Các hình thức hóa đơn được sử dụng theo quy định hiện nay bao gồm 3 loại: Hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in.
Xem thêm: Qui định mới về áp dụng hóa đơn điện tử
Các hình thức hóa đơn tại Việt Nam
1. Hóa đơn tự in
Khái niệm:
Là HĐ do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Điều kiện được áp dụng:
- Doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 15 tỷ được tự in hóa đơn.
- Doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 15 tỷ thì phải thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên HĐ mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
- Ngoài ra phải thỏa mãn điều kiện khác gồm: – Đã được cấp mã số thuế; – Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; – Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hoá đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; – Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới 50 triệu đồng.
Thủ tục áp dụng:
- Bước 1: Phải có văn bản đề nghị sử dụng HĐ tự in gửi đến cơ quan thuế theo mẫu 3.14.
- Bước 2: Phải có ý kiến của cơ quan thuế quản.
2. Hóa đơn điện tử
Khái niệm:
Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Điều kiện được áp dụng:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm [hoặc cơ sở dữ liệu] kế toán tại thời điểm lập HĐ.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: – Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; – Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Thủ tục áp dụng:
Bước 1: Trước khi khởi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.
Bước 2: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử [Phát hành HĐ điện tử] tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Hóa đơn đặt in
Khái niệm:
Là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
Điều kiện được áp dụng
- Là doanh nghiệp mới thành lập thuộc đối tượng được tự in HĐ nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Là tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thủ tục áp dụng:
Bước 1: Phải có văn bản xin xác nhận áp dụng phương pháp khấu trừ thuế Giá trị gia tăng. [sau khi có văn bản chấp thuận từ Cơ quan quản lý thuế thì tiếp bước 2 bên dưới]
Bước 2: Trước khi đặt in HĐ lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in theo Mẫu số 3.14.
Bước 3: Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in. Nếu không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng HĐ đặt in.