Cách xử lý lỗi lặp dữ liệu trong access
|
Nếu bạn đang muốn tìm hiểu Microsoft Access là gì thì đừng bỏ lỡ những thông tin hữu ích mà mình sẽ cung cấp trong bài viết dưới đây nhé Show
 Khái niệmMicrosoft Access là một công cụ cơ sở dữ liệu quan hệ giả của Microsoft, đồng thời công cụ này giúp quản lý thông tin mà bạn muốn lưu trữ để tham khảo, báo cáo và phân tích. Microsoft Access giúp bạn phân tích lượng lớn thông tin và quản lý dữ liệu liên quan hiệu quả hơn so với Microsoft Excel hoặc các ứng dụng bảng tính khác Đây là một phần của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office bao gồm Word, Powerpoint và Excel. Access sử dụng Công cụ cơ sở dữ liệu phản lực để lưu trữ dữ liệu. Công cụ này được sử dụng để triển khai cho cả cơ sở dữ liệu nhỏ và lớn. Điều này một phần là do giao diện dễ sử dụng, tiện lợi cho người dùng, cũng như khả năng tương tác của nó với các ứng dụng và nền tảng khác như công cụ cơ sở dữ liệu SQL Server của chính Microsoft và Visual Basic for Applications (VBA). Microsoft Access được sử dụng để làm gì?Công cụ Access hỗ trợ hầu hết các tính năng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như tính toàn vẹn tham chiếu, khóa cấp hàng và hỗ trợ đa người dùng với tối đa 255 kết nối người dùng đồng thời. Access rất phù hợp để tạo cơ sở dữ liệu nhỏ như những cơ sở dữ liệu được sử dụng bởi các phòng ban đơn lẻ. Nó không phù hợp với cơ sở dữ liệu cấp doanh nghiệp lớn hơn. Đối với những điều này, Microsoft cung cấp công cụ cơ sở dữ liệu SQL Server của mình. Access lần đầu tiên được phát hành dưới dạng phiên bản 1.0 vào tháng 11 năm 1992. Phần mềm này hoạt động tốt với cơ sở dữ liệu nhỏ nhưng trong các tệp lớn hơn có nguy cơ bị hỏng dữ liệu. Với mỗi bản phát hành Office, Microsoft cũng đã bao gồm một phiên bản Access mới hơn, mỗi phiên bản đều bao gồm các tính năng mới hoặc cập nhật. Với việc phát hành Access 2007, định dạng tệp cơ sở dữ liệu đã thay đổi từ “.mdb” trước đó thành “.accdb”. Định dạng mới này hỗ trợ các kiểu dữ liệu phức tạp hơn, nhưng rất tiếc là không tương thích với các phiên bản trước của phần mềm Access. Điều này tương tự với các định dạng “.docx” và “.xlsx” mới trong Word và Excel, cũng không tương thích với các phiên bản trước năm 2007 của các chương trình này. Tại sao Access lại xử lý tốt lượng lớn cơ sở dữ liệuLý do Microsoft Access xử lý tốt lượng lớn cơ sở dữ liệuThông thường, một cơ sở dữ liệu lớn có nhu cầu nhập dữ liệu lớn. Access không chỉ cung cấp các biểu mẫu mà còn cung cấp các tính năng có thể tạo một biểu mẫu nhanh chóng mà qua đó ai đó có thể nhập tất cả các bản ghi đó. Điều này có thể làm cho việc nhập dữ liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn và có thể giảm biên độ sai sót đáng kể. Khi bạn có rất nhiều bản ghi, bạn cũng có rất nhiều cơ hội để lỗi phát sinh. Điều này bao gồm bản ghi trùng lặp, bản ghi có lỗi chính tả và bản ghi thiếu thông tin và đó chỉ dành cho người mở. Vì vậy, bạn cần một ứng dụng như Access để tìm ra những lỗi đó và sửa chúng. Cơ sở dữ liệu lớn có nghĩa là nhu cầu lớn về báo cáo chính xác, sâu sắc. Access có các công cụ báo cáo mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để tạo báo cáo in và báo cáo trên màn hình và những công cụ đó có thể bao gồm ít hoặc nhiều phần dữ liệu của bạn tùy theo nhu cầu, được rút ra từ nhiều bảng nếu cần. Bạn có thể điều chỉnh báo cáo cho phù hợp với đối tượng của mình, từ những gì được hiển thị trên các trang của báo cáo đến màu sắc và phông chữ được sử dụng. Cơ sở dữ liệu lớn rất khó để vượt qua khi bạn muốn tìm một thứ gì đó. Access cung cấp một số công cụ để sắp xếp, tìm kiếm và tạo các công cụ chuyên biệt của riêng bạn (được gọi là truy vấn ) để tìm bản ghi đơn lẻ khó nắm bắt hoặc nhóm bản ghi mà bạn cần. Access tiết kiệm thời gian bằng cách dễ dàng nhập và tái chế dữ liệu. Bạn có thể đã sử dụng một số công cụ nhất định để nhập dữ liệu từ các nguồn khác, chẳng hạn như trang tính Excel (nếu bạn bắt đầu trong Excel và sử dụng tối đa tính hữu ích của nó như một thiết bị lưu trữ dữ liệu) và bảng Word. Quyền truy cập giúp bạn không phải nhập lại tất cả dữ liệu của mình và cho phép bạn giữ cho nhiều nguồn dữ liệu nhất quán. Microsoft Access giúp giải quyết các vấn đềGiá trị mà bất kỳ cơ sở dữ liệu nào có thể cung cấp là lưu trữ thông tin liên quan ở một nơi, sau đó cho phép bạn kết nối nhiều thứ khác nhau với nhau (đôi khi được gọi là “thực thể” trong cơ sở dữ liệu nói). Bạn lưu trữ một phiên bản của sự thật cho bất kỳ thứ nhất định nào, chẳng hạn như khách hàng, đĩa DVD hoặc đơn đặt hàng. Chương trình Excel là một công cụ tuyệt vời để duy trì và tính toán các tập hợp thông tin nhỏ. Microsoft Excel rất đơn giản và dễ dễ hiểu bao gồm tạo tên cột, nhập dữ liệu của bạn, tạo công thức và bạn đang thực hiện. Bạn có thể sắp xếp, lọc và định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nhưng bảng tính không lý tưởng để xử lý hàng trăm bản ghi trong đó bạn cần có “một phiên bản của sự thật” cho những thứ như khách hàng, địa chỉ liên hệ hoặc “thứ” chính mà bạn cần theo dõi. Rất dễ đưa các lỗi vào bảng tính, điều này khiến việc phân tích, tổng hợp và báo cáo trở nên rất khó khăn. Một số lợi ích chính khi sử dụng cơ sở dữ liệu Microsoft Access là: Ít sai sót và mâu thuẫn hơnDuy trì một phiên bản của sự thật cho những thứ bạn cần theo dõi sẽ giảm thiểu khả năng trùng lặp, lỗi và các giá trị không nhất quán. Trong ví dụ Excel ở trên, tên khách hàng, số điện thoại liên hệ và tên sản phẩm bị sai chính tả, chuyển vị và viết tắt ở các dạng khác nhau. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tạo một báo cáo hoặc biểu đồ trong Excel để hiển thị một bức tranh chính xác về doanh số bán hàng của bạn hoặc các chỉ số hiệu suất chính khác. Năng suất cao hơnBạn và những người khác làm việc trong cơ sở dữ liệu của bạn chỉ cần thay đổi một bản ghi duy nhất và tất cả những thứ liên quan khác trong cơ sở dữ liệu của bạn sẽ tự động “nhìn thấy” sự thay đổi. Trong ví dụ Excel của chúng tôi, bạn sẽ cần thay đổi mỗi lần xuất hiện tên của khách hàng. Tìm và thay thế không nhất thiết phải hiểu rằng tên của khách hàng được đánh vần theo sáu cách khác nhau. Trong cơ sở dữ liệu, chỉ có một bản ghi khách hàng cần thay đổi. Mọi hồ sơ khác (đơn đặt hàng, địa chỉ liên hệ, v.v.) liên quan đến hồ sơ khách hàng đó sẽ không bao giờ cần thay đổi vì chúng đã được kết hợp với khách hàng. Bảo mật và Kiểm soátCơ sở dữ liệu cung cấp một vị trí trung tâm để lưu trữ, bảo mật và kiểm soát dữ liệu của bạn. Microsoft Access bao gồm khả năng mã hóa và mật khẩu bảo vệ các tệp cơ sở dữ liệu. Và với việc người dùng dựa vào cơ sở dữ liệu thay vì các bảng tính Excel riêng biệt, bạn có thể kiểm soát tốt hơn quyền truy cập vào thông tin. Các quyết định và cái nhìn sâu sắc hơn.Có lẽ quan trọng nhất, một nguồn sự thật duy nhất ở định dạng chuẩn có nghĩa là bạn có thể hiểu rõ hơn và đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách báo cáo và phân tích dữ liệu của bạn trong cơ sở dữ liệu. Người dùng quen thuộc với biểu đồ Excel và cơ sở dữ liệu như Microsoft Access có thể cung cấp các khả năng tương tự, đồng thời vượt xa Excel với xu hướng lịch sử, tổng hợp và lọc truy vấn mạnh mẽ hơn. Cấu trúc của một Microsoft AccessCấu trúc của một Microsoft AccessBảng chứa thông tinCác bản là xương sống và là nơi chứa dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu. Nếu các bảng không được thiết lập một cách chính xác, với các mối quan hệ chính xác, thì cơ sở dữ liệu có thể chậm, cung cấp cho bạn kết quả sai hoặc không phản ứng theo cách bạn mong đợi. Vì vậy, hãy dành một chút thời gian khi thiết lập các bảng của bạn. Các truy vấn, biểu mẫu, v.v. thường dựa trên một bảng. Các bảng chứa dữ liệu trông hơi giống bảng trong Microsoft Word hoặc Microsoft Excel, khi được mở chúng có các cột và hàng cũng như bảng trong Microsoft® Word và trang tính Excel. Mỗi cột sẽ có một tên trường ở trên cùng và mỗi hàng sẽ đại diện cho một bản ghi Các mối quan hệMối quan hệ là mối liên kết bạn xây dựng giữa các bảng. Chúng nối các bảng có các phần tử được liên kết. Để làm điều này, có một trường trong mỗi bảng, được liên kết với nhau và có các giá trị giống nhau. Truy vấnLà các phương tiện thao tác dữ liệu để hiển thị trong một biểu mẫu hoặc một báo cáo. Các truy vấn có thể sắp xếp, tính toán, nhóm, lọc, nối bảng, cập nhật dữ liệu, xóa dữ liệu,… Sức mạnh của chúng là vô cùng lớn. Ngôn ngữ truy vấn cơ sở dữ liệu Microsoft Access là SQL (Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc). Không bắt buộc phải biết SQL trong giai đoạn đầu học Access. Microsoft Access viết SQL cho bạn, sau khi bạn nói với nó những gì bạn muốn, trong dạng xem Thiết kế của cửa sổ truy vấn. Hình thứcBiểu mẫu là giao diện chính mà qua đó người dùng cơ sở dữ liệu nhập dữ liệu. Người nhập dữ liệu sẽ tương tác với các biểu mẫu thường xuyên. Lập trình viên có thể đặt các biểu mẫu để chỉ hiển thị dữ liệu được yêu cầu. Bằng cách sử dụng truy vấn, thuộc tính, macro và VBA (Visual Basic for Applications), khả năng thêm, chỉnh sửa và xóa dữ liệu cũng có thể được thiết lập. Các biểu mẫu có thể được thiết lập và phát triển để phản ánh việc sử dụng chúng sẽ được yêu cầu. Báo cáoBáo cáo là kết quả của việc thao tác dữ liệu bạn đã nhập vào cơ sở dữ liệu. Không giống như biểu mẫu, chúng không thể được chỉnh sửa. Báo cáo nhằm mục đích được sử dụng để xuất dữ liệu sang một thiết bị hoặc ứng dụng khác, tức là máy in, fax, Microsoft Word hoặc Microsoft Excel. MacroMacro là một cách tự động để Access thực hiện một loạt các hành động đối với cơ sở dữ liệu. Quyền truy cập cung cấp cho bạn lựa chọn các hành động được thực hiện theo thứ tự bạn nhập. Macro có thể mở biểu mẫu; chạy truy vấn, thay đổi giá trị của một trường, chạy các Macro khác, v.v … danh sách này gần như vô tận. Mô – đunMô-đun là cơ sở của ngôn ngữ lập trình hỗ trợ Microsoft Access, Cửa sổ mô-đun là nơi bạn có thể viết và lưu trữ Visual Basic for Applications (VBA). Người dùng nâng cao của Microsoft Access có xu hướng sử dụng VBA thay vì Macro. Nếu bạn muốn học VBA, tôi có một bài học từng bước đơn giản. Nếu bạn muốn biết cách tải Crack Office 2003 hãy xem thêm TẠI ĐÂY hoặc Crack Office 2016 TẠI ĐÂY Cơ sở dữ liệu của Tổ chức lớnHãy tưởng tượng bạn làm việc cho một công ty rất lớn và công ty có dữ liệu liên quan đến khách hàng và đơn đặt hàng của họ, sản phẩm công ty bán, nhà cung cấp và nhân viên của họ. Đối với một cơ sở dữ liệu phức tạp như cơ sở dữ liệu này, bạn cần nhiều bảng, như sau: Một bảng chứa dữ liệu khách hàng – tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Bảng thứ hai chứa các đơn đặt hàng của khách hàng, bao gồm tên của khách hàng đã đặt hàng, nhân viên bán hàng đã xử lý việc bán hàng, thông tin giao hàng và ngày đặt hàng. Bảng thứ ba chứa thông tin về các sản phẩm công ty bán, bao gồm số sản phẩm, tên nhà cung cấp, giá cả và số lượng mặt hàng trong kho. Bảng thứ tư chứa dữ liệu về nhà cung cấp – về các công ty mà từ đó tổ chức chính lấy được hàng tồn kho để bán lại cho khách hàng. Bảng chứa tên công ty, người liên hệ của họ và địa chỉ, email và thông tin số điện thoại để liên hệ với họ. Bảng thứ năm chứa dữ liệu của nhân viên – từ ngày họ được thuê đến thông tin liên hệ của họ đến chức danh công việc của họ – và cũng chứa các ghi chú về họ, loại tóm tắt lý lịch của họ để tham khảo. Những hạn chế của Microsoft AccessTổng kích thước của tệp cơ sở dữ liệu (.MDB) chỉ bị giới hạn bởi dung lượng lưu trữ của PC của bạn (Microsoft® trích dẫn kích thước cơ sở dữ liệu tối đa là 2 Gigabyte (2000 Megabyte)). Những số liệu này dành cho các phiên bản trước 2007 của Microsoft Access. Rất ít giới hạn thực tế tồn tại, mặc dù đây là một số tham số: Kích thước bảng tối đa 1 Gb Không. Nếu các trường trong bản ghi hoặc bảng 255 Số chỉ mục trong một bảng hoặc một bản ghi 32 Ni. các trường trong một chỉ mục 10 Số lượng bảng trong một truy vấn 32 Kích thước tối đa của biểu mẫu hoặc báo cáo 22 “ Các ký tự trong trường ghi nhớ 64.000 Kích thước MDB 2 Gb Số nguyên tối đa 2.147.483.648 Người dùng đồng thời 255 Số ký tự trong tên đối tượng 64 Những chú ý khi làm Microsoft AccessNếu bạn suy nghĩ cẩn thận về cơ sở dữ liệu của mình, cách bạn sử dụng dữ liệu của mình và những gì bạn cần biết về nhân viên, khách hàng, tình nguyện viên, nhà tài trợ, sản phẩm hoặc dự án – bất cứ điều gì bạn đang lưu trữ thông tin – bạn có thể lập kế hoạch: Bạn sẽ cần bao nhiêu bảng Dữ liệu nào sẽ đi vào bảng nào Cách bạn sẽ sử dụng các bảng cùng nhau để nhận được các báo cáo bạn cần Tất nhiên, mọi người đều quên điều gì đó và kế hoạch thay đổi sau khi một hệ thống đã được triển khai. Nhưng đừng lo lắng – Quyền truy cập không quá cứng nhắc đến nỗi sự hỗn loạn sẽ xảy ra nếu bạn bắt đầu xây dựng bảng của mình và quên một thứ gì đó (một hoặc hai trường, toàn bộ bảng). Bạn luôn có thể thêm một trường mà bạn đã quên (hoặc một số tia lửa sáng vừa cho bạn biết là cần thiết) hoặc thêm một bảng mới sau thực tế. Nhưng lập kế hoạch trước càng kỹ lưỡng càng tốt vẫn là điều cần thiết. Là một phần của kế hoạch kỹ lưỡng, hãy phác thảo cơ sở dữ liệu đã lên kế hoạch của bạn trên giấy, vẽ một loại lưu đồ với các hộp cho mỗi bảng và danh sách các trường mà bạn sẽ có trong mỗi bảng. Vẽ các mũi tên để cho biết chúng có thể liên quan như thế nào – nó giống như vẽ một cây gia đình đơn giản – và bạn đang trên đường đến một cơ sở dữ liệu hữu ích, được lập kế hoạch tốt. Cách tạo cơ sở dữ liệu trong MS Access 2010Bắt đầu -> Chương trình -> Microsoft Office -> Microsoft Access 2010 Thao tác này sẽ khởi chạy ứng dụng MS Access 2010. Để tạo cơ sở dữ liệu mới trong MS Office Access, hãy thực hiện các bước sau: Menu Tệp -> Mới -> Cơ sở dữ liệu trống Nhập tên của cơ sở dữ liệu truy cập trong Tên tệp và nhấp vào nút Tạo. Chúng tôi đã sử dụng “Nhân viên” làm tên cơ sở dữ liệu. Đây là ảnh chụp màn hình trên máy tính của chúng ta. Sau đó, Access sẽ tạo một bảng mới có tên Table1 làm điểm bắt đầu. Lưu ý trong Đối tượng không giới hạn, bạn có thể thấy Table1. Hãy để chúng tôi tiếp tục và tạo bảng bằng Design View. Để gọi chế độ xem này, bạn cần phải nhấp chuột phải vào bảng và chọn Chế độ xem thiết kế. Nhận được một hộp thoại có tiêu đề Save As . Hãy nhập tên của bảng Access 2010 là Nhân viên và nhấp vào OK. Tiếp theo, chúng tôi có cơ hội nhập thông tin Tên trường và Loại dữ liệu. Mình đã nhập EmployeeID cho trường và Auto number cho loại dữ liệu. Lưu ý rằng bạn có các thuộc tính trường bổ sung trong ngăn dưới cùng bên trái. Nhập các trường bảng bổ sung như LastName, FirstName, DOB, … Trong cột Kiểu dữ liệu, bạn sẽ nhận được một danh sách thả xuống, nơi bạn có thể chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho trường. Để làm ví dụ cho trường Ngày mong muốn, bạn nên chọn trường Ngày / Giờ được hiển thị như ảnh phía bên dưới của mình. Tiếp theo, muốn nhập dữ liệu vào bảng MS 2010 Access. Bạn làm theo các bước dưới đây Xem -> Dạng xem biểu dữ liệu. Khi bạn thực hiện các thao tác trên, nó sẽ yêu cầu các bạn lưu bảng. Bạn hãy đã nhấp vào Có. Nó đưa chúng ta đến dạng xem Chỉnh sửa dữ liệu trông giống như một bảng tính. Bạn nên nhập thông tin cho hai bản ghi. Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị dữ liệu trong bảng của mình. Sau khi bạn nhập tất cả dữ liệu, bạn có thể đóng bảng bằng cách nhấp vào x ở góc trên bên phải. Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ thấy một hộp thoại. Tiếp tục và nhấp vào Có. Tại thời điểm này, bạn đã tạo cơ sở dữ liệu, tạo bảng và nhập một số dữ liệu Nhân viên. Trong Đối tượng không giới hạn, bạn có thể thấy bảng Nhân viên. Có gì mới trong MS Access 2019Bạn có biết điều mới xuất hiện trong Access là gì chưa, cùng điểm qua một vài điều nổi bật dưới đây Biểu đồ hiện đại trong quyền truy cập 2019Được phát hành vào tháng 10 năm 2018 Access có sẵn dưới dạng giấy phép vĩnh viễn với Office Professional 2019. Nó cũng có sẵn như một phần của một số Gói Office 365, ngoại trừ E1 và Business Essentials, mặc dù nó chỉ khả dụng cho PC chứ không phải các thiết bị khác Trước hết, điều quan trọng cần đề cập là những người đăng ký Office 365 có thể đã thấy nhiều tính năng mới, vì một số tính năng đã được bao gồm trong các bản cập nhật. Đây có thể là một gợi ý về cách Microsoft sẽ đối xử với Office trong tương lai. Hơi giống Windows 10 khi không có phiên bản mới nào được phát hành, nhưng các tính năng mới được bổ sung với các bản cập nhật, có thể Office 2019 là phiên bản cuối cùng và trong tương lai nó sẽ chỉ đơn giản là Office 365, có thể bản quyền vĩnh viễn trở thành một thứ của quá khứ. Vì vậy, mới nhìn qua Access 2019 trông rất giống với 2016 và 2013. Người dùng quen thuộc với một trong hai phiên bản này sẽ không cần phải quay lại để cài đặt phiên bản mới 2019 này Sự ra đời của Biểu đồ hiện đại được xem như là tính năng mới nhất của Microsoft Access. Bất kỳ ai đã sử dụng các phiên bản trước sẽ biết rằng các biểu đồ có sẵn trông rất cổ điển khiến bạn gần như có cảm giác hoài cổ. Sự xuất hiện của biểu đồ mới trong Access 2019 cũng gần giống với các biểu đồ ở trong Excel Bộ biểu đồ bao gồm Cột (Phân cụm, Xếp chồng và 100% Xếp chồng lên nhau), Đường (Đường thẳng, đường xếp chồng, 100% đường xếp chồng), Thanh (Thanh phân cụm, Thanh xếp chồng và Thanh xếp chồng 100%), Hình tròn và Tổ hợp. Khác với biểu đồ xuất hiện trong Excel, trong Access này các biểu đồ có khả năng thay đổi màu hoặc thay đổi chủ đề của biểu đồ Nếu phiên bản Access được nâng cấp từ các phiên bản trước thì biểu đồ mới này vẫn có thể áp dụng được, có nghĩa là bạn có thể sử dụng đồng thời được cả biểu đồ phiên mới và biểu đồ phiên bản cũ Hỗ trợ số lượng lớn dữ liệuĐối với những người thích những con số lớn, Microsoft đã giới thiệu một kiểu dữ liệu mới cho Access 2019 được gọi là Large Number , kiểu dữ liệu này hiện hỗ trợ các số từ -2 ^ 63 đến + 2 ^ 63. Con số đó tăng từ -2 ^ 31 lên + 2 ^ 31. Điều này là để cho phép Quyền truy cập để tương thích với kiểu dữ liệu SQL_BIGINT trong ODBC và nếu bạn từng thắc mắc 2 ^ 63 trông như thế nào: 9.223.372.036.854.775.807 Các cải tiến khác trong Access 2019So với các phiên bản Microsoft trước đó thì trong phiên bản 2019, Microsoft Office đã có thêm những tính năng mới như: Trợ giúp có một số cải tiến trong đó hộp “Cho tôi biết bạn muốn làm gì” đã được cập nhật với nội dung cải tiến trong bản Microsoft Access 2019 này Cải thiện logic để thử lại kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài bằng cách sử dụng kết nối ODBC. Khả năng sắp xếp các Trang thuộc tính theo thứ tự bảng chữ cái. Điều này giúp thuận tiện cho người sử dụng trong thao tác lẫn quản lí các bảng trong Access 2019 Trên đây là câu trả lời cho Access là gì và những lí do khiến nhiều người dùng công cụ này để xử lí dữ liệu của mình thay vì sử dụng các công cụ khác. Hi vọng bài viết hữu ích với bạn, nếu bạn có biết thêm thông tin nào về Microsoft Access hãy comment cho mọi người cùng biết nhé. |
