Hướng dẫn sử dụng microsoft project

Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 1/64 GIỚI THIỆU (LEGEND AND REALITY OF MS PROJECT) PHẦN 1: HƯỚNG DẪN NHANH SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT PHẦN II: TỐI ƯU HOÁ TIẾN ĐỘ THI CÔNG PHẦN III: THEO DÕI DỰ ÁN (TRACKING PROGRESS) PHẦN IV: TÀI CHÍNH CỦA DỰ ÁN PHẦN V: ĐIỀU KHIỂN DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC (PROJECT CONTROL BY EARNED VALUE METHOD). Tác giả: TS. Lương Đức Long Đại học Bách Khoa TPHCM Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng. Bộ Môn Thi Công Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 2/64 PHẦN 1: HƯỚNG DẪN NHANH SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT $ NỘI DUNG: 1. Giới thiệu chương trình Microsoft Project - Giao diện của chương trình 2. Xây dựng một Project mới 3. Lựa chọn các tuỳ chọn để lập tiến độ 4. Thay đổi lòch làm việc 5. Nhập dữ liệu cho các công tác của dự án 6. Nhập dữ liệu liên quan đến tài nguyên sử dụng 7. Xem biểu đồ tài nguyên 8. Xem sơ đồ mạng 9. Xem các thông số của mỗi công tác trong tiến độ 10. Hiệu chỉnh tiến độ theo tài nguyên 11. Thay đổi tỷ lệ trên trục thời gian của tiến độ hoặc biểu đồ nhân lực 12. Công tác chính và nhóm các công tác con 13. Đònh dạng trang in và in ấn kết quả 14. Ví dụ cho trường hợp thêm các ràng buộc 15. Phụ lục in ấn nhiều khung nhìn. $ TÀI LIỆU THAM KHẢO: 1. Construction Methods and Management, S.W. Nunnally, 2nd Edition, Prentice – Hall, 1987. 2. The Project Manager’s Desk Reference – A Comprehensive Guide to Project Planning, Scheduling, Evaluation, and Systems / 2nd Edition, Jammes P.Levvis, McGraw-Hill, 1999. Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 3/64 $ VÍ DỤ MINH HOẠ : Cho một dự án xây dựng tháp nước với các công tác và thời gian hoàn thành được ấn đònh như sau: STT Tên công tác Công tác đứng trước Thời gian hoàn thành Số công nhân thực hiện 1 Khoan giếng - 4 3 2 Lắp đặt hệ thống điện Sau khi (1) bắt đầu 2 ngày 3 6 3 Thi công đào đất - 5 4 4 Tập kết vật tư - 2 4 5 Thi công trạm bơm 1 3 6 6 Lắp đặt ống dẫn 3 7 3 7 Nền móng 3 4 5 8 Gia công bể 4 4 6 9 Lắp đặt bơm 2,3,5 2 4 10 Lắp dựng tháp và bể 7,8 6 4 a) Yêu cầu: lập tiến độ thi công cho dự án trên với yêu cầu nhân lực tham gia mỗi ngày không vượt quá 20 người b) Thực tế, các công tác trong dự án trên còn có một số ràng buộc như sau: 1. Công tác Lắp dựng tháp và bể chứa chỉ có thể tiến hành sau khi công tác Nền móng đã được hoàn thành ít nhất 3 ngày. 2. Công tác Lắp đặt bơm chỉ có thể hoàn thành khi công tác Lắp đặt ống dẫn hoàn thành ít nhất 1 ngày. 3. Công tác Nền móng có thể thực hiện sau khi công tác đào đất tiến hành được 3 ngày. Yêu cầu: điều chỉnh lại tiến độ với các ràng buộc trên. Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 4/64 GIỚI THIỆU MICROSOFT PROJECT 2000 MS Project là 1 chương trình quản lý dự án có thể giúp xây dựng kế hoạch dự án, theo dõi công việc hoàn thành, và xem xét sự biến đổi với kế hoạch cơ sở. Mục tiêu chính của MP2000 là giúp chúng ta có thể quản lý chi phí, tiến độ thực hiện và nguồn lực của dự án, cụ thể là: - Tổ chức kế hoạch - Xác đònh được thời gian phải hoàn thành - Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện - Phân bổ nguồn lực và chi phí cho các công tác - Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi phí, tài nguyên giới hạn - Chuẩn bò những báo cáo mang tính chất chuyên nghiệp để trình bày cho ban lãnh đạo, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân… Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 5/64 Standard and Formatting toolbars (Các thanh công cụ đònh dạng chuẩn) Menu bar (Thanh thực đơn) Title bar (thanh tiêu đề) View bar (Thanh quan sát) A view (Vùng quan sát) 1. MÀN HÌNH KHỞI ĐỘNG MICROSOFT PROJECT 2000 Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 6/64 2. TẠO MỘT PROJECT MỚI NHẬP THÔNG TIN DỰ ÁN - KIỂM TRA HOẶC THAY ĐỔI Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 7/64 * Tạo tập tin dự án - Trên thanh Toolbar, chọn New -> MP2002 sẽ tạo ra 1 tập tin và 1 hộp thoại Project Information xuất hiện - Ta chỉ có thể chọn ngày bắt đầu (Start Date) hoặc ngày kết thúc (Finish Date).Mặc đònh là chọn ngày bắt đầu, nếu muốn chọn ngày kết thúc dự án làm mốc thì chọn nút mũi tên của Schedule Form và chọn Project Finish Date. - Trên hộp thoại Start Date, nhấp vào nút mũi tên -> Một bảng lòch xuất hiện -> chọn ngày bắt đầu cho dự án - Nhấp vào 2 mũi tên 2 bên góc để thay đổi tháng và năm bắt đầu dự án - Nhấn OK để đóng hộp thoại Information * Nhập (hoặc thay đổi) các thông tin về dự án: Trong menu File, chọn Properties -> Xuất hiện hộp thoại Properties - Nhấp vào Summary - Trong hộp Title, gõ tên dự án - Trong hộp thoại Subject, gõ chủ đề dự án - Trong hộp Author, gõ tên tác giả lập kế hoạch - Trng hộp Maneger, gõ tên nhà quản lý dự án - Trong hộp Company, gõ tên công ty * Lưu giữ tập tin thực hiện (Save a File) - Trên thanh Standar, nhấp nút Save - Trong hộp Name , gõ tên dự án Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 8/64 3. CÁC TUỲ CHỌN ĐỂ LẬP TIẾN ĐỘ Trong hộp thoại Show assignment units as a: Chuyển từ Percentage sang Decimal 4. THAY ĐỔI LỊCH LÀM VIỆC + Vào Tool/ Chọn Change Working Time/ Nếu muốn làm thứ 7 (Saturday)-> đánh dấu cột và chọn Nondefault working time, và chọn Option xác đònh lại số giờ làm việc trong tuần là 48 (tức làm 6 ngày) Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 9/64 Xem lại tổng quát lòch làm việc: 5. NHẬP DỮ LIỆU CHO CÁC CÔNG TÁC CỦA DỰ ÁN Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 10/64 ĐỂ HỖ TR NHẬP DỮ LIỆU ĐƯC DỄ DÀNG, VÀO MENU WINDOW, CHỌN SPLIT • Chọn kiểu tiếng Việt - Nhấp con trỏ vào góc trái của bảng Entry -> bôi đen màn hình, sau đó chọng Format/ Text Style chọn Font cần dùng. - Khi sang khung nhìn khác VD: Network Diagram thì cần phải format lại Font. • Đổi tên trường thành tiếng Việt -> Nhấp đúp vào tên trường -> hộp thoại Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 11/64 • Nhập tên các công việc (Task name) - Gõ tên các công việc vào và nhấn Enter • Nhập thời gian thực hiện các công việc (Duration): Mỗi công tác phải có 1 thời lượng (Duartion)- đó chính là lý do mà MP2002 cho mặc nhiên giá trò 1 day (1d) cho mỗi công tác mới nhập. Thời lượng thực hiện các công việc có thể được nhập là minutes, days, hours,weeks với các chữ như 1m,1h,1d,1w. • Nhập dạng Elapsed Duration ( thêm chữ e đứng trước - ed, em, ew, emo) : thì MP sẽ coi như ngày nghỉ không ảnh hưởng đến công tác ( dùng cho công tác bảo dưỡng bêt tông chẳng hạn thì ngày nghỉ chũ nhật cũng là 1 ngày tính toán và không bò kéo dài vô lý). VD: Công tác bảo dưỡng bêtông cột 2 ngày=> Nhập Duration 2ed. • Đổi tên công việc, trong bảng Entry nhấp vào tên công tác gõ tên mới vào • Liên kết các công tác (Link Tasks) : Vào cột Predecessor nhập số thứ tự các công tác đứng trước. MP2000 cung cấp 4 mối quan hệ để dùng để nối kết giữ a các công tác - FS (Finish to Start): 1 công tác không thể bắt đầu trước khi công tác đứng trước nó kết thúc. VD: Khi xây dựng 1 ngôi nhà- ta phải đào móng, tiếp đó đổ bêtông lót, sau đó làm móng… - SS (Start to Start): 2 công tác cùng bắt đầu tại 1 thời điểm VD: Bắt đầu lợp ngói nhà bếp, bắt đầu đặt thảm trong phòng khách - FF (Finish to Finish) 2 công tác kết thúc cùng 1 thời điểm - SF (Start to finish) 2 công tác bắt đầu cùng thời điểm - Tuy nhiên trong thực tế, các mối quan hệ giữa các công tác phức tạp hơn 4 mối quan hệ đã nêu VD: Công tác (a) bắt đầu được 2 ngày thì công tác (b) bắt đầu => Nhập Predecessor của công tác (b) là (a)SS+2 - VD khác (a) SS+25%; (a)FS+2d; (a)FS-1d • Chèn thêm 1 công việc mới vào danh sách Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 12/64 - Trên bảng Entry, đặt chuột vào tên công việc mà bạn muốn chèn công tác mới ở trên nó. - Trên menu, chọn Insert, chọn New task • Xoá 1 công việc trong danh sách - Trên bảng Entry, đặt chuột vào tên công việc mà bạn muốn xoá. - Trên menu, chọn phím Delete 6. NHẬP DỮ LIỆU LIÊN QUAN ĐẾN TÀI NGUYÊN SỬ DỤNG Vào View/ Chọn Resource Sheet Nguồn lực trong MP 2000 - Trong quản lý dự án, nguồn lực bao gồm nhân lực, máy móc thiết bò, nguyên vật liệu để hoàn thành các công việc của dự án. - MP 2000 yêu cầu bạn tạo ra 1 vùng tài nguyên liệt kê các loại tài nguyên cần sử dụng để thực hiện các công tác trong dự án Thường có 3 loại : Nhân lực, Máy móc, Thiết bò 201.2 USD/hr 1.4 USD/hrHướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 13/64 • Tạo ra nguồn nhân lực - Trên thanh View, chọn Resource Sheet - Trên Resource Sheet, trong trường Resource Name gõ tên nguồn nhân lực Ví dụ: Thợ xây, thợ ống nước, thợ điện, giám sát, thợ cốp pha - Trong cột Type chọn nguồn lực là Work (dùng cho con người, thiết bò) còn Material (dùng cho vật tư) - Trong cột Initial, MP2000 mặc đònh cung cấp cho ta những chữ cái đầu nguồn lực, ta có thể sữa theo ý muốn - Trong cột Group, nếu bạn muốn thể hiện nguồn nhân lực này thuộc phòng ban nào thì gõ tên phòng ban đó VD: Phòng kỹ thuật, - Trong cột Max Unit gõ vào số đơn vò nhân lực tối đa. VD: Nhập 20 CN • Tạo ra nguồn lực dạng máy móc thiết bò - Tương tự như nguồn lực dạng nhân lực (vì máy móc và con người đều cùng một Type là Work • Tạo ra nguồn lực dạng vật tư - Trong Resource Sheet nhấp vào ô trong cột Resource Name - Gõ tên nguyên vật liệu sử dụng. VD : Gỗ, Sơn nước, Gạch men, - Trong cột Type nhấn chọn Material • Nhập mức chi trả cho nguồn lực - Trong Resource Sheet, trong cột Std Rate nhập giá chi trả cho nguồn lực VD: 1.2 USD/ h - Cột Ovt Rate nhập mức chi trả làm ngoài giờ VD 1.4 USD/h - Nếu nguồn lực được tính trên chi phí của một lần sử dụng thì nhập vào Cost/ Use - cột Accrue At, nhập vào cách tính tích lũy chi phí (Start: Toàn bộ chi phí được tính tại thời điểm đầu, End-> thời điểm cuối, Prorated-> được phân phối theo thời gian công việc được thực hiện) • Phân bổ nguồn lực đến các công việc - Dùng Entry, nhập trực tiếp vào cột Resource Name. Chú ý phải nhập đúng quy cách VD: CN[4] - Hoặc dùng Assign Resource trên thanh Standard - Thời lượng (Duration)- đơn vò (Unit)- khối lượng công việc( Work) Duration* Units= Works Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 14/64 NHẬP TÀI NGUYÊN CHO CÔNG TÁC Vào cột Resource Name gõ tên các tài nguyên và số tài nguyên theo đònh dạng TênTàiNguyênA[ Số lượng] , TênTàiNguyênB[ Số lượng] Các ghi chú cho công tác - Chọn công tác cần ghi chú, chẳng hạn Kỹ sư (X) phụ trách… - Chọn biểu tượng Task Notes - Nhập thông tin vào VD: Kỹ sư (X) - Chọn Format cách hiển thò ghi chú lên công tác Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 15/64 7. XEM BIỂU ĐỒ TÀI NGUYÊN - Vào View/ Chọn Resource Graph. - Nhấp vào viểu tượng Resource Graph ở thanh tiêu đề đứng bên trái ( Thanh View Bar). Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 16/64 8. XEM SƠ ĐỒ MẠNG - Vào View/ Chọn Network Diagram. - Hoặc chọn biểu tượng Network Diagram ở thanh đứng bên trái (Thanh View Bar) - Start: Ngày bắt đầu công tác. - ID: Số thứ tự, Dur : Thời lượng - Res: Số tài nguyên. - Có thể thay đổi kiểu nút vào Format Box Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 17/64 9. XEM CÁC THÔNG SỐ CỦA MỖI CÔNG TÁC TRONG TIẾN ĐỘ - Tiến độ đạ lập được MP 2000 mặc đònh là các công tác đều khởi sớm. - Start : ngày bắt đầu của các công tác (ứng với TH lập tiến độ- khởi sớm, khởi muộn, trường hợp khác) - Finish: ngày kết thúc các công tác - Late Start, Late Finish: Khởi muộn, kết muộn - Free Slack: Dự trữ riêng phần - Total Slack: Dự trữ toàn phần. - Công tác Găng có dự trữ riêng phần và dự trữ toàn phần bằng 0. Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 18/64 10. HIỆU CHỈNH TIẾN ĐỘ THEO TÀI NGUYÊN Vào Tools/ Chọn Resource Leveling. Lưu ý trước đó đã nhập ràng buộc max Unit ở trang Resource Sheet bằng cách vào cột Max.Units ở trang Resource Sheet nhập 20CN * Leveling order Standard- xem xét các mối quan hệ giữa các công tác, TF, ngày và các ràng buộc trước sau. Priority, Standard: xem xét độ ưu tiên và các mối quan hệ, TF, ngày, các ràng buộc. ID Only: xem xét về công tác nào có ID lớn hơn trước khi quan tâm các ràng buộc khác. Tự động tối ưu khi có sự vượt quá về nguồn lực Phương pháp tính toán tối ưu Giữ nguyên khi có sự vượt quá về nguồn lựcTìm kiếm sự vượt quá nguồn lực theo phút, giờ, ngày, tuần, tháng. Tối ưu trong thời giancho phép của dự án Tối ưu trong thời gian có thể của dự án (kéo dài hoặc rút ngắn) Tối ưu trong khoảng TF cho phép của mỗi công việc ***Nguồn lực trong khoảng cho phép Có thể ngắt quãng công việc ra nhiều đoạn Xóa bỏ tối ưu Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 19/64 Xem Tiến độ chưa hiệu chỉnh và đã hiệu chỉnh theo tài nguyên trên cùng một biểu đồ: Vào View/ Chọn More Views/ Chọn Leveling Gantt. Trên màn hình có xuất hiện một số công tác bò trượt (Shifted) so với vò trí ban đầu để làm cho ràng buộc tài nguyên sử dụng trong mỗi ngày <= 20 CNHướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 20/64 10. THAY ĐỔI TỶ LỆ TRÊN TRỤC THỜI GIAN CỦA TIẾN ĐỘ HOẶC BIỂU ĐỒ NHÂN LỰC Vào Format / Chọn Timescale / Chọn các dạng thay đổi Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 21/64 12. CÔNG TÁC CHÍNH VÀ NHÓM CÁC CÔNG TÁC CON Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 22/64 • Tạo ra 1 sự kiện quan trọng trong dự án ( Entering Milestones) - Milestones là những sự kiện xảy ra trong dự án của bạn. Một milestone là một công tác bình thường nhưng có Duration = 0 (và trên Gantt Chart thì nó là 1 dấu vuông). Nó thường có ý nghóa là đã hoàn thành 1 loạt công việc quan trọng nào đó. • Tạo ra cấu trúc phân cấp-WBS ( các công tác tóm lược Summary) - MP2000 sử dụng chức năng Outlining dùng để nhóm các công tác lại với nhau. - Trong kỹ thuật quản lý dự án truyền thống, những công việc bên trong của 1 dự án được chia ra thành những đơn vò tổ chức xác đònh có thể quản lý được- gọi là WBS ( Work Breakdown Structure) VD: Một WBS có thể như sau WBS – dạng biểu đề mục 1.0.0 Nhà A 1.1.0 Kết cấu 1.1.1 Khung 1.1.2 Móng ` 1.2.0 Hệ thống điện 1.2.1 Đường dây 1.2.2 Thiết bò 1.3.0 Hệ thống nước 1.3.1 Hệ thống cấp nước 1.3.2 Hệ thống thoát nước Outlining trong MP 2000 cho phép bạn tạo nên cấu trúc phân cấp trong dự án. Cấu trúc phân cấp trong MP2000 bao gồm công tác tóm tắt ( Summary) và các công tác phụ ( Subordinate) Nhà AKết cấu NướcĐiệnMóng KhungĐườngdâyThiết bò Cấp nướcThoátnướcHướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 23/64 - Trên bảng Entry, nhấp vào tên công việc con đầu tiên của công việc tóm tắt mà bạn muốn tạo ra - Trên menu Insert nhấn New Task - Nhấp vào ô mới, gõ tên công tác tóm tắt (Summary). VD: Công tác Giai đoạn xây dựng sẽ là công tác tóm lược của các công tác đã cho - Chọn tô đen những công tác muốn tóm lược vào công tác Summary và bấm nút Indent. • Muốn xoá bỏ cấu trúc phân cấp, ta chọn các công tác con nằm trong, chọn Outdent Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 24/64 13. ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ IN ẤN KẾT QUẢ TAB LEGEND – GHI CHÚ Hướng dẫn sử dụng MS Project TS. Lương Đức Long 2008- ĐHBKTPHCM TRANG 25/64 TAB HEADER – GHI ĐẦU ĐỀ TAB PRINT PREVIEW – XEM TRƯỚC KHI IN