So sánh nội dung 2 file Word với nhau là một tính năng ít được biết đến của Microsoft Word nhưng lại thực sự tiện dụng cho tất cả mọi người, nhất là với những người làm việc với nhiều tài liệu.
Thỉnh thoảng bạn vô tình lưu tài liệu dưới nhiều tên gọi và biến thể khác nhau, lúc quay trở lại để mở tài liệu cũ bạn lại tìm thấy một số phiên bản của nó trong khi bạn chỉ cần một tài liệu đầy đủ nhất thể so sánh chúng để có được một tài liệu duy nhất. Hoặc đôi khi nhiều người cùng chỉnh sửa trên một tài liệu và muốn tổng hợp lại thành một tài liệu hoàn chỉnh nhất. Đó chính là lúc tính năng So sánh nội dung 2 file Word
Bạn sẽ nhận được một menu xổ xuống như sau:
Khi chọn xong tên của hai tài liệu sẽ hiện ra trong hộp. Nút mũi tên hai chiều dùng để đổi vai trò của tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi. Bạn có thể tick hoặc bỏ tick để thiết lập các tuỳ chọn so sánh nhưng tốt hơn nên để mặc định. Nhấn OK để được kết quả:
Ta sẽ tìm hiểu chức năng của từng cửa sổ. Bên trái là cửa sổ Summary tóm tắt những thay đổi giữa hai tài liệu. Tiếp theo, cửa sổ ở chính giữa màn hình hiển thị tài liệu chứa cả những thông tin gốc lẫn chỉnh sửa. Cuối cùng, bên phải là 2 cửa sổ hiển thị bản sao của tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.
Bạn có thể nhìn rõ hơn các cửa sổ ở giữa và bên phải:
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến tính năng Tracking trong thẻ Review đã được bật lên khi bạn sử dụng chế độ Compare:
Điều này có nghĩa rằng bạn có thể sử dụng tùy chọn này khi so sánh tài liệu. Ví dụ, nếu bạn nhấn chuột vào Track Changes, rồi Change Tracking Options, bạn sẽ có được cửa sổ pop-up sau:
Mục đích của các tùy chọn này là cho phép bạn định nghĩa thuộc tính của những thay đổi được Word ghi nhận lại khi so sánh hai tài liệu.
Bạn cũng có thể điều chỉnh cách Word hiển thị những thay đổi trong tài liệu, ví dụ bạn muốn chúng được hiển thị dưới dạng “bong bóng“, nhấn Show Markup, trỏ đến Balloons và sau đó là Show Revisions in Balloons:
Đây là kết quả có được:
Ngoài ra, dưới mục Change:
Bạn có thể click vào nút Previous hoặc Next để di chuyển qua lại những thay đổi trong tài liệu sau đó nhấn Accept để chấp nhận hoặc Reject để từ chối thay đổi ở mỗi bước mỗi khi di chuyển. Khi đã chỉnh sửa ưng ý, bạn chỉ cần lưu tài liệu theo cách thông thường để xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh nhất.
Xem thêm:
Chúc bạn thành công.
Skip to content
Bạn đang xem: Cách so sánh 2 văn bản trong Word
Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách so sánh 2 văn bản trong Word 2013. Bước 1: Kích chọn Review => Compare menu xổ xuống -> chọn tiếp Compare.
Bước 2: Hộp thoại Compare Documents xuất hiện -> Chọn file văn bản gốc trong mục Original Document -> Chọn file văn bản so sánh trong mục Revised Document -> OK.
Bước 3: Bảng so sánh văn bản xuất hiện:
Màn hình so sánh gồm 4 phần:
– Phần [1]: Hiển thị văn bản gốc.
– Phần [2]: Hiển thị văn bản đã chỉnh sửa.
– Phần [3]: Hiển thị chung văn bản gốc và văn bản đã chỉnh sửa.
– Phần [4]: Hiển thị thông tin chỉnh sửa, thao tác chỉnh sửa và người chỉnh sửa…
Ta sẽ đi sâu vào phần 3 và 4.
– Phần 3: Văn bản đã chỉnh sửa được đánh dấu gạch đỏ lề bên trái của văn bản.
– Phần 4: Hiển thị chi tiết thông tin đã chỉnh sửa.
Ví dụ như:
Tổng số lần review: 6 revisions.
Thao tác sửa: chèn [Insert], xóa [Delete]… Và thao tác trên chữ nào, dòng nào đều được hiển thị chi tiết.
Vậy việc so sánh rất cụ thể, chi tiết, người dùng quan sát tổng thể sự thay đổi của file văn bản.
Ngoài ra bạn có thể thay đổi 1 số tùy chọn khi so sánh văn bản bằng cách kích chọn Tracking -> Advanced Options.
Hộp thoại xuất hiện -> lựa chọn đường kẻ thông báo đã chỉnh sửa, màu sắc hiển thị… Cuối cùng bạn kích chọn OK để hoàn tất.
Vậy tiện ích Compare giúp ích rất nhiều trong việc so sánh dữ liệu giúp người dùng có lựa chọn đúng đắn nhất.
Chúc các bạn thành công!
Nguồn tham khảo từ Internet
Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Thủ Thuật Tại Website Pkmacbook.com