Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Có các loại hóa đơn điện tử nào?
Theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì có các loại hóa đơn điện tử như sau:
"Điều 5. Loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định."
Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy như sau:
"Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a] Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b] Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c] Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi."
Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán. Riêng người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ và tên của mình.
Trường hợp người thực hiện chuyển đổi là kế toán thì không cần giấy ủy quyền của giám đốc mà chỉ cần ký tên và ghi rõ hõ tên của mình trên hóa đơn điện tử.
Hiện nay, có rất nhiều bạn vẫn còn chưa phân biệt được dấu treo và dấu giáp lai được sử dụng trong các trường hợp nào. Tại bài viết sự khác biệt giữa đóng dấu treo với dấu giáo lai, hướng dẫn đóng dấu đúng chuẩn cập nhật mới nhất năm 2023 dưới đây Vinatrain sẽ phân tích rõ cho bạn đọc
Tại Điểm d, đ Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư quy định đối với việc sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thì việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Sự khác biệt này có thể phân biệt như sau:
Phân biệt Dấu treo Dấu giáp lai Khái niệm Đóng dấu treo là dùng con dấu của DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu DN đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu DN. Trường hợp Dấu treo được đóng khi:
– Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo.
– Bản sao của các văn bản do chính DN ban hành.
– Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của DN hoặc không phải người quản lý DN có thẩm quyền sử dụng con dấu.
Một văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai. Mục đích – Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do DN ban hành.
– Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính.
– Xác thực văn bản nhiều tờ.
– Xác thực thứ tự các tờ.
– Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó.
Cách đóng dấu – Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN.
– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục.
– Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
– Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Văn bản thường dùng – Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp.
– Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này.
– Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán.
– Bản sao các văn bản do DN sao y.
Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên. Tính pháp lý Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do DN ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính. Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo 01 thứ tự đặc định
II. HƯỚNG DẪN CÁCH ĐÓNG DẤU TREO, DẤU GIÁP LAI ĐÚNG CHUẨN THEO NGHỊ ĐỊNH 30/2020/NĐ-CP
1. Đối với dấu treo:
1.1 Khi nào sử dụng dấu treo:
Việc đóng dấu treo lên tài liệu không khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định tài liệu được đóng dấu treo là một bộ phận của bản chính và/ hoặc để xác nhận nội dung văn bản, tránh việc giả mạo giấy tờ hay thay đổi tài liệu. Dấu treo được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tuy nhiên, tùy vào mục đích cụ thể mà dấu treo thường được sử dụng cho các mục đích sau:
– Đánh dấu vào các tài liệu nội bộ để thông báo cho những người có liên quan của tổ chức hoặc công ty về sự tồn tại của tài liệu được đóng dấu.
– Đóng góc bên trái của liên đỏ để xác định thẩm quyền của cơ quan và thông tin chứa trong đó. Đồng thời, hạn chế việc làm giả hồ sơ, giấy tờ khác.
– Khi không có ủy quyền thì ghi rõ mục đích đóng dấu xác nhận vào văn bản này.
– Khi ban hành văn bản hoặc phụ lục phù hợp với quy định của pháp luật.
– Đóng dấu xác nhận trong các hóa đơn và bảng kê đính kèm hóa đơn
Hóa đơn được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức thường đi kèm bảng kê thông tin bổ sung. Việc đóng dấu treo của các hóa đơn này cũng được áp dụng và phải đảm bảo đúng quy định về dấu. Theo quy định hiện hành, mọi hóa đơn giao cho khách hàng đều được đóng dấu treo. Khi đó, bên bán phải đáp ứng điều kiện là có giấy ủy quyền của người đứng đầu tổ chức, công ty. Ngoài ra, người bán phải trực tiếp ký, ghi đầy đủ, rõ ràng họ tên, chức năng, địa chỉ của mình trên hóa đơn.
1.2. Cách đóng dấu treo
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư. Theo đó, việc đóng dấu treo phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy cách và dùng đúng loại mực đỏ theo quy định.
– Khi đóng dấu, dấu phải che khoảng 1/3 chữ ký bên trái.
– Văn bản ban hành kèm theo bản chính hoặc phụ lục: Đóng dấu giáp lai ở trang đầu, che một phần tên cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức hoặc tiêu đề của của phụ lục.
– Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy phải do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Theo đó nghĩa vụ quản lý và sử dụng dấu treo trong pháp nhân thuộc về văn thư của tổ chức, cơ quan đó, đặt ra trong việc bảo quan, thực hiện đóng dấu trong đúng quyền hạn của mình
Đối với từng loại đối tượng của dấu treo, ta có hai cách đóng dấu treo tương ứng:
– Trường hợp dấu treo đóng lên văn bản chính: dấu treo được đóng lên trang đầu, bao trùm một phần tên của pháp nhân có con dấu.
– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục
2. Dấu giáp lai
2.1. Khi nào sử dụng dấu giáp lai
Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ,… có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt. Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu. Việc đóng giấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó.
2.2. Cách đóng dấu giáp lai
– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
– Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Trên đây là bài viết sự khác biệt giữa đóng dấu treo với dấu giáo lai, hướng dẫn đóng dấu đúng chuẩn cập nhật mới nhất năm 2023. Hi vọng qua bài viết bạn đọc sẽ phân biệt và biết cách sử dụng dấu treo, dấu giáp lai đúng chuẩn trong công tác chuyên môn tại doanh nghiệp.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat.