Khái niệm quản trị văn phòng là gì
|
Show
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 1 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội 2013 PTITLời nói đầu i LỜI NÓI ĐẦU Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu dược bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong cơ quan doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú phức tạp. Không phải nhà quản lý nào, thủ trưởng nào cũng được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị văn phòng, vì vậy đó có lẽ là hạn chế và làm giảm hiệu quả công việc của họ. Đối với sinh viên khoa Quản trị kinh doanh sau khi tốt nghiệp công việc họ thường gắn với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng là hết sức cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu đó khoa Quản trị kinh doanh I Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông đã đưa Quản trị văn phòng vào là môn học đối với sinh viên đại học của khoa. Tài liệu gồm 6 chương: CHƯƠNG I : Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng CHƯƠNG II: Quản trị văn phòng CHƯƠNG III: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng CHƯƠNG IV : Tổ chức công tác lễ tân CHƯƠNG V: Soạn thảo và quản lý văn bản CHƯƠNG VI: Công tác lưu trữ Trong quá trình biên soạn không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Tác giả rất mong và xin cảm ơn các đồng nghiệp và bạn đọc có những đóng góp để tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 10 - 2013 PTITMục lục iiMỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU i DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU vi CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1 1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG 1 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1 1.1.2 Chức năng của văn phòng 5 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 6 1.2 QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7 1.2.1 Khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng 7 1.2.2 Chức năng quản trị hành chính văn phòng 7 1.3 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 8 1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 8 1.3.2 Bố trí văn phòng 10 1.3.3 Trang thiết bị văn phòng 15 1.3.4 Hiện đại hóa công tác văn phòng 17 1.4. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 18 1.4.1 Hình thức tổ chức 18 1.4.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 20 1.4.3 Các bước đi để tổ chức hành chính văn phòng có hiệu quả 21 1.4.4 Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị 22 1.4.5 Các mối quan hệ của nhà quản trị hành chính 24 CHƯƠNG II: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 26 2.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN 26 2.1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 26 2.1.2 Các biện pháp quản trị thời gian 26 2.2 QUẢN TRỊ THÔNG TIN 35 2.2.1 Giới thiệu tổng quát 35 2.2.2 Sử lý công văn đến 46 2.2.3 Sử lý công văn đi 49 2.2.4 Văn thư nội bộ 50 2.2.5 Văn thư điện tử 50 2.3 QUẢN TRỊ HỒ SƠ 51 2.3.1 Khái niệm 51 2.3.2 Tiến trình quản trị hồ sơ 52 2.3.3 Công cụ và hệ thống lưu trữ hồ sơ 54 2.3.4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ 57 2.3.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính 60 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 65 3.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP 65 3.1.1 Mục đích, ý nghĩa của cuộc họp và hội họp 65 3.1.2. Khái niệm hội họp, hội nghị 66 PTITMục lục iii 3.1.3 Các phương pháp tổ chức hội nghị 66 3.1.4 Cách thức tổ chức trong hội nghị 67 3.2 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 72 3.2.1 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức 72 3.2.2 Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức 74 3.2.3 Các hội nghị từ xa 80 3.3. HOẠCH ĐỊNH SẮP XẾP CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 81 3.3.1 Sắp xếp, chuẩn bị 81 3.4.2 Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt 85 3.4.3 Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về 86 CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 88 4.1.GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN 88 4.1.1 Khái niệm lễ tân 88 4.1.2 Phân loại lễ tân 88 4.1.3 Vai trò của lễ tân 89 4.2. NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN 89 4.2.1 Nguyên tắc 89 4.2.2 Phương thức giao tiếp 90 4.3 HOẠT ĐỘNG ĐÓN TIẾP KHÁCH TẠI CƠ QUAN 92 4.3.1 Phân loại khách 92 4.3.2 Tổ chức đón khách tại cơ quan, doanh nghiệp 92 4.3.3 Tổ chức tiếp khách 95 4.3.4 Những tình huống thường gặp khi tiếp xúc với khách 97 4.4 TIẾP KHÁCH QUA ĐIỆN THOẠI 97 4.4.1 Vai trò của điện thoại trong văn phòng 97 4.4.2 Sử dụng điện thoại để tiếp khách 98 4.4.3 Các loại danh bạ điện thoại 99 4.5. ĐÃI KHÁCH 100 4.5.1 Giải khát trong tiếp khách 100 4.5.2 Đặt tiệc 100 4.6 LỄ TÂN HỘI NGHỊ VÀ TIỆC CHIÊU ĐÃI 101 4.6.1 Mời khách 101 4.6.2 Đón tiếp khách 104 4.6.3 Ngôi thứ và xếp chỗ khách 106 4.6.4 Phát biểu 110 4.6.5. Phục vụ khách trong bữa tiệc chiêu đãi 113 CHƯƠNG V: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 116 5.1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN 116 5.1.1 Khái niệm về văn bản 116 5.1.2 Phân loại các văn bản 117 5.2 THỂ THỨC VĂN BẢN 122 5.2.5 Nội dung và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản 122 5.2.1 Khái niệm 122 5.2.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản 122 PTITMục lục iv5.2.3 Các yếu tố thể thức văn bản 123 5.2.4 Sơ đồ bố trí mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản 128 5.2.5 Nội dung và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản 129 5.3 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN 131 5.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn bản 131 5.3.3 Nội dung của văn bản 132 5.3.4 Quy trình soạn thảo văn bản 136 5.4 PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG 141 5.4.1 Soạn thảo quyết định 141 5.4.2 Phương pháp soạn thảo công văn 142 5.4.3 Phương pháp soạn thảo báo cáo 143 5.4.4 Soạn thảo biên bản 146 5.4.5 Soạn thảo hợp đồng 146 5.5 GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 147 5.5.1 Nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản 147 5.5.2 Tổ chức giải quyết văn bản đến 148 5.5.3 Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật 150 5.5.4. Công tác lập hồ sơ 151 CHƯƠNG VI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ 156 6.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 156 6.1.1. Khái niệm, vị trí và tính chất của công tác lưu trữ 156 6.1.2 Chức năng công tác lưu trữ 157 6.1.3 Nội dung 157 6.1.4 Tính chất 158 6.1.5 Nguyên tắc lưu trữ 158 6.2 TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 158 6.2.1 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ 158 6.2.2 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ 159 6.3 CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 159 6.3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 159 6.3.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 161 6.3.3 Xác định giá trị tài liệu 161 6.3.4 Thống kê và kiểm tra tài liệu 163 6.3.5 Điều chỉnh tài liệu lưu trữ 167 6.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 170 6.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 170 TÀI LIỆU THAM KHẢO 194 PTITDanh mục sơ đồ, bảng, biểu viDANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU BẢNG Bảng 4.1: Mẫu lịch hẹn 95 Bảng 4.2: Phiếu xin hẹn 96 Bảng 6.1: Sổ nhập tài liệu lưu trữ 164 Bảng 6.2: Bảng thống kê hồ sơ 165 Bảng 6.3 Sổ thống kê phông 166 HÌNH Hình 1.1: Năm thành phần chủ yếu của một hệ thống 2 Hình 1.2: Những yếu tố môi trường ảnh hưởng đến hệ thống văn phòng 4 Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức văn phòng 9 Hình 1.4: Mô hình sắp xếp bàn ghế, phòng ban không khoa học 11 Hình 1.5: Sắp xếp bàn ghế, phòng ban theo thủ tục, luồng công việc 12 Hình 1.6: Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn 19 Hình 1.7: Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng 19 Hình 1.8: Phòng hành chính quản trị của một doanh nghiệp nhỏ 20 Hình 1.9: Sơ đồ tổ chức bộ phận hành chính của DN có qui mô lớn 21 Hình 1.10: Tiến trình tổ chức năm bước 21 Hình 2.1: Thời gian thường được sử dụng và nên được sử dụng 27 Hình 2.2: Lịch thời biểu công tác cho giám đốc và thư ký 28 Hình 2.3: Mẫu các việc cần phải làm hôm nay 29 Hình 2.4: Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký 29 Hình 2.5: Mẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết 30 Hình 2.6 Hệ thống thông tin 46 Hình 2.7: Mẫu đóng dấu ngày và số công văn đến 48 Hình 2.8: Mẫu sổ công văn đến 48 Hình 2.9: Mẫu sổ chuyển giao công văn đến trong doanh nghiệp 48 Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi 49 Hình 3.1: Sắp xếp chỗ ngồi theo cách “diễn giả - khán giả” 67 Hình 3.2: Sắp xếp chỗ ngồi theo địa vị 68 Hình 3.3: Sắp xếp chỗ ngồi tránh bất hòa về địa vị 68 Hình 3.4: Sắp xếp chỗ ngồi theo các loại bàn 69 Hình 3.5: Phân tán sự chống đối 70 Hình 3.6: Cách thức bố trí chỗ ngồi 71 Hình 3.7: Biểu mẫu lịch trình công tác 84 Hình 3.8: Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại 86 Hình 3.9: Mẫu nhật ký các hoạt động hành chính cần lưu ý 86 Hình 5.1: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản 128 PTITDanh mục sơ đồ, bảng, biểu vii SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sự vận động của các loại hình thông tin 41 Sơ đồ 2.2: Hoạt động của văn phòng về công tác thông tin 42 Sơ đồ 2.3: Tiến trình quản trị hồ sơ 52 PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 1 CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1.1 Khái niệm Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng. Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó - Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng… Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là: + Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu. + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. 1.1.1.2 Văn phòng như một hệ thống Phân tích một tổ chức và các thành phần của nó như một hệ thống là một hoạt động hữu ích; phương pháp này đã trở nên ngày càng phổ biến trong những năm gần đây đặc biệt vì nó cho phép xem xét thận trọng những mối quan hệ và tương tác của công việc văn phòng cả hai bên trong lẫn bên ngoài. Theo quản điểm quản lý thông tin một hệ thống có thể được xem như một phương tiện chuyển tải ý tưởng và phân tích. Nó là một thái độ hoặc cách thức xem xét các dự định và vấn đề. Một hệ thống được gọi là công cụ tiến hành suy nghĩ. Hình thức phân tích này có thể được PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 2 phát triển một cách đơn giản mà không cần phải đào sâu vào những điểm phức tạp của lý thuyết hệ thống và ngay cả khi được sử dụng ở mức độ cơ bản nó cũng sẽ giúp nghiên cứu quản trị và quản lý văn phòng. Bất kỳ tổ chức nào, trong lĩnh vực tư nhân hay nhà nước của nền kinh tế, cũng bao gồm nhiều hệ thống con trong một hệ thống toàn thể. Một trong những hệ thống con này là hệ thống thông tin bao trùm tất cả các hệ thống con khác để bảo đảm sự liên kết quan trọng nhất giữa chúng. a. Đặc điểm của hệ thống Tuy hầu hết mọi người đều quen thuộc bởi những hệ thống sinh học và kỹ thuật nhưng khó khăn nảy sinh khi họ cố gắng ý niệm hóa một hệ thống trừu tượng. Hình 1.1 minh họa 5 thành phần cơ bản hoặc đặc điểm chính của một hệ thống tổng quát. Hình 1.1: Năm thành phần chủ yếu của một hệ thống Những thành phần của một hệ thống mô tả trong Hình 1.1 có thể được giải thích như sau: Đầu vào hệ thống là các nguồn và ý tưởng. Quá trình chuyển đổi sẽ thay đổi đầu vào thành đẩu ra và từ đó sẽ có thông tin phản hồi cho phép kiểm soát hiệu quả hoạt động của một hệ thống. Bốn thành phần này của hệ thống được bao bọc bởi môi trường của hệ thống, nơi vừa cung cấp đầu vào vừa nhận đầu ra khỏi hệ thống. Lý thuyết về hệ thống phát sinh từ nghiên cứu những khoa học khác, đặc biệt là sinh học, trong đó việc nghiên cứu hệ thống của một cơ quan trong môi trường của nó được gọi là sinh thái học. Nhiều mối quan hệ song song đến cơ quan sinh học đó sẽ trở nên rõ ràng. Nó cũng rút ra một số ý niệm từ tự động được khởi động thông qua những thông tin phản hồi theo thời gian thực như trong trường hợp của các hệ thống điều hòa không khí và sưởi ấm toàn diện nhất. Tương tự, các hệ thống có thể mở hoặc đóng: Hệ thống mở có các mối liên kết lớn với môi trường hơn là hệ thống đóng với các biên giới giới hạn sự trao đổi với môi trường. b. Những đặc trưng tổng quát của một hệ thống Các hệ thống có một số các đặc trưng tổng quát đến sự xác định, mục tiêu, các liên kết thông tin liên lạc và thông tin phản hồi. Một tính chất chủ yếu là các hệ thống thì năng động. - Sự xác định Môi trường Quá trình chuyển đổi Đầu ra Đầu vào Phản hồi PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 3 - Các mục tiêu - Thông tin liên lạc - Phản hồi - Tính năng động c. Hệ thống công việc văn phòng Công việc văn phòng phải được thực hiện trong một tổ chức có thể được xem như một hệ thống phụ duy nhất của tổ chức đó tuy cũng có thể xem từng khía cạnh cá nhân của công việc văn phòng này như những hệ thống phụ nhỏ hơn của hệ thống hành chính và quản lý văn phòng. Năm đặc điểm chủ yếu của những hệ thống khi được phát triển cho thấy những thành phần chính của công việc văn phòng và các dịch vụ cùng với những quan hệ giữa chúng với nhau. Cùng lúc đó nó thiết lập hệ thống công việc văn phòng hoàn chỉnh trong bối cảnh những lĩnh vực chức năng chủ yếu của hệ thống công việc văn phòng trong doanh nghiệp. Những lĩnh vực này tạo nên biên giới trong đối với hệ thống công việc văn phòng. Biên giới ngoài và những thành phần khác của môi trường kinh doanh. Phân tích hệ thống được đơn giản hóa nếu hai môi trường mà trong đó chứa các chức năng của văn phòng được xem như biên giới duy nhất đối với công việc văn phòng của tổ chức. Từ biên giới này, những đầu vào dữ liệu và nguồn lực sẽ được đưa vào hệ thống. Khi xem xét những cách tổ chức, hoạch định, kiểm soát và xem xét lại, phải chú ý đến thái độ cư xử của những người làm việc trong hệ thống văn phòng. Đây là nơi xuất phát động cơ thúc đẩy. Phải có một hiểu biết sâu sắc về những hệ thống phụ kèm theo việc tạo ra, thu nhập và xử lý dữ liệu, có thể bao gồm tính toán và tạo ra văn bản, cũng như phân tích văn bản trước khi có thể xem xét một các hữu ích những phương pháp lưu trữ, truy xuất và có thể là huỷ bỏ các hồ sơ sau này. Thông tin có thể được yêu cầu cho các mục đích hoạch định hoặc kiểm soát cũng như cho các khía cạnh khác của việc ra quyết định ngắn và dài hạn cho cả những tình huống thông thường lẫn tức thời. Những mục tiêu phía sau việc tạo ra thông tin sẽ cung cấp một trong những tiêu chuẩn được dùng trong các quyết định như liệu có lưu trữ thông tin để sử dụng sau này hay hủy bỏ nó đi khi không còn thích hợp. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 4 d. Những yếu tố môi trường ảnh hưởng của chúng đến hệ thống văn phòng Hình 1.2: Những yếu tố môi trường ảnh hưởng đến hệ thống văn phòng Những ảnh hưởng bên trong Các tổ chức có một số bộ phận chức năng và bản chất của chúng tùy theo từng tổ chức. Những tổ chức trong ngành thuộc khu vực tư nhân thường có các công việc chính như mua hàng và tiếp thị, trong khi đó những ngành trong khu vực phục vụ lại cho những hoạt động khác có tầm quan trọng lớn hơn. Trong khu vực nhà nước, các tổ chức chính quyền trung ương và địa phương. Các bộ phận chức năng của một tổ chức sẽ có một ảnh hưởng chủ yếu đến thành phần của công tác văn phòng và cách thực hiện công việc này tại bộ phận đó. - Bộ phận sản xuất có thể yêu cầu những chức năng thư ký đi kèm theo hoạch định sản xuất và kiểm tra chất lượng, chức năng đầu cũng được liên kết với lãnh vực tiếp thị thông qua những chức năng như dự báo doanh số bán. Trong khi vực nhà nước, sẽ có những yêu cầu quản trị được tạo ra do việc cung ứng những dịch vụ y tế và xã hội, cũng như trong khi cung ứng những tiện nghi như điện, nước, vận chuyển tất cả những dịch này sẽ có ảnh hưởng riêng của mình đối với bản chất của công việc văn phòng và cơ cấu được phát triển để thực hiện công việc đó. MARKETING TỰ NHIÊN KINH TẾ PHÁP LÝ XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU THU THẬP THÔNG TIN LƯU TRỮ HỦY BỎ ĐỌC, SẮP XẾP NHÂN SỰ TÀI CHÍNH XÃ HỘI CHÍNH TRỊ GỌI RA (TRUY XUẤT) ĐẦU VÀO DO MÔI TRƯỜNG TẠO RA TRUYỀN RA MÔI TRƯỜNG VIẾT, TÍNH TOÁN, SO SÁNH SẢN XUẤT HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC THÚC ĐẨY XEM XÉT KIỂM TRA PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 5 - Những ảnh hưởng bên ngoài Không một hệ thống quản trị của một doanh nghiệp nào là một hòn đảo. Ví dụ một doanh nghiệp thương mại có thể cố gắng áp đặt lên những người khác cách thức nó mong muốn thực hiện công việc văn bản quy trình thủ tục nhưng khách hàng sẽ có những phản ứng. Điều này có thể gây nên xung đột giữa hai hệ thống quản trị của tổ chức và nếu không có phương pháp nào tỏ ra chấp nhận được cho phía bên kia thì nó có thể dẫn đến mất khách hàng hoặc nhà cung ứng. Khi xã hội chuyển từ định hướng xí nghiệp tự đoán một vị trí bị kiểm soát và điều kiển nhiều hơn thi không thể tránh khỏi việc nhà nước cố gắng áp đặt các yêu cầu giấp tờ của mình lên cộng đồng và các doanh nghiệp do vậy phải có những quy định về pháp lý về việc hoàn tất những biểu mẫu điều tra, bản khai thuế với hoạch định mà tổ chức có trách nhiệm phải hoàn tất. Nhiều ảnh hưởng bên ngoài lên công việc văn phòng có nguồn gốc kinh tế hoặc xã hội và đã đủ gây nên những quan tâm tạo sức ép lên những nhà chính sách. 1.1.2 Chức năng của văn phòng Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có những chức năng sau đây. 1.1.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 6 1.1.2.2 Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… 1.1.2.3 Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo. Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó. - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng. Văn phòng là “ cửa sổ” là “ bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. - Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. -Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 7 - Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của nhà nước - Tổ chức công tác lễ tân: Đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan. - Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. - Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng. - Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ quan không có bộ phận tài chính chuyên trách). Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan. - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Phối hợp với công đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp. 1.2 QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.2.1 Khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 1.2.2 Chức năng quản trị hành chính văn phòng 1.2.2.1 Người kiểm soát văn phòng Người kiểm soát phải có thể được định nghĩa như "Quản đốc văn phòng". Những người kiểm soát thi hành những chính sách hoạt động trong lĩnh vực trách nhiệm và kiểm soát những nhân viên thuộc trách nhiệm trực tiếp của mình. 1.2.2.2 Quản lý con người trong văn phòng Việc phân tích hành vi của con người tại nơi làm việc đã trở nên rất quan trọng. Những ảnh hưởng về hành vi là những thái độ của con người đối với việc làm và những yếu tố thúc đẩy họ. Cân nhắc tất cả các khía cạnh thúc đẩy nhân viên văn phòng của một tổ chức đã trở nên ngày càng cần thiết. 1.2.2.3 Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng Người quản lý văn phòng được sự hỗ trợ bởi các giám sát viên, chịu trách nhiệm về việc kiểm soát các công việc văn phòng. Điều này được tham khảo đến như là chức năng thanh tra, bao gồm năm vấn đề sau: PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 8 1.2.2.4 Kiểm soát tài chính trong văn phòng Hầu hết những người quản trị văn phòng sẽ được yêu cầu phải có một sự hiểu biết về kiểm soát tài chính. Kiểm soát tài chính trong văn phòng về cơ bản gồm: - Tiền tiêu vặt trong văn phòng: Các văn phòng thường được cấp một khoản tiền tiêu vặt để sắm các khoản nhỏ về những vật tư cần thiết, khẩn cấp mà không có sẵn ở kho trung tâm. Hệ thống tiền tiêu vặt của văn phòng sẽ thường là tiền ứng trước. Ở những khoảng thời gian đã định trước, tùy theo giai đoạn kiểm soát kế toán được sử dụng trong cơ quan số tiền tiêu vặt sẽ được cân đối. 1.2.2.5 Bảo hiểm trong văn phòng Bảo hiểm là phương tiện mà qua đó các rủi ro được san sẻ giữa nhiều người hoặc nhiều tổ chức. Một số các cơ quan muốn bảo vệ cho bản thân các văn phòng của họ khỏi bị phá hủy vì hỏa hoạn có thể mua bảo hiểm để hạn chế rủi ro này. Cơ quan hoặc bên muốn mua bảo hiểm được gọi là người được bảo hiểm 1.2.2.6 Điều tra công việc văn phòng Điều tra công việc văn phòng giúp đưa ra quyết định về lịch trình công việc và đặt ra các mục tiêu cho từng cá nhân dưới quyền mình trong mối quan hệ với chất lượng và khối lượng. 1.2.2.7 Sắp xếp thời khóa biểu trong văn phòng Một chức năng quan trọng trong công tác văn phòng là sắp xếp công việc; việc thiết lập những tiêu chuẩn biểu hiện có thể giúp ở đây. 1.2.2.8 Kiểm soát văn phòng Kiểm soát của ban quản trị đã trở thành một công cụ kinh điển để xem xét bất kỳ khía cạnh công việc nào của một cơ quan. Thực hiện kiểm soát văn phòng bao gồm ra các quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc hoạch định và kiểm soát công việc. Nếu các kiểm soát công việc văn phòng được thực hiện định kỳ, chúng có thể nhận diện những lĩnh vực có thể cải tiến được. Có hai câu hỏi chủ yếu liên quan đến kiểm công việc văn phòng đó là ai phải thực hiện nó câu thứ hai là nó phải đươc thực hiện như thế nào. 1.3 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm: - Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 9 - Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết. - Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả. - Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan. - Bộ phận tài vụ: (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan. -Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân sự. - Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan. Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những việc được phấn công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách (Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó. Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức văn phòng CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Bộ Phận Hành chính văn thư Bộ phận tổ chức nhân sự Bộ phận tổng hợp Bộ phận Bảo vệ Bộ phận lưu trữ Bộ phận tài vụ Bộ phận quản trị PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 101.3.2 Bố trí văn phòng Bố trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác văn phòng. Vì vậy nó đòi hỏi bố trí các bộ phận của văn phòng phải mang tính khoa học. Tùy theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà cách bố trí các bộ phận văn phòng có thể khác nhau song phải quán triệt đầy đủ các yêu cầu sau đây. Bố trí văn phòng là tổ chức, sắp xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ sao cho phù hợp để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và cho khách; Sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm sóat. Để nghiên cứu sự xếp đặt trong công việc, ta theo các giai đoạn sau: - Trước hết, cần phác họa lược đồ của khoảng trống. Sau đó vẽ bản đồ của phòng ốc theo tỉ lệ chiều cao, chiều ngang, chiều dài của mỗi phòng và nhận định mỗi phòng bằng cách đo chu vi hành lang của các bức tường, cầu thang Đó là những điểm chính phải chú ý khi vẽ bản đồ. - Đo các khoảng cách để xếp đặt các bàn ghế sao cho thuận tiện. Với bản đồ, ta có thể thay đổi vị trí của các vật một cách dễ dàng trước khi bắt tay thực hiện khuân vác sắp xếp; đồng thời nó cho ta một hình ảnh diễn tiến công việc. Khoa học chứng minh được rằng việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư dãn bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Việc sắp xếp phòng ốc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học, sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng công việc (flow of work) sẽ rất phí phạm. Ngoài ra, việc bố trí các phòng làm việc riêng (private offices) cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí. 1.3.2.1 Các yêu cầu của bố trí văn phòng - Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng. - Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng. - Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng suất lao động cao nhất. - Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin. - Tiết kiệm chi phí lắp đặt. - Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động. Khi sắp xếp các phòng làm việc, nhà quản trị hành chánh cần phải theo một số nguyên tắc sau đây: 1.3.2.2 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban Nhà quản trị phải quan tâm sắp xếp các phòng ban dưới cái nhìn tổng thể của các hệ thống. Các bộ phận này quan hệ mật thiết với nhau. Sau đây là một số nguyên tắc: PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 11- Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty. Các bộ phận chính là bộ phận điều hành, kinh doanh, mua sắm, kế toán, tài chính, dịch vụ hành chánh, và phòng nhân sự. - Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phòng ban. - Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau. Mặc dù tất cả các bộ phận đều có quan hệ với nhau, nhưng có một vài bộ phận quan hệ nhiều hơn. Thí dụ như phòng hội họp nên gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó. - Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân. - Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu. - Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới. 1.3.2.3 Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc (flow of work) Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khoảng cách quá xa sẽ làm mất rất nhiều thời gian. Ngoài ra nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc. Hình 1.4: Mô hình sắp xếp bàn ghế, phòng ban không khoa học - Việc bố trí này thể hiện sắp xếp khoa học, tiện ích trong quá trình di chuyển nhất là trong những công việc của văn phòng. - Với mô hình sắp xếp trên sẽ giúp cho những nhân viên di chuyển cũng như thao tác các nghiệp vụ văn phòng tại nơi phòng làm việc của mình rất tiện ích và thuận tiện. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 12 Ghi chú: Văn thư đến Văn thư đi Luồng công việc Sự di chuyển của nhân viên. Hình 1.5: Sắp xếp bàn ghế, phòng ban theo thủ tục, luồng công việc 1.3.2.4 Hạn chế sử dụng phòng riêng (hệ thống văn phòng “đóng”) Khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng cho các bộ phận hành chánh mà thường dành các khu vực trống trãi rộng rãi cho nhân viên hành chánh làm việc. Dĩ nhiên, loại hình kinh doanh ảnh hưởng đến số lượng phòng riêng. Dẫu sao, các công ty cũng cần một số phòng riêng. Nói một cách tổng quát, các phòng riêng được bố trí cho các cấp lãnh đạo để tăng uy tín (prestige), cho các công việc có tính cách bảo mật hoặc cần tập trung tinh thần. Vì sao ngày nay có khuynh hướng ít sử dụng phòng riêng? - Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc tại khu vực trống trãi. - Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió. - Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 13- Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng phòng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc. Hệ thống văn phòng “đóng” được ngăn cách bởi vách ngăn, tường cao, phân chia thành từng phòng riêng biệt. Ưu điểm: - Đảm bảo yếu tố an toàn, bí mật của công việc. - Đảm bảo tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng. - Phù hợp với công việc tập trung cao. Nhược điểm: - Chiếm nhiều diện tích. - Chi phí hành chánh cao. - Khó giám sát công việc, quản lý nhân viên. 1.3.2.5 Sử dụng vách ngăn (hệ thống văn phòng “mở”) Thay vì bố trí nhiều phòng riêng cho nhân viên hành chánh, các công ty thường bố trí các vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện; hoặc giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang đầu một người khi ngồi hoặc cao bằng khung cửa ra vào. Phần đầu có thể bằng kính, có thể là không. Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi người làm việc có tính cách riêng tư, nhưng lại không gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió. Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc. Dễ tập trung các họat động trong văn phòng. Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng. 1.3.2.6 Bố trí phòng của cấp lãnh đạo Khi sắp xếp bố trí phòng của cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng của vị này gồm có các phòng ốc sang trọng. Thông thường văn phòng này gồm có một phòng tiếp khách (receiving office) với một cô tiếp tân hay thư ký tiếp tân; một phòng họp (conference room); các phòng làm việc khác; phòng vệ sinh; một phòng riêng của thư ký giám đốc (executive secretary) được trang hoàng đẹp; và một phòng lớn. Thường thì cô tiếp tân dưới quyền của vị chánh văn phòng. 1.3.2.7 Bố trí phòng họp chung Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị cao cấp. Tuy nhiên, nó cũng được sử dụng cho các cấp quản trị khác, nhân viên và khách hàng. Một thư ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây. Mặc dầu các cuộc họp của hội đồng quản trị, các cuộc họp của các cấp lãnh đạo, các cuộc họp với khách hàng ưu tiên hơn các cuộc khác, tuy nhiên cần phải mở rộng cho các hoạt động của nhân viên để tận dụng hết khả năng của nó. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 14Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt (face to face). Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ 1.3.2.8 Các phương pháp bố trí văn phòng Như trên đã đề cập, cơ cấu tổ chức của văn phòng ở các cơ quan, đơn vị rất phong phú, đa dạng và do đó bố trí sắp xếp các bộ phận của văn phòng cũng muôn hình muôn vẻ. Phần sau đây sẽ đề cập đến một số cách bố trí văn phòng chủ yếu. a. Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận Văn phòng bố trí kín (Văn phòng chia nhỏ): Đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết. Bố trí theo kiểu này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự, đáp ứng được yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết. Tuy nhiên nó lại vấp phải nhược điểm là tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận văn phòng. Mặt khác, người phụ trách rất khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên. Văn phòng mở Trong thực tế, kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp thay vào đó là kiểu văn phòng bố trí mở. Toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Bố trí văn phòng theo kiểu này có nhiều ưu điểm như: Tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng có nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung cho công việc, khó bảo đảm bí mật thông tin khi cần thiết. Để tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí trên, người ta có thể áp dụng cách bố trí hỗn hợp: Có bộ phận của văn phòng bố trí kín, có bộ phận bố trí mở. b. Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng -Văn phòng bố trí theo hướng phân tán. -Văn phòng bố trí theo hướng tập trung. Văn phòng bố trí theo hướng phân tán Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ như: đánh máy, phô tô tài liệu, xử lý văn bản, lưu trữ văn bản. Cách bố trí này hiện nay đang được áp dụng khá phổ biến vì nó nâng cao tính chủ động cho các bộ phận, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi. Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng gặp hạn chế: có thể không sử dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên văn phòng (nếu không PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 15bố trí kiêm nhiệm), do đó chi phí văn phòng sẽ lớn. Văn phòng bố trí theo hướng tập trung Có hai hình thức tập trung: - Bố trí văn phòng theo hướng tập trung theo địa bàn - Bố trí văn phòng theo hướng chức năng. 1.3.3 Trang thiết bị văn phòng 1.3.3.1 Quyết định về trang thiết bị và máy móc đầu tư cho công tác văn phòng Một quyết định chủ yếu về xử lý công việc văn phòng là nó nên được thực hiện một cách thủ công, bằng máy móc, bằng điện tử hay được một dạng kết hợp các kiểu này. Câu hỏi này trả lời giải quyết vấn đề cân đối giữa chi phí đi kèm theo sự thực hiện công việc với lợi ích. Những vấn đề sau sẽ đưa cho chúng ta cần cân nhắc xem xét khi trang bị thiết bị và máy móc văn phòng mới đó là thiết bị mới có thể cải thiện hiệu năng của công việc hiện tại hay không; những phương pháp xử lý khả thi nào khác hiện có; các chi phí so sánh về những khả năng xem xét, kể cả chi phí vận hàng và chi phí vốn; đối với chi phí vốn xem xét độ dài thời gian để vốn này có thể được khấu hao; chi phí vận hành có bao gồm bất kỳ chi phí lao động hoặc bảo trì nào không; kể cả chi phí huấn luyện nhân viên; những lợi ích của mỗi khả năng. Từ bảng cân đối các chi phí vào lợi ích của các khả năng khả thi, có thể đưa ra quyết định. Sau đó có thể thiết lập một ngân quỹ hoạt động và vốn để cho phép thi hành quyết định. - So sánh quá trình sử dụng nhiều lao động và quá trình sử dụng nhiều vốn. - Phân tích những thuận lợi của máy móc, những bất lợi của máy móc, đầu tư máy móc đã dùng rồi. - Tài trợ đầu tư cho máy móc và thiết bị văn phòng. - Sửa chữa và bảo trì trang thiết bị máy văn phòng 1.3.3.2 Các thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nên kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin ngày càng phong phú và hiện đại. Có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng thành từng nhóm: - Máy vi tính (Computer): Ngày nay chiếc máy vi tính là vật dụng không thể thiếu được trong các văn phòng . Nó giúp cho các thư ký trong việc soạn thảo các văn bản, thống kê, tính toán… và lưu trữ quản lý thông tin một cách tiện dụng và khoa học. Ngoài ra, chiếc máy tính còn là một phương tiện hữu hiệu trong việc trao đổi, cập nhật và tìm kiếm thông tin cần thiết với tốc độ cao, gửi và nhận các văn bản, tài liệu vừa nhanh chóng, không sợ thất lạc, mất mát… lại vừa ít tốn kém. Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính văn phòng mà có thể trang bị một hay nhiều máy và dung lượng máy cho các nhân viên. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 16 - Máy in laser: Là thiết bị không thể thiếu để kết nối với máy vi tính. Đây là thiết bị rất cần thiết để đưa (truy xuất) những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản giao dịch , quản lý… - Tùy vào quy mô hoạt động của từng cơ quan hay doanh nghiệp mà đơn vị trang bị những máy in để có thể in được những trang giấy khổ lớn như những mẫu biểu hoặc bản vẽ, bản thiết kế… - Máy Scanner : Là thiết bị dùng để chụp (nhập) dữ liệu dạng hình ảnh hoặc chữ vieetsx vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì không có file của dữ liệu đó. - Máy photocopy: Là loại máy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính xác theo bản gốc. Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn. - Máy fax: Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi một cách nhất chóng, chính xác. - Máy hủy hồ sơ: Máy hủy hồ sơ dùng để tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu không còn sử dụng nữa nhưng không được phép để lọt tài liệu này ra ngoài. - Máy điện thoại: Là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và tiện lợi nhất, giúp cho các cuộc đàm thoại được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại. - Máy ghi âm, ghi hình: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển như hiện nay, việc trang bị máy ghi âm, ghi hình tại văn phòng là một việc cần thiết. Ghi lại diễn biến của các hội nghị quan trọng, các cuộc hội đàm có tính cam kết, các lời nhắn khi ra khỏi phòng. - Thiết bị hội nghị: Tùy điều kiện và yêu cầu của công việc hội nghị mà người ta bố trí trang bị phục vụ cho hội nghị như: Máy điều hòa, quạt gió, quạt máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng, thông gió. 1.3.3.3 Các đồ dùng văn phòng Các đồ dùng văn phòng gồm các loại thông dụng sau: - Bàn ghế: Có nhiều loại như bàn ghế dùng cho giám đốc, loại dùng cho thư ký, cho nhân viên khác của văn phòng, cho tiếp khách. Tùy theo công việc của mỗi người mà sử dụng loại bàn ghế thích hợp về kiểu dáng và chất liệu. - Tủ đựng hồ sơ: Là các loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu. Tùy theo số lượng và đặc tính của từng loại hồ sơ mà người ta sử dụng các loại tủ khác nhau. - Giá đựng tài liệu: Nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo thì cần phải trang bị các giá để trưng bày, lưu trữ các tài liệu này. - Tủ hoặc mắc áo: dùng để đựng, treo áo, mũ của nhân viên văn phòng và khách đến làm việc. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 17- Tủ hoặc mắc áo: Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút… 1.3.3.4 Phương tiện chuyên chở - Xe con trở lãnh đạo - Xe đưa đón công nhân - Xe dùng di chuyển dụng cụ, vật tư, hàng hóa… 1.3.4 Hiện đại hóa công tác văn phòng Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hóa công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại. Theo hướng: - “ Văn phòng điện tử” - “ Văn phòng không giấy” - “ Văn phòng tự động hóa” - “ Văn phòng của thế kỷ 21” Phương pháp: - Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức năng - Từng bước tin học hóa công tác văn phòng +Máy vi tính và văn phòng “không giấy”: Hiện nay nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng vi tính để xử lý thông tin nội bộ và bên ngoài nên người ta không cần phải sao chép, nhận, in công văn và phân phát cho các bộ phận mà sẽ được xử lý và truyền trên mạng. Để lưu trữ văn bản, ngoài việc lưu trữ theo các truyền thống như các cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta đã tạo ra các đĩa mềm để sao chép các dữ liệu cần thiết. Đặc biệt với việc xuất hiện các đĩa cứng, công nghệ xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được một lượng thông tin tăng hàng triệu lần. + Mạng vi tính với hệ thống thông tin: Để nhanh chóng xử lý các thông tin đầu vào, đầu ra người ta thường nối các máy vi tính thành mạng. Có ba loại mạng phổ biến: * Mạng đơn giản: Gồm các máy tính của những người cùng làm việc với nhau trong cùng một đơn vị. * Mạng nội bộ: Gồm một máy chủ và các máy khách. Máy chủ tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các máy khách. Loại mạng này được sử dụng trong đơn vị có nhiều cấp quản lý cần có sự phân cấp quản lý thông tin. PTITChương I: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng 18* Mạng mở rộng: Nếu cơ quan đơn vị muốn sử lý thông tin đầu ra với một số cơ quan, đơn vị khác ở bên ngoài thì văn phòng phải đăng ký nối mạng nội bộ với mạng rộng ở bên ngoài. Mỗi mạng rộng tương ứng có các ngôn ngữ, ký hiệu thích hợp. + Hệ thống thông tin toàn cầu với chương trình World Wide Web ( Gọi là công nghệ Web) nhằm khai thác toàn cầu mạng internet. Thông tin trên mạng Web dựa trên mô hình khách - chủ. Web chủ là một chương trình được cài đặt trên một máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho các máy khách khi các máy tính gửi yêu cầu tới máy chủ. Web khách là một chương trình máy tính cho phép người dùng có thể yêu cầu cung cấp thông tin từ phía máy chủ. Ngày nay công nghệ Web đang được phát triển rộng rãi trên phạm vi toàn cầu. +Thư điện tử (Email): Email là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang một máy vi tính khác. Trong phạm vi một cơ quan hoặc có thể qua mạng rộng hoặc khắp thế giới qua vệ tinh. Ngày nay thư điện tử có thể gửi kèm theo hình ảnh, âm thanh, người ta có thể nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu thái độ của người nói. +Văn thư điện tử: Là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, dữ kiện, hình ảnh tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tính hoặc cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa. Các thiết bị nói trên có thể dùng đường dây điện thoại, qua các vệ tinh, qua hệ thống vi ba hoặc cáp quang. - Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp Với sự phát triển của công nghệ thông tin, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng “ văn phòng điện tử hóa”. Do đó, khi mua sắm các trang thiết bị, bố trí chỗ làm việc cùng thiết bị cho mỗi nhân viên phải được tiến hành cho phù hợp với xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng. - Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính Những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học. Đây là vấn để bức xúc trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ quản trị viên văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay. 1.4. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu có một nhóm người làm việc chung đều phải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng. Mối quan hệ giữa họ phải được xác định và thống nhất. Người nào làm cái gì, ai báo cáo ai, ai là người ra quyết định,… đó là những vấn đề cốt lõi của tổ chức. 1.4.1 Hình thức tổ chức Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng nên tập trung hay phân tán? Phân tán nghĩa là công việc hành chính văn phòng của mỗi bộ phận phòng ban đề do bộ phận đó quản lý một cách đội lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hiệu quả là công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp nhau, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực. Vì vậy, cần phải tập trung công việc hành chính văn phòng sao cho thống nhất. Có hai hình thức tập trung: - Tập trung theo địa bàn PTIT |
