Cách tính khoảng cách mẫu trong kiểm toán
Khái niệm: Chọn mẫu kiểm toán là chọn một số phần tử gọi là mẫu trong một hệ thống các phần tử gọi là tổng thể để từ các đặc trưng của mẫu được chọn sẽ suy đoán và rút ra kết luận về các phần tử đặc trưng của tổng thể mẫu.
Chúng ta biết rằng đối tượng kiểm toán là thực trạng hoạt động tài chính – kế toán bao gồm những nghiệp vụ cụ thể, những tài sản cụ thể, những chứng từ cụ thể và thường được biểu hiện bằng số tiền xác định. Trong khi đó số lượng các nghiệp vụ, tài sản hay chứng từ đó lại là những đám đông bao gồm nhiều quần thể với số lượng rất lớn các phần tử cụ thể. Đối với những đối tượng có phạm vi địa lý và quy mô hoạt động rộng(như hoạt động của một cấp ngân sách, một tổng công ty có nhiều thành viên, mỗi công ty thành viên lại có nhiều xí nghiệp…) thì không thể kiểm toán tất cả mọi nội dung và mọi đơn vị có liên quan. Do đó, trong nhiều trường hợp (mà nhất là trong kiểm toán báo cáo tài chính hay kiểm toán định kỳ) không thể kiểm soát tất cả các đối tượng, các tài sản, cũng không thể soát xét và đối chiếu tất cả các chứng từ kế toán, các số dư của các tài khoản được. Trong khi đó, chuẩn mực thận trọng thích đáng lại không cho phép công tác kiểm toán bỏ qua những sai phạm trọng yếu để loại trừ những rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, giảm tối đa rủi ro phát hiện. Trên giác độ khác nhau, niềm tin của những người quan tâm đến tình hình tài chính của đơn vị được kiểm toán cũng đòi hỏi kiểm toán viên phải đưa ra được những đánh giá chính xác nhất trong những điều kiện cho phép về chất lượng của bảng công bố tài chính. Như vậy, giữa yêu cầu về chất lượng kiểm toán và khả năng xác minh toàn diện các đối tượng kiểm toán đã phát sinh mâu thuẫn. Chìa khoá để mở ra bí quyết mâu thuẫn trên chính là phương pháp kiểm toán chọn mẫu theo tinh thần: với số lượng xác định, với tính đại diện cao của mẫu chọn sẽ giúp cho kiểm toán viên vẫn đảm bảo chất lượng kiểm toán với thời lượng có hạn và chi phí kiểm toán thấp. Tính đại diện của mẫu càng cao thì số lượng mẫu kiểm toán sẽ càng ít, chi phí kiểm toán càng giảm trong khi vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng kiểm tóan.
Trước hết chúng ta cần hiểu khái niệm tổng thể và mẫu đại diện:
Mẫu đại diện là mẫu mà các đặc điểm của mẫu cũng giống như những đặc điểm tổng thể.
Ví dụ như: Quần thể chứng từ có tỷ lệ khác biệt là 3% thì kiểm toán viên vẫn có thể chọn một mẫu có chứa ít hơn hoặc nhiều hơn 3%. Kiểm toán viên có thể sử dụng một trong hai cách hoặc cả hai cách sau để giảm bớt rủi ro do chọn mẫu: Một là: Tăng quy mô mâu. Hai là: Lựa chọn phương pháp thích hợp cho quá trình lựa chọn các khoản mục mẫu từ tổng thể, Kiểm toán viên có thể lựa chọn phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên hay chọn mẫu hệ thống. Rủi ro không do chọn mẫu xảy ra khi các trắc nghiệm không thấy khác biệt trong mẫu chọn. Như trong ví dụ nêu trên, có 3 phiếu chi không gắn chứng từ gốc, nên kiểm toán viên không thấy có những biểu hiện khác biệt thì rủi ro không phải do mẫu chọn ra. Có hai nguyên nhân dẫn tới sai sót không do mẫu chọn là:
Do đó, thiết kế thận trọng các thủ tục kiểm toán, giám sát đúng đắn và có hướng dẫn là cách hạn chế rủi ro trong chọn mẫu. Trong chọn mẫu kiểm toán cần đặc biệt chú trọng đặc điểm hình thức biểu hiện phổ biến của đối tượng kiểm toán là thước đo tiền tệ, nghĩa là: Mỗi loại nghiệp vụ hay tài sản được phản ánh vào chứng từ, tài khoản và hình thành các khoản mục của các bảng cân đối tài chính đều bằng tiền tệ. Cho nên có thể có hai căn cứ để chọn mẫu: Đơn vị hiện vật về số lượng các khoản mục, các chứng từ trong một đám đông hay gía trị của đám đông đó. Với mỗi một căn cứ cụ thể mức đại diện của mẫu chọn lại khác nhau. Muốn nâng cao chất lượng của mẫu chọn, phải tuỳ trường hợp cụ thể để xác định căn cứ và cách thức tiến hành chọn mẫu. Như vậy, trong tất cả các vấn đề nêu trên, loại hình và phương pháp chọn mẫu cùng quy mô tương ứng của mẫu chọn là vấn đề trung tâm trong chọn mẫu kiểm toán. Nói chung có nhiều phương pháp chọn mẫu đại diện và mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Các phương pháp thường áp dụng là:
Khái niệm: Chọn mẫu ngẫu nhiên là phương pháp chọn khách quan máy móc theo một phương pháp đã xác định và các phần tử trong tổng thể có cơ hội như nhau để trở thành mẫu chọn. Đặc trưng:
Do đó, để đảm bảo là mẫu chọn ngẫu nhiên mang tính đại diện cao đòi hỏi kiểm toán viên phải sử dụng một phương pháp có tính hệ thống hoá cao. Trong kiểm toán, chọn mẫu ngẫu nhiên được thể hiện theo ba cách sau:
Trường hợp 1: Số chữ số của phần tử đã được định dạng bằng chữ số của số ngẫu nhiên trên bảng số trong trường hợp này kiểm toán viên lấy toàn bộ 5 chữ số của số ngẫu nhiên để tiến hành chọn mẫu. Trường hợp 2: Số chữ số của phần tử đã được định dạng nhỏ hơn 5 chữ số. Trường hợp 2 (1). Trường hợp số chữ số = 2 trong trường hợp này kiểm toán viên có 4 cách lựa chọn số ngẫu nhiên lấy 2 chữ số đầu hoặc 2 chữ số gần đầu hoặc 2 chữ số gần cuối của số ngẫu nhiên trên bảng số. Trường hợp 2 (2). Trường hợp số chữ số = 3 trong trường hợp này kiểm toán viên có 3 cách lựa chọn, 3 chữ số đầu, 3 chữ số giữa, hoặc 3 chữ số cuối. Trường hợp 2 (3). Trường hợp số chữ số = 4 trong trường hợp này kiểm toán viên có 2 cách lựa chọn: 4 chữ số đầu hoặc 4 chữ số cuối. Trường hợp 3: Số chữ số của phần tử đã định dạng lớn hơn 5, trong trường hợp này kiểm toán viên sẽ quy định đâu là cột chủ đâu là cột phụ và khi tiến hành chọn mẫu sẽ lấy toàn bộ 5 chữ số của số ngẫu nhiên trên cột chủ, và lấy thêm số chữ số tương ứng trên cột phụ để có được số ngẫu nhiên có chữ só phù hợp.
Lộ trình từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên. Chọn từ trái qua phải và từ phải qua trái
Ngày nay phần lớn các hãng, công ty kiểm toán đã thuê hoặc xây dựng các chương trình chọn mẫu ngẫu nhiên qua máy tính nhằm tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong chọn mẫu. Nói chung các chương trình chuyên dùng này rất đa dạng song vẫn tôn trọng 2 bước đầu tiên của chọn mẫu theo “Bảng số ngẫu nhiên” là lượng hoá mỗi khoản mục, chứng từ, tài sản… bằng con số riêng theo thứ tự nhất định và xác lập mối quan hệ giữa số thứ tự và số ngẫu nhiên. Tuy vậy, điểm khác là ở chỗ các con số ngẫu nhiên không phải lấy từ bảng số ngẫu nhiên mà do máy tính tạo ra. Như vậy, ở đầu vào chương trình cần có: Số nhỏ nhất và số lớn nhất trong số dãy số thứ tự của đối tượng kiểm toán, số lượng các con số ngẫu nhiên cần có và có thể có một số ngẫu nhiên là điểm suất phát. Còn đầu ra thường là một bảng kê số ngẫu nhiên theo trật tự lựa chọn hoặc theo dãy số tăng dần hoặc cả hai. Máy tính có thể nhanh chóng thoả mãn các yêu cầu đặt ra là kể cả ở đầu ra cũng như trong quá trình lựa chọn ( như các số cần loại trừ). Chọn mẫu theo hệ thống. Đây là phương pháp chọn máy móc theo khoảng cách xác định trên cơ sở kích cỡ của quần thể và số lượng mẫu chọn. Nếu như lấy khoảng cách hàng là đều nhau ta có:
Trong đó các chỉ tiêu trên có ý nghĩa như sau: Kích cỡ quần thể là tổng số các phần tử cấu thành quẩn thể. Số lượng mẫu chọn là số lượng mẫu cần có để đảm bảo tính tiêu biểu của mẫu. Mẫu chọn đầu sẽ nằm trong khoảng cách phần tử bé nhất đến phần tử đó cộng với số gia là khoảng cách mẫu, nghĩa là: X1≤ M1 ≤ X1 + K Mẫu chọn thứ 2 sẽ là tổng của mẫu chọn thứ nhất với khoảng cách mẫu: M2 = M1 + K Khái quát hơn ta có công thức xác định mẫu trạng thái: Mi = Mi + 1 + K Khi chọn mẫu hệ thống, điều quan trọng là phải xác định được các mẫu đại diện thoả mãn yêu cầu:
Như vậy có thể thấy: Ưu điểm cơ bản của chọn mẫu hệ thống là đơn giản, dễ làm và bảo đảm phân bố đều đặn các mẫu chọn vào các đối tượng cụ thể (các loại khoản mục, loại tài sản hoặc loại chứng từ theo thời gian thành lập…). Nhược điểm cơ bản của chọn mẫu hệ thống là tính tiêu biểu của mẫu chọn phụ thuộc hoàn toàn vào việc ấn định chọn đẩu tiên. Một khi mẫu đầu tiên đã được chọn thì tự nhiên sẽ không có vấn để gì phát sinh nếu sai sót trọng yếu cũng phân bổ như vậy. Song thực tế, rất ít có sự trùng hợp này. Do đó để ứng dụng phương pháp này phải nghiên cứu kỹ quần thể được kê ra để đánh giá khả năng có sai sót hệ thống. Trong thực tế phương pháp này không được đánh giá cao lắm.
Việc chọn mẫu theo khối để kiểm toán các nghiệp vụ, tài sản, khoản mục chỉ áp dụng khi đã nắm chắc tình hình của đơn vị kiểm toán và khi có số lượng các khối vừa đủ. Do đó trong việc xác định các mẫu cụ thể cần đặc biệt chú ý đến các tình huống đặc biệt như: Thay đổi nhân viên, thay đổi hệ thống kế toán và chính sách kinh tế, tính thời vụ của nghành kinh doanh… Tuy nhiên theo các chuyên gia kiểm toán thì con số hợp lý số lượng ít nhất là 9 khối từ 9 tháng khác nhau trong năm.
Việc chọn mẫu theo nhận định sẽ tạo cơ hội tốt cho sự xuất hiện của những mẫu đại diện, trong những trường hợp khi có kích cỡ mẫu nhỏ hoặc có tình huống không bình thường… Để tăng hiệu quả của các phương pháp nhận định, kiểm toán viên phải tập trung chú ý vào phân bổ mẫu chọn theo các hướng khác nhau như sau:
Các phương pháp chọn mẫu phi xác xuất có nhiều ưu việt trong nhiều tình huống, nhất là khi phí cho những phương pháp chọn mẫu phức tạp vượt quá lợi ích mang lại và khi mục tiêu kiểm toán đã gắn chặt với phạm vi xác định của đối tượng kiểm toán… Trong trường hợp này, các phương pháp chọn mẫu xác xuất không chỉ tốn nhiều chi phí, mà còn ảnh hưởng xấu tới kết luận kiểm toán do không chọn được những mẫu điển hình.
Đặc điểm: Có thể nói chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ là sáng tạo mới và là đặc trưng có trong khoa học kiểm toán. Có 5 đặc điểm:
Các bước tiến hành:
Lưu ý: Cần quy định chọn mẫu lập lại hay chọn mẫu không lặp lại.
Các bước tiến hành:
|