Theo dõi số lần nghỉ việc cho toàn bộ tổ chức theo cách thủ công không phải là một việc dễ dàng, nhưng việc sử dụng bảng tính làm công cụ theo dõi PTO tạm thời thực sự hoạt động như một phương pháp theo dõi số lần nghỉ việc với chi phí thấp đối với nhiều công ty. Tuy nhiên, giống như mọi thứ khác trên thế giới này, nó đi kèm với ưu và nhược điểm của nó.
Mục lục
Cách sử dụng Trình theo dõi PTO trong Google Trang tính
Cài đặt một mẫuBắt đầu với trình theo dõi PTO trong Google Trang tính thường yêu cầu cài đặt mẫu theo dõi Excel. Bạn có thể tải xuống mẫu của chúng tôi bằng cách nhấp vào đây hoặc tải xuống bất kỳ mẫu nào khác mà bạn thích từ internet. Nếu muốn bắt đầu lại từ đầu, bạn cũng có thể xây dựng và thiết kế một trình theo dõi PTO hoàn toàn mới theo nhu cầu của tổ chức mình
Thêm dữ liệu nghỉ phép quan trọngKhi bạn đã cài đặt mẫu theo dõi PTO hoặc đã tạo mẫu của riêng mình, bạn cần thêm một số thành phần nhất định sẽ giúp bạn theo dõi hiệu quả dữ liệu nghỉ phép của mình. Một mẫu theo dõi nghỉ phép điển hình thường bao gồm những điều sau đây
- Ngày, tháng, năm nghỉ phép đã ghi
- Khoảng trống cho tên của từng nhân viên
- Một cột cho số ngày được phân bổ/trợ cấp nghỉ phép theo ngày hoặc giờ
- Số giờ hoặc ngày còn lại trong trợ cấp nghỉ phép của họ
- Các mã màu khác nhau cho từng loại nghỉ phép đã thực hiện [ví dụ: màu đỏ cho ngày nghỉ phép, màu xanh lam cho ngày nghỉ ốm, v.v.]
- Bất kỳ ngày lễ quốc gia nào
Ngoài tất cả những điều này, bạn cũng sẽ phải tạo công thức cho các cột cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính để nhập công thức. Ngoài ra, những thay đổi đối với các kết hợp mã/màu này sẽ yêu cầu bạn cập nhật định dạng có điều kiện trong tệp bảng tính của mình
Cập nhật thông tin khi cần thiếtCuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, nhiệm vụ quan trọng là cập nhật thủ công trình theo dõi PTO của bạn với thông tin nghỉ phép của nhân viên. Và đây, có lẽ, thậm chí có thể là phần khó nhất. Bạn có thể đặt nó theo cách này. nếu một bức tranh đáng giá ngàn lời nói, thì PTO Tracker đáng giá ngàn lần đau đầu.
Thoạt nhìn, việc nhập thủ công thông tin PTO của bạn vào bảng tính nghe có vẻ là một quy trình đơn giản, nhưng thực tế thì khác xa. Giữa sự hỗn loạn của việc tung hứng các trách nhiệm hàng ngày tại nơi làm việc, nhận yêu cầu nghỉ phép, chờ phê duyệt nghỉ phép hoặc liên lạc qua email, dữ liệu thường bị mất trong quá trình dịch thuật. Mặc dù nhiều nhóm trên khắp thế giới có thể quản lý số lần nghỉ phép của họ trên bảng tính, nhưng họ phải trả giá bằng việc mất vô số thời gian để lấy thông tin nghỉ phép từ đồng nghiệp và sau đó nhập dữ liệu đó vào trình theo dõi PTO của họ
Duy trì trình theo dõi PTO của bạnĐiều quan trọng cần lưu ý là mặc dù các bảng tính này rất tốt để theo dõi số ngày nghỉ phép trong các doanh nghiệp nhỏ, nhưng chúng có thể không phù hợp với các tổ chức lớn hơn. Vì các công ty này có nhiều địa điểm và nhân viên hơn nên cũng sẽ có nhiều dữ liệu hơn để theo dõi. Sau đó, hãy thêm các nội dung như tích lũy nghỉ phép, ngày lễ trong khu vực và các luật lao động khác nhau vào hỗn hợp và một bảng tính sẽ không giúp bạn đi quá xa.
Hơn nữa, mỗi bảng tính riêng lẻ chỉ có thể theo dõi dữ liệu nghỉ phép trong một năm. Cập nhật bảng tính với dữ liệu nghỉ phép trong nhiều năm liên tiếp có thể khiến trình theo dõi PTO của bạn trở thành một tài nguyên lộn xộn, quá lộn xộn và không có tổ chức. Để ngăn điều đó xảy ra, bạn cần tạo một bản sao của trình theo dõi PTO chung trong Google Trang tính. Sau đó, bạn cũng sẽ phải cập nhật thủ công hàng năm để phản ánh chính xác dữ liệu nghỉ phép của tổ chức bạn
Trình theo dõi kỳ nghỉ có thể trợ giúp như thế nào
Nếu chỉ nghĩ đến việc cập nhật và theo dõi trình theo dõi PTO khiến bạn căng thẳng, thì chúng tôi đã có giải pháp mà bạn đang tìm kiếm. Nói xin chào với Trình theo dõi kỳ nghỉ — công cụ quản lý nghỉ phép cuối cùng cho hơn 100.000 người dùng trên toàn thế giới
Với công cụ của chúng tôi, bạn có thể loại bỏ tất cả những rắc rối đi kèm với theo dõi nghỉ phép thủ công. Tự động hóa các nỗ lực theo dõi nghỉ phép của bạn với mức giá rẻ hơn với một cốc cà phê mocha với kem đánh bông ở trên. Muốn biết làm thế nào?
Yêu cầu nghỉ phép dễ dàng và phê duyệtVới công cụ quản lý nghỉ phép của chúng tôi, bạn có thể dễ dàng gửi yêu cầu nghỉ phép và nhận được phê duyệt nghỉ phép trực tiếp từ công cụ cộng tác yêu thích của mình. Bạn sẽ không còn phải đối phó với nỗi đau tê tái khi chờ đợi phê duyệt nghỉ phép vì yêu cầu nghỉ phép bị thất lạc do email rủi ro
Chỉ cần một vài cú nhấp chuột để yêu cầu nghỉ vắng mặt, chỉ định ngày và thời lượng và cung cấp lý do nếu cần. Chúng tôi sẽ lo mọi thứ khác
Trình theo dõi kỳ nghỉ cho phép người dùng yêu cầu và phê duyệt tất cả các lá một cách thoải mái trong không gian làm việc của họ. Cho dù đó là Slack, Microsoft Teams hay Google Workspace, chúng tôi luôn hỗ trợ bạn bất kể bạn làm việc từ đâu
Theo dõi và lên kế hoạch trước với lịch nghỉ phép toàn diện của nhân viên. Với công cụ tiện dụng này, bạn có thể xem tất cả các ngày nghỉ phép và nghỉ phép sắp tới của người dùng trong bộ phận hoặc tổ chức của mình và sử dụng thông tin đó để làm việc thông minh hơn chứ không phải vất vả hơn
Bạn có thể tích hợp Trình theo dõi kỳ nghỉ của mình với Lịch Google, iCal hoặc Outlook để nhận thông tin nghỉ phép được đồng bộ hóa trên tất cả các nền tảng
Với các yêu cầu nghỉ phép đã được phê duyệt của bạn được tích hợp với lịch của bạn, bạn có thể bớt lo lắng về việc quên nghỉ phép và lo lắng hơn về việc chọn phải làm gì với chúng
Thật dễ dàng để theo dõi xem ai đang nghỉ và khi nào với các thông báo phù hợp của Trình theo dõi kỳ nghỉ. Bạn có thể thiết lập thông báo hàng ngày hoặc hàng tuần và điều chỉnh chúng cho toàn bộ tổ chức, cho một bộ phận cụ thể hoặc cho một địa điểm
Tất cả các tính năng này chỉ là phần nổi của tảng băng trong Trình theo dõi kỳ nghỉ. Người dùng của chúng tôi cũng có thể chọn giữa các gói Cốt lõi và Hoàn chỉnh của chúng tôi để tăng cường nỗ lực theo dõi nghỉ phép của họ và loại bỏ hoàn toàn mọi vấn đề liên quan đến theo dõi nghỉ phép vĩnh viễn. Quan tâm đến việc tìm hiểu thêm? . Không cần thẻ tín dụng
Dùng thử 7 ngày miễn phí
Không cần thẻ tín dụng. Hủy bỏ bất cứ lúc nào
Bắt đầu
Snigdha Gupta
Là một nhà văn khao khát và một nhà tiếp thị đầy tham vọng, Snigdha đang là sinh viên Trường Kinh doanh John Molson của Đại học Concordia