Chiến lược kế hoạch ngân sách dài hạn

Bài viết dựa trên các câu hỏi về lập kế hoạch ngân sách tôi nhận được từ một số bạn tham gia buổi hướng dẫn qua video call . Sau đây tôi chia sẻ từng phần một nhé :
QUY TRÌNH LẬP NGÂN SÁCH BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU?
Bước 1. Phân tích dữ liệu năm cũ để thấy bức tranh hiện tại của doanh nghiệp như thế nào [ đối với doanh nghiệp đã hoạt động và có số liệu quá khứ ] .
Để làm được điều này , ngay từ đầu kế toán phải tổ chức việc ghi chép đúng nguyên tắc kế toán và ghi chép chi tiết các khoản phát sinh. Những khoản nào lặp lại thường xuyên đều nên tạo mã để theo dõi . Doanh thu phải theo dõi được từng sản phẩm, khách hàng , khu vực, thời gian … . Công nợ phải theo dõi từng đối tượng và hệ thống được chính sách hiện hành của công ty về : chi phí , giá , công nợ, chiết khấu .. những chính sách này cần được nhất quán . Ví dụ : nếu cùng 1 đối tượng khách hàng giống nhau thì nên có 1 chính sách nhất quán về giá, thanh toán, chiết khấu, nợ, giao hàng … để minh bạch , rõ ràng . Sau đó tài liệu hóa thành văn bản , chính sách và cải tiến dần dần …

Khi hệ thống được mọi thứ như trên , kế toán sẽ dễ dàng giúp các nhà quản trị nhìn thấy kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được tác động bởi yếu tố nào bằng cách giả định thay đổi một yếu tố bất kỳ thì không khó khăn để nhìn thấy sự thay đổi về kết quả tài chính . Khi nhìn thấy sự liên quan đó , nhà quản trị sẽ tự biết nên thay đổi cách hành xử của mình như thế nào .

Ví dụ :
– Kế toán có thể giúp cho nhà quản trị thấy nếu thay đổi trong chính sách nợ sẽ ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền, từ đó ảnh hưởng thế nào đến chi phí tài chính và đến tổng lãi lỗ của công ty bằng cách cố định các yếu tố khác lại và thay đổi chỉ số về công nợ .

– Kế toán có thể giúp cho nhà quản trị thấy tiền thu từ bán hàng trong đó bao gồm tiền phải nộp cho cơ quan thuế chứ không phải 100% là thu nhập của doanh nghiệp , mỗi khoản chi ra thì thuế VAT được khấu trừ sẽ được cơ quan Thuế hoàn lại khi nào .

– Kế toán có thể giúp cho chủ doanh nghiệp biết bán hàng được chưa chắc đã là tốt, mà còn tùy vào tiền có thu được hay không . Nếu không thì lợi nhuận trên báo cáo tài chính không là lợi nhuận thật , vì khi đó tiền đang nằm trong túi của khách hàng .

– Kế toán có thể giúp nhà quản trị biết nếu bán hàng nợ thì khả năng nợ khó đòi là bao nhiêu phần trăm , từ đó nhà quản trị hiểu tại sao nên có khoản chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi …  – Kế toán có thể giúp các nhà quản trị thấy những sản phẩm nào, khách hàng nào, khu vực nào … đóng góp chủ yếu doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp : 20% sản phẩm đóng góp 80% doanh thu , 20% sản phẩm góp 80% lợi nhuận của doanh nghiệp . – Kế toán có thể giúp các nhà quản trị thấy hoạt động nào của doanh nghiệp hiệu quả hay kém hiệu quả bằng phương pháp so sánh cặp, đối chứng như là : hiệu suất lao động [ doanh thu / 1 nhân viên ] của từng nhân viên . Hay hoặc là hiệu suất sử dụng tài sản [doanh thu / giá trị tài sản ] của từng tài sản. So sánh các chỉ số này giữa các khu vực khác nhau hay so sánh với chính nó trên các giai đoạn thời gian khác nhau để xác định khu vực cần cải thiện và tìm giải pháp thay thế… Từ đây, kế toán sẽ nhận ra rằng nếu ngoài kiến thức chuyên môn ra , hiểu biết thêm kiến thức về ngành của doanh nghiệp đang kinh doanh, các chính sách vĩ mô , kiến thức về Luật và khả năng học hỏi không giới hạn .. khả năng kết hợp với những dữ liệu hiện có bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp sẽ giúp kế toán có thêm dữ liệu để phân tích và cung cấp những thông tin giá trị cho việc ra quyết định .

Bước 2. Bắt đầu từ mục tiêu của doanh nghiệp .

Mục tiêu của doanh nghiệp thường bao gồm : mục tiêu tài chính và mục tiêu phi tài chính . Doanh nghiệp có tầm nhìn càng xa thì mục tiêu phi tài chính càng nhiều . Trong bất kỳ doanh nghiệp nào , giai đoạn nào doanh nghiệp có thể không có mục tiêu phi tài chính nhưng nhất định phải có mục tiêu tài chính .

Mục tiêu phải SMART :

S [ Specific] : cụ thể rõ ràng, M [Measurable] : có thể đo lường được : để có thể đánh giá , cải tiến được . A [Achievable] : có thể đạt được. R [ Realistic] : thực tế , liên quan đến mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. T [timebound] : có lộ trình , thời gian cụ thể .

Bước 3. Các chiến lược thực thi được chuyển hóa thành các hành động chiến lược và được phân bổ đến từng phòng ban

Mỗi một hành động sẽ dẫn đến một ngân sách tương ứng. Ngân sách này cần được cân nhắc sao cho hiệu quả tối ưu nhất ngay khi lập.

Bước 4. Khi các hành động được cụ thể hóa bằng ngân sách thì kế toán giúp các nhà quản trị tính toán kế hoạch tài chính .

Để đơn giản việc này kế toán chỉ cần thiết lập các công thức tính toán sẵn sao cho thấy sự liên kết giữa các con số ngân sách hành động [ hay còn gọi là nghiệp vụ kinh tế phát sinh ] với kế hoạch tài chính . Quá trình lập ngân sách không thể lập một lần là xong. Quá trình lập kế hoạch là quá trình nhà quản trị sẽ đưa ra hàng loạt các giả định, phương án .. để lựa chọn . Template với những công thức liên kết sẵn sẽ giúp nhà quản trị và kế toán tiết kiệm thời gian và mọi việc trở nên nhẹ nhàng và dễ dàng hơn .

Bước 5. Các câu hỏi khác cũng là bước tiếp theo của quá trình lập kế hoạch ngân sách :

Câu hỏi 1: Các phòng ban khi tham gia lập kế hoạch ngân sách không có chuyên môn về kế toán sẽ gặp khó khăn khi nhận dạng các chi phí được ghi nhận thì xử lý thế nào ?
1. Trước tiên cần nói đến kế toán và kỹ năng trình bày. Câu than phiền phổ biến thường gặp của kế toán là : “Kế toán không có tiếng nói trong công ty” . Thực ra kế toán muốn có tiếng nói thì chỉ cần nói thôi. Nhưng nói phải làm sao để cho người khác hiểu mới là vấn đề. Do đặc điểm công việc , các bạn làm kỹ thuật, IT, kế toán … rất hay dùng từ chuyên môn, kỹ thuật khi trình bày một vấn đề gì đó cho nên người nghe rất dễ bị lùng bùng, khó hiểu . Từ đó, kỹ năng trình bày luôn là vấn đề với các bạn làm công việc này . Để giải quyết việc này không khó . Các bạn chỉ cần chú ý một chút là sẽ khắc phục được. Khi làm việc với các bộ phận chức năng khác kế toán tránh diễn đạt bằng ngôn ngữ chuyên môn khó hiểu mà thay vào đó là các diễn đạt theo ngôn ngữ mà ai cũng có thể hiểu được . Ví dụ như là : -Thay vì nói tài sản cố định thì kế toán cần nói là những tài sản có giá trị trên ….đồng và thời gian sử dụng trên … năm. Vì các nhà quản trị không biết tài sản cố định là gì đâu ! -Hay hoặc là thay vì nói chi phí dài hạn thì kế toán nên diễn giải cụ thể như là : + Chi phí công cụ có thời gian sử dụng trên 1 năm .. +Chi phí thuê …, chi phí sửa chữa lớn …. -Thay vì nói chi phí nhân viên thì kế toán ghi rõ : chi phí lương, chi phí bảo hiểm xã hội do NLĐ chi trả …. % , chi phí BHXH do công ty chi trả … %, Chi phí đồng phục … Các danh mục chi phí cần diễn đạt rõ ràng , chi tiết để tránh gây mơ hồ . Các khoản mục chi phí cần được theo dõi sao cho vừa có thể phục vụ giải trình cơ quan Thuế, vừa phục vụ cho các báo cáo quản trị nội bộ bằng cách tổ chức các mã cha, mã con để việc ghi chép được linh hoạt.  

2. Không nhất thiết phải có chuyên môn kế toán, nhà quản trị vẫn có thể quản trị chi phí bằng cách hiểu thuộc tính của chúng . Kế toán có thể giải thích cho các nhà quản trị như sau : 

Ngân sách bao gồm hai phần : ngân sách các bộ phận và kế hoạch tài chính . Các phòng ban chỉ cần lập kế hoạch ngân sách bộ phận mình và chịu trách nhiệm với các số liệu đã lập . Các ngân sách ảnh hưởng đến kết quả tài chính trong kỳ phát sinh là khác nhau tùy theo : – Chi phí này phục vụ cho một kỳ hay nhiều kỳ kinh doanh [ trong kế toán gọi là chi phí ngắn hạn , dài hạn ] . Ví dụ : Đầu tư một thiết bị sử dụng cho nhiều năm … là khoản chi phí dài hạn . – Chi phí này có biến đổi theo sản lượng doanh thu hay không [ trong kế toán gọi là biến phí / chi phí biến đổi , định phí ] . Ví dụ : chi phí nguyên vật liệu… Từ đó kế toán có thể giúp nhà quản trị cách kiểm soát các chi phí này và hiểu được mức độ rủi ro của từng loại chi phí .

Ví dụ :

• Với chi phí cố định : + Chi chậm nhất có thể để tối ưu dòng tiền và tiết kiệm chi phí lãi vay . + Chi chậm nhất có thể để tiết kiệm chi phí vô hình mà báo cáo tài chính không phản ánh hết : tài sản bị giảm giá theo thời gian do hao mòn vật lý tự nhiên hoặc do điều kiện bảo quản . Tài sản bị giảm giá theo thời gian do lạc hậu về kỹ thuật. Chi phí cơ hội phát sinh do quyết định vội vàng quá nên dẫn đến sai lầm . + Biến chúng thành chi phí biến đổi bằng cách thuê ngoài như là thay vì tự đầu tư tài sản thì chuyển sang thuê . Thay vì thuê nhân viên full time chuyển sang thuê nhân viên thời vụ

  ….

• Với chi phí là biến phí : + Tìm giải pháp giảm thiểu các hao hụt : nâng cao tay nghề nhân viên, kiểm soát chất lượng , cải tiến quy trình vận hành .

  …..

 
3. Kế toán không thể tự mình làm tốt mọi việc . Một cánh én không làm nên mùa xuân, chúng ta muốn gặt gì thì gieo nấy . Mối quan hệ giữa các thành viên , giữa các bộ phận trong tổ chức là mối quan hệ theo quy luật NHÂN- QUẢ. Kết quả đầu ra của các phòng ban chức năng khác là kết quả đầu vào của phòng tài chính kế toán . Đó chính là các chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các thông tin về các giao dịch kinh tế … . Kết quả đầu ra của phòng tài chính kế toán là báo cáo tài chính , các thông tin số liệu chính là đầu vào của các quyết định , kế hoạch hành động … của các bộ phận phòng ban khác .

Kế toán phải tin và truyền thông những niềm tin ấy như sau :

– Doanh nghiệp có thành công hay không phụ thuộc vào sự cùng nhau nỗ lực đồng lòng của các thành viên trong tổ chức . – Việc kiểm soát chi phí, hiệu quả kinh doanh không phải chỉ là công việc của riêng bộ phận kế toán tài chính . Nó được bắt đầu từ người thực thi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh . – Kế toán giúp các bộ phận ghi chép các số liệu dựa trên cung cấp đầu vào của các phòng ban . Vì vậy, nếu các phòng ban tuân thủ các nguyên tắc : đúng , đủ, kịp thời thì số liệu kế toán mới đúng, đủ, kịp thời . Các số liệu này lại là dữ liệu đầu vào của việc phân tích, lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định của các phòng ban .

Vì vậy mà các quy trình liên phòng ban cần được xây dựng để giải quyết vấn đề này. Kế toán nên sử dụng công cụ quy trình như là một ngôn ngữ giao tiếp thuyết phục với các phòng ban trong công ty bằng cách thúc đẩy việc thống nhất các quy trình, kiểm soát tính tuân thủ và hiệu chỉnh các quy trình kịp thời để công việc chung của cả tổ chức được trôi chảy, hiệu quả tối ưu và từ đó tạo động lực ngược trở lại mọi người tự nguyện tuân thủ .

– Việc quản trị ngân sách đòi hỏi tính cam kết cao. Vì vậy, một khi triển khai ngân sách , nhất thiết phải yêu cầu tính cam kết , trách nhiệm của các phòng ban . Ngược lại, việc triển khai ngân sách sẽ trở nên lãng phí và không có ý nghĩa gì cả . Sau khi chốt kế hoạch ngân sách rồi, các phòng ban phải tự theo dõi ngân sách của phòng ban mình được sử dụng như thế nào, giải trình các khoản phát sinh [đúng sai ] trước khi thực hiện và trên các báo cáo hàng tháng . Khi mỗi khoản ngân sách được cân nhắc kỹ lưỡng về hiệu quả, các khoản phát sinh chênh lệch sẽ mang yếu tố tích cực thay vì tiêu cực .

Câu hỏi 2: Khi xuất kho sử dụng cho sản xuất, lãnh đạo nghĩ đó đã là một khoản chi phí, nhưng với kế toán thì còn ảnh hưởng bởi sản phẩm dở dang, và khi tạo ra thành phẩm bán ra mới ghi nhận giá vốn, vậy phân tích sự khác nhau này cho lãnh đạo thấy bằng cách nào? Vì họ không hiểu sản phẩm dở dang là gì.

Nếu sử dụng cách lập ngân sách mà tôi đã hướng dẫn , kế toán sẽ giúp doanh nghiệp hiểu điều này một cách dễ dàng . Kế toán là người thiên về suy nghĩ hơn nói . Sự nhạy bén của kế toán lâu năm chủ yếu dựa vào phản xạ do làm việc nhiều mà có . Để diễn đạt thành công kế toán cần chịu khó hệ thống các nội dung kiến thức cần chia sẻ ra giấy theo ngôn ngữ kinh doanh rồi sau đó diễn đạt nó lại sẽ tránh được lỗi diễn đạt không rõ ràng , đầy đủ . Kế toán cũng cần có những buổi chia sẻ về tài chính cho các nhà quản trị cũng như tránh sử dụng ngôn ngữ kế toán để giao tiếp với nhà quản trị . Thay vào đó sử dụng những ngôn ngữ kinh doanh . Kế toán có thể thông qua cách tính toán của các chỉ tiêu để cho thấy sự liên quan với nhau. Để thuyết phục vấn đề gì người ta hay sử dụng đến số học và các công thức cộng trừ nhân chia đơn giản để biểu thị một hay một số vấn đề liên quan với nhau . Vì đây là kiến thức căn bản đại đa số con người mà kế toán tiếp xúc trong môi trường làm việc của mình , đặc biệt là các nhà quản trị .

Sau đây là một ví dụ tham khảo về một cách giải thích : 

GÍA VỐN TRONG KỲ khác với CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT KHO TRONG KỲ như thế nào . ***Giải thích theo Phương pháp toán học : 1 / GIÁ VỐN [trong trường hợp này là Giá Vốn NVL] bao gồm chi phí NVL cấu thành trong sản phẩm bán ra trong kỳ kinh doanh . Số lượng sản phẩm bán ra trong kỳ x Hao phí NVL/ 1 sản phẩm 2/ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT KHO trong kỳ Hao phí NVL/1 sản phẩm = [CP NVL xuất kho trong kỳ + CP NVL tồn kho đầu kỳ – CP NVL tồn kho cuối kỳ ] / số lượng SP Nhập kho trong kỳ . Từ công thức : a = b/c => b = a x c. Từ công thức trên suy ra :  CP NVL xuất kho trong kỳ + CP NVL tồn kho đầu kỳ – CP NVL tồn kho cuối kỳ = Hao phí NVL/ 1 sản phẩm x Số lượng sp nhập kho trong kỳ • Chuyển vế đổi dấu :  CP NVL xuất kho trong kỳ = Hao phí NVL/ 1 sản phẩm x Số lượng sp nhập kho trong kỳ – CP NVL tồn kho đầu kỳ + CP NVL tồn kho cuối kỳ Từ 1 & 2 suy ra : GIÁ VỐN = CP NVL XUẤT KHO TRONG KỲ khi đồng thời 3 việc sau xảy ra: 1. SL sp nhập kho trong kỳ = Số lượng sản phẩm bán ra : 2. CP NVL tồn kho đầu kỳ =0 3. CP NVL tồn kho cuối kỳ = 0

Vậy thì :

Nếu không xét trong 1 kỳ kinh doanh nhất định thì GIÁ VỐN = CP NVL XUẤT KHO khi DN bán hết sản phẩm sản xuất ra trong kỳ và không còn tồn kho NVL nào . Nhưng nếu xét trong 1 kỳ kinh doanh nhất định, để GIÁ VỐN = CP NVL XUẤT KHO TRONG KỲ thì doanh nghiệp phải sản xuất bao nhiêu bán bấy nhiêu . Doanh nghiệp không có tồn kho NVL đầu kỳ và cuối kỳ . Để giải thích tại sao CPNVL đầu kỳ , cuối kỳ không thể bằng 0 thì nhờ anh sản xuất giải thích sẽ thuyết phục hơn là kế toán giải thích !!! Nếu trường hợp trên không xảy ra thì doanh nghiệp cần tính GIÁ VỐN theo Phương pháp mà ở đó bị ảnh hưởng bởi Giá vốn của hàng tồn kho và chi phí NVL tồn kho .

Sau đây là một số công thức sử dụng để tính toán :

Giá vốn trong kỳ = Giá vốn của sản phẩm bán ra trong kỳ Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ = Số lượng sản phẩm bán ra + Số lượng SP tồn kho cuối kỳ – Số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ . Số lượng nguyên liệu sản xuất trong kỳ = Số sản phẩm sản xuất ra trong kỳ x số lượng NVL hao phí / 1 sản phẩm [ BOM] Số lượng NVL nhập trong kỳ = Số lượng NVL sản xuất trong kỳ + Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ – Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ . Số dư cuối kỳ trước = số dư đầu kỳ này . ….

Để giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tránh bị thiệt hại do ngừng sản xuất , thiếu hụt hàng để bán … doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho an toàn, tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa cho từng mặt hàng . Tồn kho nhiều quá hay ít quá đều không tốt, vậy thì phải làm sao tồn kho hợp lý ?. Kế toán cần có kiến thức về phần này và phối hợp với những người là trưởng bộ phận sản xuất và trưởng BP mua hàng để xây dựng các hạn mức tồn kho cho công ty cũng như để đánh giá, kiểm soát các chi phí tiềm ẩn rủi ro đến từ hàng tồn kho thường là rất lớn , đặc biệt chiếm tỷ trọng rất lớn trong các công ty sản xuất, doanh nghiệp thương mại … . 

Các nhà quản trị không phải ai cũng tốt nghiệp MBA của ĐH Harvard , kế toán cũng vậy … Thay vì dành thời gian trách nhau, hai bên nên kết hợp , học hỏi và bổ sung lẫn nhau sẽ giúp nhau hoàn thiện hơn những thiếu sót và nắm tay dắt nhau ra khỏi những vòng luẩn quẩn !!! Hạnh Trang

[HOT] Xem thêm các khóa học cùng chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực kế tóan – tài chính tại: