Chọn thẻ Mailing > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard
Tiếp theo, thực hiện lần lượt theo các bước sau:
Xuất hiện cửa sổ New Address list, chọn Customize Columns
Tại cửa sổ Customize Address List, ta có thể thay đổi một số dữ liệu
- Add: Thêm trường
- Delete: Xóa các trường có sẵn
- Rename: Đổi tên trường có sẵn
Sau đó bạn điền thông tin cơ bản, ví dụ như sau:
- New Entry: Thêm dòng mới
- Delete Entry: Xóa dòng
Sau khi điền xong thông tin, chọn OK, xuất hiện cửa sổ dưới đây, đặt tên cho file rồi chọn Save
Sau đó, tại cửa sổ Mail Merge Recipients, chọn OK
Tiếp theo:
Chọn More items, xuất hiện bảng Insert Merge Field, ta chọn Insert vào các mục đã thiết kế, cuối cùng sau khi đã Insert vào vị trí đúng, chọn Next: Preview your letters, ví dụ như sau:
Cuối cùng, sau khi đã chèn xong như hình trên, ta tiếp tục chọn Next: Complete the merge
Tại thẻ Mailing > Finish & Merge > Edit Individual Documents > xuất hiện cửa sổ Merge to New Document > All > OK
Thế là bạn đã có một loạt các mẫu giấy mời được thiết kế giống nhau mà lại rất nhanh, tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Word thực hiện tự động điền vào các thông tin tương ứng cho mỗi mẫu thư
Chúc bạn thành công!
Thông thường muốn ghép nhiều file văn bản Word lại với nhau bạn sử dụng biện pháp thủ công là mở từng file rồi thực hiện thao tác copy và paste. Tuy nhiên cách thức này tốn khá nhiều thời gian và công sức của bạn. Thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Cách ghép nhiều file, gộp văn bản trong Word giúp:- Thêm nhanh các nội dung từ file khác vào văn bản đang soạn thảo.
- Gộp nhanh nội dung văn bản từ các file khác nhau để xử lý.
Hướng dẫn cách gộp văn bản trong Word
Nội dung bài viết:
1. Cách làm trên Word 2016 - 2019
2. Cách làm trên Word 2003
3. Cách làm trên Word 2007
Đối với Word 2019
Bước 1: Đặt con trỏ chuột với tới vị trí mà bạn muốn chèn thêm văn bản. Chọn thẻ Insert trên thanh menu, sau đó bạn nhấn vào Object, chọn Text from File...
Bước 2: Trong cửa sổ Insert File, bạn chọn file văn bản muốn thêm, gộp vào văn bản đang mở.
Bước 4: Ngay lập tức, toàn bộ các nội dung trong văn bản được chọn sẽ xuất hiện ngay sau vị trí con trỏ tại văn bản ban đầu.
Đối với Word 2003
Bước 1: Để gộp nhiều văn bản lại với nhau, đầu tiên bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn thêm các tài liệu khác vào, hoặc bạn cũng có thể mở trang word mới. Sau đó, bạn kích vào menu Insert chọn File… trong danh sách tùy chọn hiện ra.
Bước 2: Ngay sau khi hộp thoại Insert File xuất hiện, tìm đến các tài liệu bạn cần gộp, nhấp chọn văn bản và nhấn Insert. Ngay lập tức nội dung của file bạn vừa chọn đã được hiển thị ngay sau vị trí con trỏ mà bạn đã chỉ định trước đó. Làm tương tự và lần lượt với tất cả các file văn bản cần gộp để được thứ tự như mong muốn.
Đối với Word 2007
Bước 1: Tương tự Word 2003, muốn gộp nhiều văn bản lại với nhau, trước hết bạn cần mở một trang word trống lên hoặc đặt trỏ chuột vào vị trí cần chèn thêm nội dung từ các file khác. Sau đó kích chuột vào tab Insert, tiếp theo kích chuột vào tam giác nhỏ ở biểu tượng Object trong nhóm Text và chọn Text from File... trong menu xổ xuống.
Bước 2: Hộp thoại Insert File xuất hiện, bạn tìm đến file cần chèn, chọn và nhấn Insert. Nội dung file vừa chọn lập tức xuất hiện ngay tại vị trí bạn đặt trỏ chuột. Chọn tiếp các file khác và lặp lại các bước trên để có được một file hoàn chỉnh như mong muốn.
Chú ýĐể có được một văn bản tổng hợp đẹp mắt và không cần phải chỉnh sửa, đồng nhất về font chữ cũng như các kiểu định dạng. Trước khi tiến hành gộp văn bản, các bạn nên qui ước khuôn mẫu chung cho các file đơn. Thống nhất từ lề, font, size chữ,…Như vậy bài viết đã hướng dẫn các bạn cách gộp các file văn bản bằng chính công cụ Microsoft Word đơn giản và tiện dụng. Người dùng có thể thực hiện trên mọi phiên bản Word đang được phát hành hiện nay. Nếu bạn không thích cách ghép nhiều file word với nhau do không lựa chọn được chính xác phần nội dung sẽ được thêm vào thì cũng có thể tham khảo phần mềm TXTcollector tại mục "Soft liên quan" phía trên để tải về và dùng thử.
Sử dụng công cụ gộp văn bản trong Word giúp người dùng thêm hay chèn nội dung từ nhiều tài liệu cùng chủ đề thành một file để tiện thao tác nhanh chóng và hiệu quả hơn hẳn so với cách thủ công là cứ mở từng file rồi copy và dán mất nhiều thời gian và có thể gây nhầm lẫn.
Hướng dẫn gộp văn bản trong Word 2016 Cách nối file Word thành 1, gộp nhiều file Word làm 1 Word - Giấu đoạn văn bản trong file Word Word - Đặt Font chữ mặc định cho file Word Cách trộn thư trong Word, trộn văn bản Word PDF to Word Converter - Chuyển đổi file PDF sang WordTiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010
Tính năng trộn thư trong Word 2010 là tính năng rất hay và hữu ích. Thử tưởng tượng, nếu bạn là giáo viên, bạn cần gửi thư mời họp phụ huynh hoặc sổ liên lạc cho các phụ huynh, nếu gõ thủ công thì bạn phải mất bao nhiêu thời gian mới hoàn thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Trong bài viết này, ThuthuatOffice sẽ giới thiệu cho bạn cách trộn thư trong Word 2010. Bắt đầu thôi nào!
Trộn thư trong Word [Mail Merge] là gì?
Trộn thư [Mail Merge] là một tính năng nâng cao trong Microsoft Word, giúp bạn xử lý việc chèn các danh sách, tệp tin,… vào một số văn băn bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương hàng tháng…
Đây là một tính năng thực sự hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Cách trộn thư trong Word 2010
Để hoàn thành được quy trình trộn thư, bạn cần có 2 file tài liệu:
- Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và đang bỏ trống các nội dung cần điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển bỏ trống tên người nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số điện thoại…
- Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu của mỗi cá nhân, đơn vị để điền vào chỗ đang bỏ trống ở văn bản đã được soạn sẵn.
1. Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn
Bước 1:Bạn vào tab Mailings trên thanh công cụ >> Chọn Start Mail Merge >> Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.
- Đầu tiên, ở mục Select document type chọn Letter >> Chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.
- Tiếp theo, Chọn Use the current document trong mục Select starting document >> Chọn Next: Select recipients ở mục Step 2 of 6.
- Chọn Type a new list trong mục Select recipients >> Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Bước 3: Cửa sổ New Address List xuất hiện >> Chọn Customize Columns.
Bước 4: Trong hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tuỳ chỉnh dữ liệu như:
- Add: Thêm trường.
- Delete: Xoá các trường có sẵn.
- Rename: Đổi tên trường có sẵn.
Sau khi hoàn tất, bạn nhấn chọn OK.
Bước 5: Điền thông tin cơ bản của các trường.
Ví dụ:
- New Entry: Thêm dòng mới.
- Delete Entry: Xoá dòng.
- Find: Tìm kiếm.
Sau khi hoàn tất chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List xuất hiện >> Đặt tên cho tập tin này rồi chọn Save.
Bước 7: Tại khung Mail Merge Recipients, bạn có thể sửa đổi qua các chức năng như:
- Sort: Sắp xếp lại dữ liệu theo trường nào đó.
- Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.
- Find duplicates: Tìm và xoá các dữ liệu giống nhau.
- Validate address: Xác nhận địa chỉ.
Sau đó chọn OK.
Bước 8: Quay lại cửa sổ Mail Merge.
Chọn Use an existing list trong Select recipients >> Chọn Next: Write your letter ở mục Step 3 of 6 >> Chọn More items.
Bước 9:
- Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện >> Chọn Database Fields.
- Sau đó chọn vào trường đã thiết kế >> Chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letter.
Bước 10: Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
- Trên thanh công cụ, chọn tab Mailings.
- Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents.
- Cửa sổ Merge to New Document hiện ra >> Chọn All >> Chọn OK.
2. Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách sử dụng file Excel
Bước 1:
- Bạn thực hiện tương tự các bước 1 và 2 như cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn ở trên.
- Nhưng ở mục Step 3 of 6 >> Chọn Use an existing list >> Chọn Browser.
- Chọn file Excel có dữ liệu bạn cần >> Chọn Open.
Bước 2: Chọn sheet chứa dữ liệu trong file Excel >> Chọn OK.
Bước 3: Thực hiện lại từ bước 7 đến bước 11 như cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn ở trên.
Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên. Không được có các ô trông ở bên trên và bên dưới nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh trường hợp đó, bạn nên bỏ chọn các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipients.
Cách trộn nhiều thư trong Word 2010
Để trộn nhiều thư trong một trang giấy trong Word 2010, ta thực hiện như các bước dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu và phần nội dung file Word cần trộn.
Bước 2: Để thực hiện nhân nhiều nội dung cùng lúc, bạn copy phần nội dung ở file Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> Chọn Labels >> Chọn New Label.
Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn thiết lập các thông số theo mong muốn và chọn OK.
Tiếp đến, bạn dán phần nội dung đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên >> Chọn Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên nhiều nhãn khác có cùng nội dung trên cùng một trang giấy.
Bước 4: Tại vị trí cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word, bạn chọn Insert Merge Field và chọn nội dung tương ứng.
Thực hiện tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khi chọn xong cho nhãn đầu tiên, nhấn chọn Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo.
Bước 5: Để kiểm tra kết quả, chọn Preview Results. Nếu thực hiện đúng theo các bước như trên, bạn sẽ thấy ở mỗi mục của từng nhãn sẽ hiển thị các thông tin tương ứng với bảng dữ liệu mà không bị trùng.
- Tạo mục lục trong Word 2010
-
Cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word 2010
- Cách sắp xếp tên theo abc trong Word 2010
Trên đây là các bước trộn thư trong Word 2010 mà ThuthuatOffice muốn giới thiệu cho các bạn. Hãy Like & Share bài viết nếu bạn thấy nó có ích và đừng quên thường xuyên truy cập ThuthuatOfice để biết thêm nhiều thủ thuật hay nhé.
Word -Cách chỉnh khoảng cách dòng trong Word 2016, 2010 hoặc 2003. Yếu tố thể hiện bạn là người giỏi việc văn thư hay không?
Xóa bay màu gạch chân xanh đỏ trong Word với 2 cách nhanh nhất
Cách ngắt trang trong Word 2016, 2010 hoặc 2007 cực nhanh và đơn giản
Cách in 2 mặt trong Word 2010 hoặc các phiên bản khác theo cách thủ công hoặc tự động cực đơn giản
Hướng dẫn chi tiết cách xóa comment trong Word một cách dễ dàng
Cách bỏ Tracking trong Word 2016 cực đơn giản chỉ với vài thao tác nhấp chuột
Cách hiện thanh công cụ trong Word và tất cả phiên bản khác