Cách viết hóa đơn điều chỉnh chi tiết cho mọi trường hợp: điều chỉnh giảm, tăng; điều chỉnh mã số thuế, đơn hàng, thuế suất, giảm số lượng,… Có ngay chi tiết trong hướng dẫn dưới đây.
\>> Xem thêm: [MỚI NHẤT] Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Nghị định 123 và Thông tư 78
1. Nếu hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền
1.1 Các lỗi sai:
Hóa đơn điện tử viết sai có thể chia thành hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền và hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến số tiền. Dưới đây là các trường hợp hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền.
STT Lỗi sai trên hóa đơn không ảnh hưởng đến tiền 1 Hóa đơn điện tử viết sai ngày, tháng, năm 2 Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty 3 Viết sai địa chỉ 4 Viết sai mã số thuế 5 Viết sai tên hàng hóa 6 Hóa đơn điện tử viết sai số lượng 7 Hóa đơn điện tử viết sai đơn vị tính 8 Hóa đơn viết sai dòng số tiền bằng chữ
1.2 Cách xử lý:
Cách sử xử lý hóa đơn điện tử viết sai được thực hiện đơn giản bằng 2 bước dưới đây:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn viết sai
Phần này có thể viết bản giấy hoặc bản điện tử tùy thuộc vào thống nhất 2 bên.
Hướng dẫn thao tác trên phần mềm MISA : meInvoice WEB: Tại đây meInvoice Desktop:
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót
+ Trên hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Nội dung điều chỉnh của hoá đơn số…, ký hiệu…Mẫu hóa đơn điều chỉnh như bên dưới.
+ Hướng dẫn thao tác: meInvoice WEb: Tại đây meInvoice Desktop: Tại đây
Cách kê khai: Không cần kê khai những hóa đơn điều chỉnh này. Vì không ảnh hưởng gì đến giá trị và tiền thuế.
Chú ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST người mua thì CHỈ CẦN lập biên bản điều chỉnh và KHÔNG CẦN lập hóa đơn điều chỉnh.
2. Nếu hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến tiền
2.1 Các lỗi sai:
Dưới đây là các lỗi hóa đơn điện tử viết sai ảnh hưởng đến tiền:
STT Lỗi sai trên hóa đơn có ảnh hưởng đến tiền 1 Sai đơn giá 2 Sai thuế suất 3 Sai thuế 4 Sau tổng tiền
2.2 Cách xử lý:
Cách sử xử lý hóa đơn điện tử viết sai ảnh hưởng đến tiền thực hiện như sau:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn viết sai.
Bước 2: Người bán Lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.
+ Trên hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Tăng hoặc giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
Ví dụ minh hoạt: Ngày 18/01/2021 Công ty MISA xuất hóa đơn cho Công ty A. Nhưng đến ngày 11/03/2021 phát hiện hóa đơn bị sai Thuế suất, Số tiền thuế [Đã kê khai và Tờ khai tháng 01/2021]
Cách xử lý: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn của ngày 18/01[Ngày trên biên bản là 11/03] .Xuất hóa đơn điều chỉnh vào ngày 11/03 như sau:
Cách kê khai: Kê khai hoá đơn điều chỉnh đó vào kỳ hiện tại [tháng 12/2018], kê khai như hóa đơn bình thường.
Bên bán: Kê khai vào chỉ tiêu thuế GTGT: 100.000.
Cột doanh thu ghi bằng 0
Bên mua: Kê khai vào chỉ tiêu thuế GTGT: 100.000.
Cột giá trị hàng mua vào ghi bằng 0.
–
– CHÚ Ý: Nếu hóa đơn điều chỉnh giảm:
– Cùng ví dụ như trên nhưng là điều chỉnh số tiền thuế, cách viết hóa đơn và kê khai như sau:
Chú ý: Đối với những hoá đơn điều chỉnh giảm [Tức là phải kê khai giảm số tiền], thì:
Người bán:
- Kê khai âm [-] vào Chỉ tiêu “Thuế GTGT” ghi: -100.000.
- Cột Doanh thu ghi bằng 0. Người mua:
- Ghi âm [-] vào Chỉ tiêu thuế GTGT ghi: -100.000.
- Cột giá trị mua vào ghi bằng 0.
– Nếu trong kỳ có nhiều hóa đơn khác. Cách xử lý là sau khi kê khai xong các hóa đơn đó, các bạn lấy số tiền thuế đó trừ đi số tiền thuế trên hóa đơn điều chỉnh.
Viết hóa đơn điều chỉnh tăng giảm, sai sót như thế nào? kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh sai sót như: Điều chỉnh tăng giảm thuế suất thuế GTGT, doanh thu, số lượng hàng hóa, điều chỉnh mã số thuế, số tiền bằng chữ, đơn vị tính, ngày tháng năm …Theo đúng quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Theo khoản 3 điều 20 Thông tư 39 quy định:
"3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giám] số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-]. "
Chú ý: Dù 1 trong 2 đã kê khai hoặc cả 2 bên đã kê khai thì đều phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh.
Sau đây Công ty kế toán Thiên Ưng xin lấy ví dụ về cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng giảm cụ thể như sau:
---------
1. Cách viết hóa đơn điều chỉnh Mã số thuế, tên hàng hóa, ngày tháng năm, số tiền bằng chữ, đơn vị tính ... [Những Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền]
VD 1: Ngày 2/12/2018 phát hiện hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/18P, ngày 19/10/2018. [Sai mã số thuế, Hoá đơn này 2 bên đã kê khai vào tháng 10/2018].
Cách xử lý: Bước 1:
Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT viết sai Bước 2: Lập hoá đơn điều chỉnh: Số 0000895, ký hiệu AB/18P, ngày 2/12/2018 [Lập vào ngày hiện tại], cụ thể như sau:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AB/18P Liên 1: Lưu Số: 0000895
Ngày..02...tháng.12...năm 2018
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG Mã số thuế: 0101987483 Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Quận Cầu giấy, TP. Hà Nội Điện thoại:....0984.322.539........Số tài khoản.......711A26950558....... Họ tên người mua hàng.........Phạm Văn Mách........ Tên đơn vị.........Công ty Bảo An............... Mã số thuế: 01019837482 [Ghi mã số thuế đúng] Địa chỉ: A5, Đường Nguyễn cảnh Dị, Khu đô thị Đại Kim, Q. Hoàng mai, TP.Hà Nội Hình thức thanh toán:..CK.....Số tài khoản…711A67345990 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Điều chỉnh mã số thuế của hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/18P, ngày 19/10/2018 từ: 0101235698 thành 0101253698 \ \ \ \ Cộng tiền hàng: \ Thuế suất GTGT: \ , Tiền thuế GTGT: \ Tổng cộng tiền thanh toán \ Số tiền viết bằng chữ:. \
Cách kê khai thuế:
[Vì những hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế nên các bạn KHÔNG phải kê khai nhé, các bạn lưu Hóa đơn điều chỉnh + Biên bản điều chỉnh cùng với Hóa đơn sai, để sau này giải trình]
VD 2: Ngày 02/05/2018 phát hiện hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/18P, ngày 19/03/2018. [Sai số tiền bằng chữ, đúng là: Năm trăm nghìn đồng chẵn, nhưng hóa đơn viết sai là: Năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn, Hoá đơn này 2 bên đã kê khai vào tháng 10/2018].
Cách xử lý: Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh: Số 0000895, ký hiệu AB/18P, ngày 2/05/2018 [Lập vào ngày hiện tại], cụ thể như sau:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AA/18P Liên 1: Lưu Số: 0000895
Ngày..02...tháng.05...năm 2018
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG Mã số thuế: 0101987483 Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Quận Cầu giấy, TP. Hà Nội Điện thoại:....0984.322.539........Số tài khoản.......711A26950558....... Họ tên người mua hàng.........Phạm Văn Mách........ Tên đơn vị.........Công ty Bảo An............... Mã số thuế: 01019837482 Địa chỉ: A5, Đường Nguyễn cảnh Dị, Khu đô thị Đại Kim, Q. Hoàng mai, TP.Hà Nội Hình thức thanh toán:..CK.....Số tài khoản…711A67345990 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Điều chỉnh Dòng số tiền bằng chữ của hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/18P, ngày 19/10/2018 từ: "Năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn" thành "Năm trăm nghìn đồng chẵn". \ \ \ \ Cộng tiền hàng: \ Thuế suất GTGT: \ , Tiền thuế GTGT: \ Tổng cộng tiền thanh toán \ Số tiền viết bằng chữ:. Năm trăm nghìn đồng chẵn.
Cách kê khai: Các bạn cũng lưu lại như VD 1 bên trên nhé.
Chú ý: Những hoá đơn điều chỉnh mà không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế -> Thì các bạn chỉ cần kẹp cùng với hoá đơn cũ + Biên bản điều chỉnh để sau này giải trình nhé.
\=> Những trường hợp hóa đơn viết sai khác như: Sai ngày tháng năm, sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính, sai số lượng... [Những sai sót không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế] => Các bạn cũng viết hóa đơn điều chỉnh như trên nhé.
-----------
2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm tiền thuế, thuế suất, số tiền ... [Sai sót ảnh hưởng đến số tiền]
VD 3: Ngày 11/09/2018 Công ty kế toán Thiên Ưng bán 10 máy tính xách tay VAIO cho Công ty Bảo An. Và đã xuất hóa đơn số 0006789, ký hiệu TU/18P, ngày 11/09/2018. Đơn giá chưa thuế GTGT là 10.000.00 vnđ/ chiếc. - Và 2 bên đã kê khai hóa đơn đó vào tháng 9/2018. - Nhưng đến ngày 02/11/2018: Công ty Bảo An phát hiện hóa đơn đó bị sai đơn giá [Đúng là 9.000.000, nhưng hóa đơn viết sai là 10.000.000]. Công ty kế toán Thiên Ưng phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá cho 10 máy tính trên với giá 1.000.000/chiếc.
Cách xử lý: Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Bước 2: Lập
hóa đơn điều chỉnh giảm: Số 0006890, ký hiệu TU/18P, ngày 02/11/2018 [lập vào ngày hiện tại] cụ thể như sau:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: TU/18P Liên 1: Lưu Số: 0006890
Ngày..02...tháng.11...năm 2018
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG Mã số thuế: 0101987483 Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Quận Cầu giấy, TP. Hà Nội Điện thoại:....0984.322.539........Số tài khoản.......711A26950558....... Họ tên người mua hàng.........Phạm Văn Mách........ Tên đơn vị.........Công ty Bảo An............... Mã số thuế: 01019837482 Địa chỉ: A5, Đường Nguyễn cảnh Dị, Khu đô thị Đại Kim, Q. Hoàng mai, TP.Hà Nội Hình thức thanh toán:..CK.....Số tài khoản…711A67345990 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Điều chỉnh giảm đơn giá cho hóa đơn số 0006789, ký hiệu TU/18P, ngày 11/09/2018 từ 10.000.000/chiếc thành 9.000.000/chiếc Chiếc 10 1.000.000 [Ghi số tiền chênh lệch muốn giảm] 10.000.000 Cộng tiền hàng: 10.000.000 Thuế suất GTGT: .10 % , Tiền thuế GTGT: 1.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 11.000.000 Số tiền viết bằng chữ:. Mười một triệu đồng.
Cách kê khai: Hướng dẫn kê khai bổ sung điều chỉnh giảm:
- Nếu trong kỳ chỉ có phát sinh 1 Hóa đơn điều chỉnh giảm đó [tức là không phát sinh các hoá đơn bán ra, mua vào khác]:
- Công ty kế toán Thiên Ưng [Bên bán]: Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm số 0006890, ký hiệu TU/18P, ngày 02/11/2018 như sau: Kê khai ÂM vào Chỉ tiêu 32 và 33 trên Tờ khai 01/GTGT của tháng 11/2018.
- Công ty Bảo An [Bên mua]: Kê khai ÂM vào chỉ tiêu 23, 24, 25 trên Tờ khai 01/GTGT của tháng 11/2018.
- Nếu trong kỳ có
phát sinh nhiều hóa đơn khác [Tức là trong kỳ đó còn phát sinh các hoá đơn bán ra, mua vào khác]: VD: Bên bán trong tháng 11/2018 có phát sinh nhiều hóa đơn bán ra và đầu vào -> Kê khai trên Chỉ tiêu 32 là: 40.000.000 và Chỉ tiêu 33 là: 4.000.000 => Thì các bạn phải lấy số tiền trên các Chỉ tiêu đó trừ [-] số tiền trên hóa đơn điều chỉnh giảm, cụ thể như sau:
Chỉ tiêu 32 là: 40.000.000 - 10.000.000 \= 30.000.000 Chỉ tiêu 33 là: 4.000.000 - 1.000.000 \= 3.000.000 - Bên mua, các bạn cũng phải trừ đi như vậy nhé!
Chú ý: Hóa đơn điều chỉnh giảm thì không được viết âm. Nhưng khi kê khai phải kê khai âm hoặc trừ số tiền đó.
--------------
Ví dụ 4: Ngày 24/11/2018 phát hiện hóa đơn số 0006789, ký hiệu TU/18P, ngày 11/10/2018 bị sai thuế suất thuế GTGT [Đúng là 10%, nhưng hóa đơn viết sai là 0%, bên bán đã kê khai vào tháng 10/2018].
Cách xử lý: Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng: Số 0006890, ký hiệu TU/18P, ngày 24/11/2018 [lập vào ngày hiện tại] cụ thể như sau:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: TU/18P Liên 1: Lưu Số: 0006890
Ngày..24...tháng.11...năm 2018
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG Mã số thuế: 0101987483 Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Quận Cầu giấy, TP. Hà Nội Điện thoại:....0984.322.539........Số tài khoản.......711A26950558....... Họ tên người mua hàng.........Phạm Văn Mách........ Tên đơn vị.........Công ty Bảo An............... Mã số thuế: 01019837482 Địa chỉ: A5, Đường Nguyễn cảnh Dị, Khu đô thị Đại Kim, Q. Hoàng mai, TP.Hà Nội Hình thức thanh toán:..CK.....Số tài khoản…711A67345990 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Điều chỉnh tăng thuế suất thuế GTGT của hóa đơn số 0006789, ký hiệu TU/18P, ngày 11/10/2018 từ 0% thành 10% \ \ \ \ Cộng tiền hàng: \ Thuế suất GTGT: .10 % , Tiền thuế GTGT: 1.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.000.000 Số tiền viết bằng chữ:. Một triệu đồng chẵn.
-> Chỉ ghỉ tiêu thức bị sai, các Tiêu thức khác đúng thì gạch chéo.
Cách kê khai: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào kỳ hiện tại tháng 11/2018: Kê khai trực tiếp trên tờ khai 01/GTGT tháng 11/2018:
Bên bán: Kê khai vào Chỉ tiêu 33 của Tờ khai 01/GTGT. Bên mua: Kê khai vào Chỉ tiêu 24 và 25 của Tờ khai 01/GTGT.
--------
3. Cách viết hóa đơn điều chỉnh chiết khấu thương mại:
- Trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình [kỳ] chiết khấu hàng bán thì được lập hoá đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hoá đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. - Trường hợp này các bạn cũng lập hoá đơn điều chỉnh GIẢM như trên, cụ thể như sau:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Điều chỉnh giảm đơn giá, số tiền, tiền thuế của các hoá đơn kèm theo bảng kê ... [Do chiết khấu thương mại 5% theo hợp đồng số ....] Chiếc 15 1.000.000 15.000.000 Cộng tiền hàng: 15.000.000 Thuế suất GTGT: 10% , Tiền thuế GTGT: 1.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.500.000
Cách kê khai thuế: - Hai bên kê khai hoá đơn điều chỉnh trên vào kỳ hiện tại. [Kê khai như VD 3 bên trên nhé]
--------
Ngoài ra nếu phát hiện hóa đơn sai sót khác các bạn có thể xem thêm: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT
Các bạn muốn học cách tính thuế - kê khai thuế, xử lý hóa đơn chứng từ, kỹ năng quyết toán thuế ... Có thể tham gia: Khóa