Khi làm việc với một bảng tính lớn trong Excel, có thể khó phát hiện các mục nhập trùng lặp. Ngoài ra, bạn cũng có thể vô tình nhập cùng một thông tin hai lần. Để nhanh chóng xác định các lỗi này và đảm bảo rằng dữ liệu của bạn rõ ràng và chính xác, tốt hơn hết bạn nên đánh dấu các lỗi trùng lặp trong Excel bằng một vài cú nhấp chuột. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và sự thất vọng trong thời gian dài
Có nhiều cách để đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel và phương pháp bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào dữ liệu mà bạn đang làm việc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn tất cả các cách khác nhau để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Hãy bắt đầu
Những điều cần lưu ý khi xử lý các giá trị trùng lặp
- Bạn phải xác định xem các bản sao là chính xác hay gần đúng. Bản sao chính xác là bản sao chính xác của bản ghi, trong khi bản sao gần đúng có thể có một số biến thể nhỏ
- Điều cần thiết là xác định xem các bản sao nằm trong cùng một bộ dữ liệu hay khác nhau. Nếu chúng nằm trong cùng một tập dữ liệu, bạn chỉ cần xóa các bản sao. Tuy nhiên, nếu các bản sao nằm trên các tập dữ liệu khác nhau, bạn có thể phải giữ cả hai bản sao và hợp nhất chúng
- Cuối cùng, điều quan trọng là phải xem xét tác động của các bản sao đối với bất kỳ phân tích nào sẽ được thực hiện. Các bản sao có thể đưa ra kết quả sai lệch và sai lệch, vì vậy điều quan trọng là phải nhận thức được điều này khi xử lý chúng
Cách tìm các bản sao trong Excel
Dưới đây là một số cách để tìm các bản sao trong Excel
- Sử dụng COUNTIF – Hàm tích hợp này đếm số lượng ô thỏa mãn tiêu chí bạn chỉ định. Nó đếm số lần mỗi giá trị xuất hiện trong một cột. Một giá trị được coi là trùng lặp nếu nó xuất hiện nhiều lần
- Sử dụng tính năng Định dạng có điều kiện – Tính năng này cho phép bạn đánh dấu các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định. Vì vậy, để tìm các giá trị trùng lặp, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các ô chứa giá trị trùng lặp
- Sử dụng macro VBA – Phương pháp này tiên tiến và mạnh mẽ hơn một chút. Có nhiều cách khác nhau để viết một macro để tìm các bản sao, vì vậy tôi sẽ không đi vào chi tiết ở đây. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm đến việc học cách viết macro, có rất nhiều tài nguyên trực tuyến.
Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, việc tìm các bản sao trong Excel có thể hữu ích để làm sạch dữ liệu của bạn. Hãy cùng khám phá từng bước các phương pháp dễ dàng nhất
Đánh dấu các bản sao từ các hàng/cột riêng lẻ trong Excel
Để đánh dấu các giá trị trùng lặp và không duy nhất, hãy làm theo các bước sau
Bước 1. Mở bảng tính với Microsoft Excel
Bước 2. Bây giờ, chọn tập dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp. Đừng quên bao gồm tiêu đề cột trong lựa chọn của bạn
Bước 3. Trong phần kiểu, chọn định dạng có điều kiện
Bước 4. Chọn Đánh dấu quy tắc ô và đi đến Giá trị trùng lặp
Bước 5. Nhấp vào menu thả xuống đầu tiên và chọn Sao chép. Trong trình đơn thả xuống tiếp theo, hãy chọn định dạng bạn muốn sử dụng để đánh dấu các mục nhập trùng lặp. Bây giờ, bấm vào OK.
của bạn đi. Trên bảng tính của bạn, bạn sẽ thấy rằng Excel đã đánh dấu các mục trùng lặp. Nó không đơn giản sao?
Cách sử dụng công thức Excel để tìm các cột hoặc hàng trùng lặp
COUNTIF là một trong những công thức Excel được sử dụng phổ biến nhất để làm nổi bật các bản sao. Như đã thảo luận ở trên, nó chủ yếu được sử dụng để đếm số lượng ô xuất hiện trong một phạm vi xác định và đáp ứng các tiêu chí được xác định trước. Bên cạnh đó, nó còn nổi bật với chức năng ‘Định dạng có điều kiện’ đương đại vì nó cho phép người dùng xác định lệnh, không giống như định dạng có điều kiện, chỉ chọn ra các lệnh trùng lặp
Sử dụng hàm COUNTIF, người ta không chỉ đánh dấu các giá trị trùng lặp mà còn có thể đánh dấu ba lần và các giá trị lặp lại khác. Ngoài ra, nó cũng giúp dễ dàng đánh dấu toàn bộ hàng dựa trên các giá trị trùng lặp trong một cột cụ thể, nhiều cột hoặc tất cả các cột.
cú pháp. =COUNTIF [phạm vi, tiêu chí]
Phạm vi xác định phạm vi ô nơi công thức cần được áp dụng và tiêu chí xác định cơ sở cần được áp dụng để xác định các bản sao
Cách làm nổi bật tất cả các giá trị trong bảng tính
Bước 1. Chọn phạm vi ô. Bây giờ, hãy chuyển đến chức năng Định dạng có điều kiện trong tab Trang chủ và chọn Quy tắc mới
Bước 2. Chọn tùy chọn 'Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng'
Bước 3. Bây giờ, hãy cung cấp công thức bằng cách sử dụng phạm vi và tiêu chí và nhấp vào OK
Ví dụ. ‘=COUNTIF [$A$1. $B$10, A1]=2’
Trong ví dụ này, [$A$1. $B$10] xác định phạm vi A1. B10 cho Excel, trong khi A1 là tiêu chí, có nghĩa là Excel sẽ so sánh và xác định cùng một giá trị như trong ô A1 với các ô được đánh dấu, i. e. , A1. B10. Số sau bằng xác định số lần giá trị trong A1 phải được lặp lại trong A1 đến B10 để được tô sáng.
Bước 4. Khi đã xác định được công thức, chọn khoảng xác định và nhấn vào biểu tượng dưới cùng để thiết lập kiểu định dạng
Đó là nó. Nếu bất kỳ giá trị nào xuất hiện hai lần, Excel sẽ đánh dấu ô
Nếu bạn để ý, Brinjal và Carrot không được tô sáng vì chúng không xuất hiện nhiều hơn hai lần. Bạn có thể sửa đổi công thức COUNTIF để nhận được kết quả mong muốn.
Chẳng hạn, bạn có thể thay đổi công thức thành =COUNTIF [$A$1. $B$10, A1]= 3 để làm nổi bật tất cả các giá trị ba lần. Hoặc thay đổi công thức thành = COUNTIF [$A$1. $B$10, A1] > 3 để đánh dấu các ô xuất hiện nhiều hơn ba lần
Đánh dấu các bản sao trong hàng trên Excel
Công cụ đánh dấu tích hợp chỉ sao chép các giá trị ở cấp độ ô. Điều đó có nghĩa là, nếu bạn muốn đánh dấu toàn bộ hàng có giá trị trùng lặp, bạn cần điều chỉnh hàm COUNTIF để đạt được kết quả mong muốn.
Bước 1. Đầu tiên, chọn các ô để kiểm tra các bản sao
Bước 2. Vào chức năng Định dạng có điều kiện trong phần Kiểu và Chọn Quy tắc mới
Bước 3. Chọn tùy chọn 'Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng'
Bước 4. Nhập công thức tôi. e. ‘= COUNTIFS [$A$2. $A$14,$A2,$B$2. $B$14,$B2,$C$2. $C$14,$C2] = 2’
của bạn đi. Excel sẽ đưa ra kết quả dựa trên truy vấn của bạn
Xin lưu ý bạn, hàm COUNTIFS hoạt động giống như hàm COUNTIF. Nếu bạn muốn xác định ba lần, hãy thay '2' từ công thức trên bằng '3'. Bạn cũng có thể đặt tiêu chí là ‘>1’ hoặc ‘