Việc định dạng văn bản có thể thu hút sự chú ý của người đọc vào các phần cụ thể của tài liệu và nhấn mạnh những thông tin quan trọng. Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu những định dạng cơ bản ở trong word như: kích cỡ chữ, phông chữ, màu sắc…
Link tải về file mẫu: //bit.ly/2rGsAO6
Bước 1: Lựa chọn đoạn văn bản muốn định dạng
Bước 2: Trong tab Home, bấm chọn vào mục Font chữ, cỡ chữ để định dạng phù hợp. Nếu cỡ chữ không có sẵn theo yêu cầu thì chúng ta có thể nhập trực tiếp số cỡ chữ vào đó rồi bấm Enter
Chọn Font chữ phù hợp [thường là Font Arial, Time New Roman, .VnTime hoặc một bài font chữ thông dụng khác]
- Font chữ Arial, Time New Roman thường dùng với bảng mã Unicode của bộ gõ tiếng việt
- Font chữ .VnTime, .VnTimeH thường dùng với bảng mã TCVN3 [ABC]
- Cần kiểm tra bộ gõ để lựa chọn font chữ phù hợp với mục đích công việc. Hiện nay thường sử dụng bảng mã Unicode để viết, do đó việc sử dụng bảng mã TCVN3 và các font chữ .VnTime, .VnTimeH cần hết sức chú ý.
Chọn cỡ chữ bằng cách bấm vào nút mũi tên DropDown ở phần chọn cỡ chữ [1]. Khi đưa chuột vào cỡ chữ cần chọn thì chương trình sẽ tự động biểu diễn cỡ chữ đó cho chúng ta thấy [2]
- Cỡ chữ thường dùng là cỡ 12, 13, 14, 16, 18
- Cỡ 16, 18 thường dùng với những nội dung tiêu đề cho cả đoạn văn bản
- Cỡ 13, 14 thường dùng với những đoạn nội dung cho văn bản, hoặc là Đầu mục của các đoạn văn bản có cỡ nhỏ hơn
- Cỡ 12 thường dùng với nội dung chi tiết, hoặc những đoạn ghi chú, bổ sung
- Cỡ chữ cần được thiết lập theo hệ thống cho cả 1 đoạn văn để đạt được các tiêu chí về thẩm mỹ, nhấn mạnh nội dung, điểm nhấn… tránh việc cỡ chữ lộn xộn sẽ làm đoạn văn mất tính hệ thống, gây rối cho người đọc
Bước 3: Chọn các định dạng chữ theo mục đích:
* Tô đậm chữ thì bấm vào nút
- Tô đậm thường dùng với mục đích nhấn mạnh, tạo sự chú ý với những từ ngữ quan trọng
- Không quá lạm dụng việc tô đậm vì dễ làm người đọc hoang mang. Chỉ nên dùng với những nội dung đặc biệt cần được nhấn mạnh.
* In nghiêng chữ thì bấm vào nút
- In nghiêng dùng với mục đích nhắc nhở, ghi chú, bổ sung cho 1 nội dung.
- Việc in nghiêng có thể dùng với 1 đoạn văn bản dài, nhưng dễ khiến người đọc bỏ qua đoạn đó vì tính chất ghi chú, bổ sung không phải là trọng yếu như in đậm.
* Gạch dưới chân chữ thì bấm vào nút
- Gạch dưới chân thường dùng với mục đích nhấn mạnh, nhưng tác dụng nhấn mạnh khác với in đậm
- Nếu đoạn văn bản vừa in đậm, vừa gạch chân thì chứng tỏ rất quan trọng, rất được chú ý
- Nếu đoạn văn bản vừa in nghiêng, vừa gạch chân thì chứng tỏ đoạn ghi chú đó quan trọng, cần đọc
- Hạn chế việc gạch chân trên 1 đoạn văn bản dài vì nó gây khó đọc, chỉ nên dùng với những từ, cụm từ đặc biệt cần chú ý.
Chúng ta cùng xem mẫu định dạng dưới đây để thấy kết quả của các thao tác định dạng nhé:
Như vậy chúng ta có thể thấy với những thao tác định dạng cơ bản, nội dung của đoạn văn bản đã được làm nổi bật hơn rất nhiều, khiến người đọc dễ dàng chú ý tới những nội dung được định dạng.
Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online
Nếu muốn có được một văn bản đẹp và chuyên nghiệp trong Word thì căn chỉnh và định dạng văn bản là thao tác không thể bỏ qua. Trước khi căn chỉnh lề, giãn cách dòng hay thêm những phần khác như tiêu đề và chân trang [Header&Footer], mục lục, số trang.....để văn bản được hoàn chỉnh thì điều chúng ta cần quan tâm nhất chính là định dạng font chữ. Việc định dạng font chữ là định dạng quan trọng nhất đối với văn bản trong Word, giúp cho văn bản được gọn gàng, dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn thực hiện những định dạng font chữ cơ bản cần phải có trong Microsoft Word.
Khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản
Cách định dạng font chữ cho văn bản trong Microsoft Word
Có một lưu ý cho bạn khi định dạng font chữ cho văn bản là: Bạn nên nhập toàn bộ văn bản thô vào Word trước, sau đó mới bắt đầu bắt tay vào định dạng font chữ cũng như căn chỉnh khác. Cách làm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như tránh bị nhầm lẫn hơn trong quá trình định dạng font chữ
Để định dạng font chữ cho văn bản trong Microsoft, chúng ta thực hiện theo các bước sau:
- Bôi đen, lựa chọn phần văn bản cần định dạng font chữ
- Cách 1: Vào thẻ Home. Tại nhóm Font, bạn sẽ thấy những nút chức năng để định dạng font chữ cơ bản như thay đổi kiểu font chữ, màu sắc chữ, định dạng khác như in đậm, in nghiêng chữ... Để mở rộng các lựa chọn định dạng font chữ, bạn hãy nhấp chuột vào mũi tên ở góc dưới cùng bên phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font nhé!
- Cách 2: Sau khi bôi đen lựa chọn phần văn bản muốn định dạng font chữ, bạn nhấp chuột phải, chọn Font. Lúc này, hộp thoại Font sẽ xuất hiện.
Sau khi xuất hiện hộp thoại Font, chúng ta sẽ tiến hành định dạng font chữ ở thẻ Font. Để có thể định dạng font chữ được dễ dàng, hãy cùng Gitiho tìm hiểu từng đặc tính của font trong định dạng font chữ nhé!
Xem thêm: 3 bước Thiết lập Font chữ mặc định trong Microsoft Word
Những định dạng font chữ cơ bản trong Word
Định dạng kiểu font chữ
Chọn font chữ
Nếu không có yêu cầu đặc biệt gì về font chữ cho văn bản, bạn nên sử dụng những font chữ cơ bản trong Word:
- Nếu bạn sử dụng bảng mã Unicode của bộ gõ tiếng Việt: Nên sử dụng font chữ Arial [nếu cần font chữ không chân] và font chữ Time New Roman [nếu cần dùng font có chân]. Các văn bản thường sử dụng font Time New Roman vì đây là một font có chân nhưng gọn gàng, dễ nhìn, tạo cảm giác nghiêm túc, trang trọng cho văn bản
- Nếu bạn sử dụng bảng mã TCVN3 [ABC]: Nên sử dụng font chữ .VnTime hay .VnTimeH. Tuy nhiên hiện nay, bảng mã Unicode được sử dụng phổ biến hơn và bảng mã TCVN3 ít còn được sử dụng nữa. Nên cần cân nhắc việc sử dụng bảng mã này, tránh gây ra lỗi font chữ khi mở ở một máy tính khác không có bảng mã tương đương.
Cách thay đổi font chữ cho văn bản
- Nếu sử dụng trực tiếp nhóm Font trên thanh công cụ để định dạng font chữ: Để thay đổi font chữ cho văn bản, bạn nhấp vào mũi tên bên phải ô chứa font và kéo xuống để tìm font thích hợp; Hoặc bạn có thể nhập trực tiếp tên font vào ô chứa font để nhanh chóng tìm được font chữ mong muốn
- Nếu sử dụng hộp thoại Font: Nhập tên font chữ bạn muốn tìm vào ô Font, nhấp chọn font chữ đó và nhấn OK để chọn.
Xem thêm: Hướng dẫn thêm font chữ vào trong Word
Định dạng cỡ chữ cho văn bản
Cách thay đổi cỡ chữ
Tương tự thao tác thay đổi font chữ cho văn bản, bạn cũng có thể định dạng cỡ chữ cho văn bản theo 2 cách sau đây:
- Nếu sử dụng trực tiếp nhóm Font trên thanh công cụ: Nhấp chuột vào mũi tên bên cạnh ô cỡ chữ để chọn cỡ chữ phù hợp. Tuy nhiên, nếu dùng cách này thì chỉ có 1 số cỡ chữ hay được sử dụng thôi. Vì vậy, hãy nhập cỡ chữ bạn mong muốn vào ô cỡ chữ để văn bản được định dạng font chữ với cỡ chữ bạn mong muốn nhé!
- Nếu sử dụng hộp thoại Font: Nhập số là cỡ chữ bạn muốn định dạng cho văn bản vào ô Size, nhấp chọn cỡ chữ và nhấn OK.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tìm và thay thế định dạng trong Word
Một số lưu ý về cỡ chữ trong văn bản
- Cỡ chữ thường dùng trong định dạng font chữ cho văn bản là cỡ 12, 13, 14, 16, 18
- Cỡ 12: Dùng cho nội dung chi tiết, ghi chú, bổ sung
- Cỡ 13,14: Dùng cho nội dung chính của văn bản
- Cỡ 16, 18: Dùng cho tiêu đề của văn bản
- Cần đồng bộ cỡ chữ theo hệ thống để tạo được tính liên kết và thẩm mỹ cho văn bản
Đổi màu sắc của văn bản
Để đổi màu sắc của văn bản, bạn làm theo 1 trong hai cách sau:
- Cách 1: Nhấp chuột vào mũi tên bên cạnh biểu tượng đổi màu chữ trên thanh công cụ, sau đó nhấp chọn vào màu bạn muốn sử dụng. Để thêm màu sắc khác không có trong bảng màu gợi ý, bạn chọn More Colors. Bạn có thể lựa chọn màu ở thẻ Standard hoặc tìm kiếm màu khác bằng cách nhập mã màu ở thẻ Custom.
- Cách 2: Nhấp chuột vào mũi tên bên cạnh ô Font color trong hộp thoại Font. Để lựa chọn được màu mong muốn, bạn thực hiện các thao tác giống với cách 1.
Các định dạng font chữ khác
- In đậm: In đậm thường được sử dụng cho những tiêu đề, hoặc những từ ngữ, đoạn văn bản ngắn cần nhấn mạnh. Tuy nhiên, không nên sử dụng tràn lan và lạm dụng kiểu định dạng font chữ này. Chỉ nên dùng với những nội dung đặc biệt cần nhấn mạnh hoặc những đề mục để ngăn cách giữa đề mục với nội dung của đoạn văn bản. Có 3 cách để in đậm chữ trong Word:
- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + B
- Cách 2: Nhấp chuột chọn biểu tương chữ B ở nhóm Font, thẻ Home trên thanh công cụ
- Cách 3: Nhấp chọn Bold trong ô Font Style ở hộp thoại Font
- In nghiêng: In nghiêng thường được sử dụng cho những phần nhắc nhở, ghi chú, bổ sung hoặc trích dẫn một đoạn văn, câu nói nào đó. Có 3 cách để định dạng in nghiêng cho văn bản:
- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + I
- Cách 2: Nhấp chuột chọn biểu tượng chữ I trong nhóm Font, thẻ Home trên thanh công cụ
- Cách 3: Nhấp chọn Italic trong ô Font Style ở hộp thoại Font
- Gạch chân: Gạch chân cũng được sử dụng để nhấn mạnh, nhưng thường được dùng để tăng tính nhấn mạnh cho in đậm hoặc in nghiêng. Ví dụ: Nếu từ nào vừa được in đậm, vừa được gạch chân thì đó là từ rất quan trọng, cần ghi nhớ và chú ý. Đoạn ghi chú nào vừa được in nghiêng vừa được gạch chân thì đó là đoạn quan trọng, cần đọc kĩ. Cũng có 3 cách để gạch chân chữ:
- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + U
- Cách 2: Nhấp chọn biểu tượng chữ U trong nhóm Font, thẻ Home trên thanh công cụ
- Cách 3: Nhấn vào mũi tên cạnh ô Underline Style để lựa chọn kiểu gạch chân. Nếu muốn đổi màu cho đường gạch chân thì nhấp vào mũi tên cạnh ô Underline Color để đổi màu.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tắt gạch chân đỏ kiểm tra chính tả trong Word
Tổng kết
Trong bài viết trên, Gitiho đã hướng dẫn các bạn cách thực hiện những thao tác định dạng font chữ cơ bản mà bất kỳ văn bản Word nào cũng cần có. Tuy nhiên, định dạng font chữ thôi là chưa đủ mà còn cần rất nhiều thao tác chỉnh sửa, định dạng, căn chỉnh khác để ra được một văn bản thật hoàn hảo và chuyên nghiệp. Để hiểu rõ hơn về Microsoft Word và tự tin xử lý mọi loại văn bản, hãy tham gia khóa học Khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản nhé!
Chúc bạn học tốt!
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng