PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần: Quản trị hành chính văn phòng Mã học phần: LING Lớp/Nhóm môn học: HK1.TT Học kỳ: 1 Năm học: 2022 - 2023 Danh sách nhóm SV: Tên đề tài: Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại công ty Cổ Phần Đại Thành Phụng.
Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ [Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10]
TT Tiêu chí đánh giá Điểm tối đa
Điểm đánh giá Cán bộ chấm 1
Cán bộ chấm 2
Điểm thống nhất 1 Phần mở đầu 0 đ 2 Chương 1 cơ sở lý thuyết 1 đ 3 Chương 2 -Mục 2 Thực trạng 2 đ 4 Chương 2 -Mục 2 Ưu, khuyết điểm
1 đ
5 Chương 3- Đề xuất/ giải pháp 1 đ 6 Kết luận + TLTK 1 đ 7 Hình thức trình bày 1 đ 8 Chỉnh sửa ĐC + trả lời câu hỏi vấn đáp
1 đ
Điểm tổng cộng 10
Bình Dương, ngày 08 tháng 11 năm 2022 Cán bộ chấm 1 Cán bộ chấm 2
iv
- Thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận [2,0 điểm]
Không trình bày, mô tả thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận [0,0 điểm].
Trình bày, mô tả chưa đầy đủ , số liệu chưa đáng tin cậy thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu [0,1 - 1, điểm].
Trình bày, mô tả trung thực, thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu nhưng chưa đầy đủ [1,
- 1,5 điểm].
Trình bày, mô tả đầy đủ, trung thực, thực trạng vấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu [1,6 - 2,0 điểm].
- Đánh giá ưu, khuyết điểm, [hoặc thuận lợi khó khăn] , nguyên nhân vấn đề đang nghiên cứu [1, điểm].
Phân tích đánh giá chưa đầy đủ những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nhưng không phân tích nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu hoặc ngược lại [0,1 - 0,25 điểm]
Phân tích đánh giá những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nhưng không phân tích nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu hoặc ngược lại [0,3 - 0,5 điểm]
Phân tích đánh giá những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu nhưng chưa đầy đủ [0,5 - 1 điểm]
Phân tích đánh giá đầy đủ những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu [1,1 - 1,5 điểm].
Chương 3: Đề xuất các giải pháp [1, điểm]
Trình bày chưa đầy đủ các giải pháp và không hợp lý hợp lý, không khả thi để giải quyết các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2 [0,1 - 0,25 điểm]
Trình bày các giải pháp cụ thể, hợp lý, nhưng chưa khả thi và đầy đủ để giải quyết các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2 [0,3 - 0, điểm]
Trình bày các giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải quyết các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2 nhưng chưa đầy đủ [0,6 - 1,0 điểm]
Trình bày đầy đủ các giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải quyết các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2 [1,1 - 1,5 điểm]
v
- Phần kết luận, Tài liệu tham khảo [1, điểm]
Không trình bày phẩn kết luận và phần tái liệu tham khảo, hoạch ghi không đúng quy định [0,00 điểm]
Trình bày tương đối hợp lý phẩn kết luận và ghi tương đối đúng quy định về phần tái liệu tham khảo [0,1 - 0,50 điểm]
Trình bày, hợp lý phẩn kết luận nhưng chứa đầy đủ và ghi đúng quy định về phần tái liệu tham khảo [0,6 - 0,75 điểm]
Trình bày đúng đầy đủ, hợp lý phẩn kết luận và ghi đúng quy định về phần tái liệu tham khảo [0,8 - 1,00 điểm]
- Hình thức trình bày: [1,00 điểm]
Trình bày không đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm. thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định ........ Số trang của Tiểu luận < 15 trang. Không có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh [0,1 - 0,25 điểm]
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1, line; lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm. thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định ........ Số trang của Tiểu luận < 15 trang. Không có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh [0,3 - 0,5 điểm]
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1, line; lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm. thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định ........ Số trang của của Tiểu luận thiểu 15 trang. Tối đa 25 trang Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh nhưng không nhiều, không sắc nét [0, 6 - 0,75 điểm]
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm. thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định ........ Số trang của Tiểu luận tối thiểu 15 trang. Tối đa 25 trang Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét [0,8 - 1,0 điểm]
- Điểm hoạt động, chuyên cần, thuyết trình: [1, điểm ]
Sinh viên không trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương [0 điểm]
Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 1 lần và nộp bài đúng thời hạn [0,1 - 0,50 điểm]
Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 2 lần và nộp bài đúng thời hạn [0,6 - 0,75 điểm]
Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 3 lần và nộp bài đúng thời hạn [0,8 - 1,00 điểm]
vii
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN- AẦN MỞ ĐẦU MỤC LỤC
- 1. Lý do chọn đề tài
- 1. Mục tiêu của đề tài
- 1. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
- 1. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- 1. Ý nghĩa của đề tài
- 1. Kết cấu của đề tài
- B. NỘI DUNG
- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI.
- 1 Khái niệm liên quan đến dề tài
- 1.1 Văn phòng là gì?
- 1.1 Hành chính văn phòng là gì?
- 1.1 Quản trị hành chính văn phòng là gì?
- 1 Hiện đại hóa văn phòng
- 1.2 Mục tiêu hiện đại hóa văn phòng
- 1.2 Quá trình hiện đại hóa văn phòng
- 1 Khái niệm liên quan đến dề tài
- HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC
- 1. TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
- CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG........ 2. THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH
- 2.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
- 2.2. Con người
- 2.2. Quy định
- 2.2. Nghiệp vụ
- PHỤNG TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH
- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI.
- C. KẾT LUẬN
1
LỜI MỞ ĐẦUCảm ơn trường ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT đã tạo điều kiện trong chương trình đào tạo có môn QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG. Cảm ơn công ty Cổ Phần Đại Thành Phụng đã tạo điều kiện cho nhóm chúng em có cơ hội được tham quan cũng như tìm hiểu thực tế về công ty. Cảm ơn thầy ThSễn Thế Huân đã hướng dẫn thực hiện bài báo cáo này. Kính thưa thầy thân mến! Người xưa ta từng có câu rằng : “ Lời chào cao hơn mâm cổ “ Để có những bài học và nhận định đúng đắn về môn Quản Trị Hành Chính Văn Phòng này , không thể thiếu được sự dịu dàng của thầy dìu dắt chúng em qua nhiều giai đoạn tích lũy đong đầy kiến thức , là một hành trang vững mạnh để chúng em có thể tự tin bước vào ngã rẻ của cuộc đời chông gai. Thầy dạy cho chúng em bài học đầu tiên trong cuộc sống đó là : “Knowledge” để nhắc nhỡ chúng em rằng: Thành công không chỉ được đong đầy bằng kiến thức mà nó còn được tạo dựng bằng niềm tin bằng sự tín nhiệm của chính cuộc đời này , mỗi bài học sẽ là một giá trị đạo đức mà ta kiến tạo bằng kiến thức thật tế. Gia đình là nền tảng của xã hội của cuộc sống , còn mỗi một thầy cô giáo là nền tảng của kiến thức giúp em trao dồi bản thân hoàn thiên hơn từng ngày, cảm ơn thầy , cảm ơn vì tất cả. Cảm ơn vì những lời dặn dò chân tình , những lời khuyên khích lợi tinh thần , để em có thêm động lực để hoàn thành bài báo cáo này bằng tất cả kiến thức thầy đã trao tặng. Trong bài báo này em có sử dụng mốt số tài liệu đã kham khảo và đã trích nguồn. Tuy nhiên kiến thức của em vẫn còn hạn chế và sẽ có một số ý em còn sai sót mong thầy lượng thứ bỏ qua và đóng góp ý kiến để em có thêm sự trao dồi kĩ năng và hoàn thiện bản thân theo từng ngày. Em xin chân thành cảm ơn!
3
thức tế thì nhóm chúng em đã đúc kết tầm quan trọng cũng như xứ mệnh mà công tác quản trị hành chính văn phòng đem lại nhằm đưa ra những ý kiến đóng góp cũng như giải pháp để phát triển một cách tối ưu về công tác quản trị hành chính văn phòng.
2. Mục tiêu của đề tài
2 Mục tiêu chung Nghiên cứu thực trạng bao gồm bốn yếu tố như: con người , trang thiết bị cơ sở vật chất, nghiệp vụ và quy định của công ty Cổ Phần Đại Thành Phùng hiện nay , nhằm đưa ra những giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hành chính văn phòng tại công ty. 2 Mục tiêu cụ thể Hệ thống hóa công tác lý luận về công tác quản trị hành chính văn phòng tại công ty Cổ Phần Đại Thành Phụng. Từ những mục tiêu trên nhằm đưa ra những giải pháp nâng cao công tác quản trị hành chính văn phòng và những ưu điểm , nhược điểm để đi đến hướng khắc phục cho công ty Cổ Phần Đại Thành Phùng.
3. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Phương pháp nghiên cứu từ các tư liệu có sẵn: Nghiên cứu và xem xét lại thành quả thực tiễn mang lại và rút ra được bài học bổ ích từ thực tiễn và khoa học. Nguồn dữ liệu: từ những tài liệu kham khảo có sẵn và được trích nguồn.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Đối tượng nghiên cứu
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC
4 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi thời gian: Từ tháng 10/2022 - tháng 11/2022. Phạm vi không gian: Số 551 Võ Văn Kiệt , phường Hòa Phú , Thủ Dầu Một , Bình Dương.
5. Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu đề tài nhằm đưa ra những giải pháp chỉ ra những ưu điểm – nhược điểm hạn chế nguyên nhân trong công tác văn phòng mang đến cho công ty. Căn cứ vào luận cứ khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu , tổng hợp hành chính văn phòng của công ty Cổ Phần Đại Thành Phụng. Sau buổi trải nghiệm thực tế nhóm em đã rút ra những bài học quý giá liên quan về công tác hành chính văn phòng như là những kiến thức cần thiết và định hướng tìm hiểu thêm
4
hành chính văn phòng về soạn thảo văn bản, hoạch định, tổ chức công việc hành chính văn phòng, ... một cách hiệu quả nhất.
6. Kết cấu của đề tài
Kết cấu của đề tài gồm 3 chương. Trong chương đầu tiên của bài nghiên cứu này , em đã đưa ra tính cấp thiết và lý do chọn đề tài. Qua đó nhằm xác định mục tiêu nghiên cứu tổng quát và cụ thể , lựa chọn đối tượng nghiên cứu , phạm vi nghiên cứu cho bài nghiên cứu này.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM. NGUYÊN NHÂN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG.6
HÌNH 1Nguồn:dplusvn/kien-thuc-hay/van-phong-dong-la-gi-khai-niem-dac-diem- loi-ich-han-che
- Văn phòng bố trí mở Trong thực tế, kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp thay vào đó là kiểu văn phòng bố trí mở. Toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Bố trí văn phòng theo kiểu này có nhiều ưu điểm như: Tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình.
7
HÌNH 2Nguồn: hanghieugiatot/so-sanh-van-phong-dong-va-van-phong-mo 1.1 Hành chính văn phòng là gì? 1.1.2 Khái niệm của hành chính văn phòng Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. 1.1.2 Chức năng của hành chính văn phòng Xuất phát từ quan niệm về văn phòng, có thể thấy hành chính văn phòng có các chức năng sau đây: Chức năng tham mưu tổng hợp; Chức năng trợ giúp điều hành; Chức năng hậu cần. 1.1 Quản trị hành chính văn phòng là gì? 1.1.3 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
9
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG 2. TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆPTên đơn vị: Công ty Cổ phần Đại Thành Phụng Người đại diện: Kiều Thị Bạch Liên MST: 3701864821 Địa chỉ: Số 551 Võ Văn Kiệt, phường Hòa Phú, Thủ Dầu Một, Bình Dương. Ngành nghề: Sản xuất, xây dựng và lắp đặt kết cấu thép Web: daithanhphung Sđt: 0916.
2. THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG2.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
10
Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm được thời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo và nhập dữ liệu thông tin kịp thời, chính xác. Tại công ty Cổ phần Đại Thành Phụng, trang thiết bị đều được trang bị đầy đủ. Cụ thể mỗi phòng có 1 máy bao gồm nhiều chức năng: photo, scan,1 điện thoại bàn, 6 máy tính để bàn và 2 máy tính xách tay, phương tiện văn phòng từ nhỏ đến lớn như: kẹp ghim, bao thư, bút chì, giấy a4, giấy màu, bàn đựng con dấu,... Ngoài ra, mỗi phòng còn có tủ lạnh, bàn ghế, điều hòa, tủ đựng hồ sơ-tài liệu,.. → Nhìn chung, trang thiết bị phục vụ cho công việc đều được công ty đáp ứng đủ. Cơ sở vật chất của công ty thiết kế độc lạ, làm nổi bật sản phẩm công ty đang làm là sản xuất, xây dựng và lắp đặt kết cấu thép. Ngoài ra công ty còn có thang máy, nhà ăn, bãi đỗ xe đảm bảo tiện ích cho nhân viên. 2.2. Con người Công ty có 5 phòng ban bao gồm: Phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng marketing, phòng nhân sự và phòng sale. Phòng kế toán có 6 người, bao gồm 6 người, 5 nhân viên nữ, 1 nhân viên nam, độ tuổi từ 30 trở lên. Bộ phận kỹ thuật có 7 người. Phòng marketing có 3 giám đốc chính, ngoài ra còn có nhân sự thời vụ, không trực tiếp làm việc với công ty mà làm việc bên ngoài. Bên cạnh đó, cách bố trí văn phòng giúp tiết kiệm diện tích, nhân viên dễ giao lưu trao đổi hơn. Việc mỗi bộ phận làm việc trong phòng riêng mặc dù tốn chi phí lắp đặt, xây dựng và điện nước. Nhưng thay vào đó, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn vì tính chất công việc của mỗi phòng khác nhau, cách lưu trữ hồ sơ cũng khác nhau nên tính bảo mật thông tin sẽ cao hơn và hơn thế nữa giới tính của phòng ban cũng khác nhau rõ rệt. 2.2. Quy định Công ty yêu cầu đồng phục đối với nhân viên: Áo sơ mi sọc xanh da trời có logo công ty. Nữ mặc váy với áo đồng phục, váy yêu cầu trên đầu gối một xíu. Nam mặc quần tây với áo đồng phục. → Điều này thể hiện được tác phong chuyên nghiệp của công ty, gây ấn tượng tốt trong mắt khách hàng.
12
Việc này sẽ gây mất thời gian vì phải vừa lưu bản giấy, vừa lưu bản scan, hơn nữa bản giấy không lưu trữ được quá lâu vì giấy sẽ bị giòn, dễ rách. Công ty còn lắp đặt camera cho mỗi phòng làm việc và chỗ gửi xe để bảo mật được thông tin của công ty. Mỗi tối khi nhân viên về, bảo vệ sẽ kiểm tra lại lần nữa đèn điện và khóa cửa. → Đảm bảo phần nào thông tin của công ty, việc bảo vệ kiểm tra lại lần nữa sẽ giúp công ty tiết kiệm điện hơn nếu không may nhân viên quên tắt điện.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNGCon người Chính vì cách bố trí văn phòng công ty theo kiểu truyền thống các phòng ban với chức năng khác nhau sẽ được xây dựng phân thành từng phòng riêng, nên nhân viên giữa các phòng ban sẽ có khoảng cách nhất định, không gần gũi, ít tiếp xúc với nhau, tuy là giữa các nhân viên chung phòng sẽ giúp bảo mật thông tin, tạo không gian riêng tư cho nhân viên, dễ dàng tra đổi trong công việc, nhưng rất khó để gắn kết chặt chẽ giữa các phòng với nhau. Đặc biệt là bộ phận kỹ thuật, đặc thù của ngành này làm trên máy tính nhiều nên ít đi tương tác, chính nhân viên của công ty cũng phản ánh rằng họ không nói chuyện nhiều với bộ phận kỹ thuật, cảm thấy bộ phận kỹ thuật như tách biệt. Nhưng không thể nào mà thay đổi cách bố trí văn phòng một cách linh hoạt được, với lại rất tốn kém chi phí cho doanh nghiệp. Chính vì thế chúng em đề xuất giải pháp công ty thường xuyên tổ chức các buổi gặp mặt như liên hoan, bữa ăn chung lúc cuối tuần,... Hoặc tổ chức các buổi đi chơi tuor du lịch để gia tăng sự tương tác giữa các phòng. Nếu công ty tổ chức đi du lịch thì phải giải thích rõ ràng chi phí của chuyến đi để nhân viên hiểu rõ, lịch trình. Đồng thời, phải tính đến chi phí hợp lý của điểm đến cho nhân viên khi lập kế hoạch du lịch đến các địa điểm, hoạt động du lịch phải được tổ chức hợp lý. Khi chúng em đến công ty để phỏng vấn thì ngay phòng khách không có anh/ chị lễ tân nào hướng dẫn chúng em, có lẽ điều này sẽ rất bất tiện nếu hôm đó là khách hàng công ty đến, họ sẽ cảm thấy họ không được tôn trọng, hoặc công ty này không đáng tin cậy. Công ty cần tuyển thêm lễ tân yêu cầu phải có ngoại hình, ngôn ngữ để đại diện công ty
13
tiếp đón khách hàng, hướng dẫn khách hàng. Vì công ty có nhiều khách hàng nước ngoài nên cần phải chú trọng ngoại ngữ. Trang thiết bị cơ sở vật chất và nghiệp vụ hành chính văn phòng Trang thiết bị cơ sở vật chất mặc dù đủ nhưng đã cũ, dẫn đến việc lưu hồ sơ, nhập dữ liệu còn tốn nhiều thời gian. Thêm vào đó, vì mỗi người làm một lĩnh vực nên không tránh khỏi việc thất thoát hồ sơ và khi người này muốn tìm hồ sơ liên quan đến lính vực người kia làm sẽ rất khó. Giải pháp: mỗi người khi nhập liệu nên nhập thêm 1 list danh sách đã nhận khi nào, lưu ở đâu, cất chỗ nào để những bộ phận khác khi cần tìm sẽ tìm dễ hơn. Phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị luôn luôn sẵn sàng hoạt động. Công ty cần chú ý đến an toàn lao động cho nhân viên, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, hoặc máy báo động cháy nổ, mặc dù công ty đã trang bị các lối phát hiểm nhưng khí hậu Việt Nam rất nóng, đặc biệt là vào mùa hè nhiệt độ tăng cao, dễ gây ra cháy nổ. Cách bố trí văn phòng hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng đặt cây xanh trong văn phòng, tại công ty cổ phần Đại Thành Phụng thì cũng có cây xanh nhưng chỉ có vài cây ở lối đi còn trong văn phòng hầu như ít và không có. Nhóm em đề xuất công ty nên để vài chậu cây nhỏ trên bàn, trong các phòng để tạo cảm giác thoải mái, thư giản, trong lành, giảm căng thẳng cho nhân viên. Phần trần nhà của các phòng được thiết kế độc đáo, nhưng việc thiết kế như thế có các khe hở ra môi trường mà mỗi phòng đều có máy lạnh nên việc tốn điện và chi phí rất lớn. Nên hạn chế các khe hở bằng kính trong suốt. Hồ sơ của công ty được nhân viên thực hiện công tác lưu trữ theo tên công ty, với mỗi công ty, hồ sơ sẽ để theo từng dự án, hợp đồng nhỏ của công ty đó. Trên đó sẽ ghi tên công ty và tên dự án. Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể cho các nhân viên trong văn phòng ngay từ đầu, từ đó mỗi cán bộ sẽ chuyên sâu vào công việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn. Quy định