Cách sắp xếp danh sách trong Excel
|
Bôi đen cột tên > Chọn ribbon Data > Chọn Sort AZ > Chỉnh cách Sort > Bôi đen cột số thứ tự > Nhấn biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Fill Series. Show
Bước 1: Tại bảng Excel muốn xếp tên, bôi đen cột tên. Bước 2: Chọn cột Data và chọn Sort AZ. Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện bảng Sort để chỉnh sửa thứ tự. Tại phần Column chọn Tên, tiếp tục tại phần Order chọn A to Z rồi nhấn OK để thực hiện. Bước 4: Lúc này cột tên đã được xếp theo thứ tự abc, tuy nhiên cột số thứ tự lại bị đảo lộn. Bây giờ chúng ta sẽ tiến hành xếp lại cột số thứ tự này. Bước 5: Điền ô đầu tiên trong danh sách tên là số 1, sau đó di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng. Bước 6: Nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển sang thành 1. Bước 7: Click vào biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Fill Series và cột số thứ tự sẽ được xếp đúng theo thứ tự. Vậy là ta đã hoàn thành việc xếp tên theo bảng chữ cái rồi! Về cơ bản Excel không có chức năng nào khiến bạn có thể ngay lập tức xếp một danh sách theo tên có thứ tự ABC cả. Excel chỉ có chức năng Sort A to Z hoặc Sort Z to A, hai chức năng sẽ dựa vào chữ cái đầu dòng của ô để xếp cột đó theo thứ tự ABC. Nhưng khác với phương Tây, tên người Việt Nam được ghi theo quy ước họ đứng trước tên, vậy nên nếu sử dụng Sort A to Z hay Sort Z to A thì danh sách sẽ được sắp xếp theo Họ chứ không phải theo Tên mà bạn mong muốn. Vậy nên đối với bảng mà Họ và Tên ở chung một cột thì trước tiên ta phải tách Tên ra khỏi Họ rồi mới tiến hành sắp xếp Tên theo thứ tự ABC.
Bước 1: Nhấn chuột phải vào cột kế bên cột Họ và Tên và chọn Insert, ta sẽ có một cột trống được thêm vào kế bên cột Họ và Tên. Bước 2: Đổi tên cột vừa tạo thành cột Tên và sao chép toàn bộ cột Họ và Tên sang cột Tên. Bước 3: Bôi đen cột Tên và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Find and Replace. Tại phần Find what nhập * dấu cách và chọn Replace All. Nhấn Close để đóng giao diện. Bước 4: Nhấn OK để xác nhận thao tác. Bước 5: Chúng ta sẽ có bảng với cột Họ và Tên đã được tách riêng biệt. Bước 6: Lúc này bạn nhấn chuột phải vào cột kế bên cột Họ và Tên và chọn Insert để tạo một cột trống được thêm vào kế bên cột Họ và Tên. Bước 7: Trong ô C2 bạn nhập công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)), bạn thay ô B2 này bằng ô đầu tiên chứa họ và tên ban đầu, D2 là ô đầu tiên chứa tên vừa tách. Lúc này bạn sẽ có kết quả là phần Họ và Tên lót sẽ được tách riêng ra Bước 8: Di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng, nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. Vậy là ta đã có cột Họ và Tên lót riêng rồi. Bước 9: Tới đây, để cho đẹp và thuận lợi cho việc trình bày thì bạn hãy nhấn chuột phải vào cột Họ và Tên và chọn Hide để ẩn cột này đi. Giờ thì thao tác sắp xếp cũng như cách bên trên. Bước 10: Bôi đen cột tên, chọn ribbon Data và chọn Sort AZ. Bước 11: Lúc này sẽ xuất hiện bảng Sort để chỉnh sửa thứ tự. Tại phần Column chọn Tên, tiếp tục tại phần Order chọn A to Z rồi nhấn OK để thực hiện. Bước 12: Lúc này cột tên đã được xếp theo thứ tự chữ cái ABC, tuy nhiên cột số thứ tự lại bị đảo lộn. Bây giờ chúng ta sẽ tiến hành xếp lại cột số thứ tự này. Bước 13: Điền ô đầu tiên trong danh sách tên là số 1, sau đó di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng. Bước 14: Nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển sang thành 1. Bước 15: Click vào biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Fill Series và cột số thứ tự sẽ được xếp đúng theo thứ tự. Vậy là ta đã hoàn thành việc tách và xếp tên theo bảng chữ cái rồi! Trên đây là bài viết hướng dẫn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi, hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công! Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel đơn giản, dễ thực hiệnThanh Hoàng 04/11/2021 2 bình luận Trong lúc sắp xếp và tính toán trên Microsoft Excel, bạn có nhu cầu xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC nhưng không biết làm thế nào. Vậy hãy để bài viết hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất nhé!Hướng dẫn sau được thực hiện trên laptop Asus X541U với phiên bản Microsoft Excel 2016. Bạn có thể thực hiện các thao tác tương tự với phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, Excel 2020 trên máy tính, laptop của mình. 1. Vì sao cần sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái?- Thao tác thực hiện xếp tên đơn giản, dễ thực hiện. - Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái để dễ quản lý, theo dõi, tìm kiếm tên. - Tạo được sự chuyên nghiệp khi làm việc với Excel, giúp người xem dễ dàng theo dõi dữ liệu, sắp xếp khoa học, đẹp mắt. 2. Sắp xếp khi Họ và Tên riêng hai cộtHướng dẫn này thực hiện khi Họ và Tên ở hai cột riêng. Nếu chưa biết cách tách trường Tên ra khỏi Họ và tên, bạn có thể tham khảo bài viết: Cách tách họ và tên thành cột riêng trong Excel đơn giản Hướng dẫn nhanhBôi đen cột dữ liệu cần sắp xếp > Chọn Data > Chọn Sort A to Z sau đó sắp xếp lại cột số thứ tự cho đúng bằng cách bôi đen cột số thứ tự > Chọn Fill Series. Hướng dẫn chi tiếtBước 1: Tại bảng Excel, bạn bôi đen cột dữ liệu cần sắp xếp (ở đây là cột Tên) > Chọn thẻ Data > Chọn biểu tượng Sort A to Z. Nếu chưa biết cách bôi đen dữ liệu trong Excel, bạn có thể tham khảo: Cách chọn vùng dữ liệu trong Excel, Google Sheets cực đơn giản Lúc này cột tên đã được xếp theo thứ tự ABC, tuy nhiên cột số thứ tự cũng thay đổi theo và bị đảo lộn. Do đó bạn cần tiến hành sắp xếp lại cột số thứ tự này. Bước 2: Điền số thứ tự ô đầu tiên trong danh sách tên là 1 > Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô thứ nhất sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng như hình. Bước 3: Bạn nhấn giữ và kéo thả chuột (hoặc click đúp chuột trái) để sao chép xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển thành 1. Bước 4: Click vào biểu tượng tùy chọn bên dưới > Chọn Fill Series để sắp xếp cột số thứ tự theo đúng trật tự. Như vậy là bạn đã hoàn thành việc sắp xếp tên theo bảng chữ cái ABC rồi đấy! 3. Sắp xếp khi Họ và Tên chung một cộtVề cơ bản Excel không có chức năng nào khiến bạn có thể ngay lập tức xếp một danh sách theo tên có thứ tự ABC cả. Excel chỉ có chức năng Sort A to Z hoặc Sort Z to A, hai chức năng sẽ dựa vào chữ cái đầu dòng của ô để xếp cột đó theo thứ tự ABC. Nhưng khác với phương Tây, tên người Việt Nam được ghi theo quy ước họ đứng trước tên, vậy nên nếu sử dụng Sort A to Z hay Sort Z to A thì danh sách sẽ được sắp xếp theo Họ chứ không phải theo Tên mà bạn mong muốn. Vậy nên đối với bảng mà Họ và Tên ở chung một cột thì trước tiên ta phải tách Tên ra khỏi Họ rồi mới tiến hành sắp xếp Tên theo thứ tự ABC. Hướng dẫn nhanh- Thêm cột Tên: Nhấn chuột phải vào cột bên phải cột Họ và tên > Chọn Insert > Đổi tên cột vừa tạo thành cột Tên > Sao chép thông tin ở cột Họ và tên sang cột Tên > Bôi đen cột Tên > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H > Nhập dấu "*" + dấu cách (Space) và chọn Replace All > Nhấn Close > Nhấn OK. - Sắp xếp thứ tự cột Tên: Bôi đen cột tên > Chọn ribbon Data > Chọn Sort AZ > Chỉnh cách Sort > Bôi đen cột số thứ tự > Nhấn biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Fill Series. Hướng dẫn chi tiết- Tách Tên ra khỏi Họ và Tên Bước 1: Bôi đen rồi click chuột phải vào cột kế bên cột Họ và tên > Chọn Insert. Một cột trống được chèn thêm vào kế bên cột Họ và tên. Bước 2: Đặt tên cho cột vừa tạo là cột Tên > Sao chép toàn bộ nội dung ở cột Họ và tên sang cột Tên. Bước 3: Bôi đen cột Tên > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Find and Replace > Tại phần Find what, bạn nhập * dấu cách > Chọn Replace All. Bước 4: Click chọn OK để xác nhận > Nhấn chọn Close để đóng cửa sổ Find and Replace. Lúc này, bạn sẽ có bảng với cột Tên đã được tách riêng biệt. - Tách Họ và Tên lót Bước 5: Tiếp tục chèn thêm một cột để tách phần họ và tên đệm: Bôi đen và nhấn chuột phải vào cột kế bên cột Họ và tên > Chọn Insert để chèn thêm một cột trống. Bước 6: Tại ô C2 (ô họ và tên lót), bạn nhập công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)) > Nhấn Enter. Trong đó:
Lúc này bạn sẽ có kết quả là phần họ và tên đệm được tách riêng ra. Bước 7: Đưa con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô tên đệm vừa tách sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu + như hình dưới. Bước 8: Nhấn giữ và kéo thả chuột đến những ô còn lại để sao chép công thức. Vậy là bạn đã có cột họ đệm được tách riêng. Bước 9: Tới đây, để cho đẹp và thuận lợi cho việc trình bày thì bạn hãy bôi đen và nhấn chuột phải vào cột Họ và tên > Chọn Hide để ẩn cột này đi. Lưu ý: Chỉ ẩn cột chứ không xóa cột vì điều này sẽ làm ảnh hưởng đến công thức tách tên mà bạn vừa làm khi nãy. Lúc này, thao tác sắp xếp cũng như cách ở mục 1 bên trên. - Sắp xếp tên theo thứ tự ABC Bước 10: Bôi đen cột tên > Chọn thẻ Data > Chọn biểu tượng Sort A to Z. Bước 11: Cột tên đã được xếp theo thứ tự ABC, tuy nhiên cột số thứ tự cũng thay đổi theo và bị đảo lộn. Bạn cần tiến hành sắp xếp lại cột số thứ tự này. Bước 12: Điền số thứ tự ô đầu tiên trong danh sách tên là 1 > Đưa con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô thứ nhất sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng như hình bên dưới. Bước 13: Bạn nhấn giữ và kéo thả chuột (hoặc click đúp chuột trái) để dán xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển thành 1. Bước 14: Click vào biểu tượng tùy chọn bên dưới > Chọn Fill Series để sắp xếp cột số thứ tự theo đúng trật tự. Sau khi hoàn tất, cột tên đã được sắp xếp tên theo bảng chữ cái ABC. 4. Tạo bộ lọc sắp xếp nhanhHướng dẫn nhanhChọn Data > Chọn Sort & Filter > Chọn Filter > Chọn biểu tượng mũi tên > Chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A > Chọn OK. Hướng dẫn chi tiếtBước 1: Tại bảng Excel, bạn nhấn chọn thẻ Data > Chọn Filter. Bước 2: Click vào biểu tượng mũi tên ở ô Tên > Chọn Sort A to Z để sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái ABC > Nhấn chọn OK. Sau khi hoàn tất, cột tên đã được sắp xếp theo chữ cái ABC bằng cách tạo bộ lọc sắp xếp nhanh.
Xem thêm:
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi, hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!
41.748 lượt xem |
