Công văn xử lý hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp hiện đang thực hiện số hóa tài liệu, dữ liệu và chuyển dần hoàn toàn sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì trong quá trình lập và xuất hóa đơn sẽ không tránh khỏi các trường hợp sai sót. Vậy đâu là cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai đúng theo luật định? Cùng Accnet tìm hiểu chi tiết trong bài viết này. Show
1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai cần căn cứ quy định pháp lý nào?Trước khi thực hiện cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai, doanh nghiệp hay kế toán viên cần biết và hiểu rõ được các căn cứ pháp lý thực hiện cho từng loại hóa đơn. Theo đó, tùy vào từng loại hóa đơn doanh nghiệp sử dụng sẽ áp dụng các căn cứ pháp lý khác nhau. Hiện nay có hai loại hóa đơn điện tử được sử dụng và căn cứ xử lý cụ thể như sau:
2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32Tóm tắt tổng quan cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32 như sau:
Theo dõi chi tiết từng trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai ngay sau đây. >>> Liên quan: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn đúng quy định 2.1 Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi cho người muaKhi hóa đơn điện tử đã được lập nhưng có những sai sót như địa chỉ, MTS, thuế suất, tên hàng hóa, sai ngày hay số tiền, tuy nhiên hóa đơn chưa được gửi cho khách hàng, kế toán viên thực hiện hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới. Hóa đơn điện tử bị hủy phải được lưu trữ lại để làm căn cứ khi có điều tra từ các cơ quan thuế. Cách xử lý này căn cứ theo công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của tổng cục thuế và hóa đơn điện tử. 2.2 Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người muaXử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã gửi cho người mua có hai trường hợp sau đây:
Hóa đơn lập và gửi cho cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ đã bàn giao cho khách hàng nhưng có những sai sót thì xử lý như sau: Bước 1: Xác nhận sai sót từ bên bán và bên mua và đồng ý hủy hóa đơn sai sót. Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua. Lưu ý, trên hóa đơn mới cần xác nhận đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ có sai sót.
Hàng hóa, dịch vụ đã gửi cho bên mua và đã kê khai thuế sẽ thực hiện xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau: Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót có chữ ký điện tử của 2 bên. Bước 2: Bên bán lập biên bản điều chỉnh các sai sót, ghi rõ tăng hoặc giảm về số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán cho hóa đơn điện tử sai sót trước đó. Căn cứ vào biên bản điều chỉnh này, hai bên sẽ kê khai điều chỉnh theo luật định. 3. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 và NĐ 123Trường hợp doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn điện tử mới sẽ có 2 trường hợp xử lý như sau: 3.1 Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Bước 1: Dùng mẫu số 04/SS-HDĐT tại phụ lục IA trong Nghị định 123 để thông báo cho cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử được cấp mã có sai sót. Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để lập mã số mới và gửi cho người mua.
Bước 1: Người bán chỉ cần thông báo về các sai sót trên mà không cần lập lại hóa đơn mới. Bước 2: Dùng mẫu số 04/SS-HDĐT tại phụ lục IA trong Nghị định 123 để thông báo về các sai sót.
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót. Trường hợp hai bên có lập thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điện tử thì 2 bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trước khi thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. 3.2 Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuếCách xử lý hóa đơn điện tử viết sai đối với trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế như sau:
4. Lưu ý cần biết khi điều chỉnh hóa đơn điện tử viết saiĐể đảm bảo quá trình thực hiện đúng và tránh gặp các sai sót khác cần lưu ý những vấn đề sau đây:
Chi tiết các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử viết sai đã được AccNet trình bày đầy đủ trong bài viết này. Hy vọng những thông tin trong bài giúp cho Doanh nghiệp và kế toán viên thực hiện đúng cách xử lý nếu có sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử nhé. |