Bạn có thể thực hiện một số cách tiếp cận khác nhau để trích xuất một từ cụ thể từ một chuỗi từ trong Microsoft Excel. Một số phương pháp sử dụng các công thức văn bản tích hợp sẵn của Excel. Những người khác liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ lập trình của Excel, Visual Basic, để thực thi một hàm thực hiện trích xuất. Cho dù bạn thực hiện phương pháp nào, việc biết cách trích xuất các từ từ chuỗi sẽ cho phép bạn xác thực và xử lý thông tin nhập của người dùng trên bảng tính Excel của mình
Văn bản thành Cột
Bước 1
Mở Excel, sau đó nhập một câu chứa ít nhất ba từ vào bất kỳ ô nào trong trang tính đầu tiên. Bạn sẽ chia câu này thành các từ riêng lẻ
Video trong ngày
Bước 2
Nhấp vào tiêu đề menu "Dữ liệu", sau đó nhấp vào nút "Chuyển văn bản thành cột". Hàm này tách văn bản có các từ được phân tách bằng ký tự bạn chỉ định
Bước 3
Nhấp vào nút tùy chọn "Delimited" trong hộp thoại xuất hiện, sau đó nhấp vào "Next. "
Bước 4
Nhấp vào hộp kiểm "Dấu cách", sau đó nhấp vào nút "Hoàn tất". Excel sẽ chia câu bạn đã viết thành các cột riêng biệt. Mỗi cột sẽ chứa một từ trong câu
Bước 5
Nhập hàm, trừ dấu ngoặc kép, "=index[[ARRAY],1,[NUMBER OF WORD TO EXTRACT]]" vào ô bên dưới chuỗi từ được phân tách. Thay thế thuật ngữ "ARRAY" bằng phạm vi chứa chuỗi từ. Ví dụ: nếu các từ chiếm các ô từ "A1" đến "C1", hãy nhập văn bản "A1. C1" thay cho văn bản "ARRAY". Thay thế văn bản "NUMBER OF WORD TO EXTRACT" bằng số từ bạn muốn trích xuất từ câu. Ví dụ: nếu bạn muốn trích xuất từ thứ ba trong phạm vi "A1. C1," gõ "3" cho đối số cuối cùng
Bước 6
Nhấn "Enter" để hoàn thành việc nhập chức năng "Chỉ mục". Excel sẽ hiển thị từ bạn muốn trích xuất từ câu
Sử dụng VB
Bước 1
Mở một bảng tính Excel mới, sau đó nhập bất kỳ chuỗi ba từ trở lên vào ô F4. Bạn sẽ sử dụng một chương trình Visual Basic ngắn để trích xuất một từ trong câu này
Bước 2
Nhập số từ bạn muốn trích xuất từ câu trong ô F5
Bước 3
Nhấp vào tiêu đề menu "Nhà phát triển", sau đó nhấp vào nút "Visual Basic". Môi trường lập trình cho Excel sẽ mở ra
Bước 4
Nhấp vào tiêu đề menu "Chèn", sau đó nhấp vào "Mô-đun. "
Bước 5
Dán đoạn chương trình sau vào cửa sổ hiện ra. Trung tâm của chương trình con này là chức năng "tách", tách một câu thành các từ riêng lẻ của nó, giống như lệnh "Chuyển văn bản thành cột"
Sub Macro1[] Dim ar, str1, n str1 = Range["F4"] n = Range["F5"] - 1 ar = Split[str1, " "] MsgBox "Số từ " & n + 1 & " là "
Bước 6
Nhấp vào biểu tượng "Excel" trên thanh tác vụ Windows để quay lại bảng tính Excel
Bước 7
Nhấp vào nút "Macro" của tab "Nhà phát triển", sau đó nhấp đúp vào chức năng "Macro1". Một hộp thông báo sẽ xuất hiện cho biết từ mà chương trình của bạn trích xuất từ câu bạn đã nhập ở bước 1
Có rất nhiều tác vụ yêu cầu từ đầu tiên của một ô được tách riêng thành một cột
Trộn thư, sắp xếp và lọc, v.v...
Trong hướng dẫn này, bạn học ba phương pháp khác nhau để lấy từ đầu tiên từ một chuỗi văn bản
Mục lục
Hãy xem cuộc trò chuyện này
Có vẻ như Mika cần trợ giúp để lấy tên từ danh sách này
Gary – táo, chuối, cam
Tina – spaghetti
Maggie – bánh ngọt, bánh nướng nhỏ
Elena – gà
Luke
Henry
Eric – pizza, ice cream
Tony – soft drinks
Mika
Peter – beef curry, porkchop
Việc này có thể chỉ mất chưa đầy một phút vì chỉ có 10 mục trong danh sách. Nhưng nếu danh sách được nhân đôi lên 20 thì sao?
Mở một sổ làm việc Excel mới và hãy xem cách chúng tôi có thể tự động thực hiện việc này
Trích xuất từ đầu tiên từ văn bản bằng hàm LEFT
Hàm LEFT trích xuất một số ký tự được chỉ định từ phía bên trái của một chuỗi văn bản đã cho. Nó có hai đối số đầu vào
- văn bản là chuỗi nguồn và đây thường là tham chiếu ô
- num_chars – là số ký tự sẽ được trích xuất
Vì tên chỉ là từ đầu tiên của mỗi chuỗi văn bản trong danh sách, bạn cần đếm tất cả các ký tự trước ký tự khoảng trắng đầu tiên ” “
Để làm điều này, sử dụng chức năng TÌM
Nó trả về vị trí của một ký tự/chuỗi đã cho trong một chuỗi văn bản khác. Các đối số đầu vào của hàm FIND là
- find_text là ký tự/chuỗi bạn đang tìm kiếm
- within_text là nơi Excel sẽ tìm find_text
- start_num là vị trí bắt đầu tìm kiếm. Đây là tùy chọn và theo mặc định, tìm kiếm bắt đầu từ phía bên trái
Hãy xem hai chức năng này hoạt động
1. Trong ô B1, gõ
=TÌM[” “, A1]
2. Nhấn Enter
Công thức trả về vị trí của ký tự khoảng trắng đầu tiên. Sau đó, bạn có thể trừ 1 để lấy độ dài của tên không có khoảng trắng là 4
Bây giờ, sử dụng cái này trong hàm LEFT
3. Thay đổi ô B1 thành công thức bên dưới
=LEFT[A1, TÌM[” “, A1]-1]
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng TRIM để xóa khoảng trắng
=TRIM[LEFT[A1, TÌM[” “, A1]]]
Kasper Langmann, Chuyên gia Microsoft Office
4. Nhấn Enter
5. Điền vào phần còn lại của các hàng bằng cách sử dụng Fill Handle
Ôi không. 😱
Tại sao một số ô trả về #VALUE. lỗi?
Vì một số mục trong danh sách chỉ có một từ nên hàm TÌM không xác định được khoảng trắng trong chuỗi văn bản
Để khắc phục điều này, công thức phải bao gồm một cách để bắt lỗi này và thay vào đó trả về toàn bộ chuỗi văn bản từ Cột A
cách giải quyết. Sửa lỗi nếu ô chỉ chứa một từ
Hàm IFERROR kiểm tra xem công thức hoặc giá trị mong muốn có trả về lỗi không. Nếu có, thay vào đó, nó sẽ sử dụng công thức trong value_if_error
Hãy thử nó ra
1. Trong ô B1, công thức hiện tại trở thành đối số đầu tiên của hàm IFERROR và đối số thứ hai sẽ là văn bản đầu vào chỉ là ô A1
=IFERROR[LEFT[A1, FIND[” “, A1]-1],A1]
3. Nhấn Enter sau đó điền vào phần còn lại
Trích xuất từ đầu tiên trong Excel bằng Tìm và Thay thế
Hàm LEFT hoạt động tốt nhưng bạn cũng có thể thực hiện tương tự mà không cần công thức
1. Sao chép danh sách từ Cột A sang Cột B
2. Nhấn Ctrl + F để mở Tìm và Thay thế
3. Trên tab Thay thế
- Tìm gì. Nhập ” *” [một dấu cách theo sau là dấu hoa thị].
Dấu hoa thị “*” là ký tự đại diện đại diện cho bất kỳ số lượng ký tự nào. - Thay thế bằng. Để trống
Điều này yêu cầu Excel chọn một ký tự khoảng trắng và tất cả các ký tự khác theo sau. Sau đó, nó sẽ thay thế lựa chọn này bằng không có gì, do đó loại bỏ nó hoàn toàn khỏi chuỗi văn bản
3. Nhấn nút Thay thế tất cả
Trích xuất từ đầu tiên trong Excel bằng Flash Fill
Cuối cùng, hãy sử dụng một trong những tính năng thông minh nhất trong Excel. 💡
Flash Fill phát hiện mẫu có khả năng nhất từ tập dữ liệu của bạn và tự động sao chép mẫu đó
Trước tiên, bạn cần cung cấp cho Excel một ví dụ về kết quả dự định của mình. Các mẫu đơn giản như “tìm từ đầu tiên” hoặc “lấy từ cuối cùng” chỉ cần một hoặc hai ví dụ
1. Trong ô B1, nhập từ đầu tiên là “Gary”. Làm điều này cho cả ô B2
2. Trên ruy-băng Excel, bấm vào tab Dữ liệu rồi bấm vào Flash Fill
Và xem Flash Fill thực hiện điều kỳ diệu của nó
Như bạn vừa học trong nhiệm vụ “lấy từ đầu tiên”, bạn có thể sử dụng công thức, Tìm và Thay thế hoặc Điền Flash để dễ dàng làm việc với bất kỳ chuỗi văn bản nào trong Excel
Bây giờ bạn có thể sử dụng điều này để hợp lý hóa công việc của mình và trở thành một chuyên gia Excel. 📈
Nhưng tại sao lại hợp lý hóa dữ liệu như thế này?
Bởi vì nó làm cho công việc của bạn với các chức năng và tính năng quan trọng dễ dàng hơn nhiều
Những chức năng và tính năng quan trọng?
IF, SUMIF, VLOOKUP và bảng tổng hợp
Và bạn học tất cả những điều đó trong khóa học trực tuyến 30 phút miễn phí của tôi
Đọc tất cả về nó [và đăng ký] tại đây
Các tài nguyên liên quan khác
Bạn có thể tìm hiểu thêm về LEFT và các hàm liên quan đến văn bản khác như hàm MID trong hướng dẫn này