1.1. NLĐ là người tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 1 mục 1.3 [Thành phần hồ sơ]; nộp hồ sơ cho đơn vị quản lý
1.2. Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng:
- Trường hợp đóng qua đơn vị đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 2 mục 1.3 [Thành phần hồ sơ] và nộp hồ sơ, đóng tiền cho đơn vị quản lý.
- Trường hợp đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi thường trú của NLĐ trước khi đi làm việc ở nước ngoài: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 2 mục 1.3 [Thành phần hồ sơ] và nộp hồ sơ, đóng tiền cho cơ quan BHXH.
- Đối với NLĐ được gia hạn hợp đồng hoặc ký HĐLĐ mới ngay tại nước tiếp nhận lao động truy nộp sau khi về nước: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 2 mục 1.3 [Thành phần hồ sơ] và nộp hồ sơ, đóng tiền cho đơn vị hoặc cho cơ quan BHXH
1.3. Người hưởng chế độ phu nhân hoặc phu quân tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 3 Mục 1.3 [Thành phần hồ sơ] và nộp hồ sơ, đóng tiền cho đơn vị quản lý.
1.4. Đối với NLĐ và người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH bắt buộc còn thiếu tối đa 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hàng tháng: NLĐ hoặc thân nhân NLĐ chết lập hồ sơ theo quy định tại điểm 4 Mục 1.3 [Thành phần hồ sơ] và nộp hồ sơ, đóng tiền vào quỹ hưu trí và tử tuất cho cơ quan BHXH nơi thường trú hoặc thông qua đơn vị trước khi nghỉ việc.
1.5. NLĐ có từ 02 sổ BHXH đóng trùng BHXH, BHTN: Lập hồ sơ theo quy định tại điểm 5 mục 1.3 [Thành phần hồ sơ]: Nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi quản lý hoặc nơi cư trú.
2. Đơn vị SDLĐ
2.1. Kê khai hồ sơ theo quy định tại điểm 6 mục 1.3 [Thành phần hồ sơ] và nộp cho cơ quan BHXH;
2.2. Nộp tiền đóng của đơn vị [bao gồm tiền đóng thuộc trách nhiệm của đơn vị SDLĐ và NLĐ], tiền đóng của NLĐ đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, tiền đóng của phu quân hoặc phu nhân, tiền đóng của NLĐ còn thiếu tối đa 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hàng tháng đóng thông qua đơn vị cho cơ quan BHXH.
Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Bước 3. Nhận kết quả gồm: Sổ BHXH, thẻ BHYT; Quyết định hoàn trả; Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN [nếu có].
1. Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN:
- Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS] đối với người tham gia lần đầu hoặc có mã số BHXH nhưng chưa đủ thông tin.
Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, bổ sung Giấy tờ chứng minh [nếu có] theo Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định số 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam
2. Đối với người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng:
- Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS] đối với người tham gia lần đầu hoặc có mã số BHXH nhưng chưa đủ thông tin;
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc Hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn Hợp đồng lao động hoặc Hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
3. Đối với người hưởng chế độ phu nhân hoặc phu quân tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS] đối với người tham gia lần đầu hoặc có mã số BHXH nhưng chưa đủ thông tin.
4. NLĐ và người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH bắt buộc còn thiếu tối đa 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hằng tháng, NLĐ hoặc thân nhân NLĐ chết kèm theo các giấy tờ:
- Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS] đối với người tham gia có mã số BHXH nhưng chưa đủ thông tin;
- Sổ BHXH của NLĐ;
5. Đối với NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS];
- Các sổ BHXH.
6. Đối với đơn vị SDLĐ
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK3-TS];
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN [Mẫu D02-LT];
- Bản sao văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến điều chỉnh thông tin của đơn vị [nếu có];
Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là một hình thức kê khai hồ sơ BHXH điện tử qua phần mềm trên không gian mạng được chính thức triển khai áp dụng từ năm 2015. Để giúp quá trình khai, nộp hồ sơ của người lao động được thực hiện dễ dàng, dưới đây là hướng dẫn cơ bản cho các doanh nghiệp khi khai BHXH qua mạng.
Phương thức khai bảo hiểm xã hội qua mạng
1. Những chuẩn bị cần có khi khai BHXH qua mạng
Chữ ký số [hay còn được gọi đồng nhất là chữ ký điện tử] là một dạng thông tin đi kèm với văn bản nhằm mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó và được thừa nhận về mặt pháp lý. Trong khai bảo hiểm xã hội, chữ ký số của các doanh nghiệp sẽ được sử dụng để thực hiện hai nhiệm vụ chính là đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam và ký nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu.
Phần mềm khai BHXH điện tử là công cụ giúp người sử dụng lao động thực hiện giao dịch hồ sơ BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam thông qua nhà cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng I-VAN. Cũng như chữ ký số và hệ thống máy tính có kết nối internet, phần mềm hỗ trợ khai bảo hiểm xã hội điện tử cũng là phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
Hệ thống máy tính có kết nối internet: Khi khai BHXH trực tuyến, người phụ trách công tác bảo hiểm tại các đơn vị sử dụng lao động, các doanh nghiệp sẽ sử dụng hệ thống máy tính và gửi trực tiếp hồ sơ tới cơ quan BHXH Việt Nam. Song song với quá trình gửi hồ sơ, quá trình tiếp nhận hồ sơ cũng như giải quyết hồ sơ, thủ tục giữa cơ quan BHXH Việt Nam với người khai nộp cũng sẽ được thực hiện trực tiếp thông qua hệ thống internet.
Vì vậy, máy tính có kết nối internet cũng là công cụ bắt buộc không thể thiếu trong quá trình thực hiện việc khai bảo hiểm xã hội điện tử.
2 bước khai bảo hiểm xã hội qua mạng
2. Các bước cơ bản khi khai BHXH qua mạng
Về cơ bản các bước kê khai hồ sơ BHXH qua mạng sẽ gồm có 2 bước chính. Doanh nghiệp hoặc người thực hiện kê khai cần thực hiện lần lượt theo các bước sau đây:
Bước 1: Đăng ký chữ ký số
Đăng ký sử dụng chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
Như phần trên có đề cập, để khai BHXH qua mạng, các đơn vị bắt buộc phải có chữ ký số. Đây là loại chữ ký duy nhất được BHXH Việt Nam công nhận tính pháp lý trong phương thức giao dịch BHXH điện tử. Nếu chưa có chữ ký số, các đơn vị sử dụng lao động có thể đăng ký thông tin chữ ký số qua các nhà cung cấp dịch vụ đã được cấp phép.
Bước 2: Thực hiện kê khai các hồ sơ BHXH điện tử
Doanh nghiệp hoặc người kê khai thực hiện khai báo hồ sơ bảo hiểm xã hội của người lao động trên phần mềm BHXH điện tử cài trên máy tính. Quy trình các bước thực hiện được tích hợp sẵn trên hệ thống, sau khi hoàn tất người khai báo gửi hồ sơ tới cơ quan BHXH chuyên trách.
Như vậy trong bài viết trên đây, Bảo hiểm xã hội điện tử eBH đã gửi đến Quý khách hàng và độc giả một số chia sẻ về việc khai BHXH qua mạng. Trong trường hợp khách hàng cần tư vấn thêm xin vui lòng liên hệ với trung tâm hỗ trợ khách hàng EBH - Hotline 1900 558873 để được hỗ trợ tốt nhất.