Đối chiếu với quy định trên thì văn bản hành chính được hiểu là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính là gì? Việc cấp số văn bản hành chính sẽ do ai quyết định theo quy định hiện nay? [hình từ Internet]
Văn bản quản lý nhà nước có các chức năng cơ bản là chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý.
1. Chức năng thông tin.
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý.
- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài.
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác.
Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình.
2. Chức năng quản lý.
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.
- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.
- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý.
Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hộ của tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành.
3. Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức.
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức.
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao.
Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành.
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan.
- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh.
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản [về nội dung và thể thức] với quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức.
Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản.
Thông tin dạng văn bản là gì? Nội dung thông tin dạng văn bản gồm những gì?
Admin 30/08/2021
- Thông tin dạng văn bản là thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức [3.1.4] và phương tiện mà nó được trình bày hoặc lưu trữ [dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào].
- Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng.
- Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng.
Chú thích:
+ Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận, về hành động khắc phục.
+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.
- Hệ thống quản lý chất lượng: HTQLCL.
Clip: Thông tin dạng văn bản là gì? Nội dung thông tin dạng văn bản gồm những gì?
Cấu trúc thông tin dạng văn bản
Theo dạng thông tin tài liệu
Theo phòng ban
Theo các bên quan tâm
Theo dòng chảy cải tiến
Theo sản phẩm, dịch vụ cung cấp
-Chính sách CL
-Mục tiêu CL
-Sổ tay CL
-Quá trình
-Quy trình làm việc tự động
-Hướng dẫn công việc
-Biểu mẫu
-Hồ sơ
-Phòng nhân sự
-Phòng bán hàng
-Phòng chế tạo
-Phòng thiết kế
-Phòng mua hàng
-Phòng sản xuất
-Phòng dự án
-Phòng quy trình
-Khách hàng
-Người sử dụng
-Nhà cung cấp
-Cộng đồng
-Ban quản lý/lãnh đạo
-Người lao động
-Cổ đông
-Bên quan tâm khác
-Chính sách
-Mục tiêu
-Kế hoạch thực hiện
-Kết quả
-Thông số kỹ thuật
-Các yêu cầu
-Các yêu cầu hoạt động
-Các hoạt động kiểm soát
-Biên bản cuộc họp
Mục đích của thông tin dạng văn bản
- Truyền thông tin
- Làm bằng chứng
- Lưu trữ kiến thức
- Chia sẻ kiến thức
- Mô tả hệ thống quản lý chất lượng
Lợi ích của thông tin dạng văn bản
- Thể hiện sự tuân thủ
- Cung cấp thông tin
- Truyền đạt cam kết
- Hiểu được vai trò của mình trong tổ chức
- Tăng sự thấu hiểu giữa các cấp
- Bằng chứng khách quan các yêu cầu đã đạt đươc
- Giải quyết các rủi ro và cơ hội
- Cung cấp kiến thức về tổ chức
- Nêu rõ các công việc phải được thực hiện
- Chứng minh năng lực
- Cung cấp các yêu cầu cho các nhà cung cấp bên ngoài
- Cung cấp thông tin để đánh giá hiệu lực và tính phù hợp liên tục của hệ thống quản lý chất lượng
Nội dung thông tin dạng văn bản, các thông tin dạng văn bản cần phải có
- Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng
- Chính sách chất lượng
- Mục tiêu chất lượng
- Sổ tay chất lượng
- Thông tin cần thiết
- Sơ đồ tổ chức
- Biểu đồ quy trình, lưu đồ quy trình và / hoặc mô tả quy trình
- Thủ tục và hướng dẫn công việc
- Quy trình làm việc tự động
- Thông số kỹ thuật sản phẩm và dịch vụ
- Thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài
- Kế hoạch, chương trình và danh sách
- Biểu mẫu và danh sách kiểm tra
- Thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài
- Thông tin dạng văn bản có thể ở bất kỳ loại phương tiện nào, chẳng hạn như giấy, điện tử, ảnh hoặc mẫu vật lý.
Điều khoản 5 trong ISO 10013 Hướng dẫn tạo và cập nhật thông tin dạng văn bản
- Xác định thông tin dạng văn bản cần có phù hợp với phạm vi và bối cảnh của tổ chức
- Liệt kê, thu thập dữ liệu, so sánh thông tin dạng văn bản với phạm vi và yêu cầu => phát triển & cải tiến
- Đào tạo nhân viên soạn thảo thông tin dạng văn bản về yêu cầu của tiêu chuẩn, các tiêu chí chọn lựa
- Xác định cấu trúc và thông tin dạng văn bản định xây dựng mức độ Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình, xây dựng, kiểm soát các hồ sơ cần thiết đảm bảo tính phù hợp