Lượt xem: 380 lượt
Máy fax từ lâu đã là thiết bị rất quen thuộc đối với các văn phòng, doanh nghiệp. Nó được sử dụng rộng rãi vì tính tiện ích, giúp trao đổi thông tin giữa người với người trong khoảng thời gian ngắn nhất. Thị trường hiện nay có rất nhiều dòng máy fax hiện đại, đa dạng về kiểu dáng, chức năng.
1. Các bước sử dụng máy fax đơn giản
Cách sử dụng máy fax rất đơn giản, giống như thao tác khi bạn sử dụng máy photo hoặc máy in. ATALINK sẽ hướng dẫn bạn các bước sử dụng máy fax đúng cách và đơn giản:
Bước 1: Thiết lập chế độ nhận fax
Thực hiện nhấn 3 phím “#”, “7”, “3”. Sau khi nhấn xong màn hình sẽ hiển thị dòng chữ “Manual Answer” và các chức năng khác để lựa chọn.
Chức năng “Tel”: chế độ nghe gọi bình thường, khi có chuông điện thoại reo chỉ cần nhấc điện thoại lên và nghe. Đối với fax, cần nhấn “Start”, đặt ống nghe xuống và thiết bị sẽ tiến hành tự động nhận fax và gửi đến cho bạn.
Chức năng “Tel / Fax”: khi nhận tín hiệu fax máy sẽ tự động gửi đến người nhận. Thông qua tiếng chuông báo và nếu như có tín hiệu điện thoại máy sẽ tiến hành đổ chuông.
Chức năng “Fax only mode”: để cài đặt cần tiến hành nhấn phím “Auto Answer”, nếu đèn báo “Auto Answer” máy đang chế độ “Fax only mode”, ngược lại đèn không sáng có nghĩa là thiết bị đang chế độ “Tel / Fax” hoặc “Tel”.
Chức năng “TAM / Fax”: để cài đặt nhấn phím “Menu” -> nhấn tổ hợp 3 phím bao gồm “#”, “7”, “8” -> chuyển về chế độ “TAM / Fax” [sau một hồi chuông mà người nhận không nhận được tín hiệu tín hiệu máy fax, máy sẽ chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn từ người gửi].
Bước 2: Thiết lập số hồi chuông để nhận fax
Tiến hành nhấn tổ hợp phím “#”, “7”, “8” -> màn hình chuyển sang chế độ “Tel / Fax Ring”, chế độ này có thể lựa chọn bản nhạc chuông mà bạn muốn cài đặt, giúp bạn nhận diện fax đang gửi đến -> cài đặt xong nhấn phím “Set” để lưu các lựa chọn.
Bước 3: Thiết lập chức năng thống kê cho máy fax
Để cài đặt chức năng thống kê cần thực hiện các thao tác như sau: nhấn tổ hợp phím “#”, “2”, “2” -> nhấn phím “Navigator” tiến hành lựa chọn chế độ phù hợp.
Chọn chế độ “ON” thiết bị sẽ tiến hành báo cáo thống kê 35 bản in fax
Chọn chế độ “OFF” thiết bị sẽ không tiến hành báo cáo sau 35 bản in fax
Sau khi chọn xong chế độ cần thiết lập -> nhấn phím “Set” để xem và chọn lại các thao tác đã được tiến hành cài đặt
Bước 4: Cài đặt chế độ sau mỗi bản fax để in báo cáo
Tiến hành nhấn tổ hợp phím “#”, “0”, “4” -> màn hình xuất hiện dòng chữ “Sending report” -> nhấn phím “Set” lựa chọn chế độ “Mode = Off”. Chế độ này được thiết lập thì sau mỗi bản fax chuyển đến máy sẽ không tiến hành in ra báo cáo quá trình thực hiện bản fax.
Nếu muốn in báo cáo về quá trình nhận bản fax, thực hiện các thao tác sau: nhấn phím “Navigator” chiều mũi tên tăng giảm [+, -] để lựa chọn chế độ “Mode = On”.
Trong trường hợp không gửi được fax thành công hoặc xảy ra vấn đề trong quá trình gửi fax, thiết bị sẽ có chế độ gửi báo cáo phản hồi về trường hợp này, cần lựa chọn chế độ “Mode = Error”.
Cài đặt chế độ xong, phải tiến hành nhấn phím “Set” để lưu lại các thao tác vừa thực hiện
Bước 5: Thao tác tiến hành gửi bản fax
Các thao tác để thực hiện gửi bản fax: úp tài liệu cần gửi vào vị trí đặt tài liệu -> nhấn tổ hợp phím “SP-PHONE” -> quay số fax theo số thông tin người nhận -> chờ máy fax hoạt động, sau khi máy fax sẵn sàng truyền thông tin đi sẽ báo hiệu tiếng “rít” -> nhấn phím “Start” gửi fax đi.
Bước 6: In danh sách số fax gọi đến
Máy fax có chức năng hiển thị số fax gọi đến và sẽ được lưu vào danh sách có thể lên đến 30 số fax.
Chức năng này được cài đặt như sau: nhấn phím “Menu” màn hình hiện chế độ “System Setup” -> nhấn tổ hợp phím “#”, “2”, “6” màn hình sẽ hiển thị chế độ “Auto Call List” -> nhấn phím “Navigator” chọn chế độ “On” -> nhấn phím “Set” để lưu lại các thao tác vừa thực hiện.
Sau đây là các bước giúp bạn thao tác dễ dàng hơn khi gửi bản fax bằng máy tính, tiến hành như sau:
Bước 1: Khi gửi fax nhấn đúp vào biểu tượng “Fax” trên màn hình máy tính -> mở cửa sổ chương trình fax -> nhấn chọn “New Fax” hoặc chọn “File” -> tiếp tục nhấn chọn “Send a fax”.
Bước 2: Màn hình xuất hiện cửa sổ để hướng dẫn gửi fax -> nhấn chọn “Next”.
Bước 3: Nhập thông tin, tên nơi muốn gửi fax và nhấn chọn “To” -> nhập số fax nơi gửi đến người nhận, vào mục “Fax number”. Nếu fax đã lưu địa chỉ người gửi, chỉ cần nhấn phím “Address Book”.
Trong trường hợp muốn gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau, nhấn phím “Add” tiếp tục nhập tên, số fax của người nhận -> chọn “Next”.
Bước 4: Vào mục “Schedule” sẽ có những sự lựa chọn như: nhấn chọn “Now” nếu muốn gửi bản fax ngay. Hoặc nhấn chọn “Specific time in the next 24 hours” để ấn định thời gian gửi đến người nhận. Hoặc nhấn chọn “High” sẽ có sự ưu tiên gửi bản fax trước hoặc sau.
Bước 5: Khi bản fax đã chuẩn bị xong, nhấn phím “Finish” để gửi đi. Trước khi gửi nên xem lại để chỉnh sửa và kiểm tra nội dung, thao tác đã đúng chưa sau đó nhấn phím “Preview Fax”. Chương trình được xử lý và gửi đến cho người nhận theo đúng chế độ trong mục “Schedule” đã cài đặt.
3. Cách gửi bản fax qua internet bằng gmail
Tùy vào tính tiện lợi nhiều doanh nghiệp sẽ chọn cách gửi fax qua internet bằng gmail, các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Cần phải có tài khoản fax trực tuyến. Nếu chưa có thì phải tiến hành đăng ký địa chỉ email với dịch vụ fax trực tuyến.
Bước 2: Mở hộp thư của gmail trong trường hợp đã đăng ký email, để sẵn sàng đăng nhập. Lưu ý, sẽ không gửi được fax từ ứng dụng gmail trên điện thoại.
Bước 3: Nhấn phím màu xám “COMPOSE” ở bên trái phía trên hộp thư email, để soạn thông tin người gửi.
Bước 4: Nhập số fax của người nhận và mở rộng dịch vụ. Gõ số fax của người cần nhận bản fax -> nhấn nút “To”.
Bước 5: Nhấn phần mở rộng dịch vụ, để viết thư xin việc hãy nhập từ khóa “cover letter” hay thư xin việc click chọn mục “Subject”. Nếu không nộp đơn xin việc thì sẽ để trống.
Bước 6: Tải file tài liệu gốc vào mail. Ghi thêm nội dung email trong cửa sổ [nếu cần thiết] nếu như gửi fax bằng văn bản.
Bước 7: Nhấn chọn phím “Send”, biểu tượng màu xanh dương bên trái cửa sổ, ở phía dưới.
Máy fax ngày nay ít được sử dụng hơn so với khoảng 20 năm về trước, nhưng nó vẫn là một trong những công cụ không thể thiểu trong các công ty, ngân hàng. Do không còn phổ biến nên việc sử dụng không phải ai cũng thông thạo. Bài viết hướng dẫn sử dụng máy fax chi tiết này sẽ giúp bạn.
1. Máy fax hoạt động như thế nào?
Máy fax là một kỹ thuật điện tử giúp gửi bản sao tài liệu đến một máy khác thông qua mạng điện thoại. Khi bạn đặt tài liệu vào máy và quay số, máy nơi bạn gửi đến sẽ in ra một bản sao [fax] của tài liệu với tốc độ gần như ngay lập tức.
Máy không hoạt động trực tiếp qua internet mà được thực hiện thông qua đường truyền điện thoại. Ngoài ra, một số dịch vụ hiện đại cho phép gửi và nhận fax qua trình duyệt web, email, sử dụng internet để kết nối với mạng điện thoại để gửi và nhận truyền.
2. Cách sử dụng máy fax
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các vật liệu cần thiết
Một yêu cầu không thể thiếu để sử dụng máy fax là đường dây điện thoại cố định để làm việc. Nếu bạn muốn sử dụng máy qua một đường dây điện thoại có kèm internet, bạn cần chuẩn bị thêm một modem fax. Modem fax sẽ được cài đặt với máy tính để bàn hoặc laptop của bạn.
Bước 2: Kết nối nguồn và điện thoại
Tiếp theo, bạn cần cắm dây cắm của máy fax vào ổ điện cũng như cắm giắc điện thoại vào máy.
Đây là một bước quan trọng mà nhiều người dùng thường mắc lỗi khá phổ biến. Nếu có 2 cổng fax, một cổng đường dây vào sẽ được kết nối với đầu cắm điện thoại trên tường, một cổng dây điện thoại ra của máy sẽ được nối với các thiết bị bổ sung khác.
Kiểm tra kết nối điện thoại để đảm bảo bạn kết nối đúng. Nếu bạn nghe thấy tiếng ồn khi nhấc điện thoại của fax giống như với điện thoại cố định thông thường, thì bạn đã kết nối thành công. Nếu chưa, bạn hãy thử đổi vị trí các giắc cắm xem có được không.
Bước 3: Nạp giấy vào máy
Bước tiếp theo bạn cần làm là nạp giấy và mực vào máy fax. Có hai loại giấy, bao gồm giấy giống như giấy in văn bản thông thường và giấy dạng cuộn.
Để nạp giấy in thông thường, sẽ có một khe trên máy để bạn đưa giấy vào. Việc giấy được đưa vào mặt nào trên, mặt nào dưới thường không quan trọng. Nếu bạn sử dụng giấy đã in một mặt, để máy in chính xác, bạn cần in kiểm tra xem mặt nào được in.
Để nạp giấy ở dạng cuộn, hầu hết sẽ có một đòn bẩy hoặc nút mở bên trong máy, giúp chèn cuộn giấy vào bên trong nó.
Mực in cũng được nạp vào nếu bạn dùng máy fax in bằng laser. Còn trong trường hợp sử dụng máy fax nhiệt [nạp giấy ở dạng cuộn] thì sẽ không cần nạp mực in. Khi thay thế hộp mực, bạn chỉ cần mở máy, tháo hộp mực cũ và lắp hộp mực mới vào.
Bước 4: Cài đặt cấu hình
Mỗi máy có cách tùy chọn và tính năng khác nhau có thể cần được thiết lập nếu như khi mua hàng nhân viên chưa chỉnh giúp bạn.
Phần lớn máy fax có chế độ nhận fax thủ công hoặc tự động. Hầu hết các máy đều được cài mặc định là nhận tự động. Ở chế độ nhận fax thủ công, để nhận tin nhắn, bạn cần có mặt ở máy khi điện thoại đổ chuông và ấn nút để trả lời. Nếu bạn không trả lời fax, nó sẽ chuyển qua máy trả lời hoặc không nhận. Ở chế độ tự động, bạn sẽ nhận được fax sau một số lần đổ chuông.
Cài đặt trang xác nhận: trang xác nhận là trang được in ra khi máy fax nhận được fax. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của máy, bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này. Thông thường, tính năng này sẽ được bật khi công ty của bạn cần các bằng chứng quan trọng về mặt pháp lý.
Đặt tiêu đề fax: Dòng văn bản này thường xuất hiện trên đỉnh của máy, bao gồm một dòng người gửi, cũng như số fax được gửi từ đó. Máy sẽ không thể tự động xác định thông tin này, mà cần phải được nhập bằng tay.
Bước 5: Kiểm tra
Sau khi thiết lập máy, bạn cần kiểm tra hệ thống để đảm bảo máy fax hoạt động trơn tru. Dưới đây là hai đặc điểm bạn cần kiểm tra máy:
- Kiểm tra xem fax có hoạt động không: Gọi số fax xem fax có nhận được không
- Gửi fax kiểm tra: gửi fax cho bạn bè và nhờ họ fax lại cho bạn để kiểm tra cả bên gửi và bên nhận.
3. Các vấn đề thường gặp
Với chia sẻ của công ty Hưng Phúc Khang photocopy [chuyên phân phối, cho thuê thiết bị văn phòng: máy photocopy, máy fax, máy scan, máy in các loại…] thì khi sử dụng máy cần lưu ý những vấn để dưới đây bạn chắc chắn sẽ gặp phảu, lưu ý góp về nhé
– Hiện tượng nhảy dòng:
Khi nhận fax, nếu có hiện tượng nhảy dòng đột ngột giữa trang, có nghĩa là máy fax của bạn hoặc của bên gửi có vấn đề. Nếu tài liệu thỉnh thoảng xuống trang ở các vị trí khác nhau thì có khả năng máy ở đầu gửi đi có bụi bẩn bám dính.
Còn nếu hiện tượng nhảy dòng xuất hiện ở cùng vị trí trên tất cả bản fax thì đó là do máy của bạn bị bám bụi. Bạn cần vệ sinh máy theo hướng dẫn sử dụng hoặc đơn giản là lau chùi bằng một miếng vải mềm.
– Cắm nhầm cổng kết nối
Một vấn đề phổ biến khác là việc cắm nhầm đường dây điện thoại vào sai vị trí trên máy. Bạn cần kiểm tra máy để đảm bảo máy đã hoạt động bình thường. Nếu máy vẫn chưa hoạt động, bạn cần kiểm tra cổng kết nối và cắm lại giắc.
Hy vọng với thông tin 51green cung cấp đã giúp bạn nắm được hướng dẫn sử dụng máy fax. Chúc bạn thành công và đơn giản hóa công việc cùng với fax.