xử lý dữ liệu, để kiểm tra bạn vào mục Danh bạ [biểu tượng hình 2 người] để thấy những liên hệ của file .csv đã được nhập vào Oulook
Chúc bạn thành công