Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?

Nếu bạn là người dùng Google Trang tính thông thường, có thể bạn đã gặp sự cố khi vô tình thêm các mục nhập trùng lặp vào bảng tính của mình. Tình huống này có thể làm hỏng tập dữ liệu mà bạn đã dày công tạo ra. Bạn có thể không biết rằng trường hợp này đã xảy ra, đặc biệt là khi PC của bạn gặp sự cố hoặc khi bạn chạm vào bàn di chuột trên máy tính xách tay của mình

Rất dễ bỏ sót điều gì đó khi có nhiều dữ liệu trong bảng tính của bạn. Các kết quả điển hình bao gồm lỗi tính toán và các ô trùng lặp khó xác định khi tìm kiếm nguồn gốc của sự cố

May mắn thay, có sẵn một số phương pháp khác nhau để đánh dấu các bản sao trong bảng tính của bạn

  • Sử dụng tính năng Xóa trùng lặp tích hợp
  • Sử dụng đánh dấu để tìm trùng lặp
  • Sao chép tất cả các ô không trùng lặp và di chuyển chúng sang một trang tính mới
  • Sử dụng công cụ tìm bản sao của bên thứ ba
  • Tạo Bảng Pivot đếm các bản sao trên cơ sở cá nhân

Các quy trình trên giúp dễ dàng tìm thấy các mục nhập trùng lặp đó để bạn có thể xóa hoặc bỏ qua chúng nếu cần. Đây là các lựa chọn của bạn

Sử dụng tính năng Xóa trùng lặp của Google Trang tính

Cho dù bạn đang cố gắng tìm các mục trùng lặp trong một cột, hai cột hay toàn bộ trang tính, tính năng “Xóa các mục trùng lặp” sẽ loại bỏ chính xác các ô có cùng dữ liệu. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng thao tác này sẽ xóa tất cả các mục trùng lặp , ngay cả khi chúng được liên kết.

  1. Đánh dấu các cột bạn muốn kiểm tra dữ liệu trùng lặp
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  2. Trong menu ở trên cùng, hãy chọn “Dữ liệu -> Dọn dẹp dữ liệu” rồi chọn “Xóa các mục trùng lặp. ”

    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  3. Một cửa sổ bật lên đối thoại sẽ xuất hiện. Đánh dấu các hộp bên cạnh mỗi cột trong danh sách bạn muốn kiểm tra hoặc bạn có thể chọn hộp “Chọn tất cả” rồi nhấp vào “Xóa các mục trùng lặp. ”
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  4. Google Trang tính hiển thị số lượng bản sao đã được tìm thấy và bị xóa để bạn có thể đảm bảo quy trình hoạt động như dự kiến
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?

Sử dụng tính năng “Xóa các mục trùng lặp” tích hợp sẵn của Google Trang tính là cách đơn giản nhất để loại bỏ các mục nhập trùng lặp, nhưng đôi khi, bạn có thể muốn xem lại các bản sao trước khi xóa chúng< . Một cách tuyệt vời để làm điều đó là đánh dấu màu. . A great way to do that is with color highlighting.

Làm nổi bật các bản sao bằng cách sử dụng màu sắc để loại bỏ dễ dàng

Khi nói đến việc xác định lỗi trong bảng tính của bạn, sử dụng các điểm nổi bật để làm nổi bật mọi thông tin không chính xác là một cách hay khác.

  1. Mở “tệp Google Trang tính của bạn. ” và đánh dấu “cột hoặc nhiều cột” mà bạn muốn chỉnh sửa
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  2. Trong thanh menu ở trên cùng, chọn “Định dạng. ”
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  3. Trong menu thả xuống, chọn Định dạng có điều kiện
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  4. Chọn “phạm vi” bạn muốn từ menu mới xuất hiện
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  5. Trong “Quy tắc định dạng”, hãy thay đổi phần thả xuống có tiêu đề “Định dạng ô nếu…” thành “Công thức tùy chỉnh là. ”

    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?

  6. Dán “công thức” sau vào hộp nằm bên dưới tùy chọn “Công thức tùy chỉnh là”.
    ______0.
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  7. Trong phần “Kiểu định dạng”, hãy chọn “Biểu tượng tô màu” để đánh dấu nội dung của bạn bằng nền ô màu vàng (hoặc bất kỳ màu nào bạn chọn)
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  8. Nhấp vào “Xong” để lưu các thay đổi, xem lại các bản sao của bạn và xóa những bản sao mà bạn thấy là bản sao hợp pháp

Bảng tính của bạn làm nổi bật các ô trùng lặp bằng màu bạn đã chọn, vì vậy, bây giờ bạn có thể quét vùng chọn để tìm bất kỳ bản sao đích thực nào

Ghi chú. Tốt nhất là đánh dấu các ô của cột bắt đầu bằng hàng 1 thay vì chọn các ô ở giữa. Công thức không thích dùng hàng 2 làm cột đầu tiên . Nó bỏ lỡ một vài bản sao trong trường đã chọn (A2. B9). Sau khi hàng 1 được thêm vào (A1. B9), nó tìm thấy tất cả các bản sao. Xem hai hình ảnh dưới đây.

Hình ảnh #1. hiển thị các bản sao bị bỏ sót khi chọn các ô ở hàng 2 làm ô đầu tiên (A2 và B2).

Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?


Hình ảnh #2. hiển thị tất cả các bản sao trong khi chọn các ô của hàng 1 làm ô đầu tiên (A1 và B1).

Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?

Đảm bảo mọi bản sao đều chính xác vì một số bản sao không được liên kết. Chúng có thể là cùng một số cho hai tài khoản, người dùng, nhân viên khác nhau, v.v. Khi bạn xác nhận các ô sao chép mà bạn không cần, hãy xóa chúng. Cuối cùng, bạn có thể đóng menu định dạng và khôi phục màu chuẩn cho các ô của mình

Sao chép các ô duy nhất trong Google Sheets để dễ dàng loại bỏ các bản sao

Nếu bạn muốn tự động sắp xếp dữ liệu thô của mình , tốt nhất là sao chép tất cả các ô không trùng lặp . This process delivers faster sorting and filtering. If you are sure that your information is correct and would prefer to remove the duplicates instead, try the method below.

  1. Mở “Tài liệu trang tính” mà bạn muốn sắp xếp. Đánh dấu “cột” bạn muốn chỉnh sửa. Quá trình này ghi lại phạm vi cột cho bước tiếp theo
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  2. Nhấp vào “cột trống” nơi bạn muốn các mục duy nhất xuất hiện. Trong khi được đánh dấu ( không nhấp vào ô ), hãy dán công thức sau. =UNIQUE(). Nó phải được đặt ở ô trên cùng một cách tự nhiên .
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  3. Nhập "tọa độ ô" của cột ban đầu bên trong dấu ngoặc đơn, chẳng hạn như. (A3. A9)
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  4. Nhấn “Enter” để di chuyển dữ liệu mới của bạn sang cột được chỉ định trước đó
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?

Sau khi hoàn tất, bạn có thể kiểm tra các mục nhập theo cách thủ công hoặc nhập dữ liệu của mình vào bảng tính đang hoạt động

Sử dụng tiện ích bổ sung của bên thứ ba để tìm và xóa các mục trùng lặp trong Trang tính

Có sẵn các plugin trực tuyến để sử dụng với Google Trang tính. Bạn sẽ tìm thấy các tiện ích bổ sung trong Google Workspace Marketplace, bao gồm các công cụ giúp tự động xóa các mục nhập trùng lặp

Loại bỏ các bản sao bằng Ablebits

Một s công cụ phù hợp được gọi là Xóa các bản sao của Ablebits cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các bản sao trong một .

Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?

Bạn có thể di chuyển, xóa và đánh dấu kết quả. Công cụ này bao gồm hai thiết lập trình hướng dẫn. tìm và xóa các bản sao và tìm các ô hoặc chất lượng không trùng lặp trong tài liệu của bạn. Hai tùy chọn này giúp bạn dễ dàng theo dõi thông tin khi bạn di chuyển

Nhìn chung, việc sử dụng công cụ thuật sĩ để tìm thông tin của bạn có thể đáng giá về lâu dài. Tùy chọn này chủ yếu dành cho người dùng liên tục tìm kiếm các bản sao trong bảng tính của họ và những người muốn dành thời gian làm việc khác

Sử dụng Bảng Pivot để Tìm các Hàng trùng lặp trong Trang tính

Bảng tổng hợp là một công cụ thuận tiện để xem xét dữ liệu kỹ hơn. Bảng tổng hợp không tự động xóa các ô hoặc hàng trùng lặp; . Bạn có thể xem dữ liệu của mình theo cách thủ công để xem có cần xóa gì không

Việc tạo bảng tổng hợp phức tạp hơn so với các phương pháp khác được trình bày trong bài viết này. Bạn phải thêm bảng tổng hợp cho mỗi cột để đảm bảo kết quả thống nhất và chúng xác định chính xác các mục trùng lặp

Ghi chú. Nếu bạn không có tên cột trong bảng tính của mình, bảng tổng hợp sẽ không hoạt động chính xác để tìm các mục trùng lặp. Hãy thử tạm thời thêm một hàng mới, sau đó đặt tên cho các cột bằng cách sử dụng hàng mới đó

Dưới đây là các bước để sử dụng bảng tổng hợp để xác định các ô hoặc hàng trùng lặp

  1. Chọn “tất cả dữ liệu của bảng”, sau đó chuyển đến “Dữ liệu -> Bảng tổng hợp. ”
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  2. Điều chỉnh phạm vi ô nếu cần, sau đó chọn “Tạo. ”
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  3. Chọn “Thêm” bên cạnh “Hàng. ” Bước này chọn cột để tìm trùng lặp . Bạn đã đọc đúng. Chọn cột mong muốn của bạn từ trình đơn thả xuống. Nếu bạn mất trình chỉnh sửa bảng tổng hợp, hãy nhấp vào ô đã điền để khôi phục lại.
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  4. Bây giờ, hãy chọn “Thêm” bên cạnh “Giá trị” và chọn “cột giống như trên”, nhưng đặt nó để tóm tắt theo “COUNT” hoặc “COUNTA. ” Nó đã là mặc định rồi
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  5. Bảng tổng hợp mới xác định tất cả các bản sao, như được hiển thị bên dưới
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  6. Nếu muốn xem một cột khác, bạn có thể thực hiện lại các bước ở trên (để giữ kết quả trước đó) hoặc mở lại trình chỉnh sửa bảng tổng hợp và thay đổi bảng hiện có
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?
  7. Bảng tổng hợp thay đổi để hiển thị các điều chỉnh mới
    Làm cách nào để lọc các bản sao trong trang tính google?

Như đã đề cập trước đây, phương pháp bảng tổng hợp liên quan nhiều hơn một chút, đặc biệt là khi bạn cần điều chỉnh công thức nếu dữ liệu của bạn chứa ba ô giống hệt nhau trở lên. Tuy nhiên, nó cung cấp cho bạn báo cáo cụ thể về vị trí của các mục nhập trùng lặp của bạn, điều này có thể hữu ích cho việc phân tích dữ liệu. Để biết thêm thông tin về bảng tổng hợp, hãy xem hướng dẫn Alphr về cách tạo, chỉnh sửa và làm mới bảng tổng hợp trong Google Trang tính.


Nhìn chung, một ô trùng lặp trong Google Trang tính có thể gây ra sự cố với dữ liệu của bạn nếu bạn không cẩn thận, đặc biệt là khi sắp xếp thông tin tài chính vào một bảng tính hữu ích

Các nguyên nhân phổ biến nhất cho các bản sao là

  • Một số người đã thêm cùng một khách hàng, hóa đơn, danh mục, mặt hàng, v.v.
  • Nhập dữ liệu được thêm vào dữ liệu đã có lần thứ hai
  • Sao chép/dán các hành động đã thêm các mục nhập trùng lặp

May mắn thay, việc xác định, xóa và xóa các ô dữ liệu giống hệt nhau dễ dàng một cách đáng ngạc nhiên trong Google Trang tính, điều này rất tích cực nếu bạn liên tục xử lý các bảng tính trong quy trình làm việc hàng ngày của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó để sắp xếp nội dung nhanh hơn, bạn luôn có thể sử dụng một tiện ích bổ sung như “Remove Duplicates” của Ablebits để đảm bảo thông tin của bạn được sắp xếp và tổ chức tốt

Bạn có bất kỳ kinh nghiệm, mẹo hoặc câu hỏi nào về việc sử dụng bất kỳ phương pháp nào được đề cập trong bài viết này không?