Kinh doanh cafe là một trong những lĩnh vực đứng đầu những ngành kinh doanh khởi nghiệp với sức hút và tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ. Sự hấp dẫn của mảng thị trường này với hàng loạt các thương hiệu được mở ra, nhiều chuỗi cafe trong lẫn ngoài nước xuất hiện khiến cho sức nóng cạnh tranh ngày một gay gắt hơn. Năm 2019, chúng ta chứng kiến sự thành công ngoài mong đợi của nhiều thương hiệu thì đồng thời cũng chứng kiến sự biến mất hoàn toàn của những thương hiệu không nắm bắt kịp xu hướng phát triển của ngành F&B đầy biến động. Đây thực sự là một cuộc chơi khốc liệt và miếng bánh thị phần chỉ dành cho những người chơi xứng đáng.
Lĩnh vực này với đối tượng khách hàng rộng, đa dạng, mang lại lợi nhuận cao nhưng cũng tiềm ẩn nhiều thử thách. Một trong những vấn đề cốt lõi có thể bắt đầu từ khâu quản lý và dần ăn sâu khiến mô hình quản lý trở nên lỏng lẻo. Hãy cùng xem những kinh nghiệm quản lý quán cafe hiệu quả được hé lộ trong bài viết dưới đây nhé!
1. Sức nóng của thị trường cafe sau mùa dịch
Thời gian vừa qua chúng ta chứng kiến một năm đầy biến động của thị trường cafe Việt Nam. Đặc biệt, đại dịch COVID-19 đã phần nào làm lộ rõ sức khỏe của từng doanh nghiệp, không ít chuỗi cafe phải điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, thu gọn hệ thống, thậm chí đóng cửa nhiều điểm bán. Rất nhiều chủ doanh nghiệp hết khả năng chèo chống đã phải rao bán, sang nhượng cửa hàng và thanh lý bàn ghế, đồ đạc với giá bèo. Với việc nhiều chủ quán tháo chạy khỏi lĩnh vực kinh doanh cafe thì đây được xem là thời điểm có thể tham gia thị trường đối với những người đang nung nấu ý tưởng mở một quán cafe.
Nhiều quán cafe phải ngừng kinh doanh sau mùa dịch.
Trong khi nhiều thương hiệu còn e dè thì một số doanh nghiệp cafe mạnh dạn đầu tư mở chuỗi để tận dụng giá thuê mặt bằng giảm, thị trường quen dần với trạng thái bình thường mới. Việc mạnh dạn triển khai những mô hình cafe mới thời điểm này là đang lội ngược dòng.
Tại các thành phố lớn, đặc biệt là các khu văn phòng, các chuỗi cafe lớn vẫn đang tập trung và có xu hướng mở rộng lớn nữa. Chẳng hạn như, chuỗi cafe trà sữa Black Bottle Coffee & Tea mở cửa hàng mới tại mặt tiền được Hoàng Hoa Thám, quận Bình Thạnh. Trong ngày khai trương, chủ hệ thống này cho biết muốn mở thêm nhiều cửa hàng nữa ở khu trung tâm Tp. Hồ Chí Minh vì đang có nhiều mặt bằng đẹp và giá thuê cũng thấp hơn 10-20% so với trước. Tương tự, hệ thống Viva Star Coffee đã khai trương một loạt 5 ki-ốt bán cafe mang đi thương hiệu Viva Vietnamese Coffee To Go đặt cạnh các nhà vệ sinh công cộng sạch sẽ ở Tp. Hồ Chí Minh.
Tuy nhiên, các thị trường ngách nhỏ hơn vẫn có những tiềm năng nhất định khiến nhiều chủ đầu tư vẫn còn khá rụt rè khi bước chân vào vì nỗi lo rủi ro trong đầu tư sau thời điểm này. Để làm nên một thương hiệu đơn lẻ và thành công là vấn đề hết sức khó khăn để gia nhập thị trường. Có thể thấy, sự xuất hiện của cafe độc lạ đã khuấy đảo thị trường một vài năm về trước nhưng không mang lại hiệu quả lâu dài thì dần dần những chiêu thức này cũng không còn được sử dụng vì tiềm ẩn quá nhiều sự rủi ro. Đối tượng mục tiêu của mô hình cafe độc lạ đa phần là giới trẻ, tuy nhiên đây cũng là đối tượng có sự thay đổi chóng mặt. Cho dù hình thức kinh doanh này cực kỳ sáng tạo, gây được nhiều ấn tượng với khách hàng nhưng sau một thời gian tạo sốt thì những quán cafe này lại nhanh chóng chìm nghỉm. Đó là lý do khiến nhiều quán cafe đứng trên bờ vực đóng cửa khi chi phí đầu tư, duy trì quán quá lớn nhưng doanh thu không đủ khả năng đáp ứng. Bởi vậy, nhiều quán cafe đã thay đổi theo hướng truyền thống, tiết chế sáng tạo để phù hợp với số đông khách hàng.
Bài học thực tế được rút ra là nên tập trung vào cơ sở vật chất, đồ uống lạ chưa chắc đã mang lại hiệu quả lâu bền. Cùng với đó, chất lượng nhân viên phục vụ, hệ thống quản lý, phục vụ trơn tru, khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và muốn quay lại để có những khám phá cũng như trải nghiệm mới hơn. Như những ngành kinh doanh khác, nếu duy trì và khai thác được những khách hàng cũ thì doanh thu mang lại chắc chắn vượt xa những nhóm khách hàng mới. Kéo theo đó, xu hướng phát triển dịch vụ khách hàng chính là cái đích hướng tới của nhiều nhà khởi nghiệp ngành cafe trong thời gian tới.
2. Bài toán quản lý quán cafe sau mùa dịch
Với sức nóng của kinh doanh cafe hiện nay, một phần do nhu cầu mức sống tăng cao, khách hàng đã tạo nên nhiều chuẩn mực mới, không đơn giản chỉ đến thưởng thức chất lượng hương vị cafe mà họ còn đến để thưởng thức chất lượng dịch vụ của quán. Trải nghiệm khách hàng cũng cần được nâng cao, đồng thời hệ thống quản lý cũng cần được cải tiến hơn với những phần mềm công nghệ, điển hình là phần mềm quản lý quán cafe. Điều này tạo nên sự chuyên nghiệp, chính xác trong việc phục vụ khách hàng trong quán cafe, thu hút lượng khách hàng đến quán nhiều hơn.
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS.
Nếu như trước đây, việc quản lý kinh doanh tại các quán cafe áp dụng mô hình quản lý thủ công từ việc ghi chép, tính toán lãi lỗ, kiểm kê nguyên vật liệu, quản lý nhân viên,. người quản lý phải trực tiếp đến cửa hàng để kiểm tra, đôn đốc nhân viên. Mô hình này phát sinh nhiều chi phí liên quan đến nhân sự và thiết bị hỗ trợ gây khó khăn trong quá trình quản lý vận hành các khâu. Chủ cửa hàng sẽ cảm thấy lo lắng trong việc quản lý nhân sự, khách hàng, doanh thu, khi không thể có mặt mọi lúc tại cửa hàng. Lời giải cho bài toán quản lý này là nhiều chủ doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa hệ thống quản lý hoạt động bán hàng của mình. Đây cũng chính là xu hướng mới mà nhiều cơ sở kinh doanh cafe đang áp dụng. Phần mềm quản lý từ xa, giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh của quán cafe ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng. Tuy nhiên, nhiều người cho rằng iPOS.vn đang có những thế mạnh so với những cái tên khác trong thị trường F&B Việt Nam.
3. iPOS.vn Giải pháp quản lý quán cafe từ xa hiệu quả cho chủ cửa hàng
iPOS.vn là phần mềm quản lý bán hàng, giải pháp chuyên biệt cho ngành F&B đang được ưa chuộng nhất hiện nay. Phần mềm đáp ứng nhu cầu của nhiều mô hình kinh doanh khác nhau với đầy đủ các nghiệp vụ như yêu cầu gọi món, quản lý bán, đặt chỗ, quản lý chế biến món ở bar/bếp, thu ngân, hệ thống báo có chi tiết doanh thu, tồn kho, công nợ, và đặc biệt đáp ứng nhu cầu quản lý từ xa của chủ cửa hàng.
3.1. Hoạt động chỉ với một chiếc smartphone
Với định hướng tập trung phát triển tính năng quản lý linh hoạt, xóa bỏ những khâu rườm rà, hạn chế thiết bị không cần thiết, phần mềm quản lý bán hàng iPOS cho phép chủ cửa hàng xem tức thời kết quả, báo cáo trên điện thoại, máy tính bảng dù đang ở bất cứ nơi đâu. Quản lý toàn diện từ mô hình quán cafe nhỏ cho đến những chuỗi lớn. Với hệ thống báo cáo bán hàng, báo cáo doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, dễ dàng đối chiếu để phát hiện sai lệch, thất thoát. Từ đó, người chủ cửa hàng cũng có thể đưa ra quyết định tức thời phù hợp trong mọi hoàn cảnh.
iPOS là giải pháp quản lý quán cafe đang được nhiều chuỗi cafe nổi tiếng tin dùng như The Coffee House, Toco Toco, Gong Cha, Cộng cà phê,
Hệ thống báo chi tiết đáp ứng nhu cầu quản lý từ xa của chủ cửa hàng.
3.2. Tăng tốc độ nhận order, phục vụ
Với phần mềm quản lý quán cafe iPOS, nhân viên không cần mất thời gian viết tay, chạy đi chạy lại quá nhiều giữa các bộ phận bar/bếp hay quầy thanh toán, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Thao tác đơn giản, dễ sử dụng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả. Đồng thời với tính năng này, nhân viên cũng tránh được tình trạng quên món, nhầm món hay thanh toán nhầm, đặc biệt là trong lúc cao điểm, đông khách. Điều này tạo nên sự chuyên nghiệp, chính xác trong quá trình phục vụ khách hàng, hạn chế sai sót, từ đó thu hút khách hàng đến quán đông hơn.
3.3. Giải pháp quản lý chế biến
Bộ phận bar/bếp sẽ nhận order món trên thiết bị Smart Kitchen được kết nối với phần mềm bán hàng iPOS mà không cần nhân viên chạy qua chạy lại mang phiếu gọi đồ. Thiết bị cho phép nhà bếp theo dõi số lượng các món ăn theo order, thứ tự order các món để nhà bếp chế biến ngay khi có đơn hàng. Quy trình bán hàng chế biến trả đồ khép kín được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Tối ưu hiệu suất làm việc tới 40%, giảm thời gian chế biến tới 20%, đồng thời giảm chi phí chế biến tới 35%.
3.4. Hệ thống quản trị chặt chẽ
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS giúp quản lý chặt chẽ tất cả các khâu, các bộ phận từ phục vụ đến thu ngân, bếp, pha chế, khách hàng, doanh thu, Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, người quản lý có thể trực tiếp theo dõi data khách hàng, quản lý thứ hạng, cấp bậc hội viên trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình. Hệ thống báo cáo đầy đủ, đáp ứng đúng đặc thù riêng của mô hình kinh doanh ăn uống. Bên cạnh đó, hệ thống quản trị còn phân quyền chặt chẽ cho mỗi user khi sử dụng, nên khi có vấn đề xảy ra có thể kiểm tra vấn đề một cách dễ dàng.
Phần mềm iPOS với giao diện đơn giản, dễ sử dụng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả.
3.5. Hỗ trợ các chương trình Marketing
Trong thời đại công nghệ số 4.0, phần mềm quản lý quán cafe iPOS.vn mang đến dịch vụ Marketing hiệu quả khi hỗ trợ quản lý hội viên, xây dựng các chương trình Marketing chăm sóc khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới nhằm gia tăng lợi nhuận trong kinh doanh.
3.6. Kết nối với các đối tác kinh doanh
Bằng việc kết nối với các đối tác thứ ba như giao hàng, đặt hàng và thanh toán như Ahamove, ví điện tử MoMo, Zalo Pay, VN Pay,.., iPOS.vn giúp phát triển các kênh bán hàng online, offline mang đến sự tiện lợi trong công tác quản lý bán hàng.
Với xu hướng ứng dụng công nghệ trong công cuộc quản lý, phần mềm iPOS.vn được đánh giá là giải pháp chuyên biệt hỗ trợ các quán cafe, nhà hàng, trà sữa, trong việc nâng cao chất lượng quản lý, tối ưu chi phí, nhân sự và doanh thu.