Nhà quản lý giỏi dẫn dắt bằng sự Gương mẫu.
Là một quản lý mới, có thể bạn đối mặt với một số thách thức như:
- Phát triển các quy trình hiệu quả,
- Thiết lập mục tiêu cho đội của bạn,
- Và đảm bảo các thành viên đang phát huy hết tiềm năng của họ.
Bài viết này, chia sẻ một số chiến lược, giúp bạn quản lý đội nhóm thành công. Cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ [hoặc toàn bộ một đội lớn], mối quan tâm chính của bạn có thể là:
- Làm thế nào để thiết lập mục tiêu cho đội của tôi?
- Khi bạn từ “Nhân viên” trở thành “Quản lý”, có thể ảnh hưởng đến tình đồng nghiệp trước đây?
- Làm sao để thúc đẩy người khác và có được sự tôn trọng của họ?
- Các thành viên không thích bạn? Hoặc họ không thích nhau?
Lúc đầu, bạn có thể cảm thấy khó khăn và choáng ngợp… Nhưng với chiến lược đúng đắn, bạn sẽ nhanh chóng vượt qua và trở thành một nhà quản lý giỏi:
1. Xác định đúng vai trò mới của bạn
Trước tiên, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ trách nhiệm, mục tiêu và vai trò mới của mình:
- Đầu tiên, hãy đọc bản mô tả công việc,
- Sau đó, nói chuyện với cấp trên về trách nhiệm chính và mục tiêu của bạn,
- Nhớ ghi lại các kỳ vọng của cấp trên đối với bạn.
Nếu có thể, hãy nói chuyện với người tiền nhiệm:
- Xem trách nhiệm chính là gì?
- Mục tiêu quan trọng nhất?
- So sánh với bản thảo trách nhiệm và mục tiêu của bạn.
Cuối cùng, nói chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn:
- Họ kỳ vọng điều gì?
- Những hướng dẫn họ cần trong công việc?
2. Làm việc với người cố vấn
Khi bạn bắt đầu một vai trò mới, hãy tìm một người cố vấn:
- Người có thể cung cấp phản hồi về hiệu suất của bạn,
- Và huấn luyện các kỹ năng cụ thể mà bạn cần để thành công.
Một người cố vấn có thể cung cấp lời khuyên vô giá và giúp bạn tự tin [yếu tố quan trọng khi trở thành quản lý]. Để tìm được một người cố vấn:
- Hãy nhìn vào bên trong tổ chức của bạn, xem nhà lãnh đạo cấp cao nào có thể giúp bạn?
- Ngoài ra, hãy xem trong mạng lưới quan hệ của bạn, có ai không?
Nhớ rằng cố vấn là một mối quan hệ hai chiều, bạn cần phải có một cái gì đó để cung cấp cho cố vấn. Và họ sẽ giúp bạn:
- Cung cấp một cái nhìn mới [tầm nhìn rộng hơn] về lĩnh vực của bạn,
- Giúp bạn tiếp cận và làm quen với công nghệ mới,
- Và giới thiệu bạn với các chuyên gia khác.
3. Xây dựng mối quan hệ tốt
Theo Dale Carnegie, phần quan trọng nhất [trong vai trò quản lý] là khả năng kết nối cá nhân [mối quan hệ chất lượng] với các thành viên trong nhóm của bạn.
Là nhà quản lý, bạn không còn là “BẠN” của mọi người:
- Trách nhiệm đầu tiên của bạn là một nhà LÃNH ĐẠO,
- Và để làm điều đó, bạn cần cân bằng các mối quan hệ.
Hãy cởi mở với các thành viên trong nhóm, bằng cách:
- Chia sẻ kinh nghiệm công việc và cuộc sống cá nhân của bạn,
- Đừng ngại chia sẻ những sai lầm bạn mắc phải, nó giúp mọi người cởi mở với bạn.
Cách này giúp nhân viên hiểu:
- Bạn là ai,
- Tại sao bạn ở đó,
- Và tại sao họ có thể tin tưởng bạn?
Điều quan trọng: Bạn chia sẻ vì bạn muốn có mối quan hệ chất lượng với đội của mình.
Và mấu chốt là tôn trọng sự khác biệt [đôi khi khó chịu] của từng thành viên. Họ có thể:
- Có đặc điểm văn hóa, thậm chí tôn giáo, khác nhau,
- Thuộc các thế hệ khác nhau,
- Hoặc kinh nghiệm và cá tính khác nhau…
Sử dụng sự đa dạng của các thành viên, để khuyến khích họ thảo luận sôi nổi trong các cuộc nói chuyện.
4. Xác định mục tiêu và truyền đạt
Trước khi tạo ra các thay đổi lớn về hoạt động của đội nhóm, hãy dành thời gian để tìm hiểu hiện trạng. Sau đó, nói chuyện với mọi người về:
- Sự ưu tiên và Mục tiêu của đội tại thời điểm này là gì?
- Nó đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức như thế nào?
- Mục tiêu của các thành viên…
5. Hãy là một hình mẫu tốt
Là nhà quản lý, bạn cần nhận thức rằng:
Các thành viên luôn quan sát bạn!
Vì vậy, nếu bạn muốn định hình hành vi của nhân viên, cải thiện hiệu suất, và xây dựng những thói quen tốt, bạn cần phải đi đầu làm gương. Tức là, bạn phải trở thành hình mẫu, cho những gì bạn muốn đội nhóm trở thành.
Nếu bạn muốn mọi người tin tưởng lẫn nhau, thì trước tiên, chính bạn hãy thể hiện sự tin tưởng với các thành viên.
Bằng cách làm gương và xây dựng năng lực chuyên môn, bạn sẽ có được sự tin tưởng của đội. Từ đó, họ sẽ đi theo sự dẫn dắt của bạn!
6. Phản hồi kịp thời
Tại sao phản hồi quan trọng?
- Nhân viên không thể phát triển, nếu họ không biết, cụ thể là họ phải thay đổi điều gì?
- Nhân viên sẽ không có động lực, nếu bạn không ghi nhận và khen ngợi sự tiến bộ của họ.
Vì vậy:
- Hãy phản hồi thường xuyên,
- Phản hồi càng cụ thể càng tốt,
Điều quan trọng là:
- Cân bằng giữa phản hồi tích cực [những hành vi nhân viên làm tốt] và phản hồi tiêu cực [điều mà nhân viên cần cải thiện].
- Hãy nhất quán và công bằng trong việc phản hồi với các thành viên. Nếu không họ sẽ ganh tị và dẫn đến xung đột.
7. Giao việc
Các nhà quản lý giỏi biết rằng: Mình không thể làm tất cả. Đó là lý do, bạn cần giao việc hiệu quả.
Khi bạn có kỹ năng giao việc tốt:
- Bạn quản lý các nhiệm vụ của đội hiệu quả hơn,
- Đồng thời, phát triển các kỹ năng cho nhân viên và gia tăng sự tự tin của họ.
Để giao việc thành công:
- Hãy chắc chắn rằng bạn bố trí công việc phù hợp với thế mạnh của từng thành viên.
- Khi giao nhiệm vụ, nói với nhân viên về các kết quả cần đạt được và khi nào cần hoàn thành [deadline].
- Đừng trở thành nhà quản lý vi mô [vụn vặt]. Hãy tránh ôm đồm và can thiệp quá sâu vào từng bước thực hiện chi tiết của nhân viên.
- Kiểm tra định kỳ, xem xét họ cần sự giúp đỡ hay không?
8. Linh hoạt
Quản lý không thể chỉ dùng 1 phương pháp. Các tình huống khác nhau đòi hỏi bạn phải “đội mũ” khác nhau. Nhà quản lý hiệu quả luôn có trực giác nhạy bén, để nhận ra khi nào cần phải “thay mũ” và thay đổi vai trò. Ví dụ:
- Đôi khi, bạn cần ở vai trò là một nhà lãnh đạo truyền cảm hứng cho đội,
- Vào núc khác, bạn cần trở thành một người hòa giải [xử lý xung đột],
- Thậm chí, có lúc bạn chỉ cần làm một “bù nhìn”, hoặc trở thành một nhà đàm phán…
Những điểm chính
Nếu bạn là một nhà quản lý mới, bạn cần học hỏi kỹ năng quản lý và nâng cao sự tự tin của mình. Để thành công:
- Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ trách nhiệm chính và mục tiêu của bạn.
- Cố gắng tìm một người cố vấn, và cam kết học tập các kỹ năng quan trọng để làm việc hiệu quả hơn.
- Đặt mục tiêu cho đội, và chắc chắn rằng, bạn giao tiếp thường xuyên với các nhân viên của mình để xây dựng mối quan hệ chất lượng.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng bạn không thể làm tất cả mọi thứ một mình. Xác định nhiệm vụ mà bạn có thể giao cho nhân viên, và tìm hiểu các để trở nên linh hoạt trong từng tình huống.
Trên thực tế, việc bạn là một lãnh đạo không có nghĩa là bạn sở hữu một vị trí cao cấp và đảm nhiệm quản lý một nhóm nhân viên. Bạn có thể có thẩm quyền để nói cho mọi người biết phải làm gì, nhưng nếu bạn là một nhà lãnh đạo không hiệu quả, bạn sẽ không thể hướng dẫn và thúc đẩy nhân viên của bạn hoàn thành mục tiêu của họ.
"Tôi nghĩ một nhà lãnh đạo vĩ đại là một người có khả năng làm cho những người xung quanh họ tốt hơn. Có rất nhiều phương pháp để đánh giá khả năng lãnh đạo nhưng tôi chọn cách nhìn vào những nhân viên xung quanh họ. Liệu họ có phát triển và trở nên tốt hơn? Liệu họ có được thúc đẩy mỗi ngày hay không?”- Dana Brownlee, người sáng lập của Professionalism Matters chia sẻ.
Xem thêm:CIO là gì? Tất tần tật những điều cần biết về CIO
Theo Brownlee, nếu bạn có những đặc điểm sau đây, có thể bạn đang là một nhà lãnh đạo yếu kém:
- Không một ai trong nhóm lên tiếng phản biện gì về những ý tưởng của bạn trong vòng 1 tháng gần đây.
- Bạn dành nhiều thời gian lên kế hoạch cho sự phát triển nghề nghiệp của mình hơn là lập kế hoạch phát triển và quản lý nhóm của bạn.
- Hàng tuần, bạn không có đến 3 cuộc nói chuyện với nhân viên về những vấn đề không liên quan đến công việc.
- Các thành viên nhóm khác nhau sẽ cung cấp các câu trả lời khác nhau nếu được hỏi ba ưu tiên hàng đầu của bạn trong năm nay.
Những việc làm hấp dẫn
Strategy Manager
TP.HCM, Long An, Tây Ninh Kế toán/Tài chính/Kiểm toán , Tiếp thị/ Thương hiệu , Bán hàng Nông nghiệpPlant Manager
TP.HCM, Long An, Tây Ninh Cơ khí/ Máy móc, Sản XuấtPurchasing Manager
TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Sản Xuất , Mua hàng/Chuỗi Cung Ứng , Ôtô / Xe MáyRecruitment Specialist | Chuyên Viên Tuyển Dụng [Industrial Maintenance Service, $800, ID11502]
TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Cơ khí/ Máy móc, Dầu khí/Khoáng sản , Nhân sựMaintenance Manager
TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Cơ khí/ Máy móc, Thực phẩm/Dịch vụ ăn uống , Điện/HVAC/MEP- Các thành viên trong nhóm sợ thất bại.
Tờ Business News Daily đã phỏng vấn các CEO, ngườiquản lý và các chuyên gia lãnh đạo hàng đầu về lời khuyên để trở thành nhà lãnh đạo tốt. Dưới đây là câu trả lời của họ:
Kết nối và giao tiếp
Việc dẫn đầu một nhóm cần tới lòng tin và sự hiểu biết lẫn nhau giữa trưởng nhóm với các thành viên. Bước đầu tiên để đạt được mục tiêu đó là nhà lãnh đạo cần học cách kết nối.T erry “Starbucker” St Marie, một cố vấn lãnh đạo cho rằng: một nhà lãnh đạo được gọi là “nhân đạo”: khi họ tích cực, có mục tiêu, đồng cảm, từ bi, nhân đạo và có tình yêu thương. Những đặc điểm chính này sẽ giúp bạn kết nối các thành viên trong nhóm của mình.
"Xây dựng kết nối với các cá nhân trong nhóm thật sự là điều cần thiết để xây dựng niềm tin về việc xây dựng một nền tảng trách nhiệm và hiệu suất làm việc hiệu quả.” St. Marie cũng đồng thời khẳng định rằng: “Với nền văn hóa đó, nhóm có thể đạt được những thành công và trở thành một tập thể gắn kết với trưởng nhóm xuất sắc.”
Brownlee cho biết: "Tôi nghĩ những nhà lãnh đạo xuất sắc nhất là những người giao tiếp thướng xuyên và rất minh bạch [điều này là rất hiếm]. Các nhà lãnh đạo giỏi cũng biết cách điều chỉnh giao tiếp phù hợp với từng đối tượng và trường hợp cụ thể. Điều này có nghĩa là họ dành thời gian để tìm hiểu phương thức giao tiếp phù hợp với mỗi thành viên [ví dụ: liệu học là những người thích giao tiếp bằng văn bản thông qua email, điện thoại hay thích gặp mặt trực tiếp?]. Họ cũng là những người có kỹ năng lắng nghe tuyệt vời và thực sự quan tâm đến người khác.”
Ruslan Fazlyev, Giám đốc điều hành và người sáng lập nhà cung cấp giải pháp thương mại điện tử Ecwid, nói rằng dù giao tiếp thông qua hình thức nào thì điều quan trọng nhất vẫn là tính xác thực.
"Có rất nhiều phong cách lãnh đạo và không có đúng hay sai", Fazlyev nói. "Nhưng có thật, và có giả. Không có lãnh đạo giả."
Hiểu nhóm của bạn
Một khi bạn đã nắm vững nghệ thuật giao tiếp và kết nối với các thành viên trong nhóm của mình, bạn thực sự có thể hiểu họ - họ là ai, họ quan tâm đến điều gì và tài năng của họ là gì.
Joe Nolan, Giám đốc điều hành của Motus Global, một công ty cung cấp phân tích sinh học cho các vận động viên, cho biết: “Bạn cần biết về sứ mệnh và tầm nhìn của mình nhưng hiểu về nhóm của bạn cũng là điều quan trọng không kém. Nếu bạn quan tâm đến nhân viên, họ sẽ chăm sóc khách hàng của bạn, và cuối cùng, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình."
Alexander Negrash, giám đốc tiếp thị tại công ty giải pháp lưu trữ đám mây CloudBerry Lab cho biết: “Một nhà lãnh đạo giỏi hiểu rõ nhóm của mình hơn bất kỳ ai khác. Họ biết cách tận dụng điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình.”
Khuyến khích sự sáng tạo
“Nếu bạn muốn nhân viên của bạn làm công việc tốt nhất của họ, bạn cần phải cung cấp cho họ sự tự do để động não và khám phá”, Negrash nói. Hãy cởi mở với ý tưởng và đề xuất của nhóm, sẵn sàng xem xét và có thể phát triển chúng hơn nữa.
"Một nhà lãnh đạo tốt cũng mang lại cho nhóm những thách thức mới, tránh tình trạng họ chán nản và tự mãn trong khi vẫn thể hiện niềm tin vào tiềm năng của họ", Negrash cho hay.
Xem thêm:Vị trí CPO là gì? Vai trò của CPO là gì trong doanh nghiệp?
Tập trung vào các mặt tích cực
Các nhà lãnh đạo đều mong muốn các hoạt động trong nhóm luôn diễn ra “mượt mà” nhưng thi thoảng họ vẫn phải bắt tay vào giải quyết các vấn đề. Cho dù đó là một phát sinh nhỏ trong giao tiếp hay một vấn đề lớn thì cách trưởng nhóm giải quyết một vấn đề tiêu cực nói lên rất nhiều điều về họ. Robert Mann, tác giả của "Thước đo của một nhà lãnh đạo" [iUniverse, 2013] cho rằng, hãy tập trung vào những khía cạnh tích cực trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
"Nhìn vào ba điều tích cực về một vấn đề trước khi bạn xác định những điểm tiêu cực," Mann nói. “Khi bạn nhìn vào mặt tích cực của một vấn đề, những người khác cũng sẽ phản ứng tích cực với nhau hơn.”
Trong nghiên cứu của mình, Mann đã phát hiện ra rằng, sau khi các cá nhân chỉ ra những điều họ hài lòng trong một vấn đề, họ không còn cảm thấy vấn đề quá to tát và có thể suy nghĩ rõ ràng để giải quyết nó hơn. Điều này cũng có thể được áp dụng khi các lãnh đạo cần cải thiện chiến lược của mình. Nếu bạn hoặc các thành viên phát hiện ra một một vấn đề, hãy suy nghĩ lại những kinh nghiệm mà bạn đã giải quyết vấn đề đó hiệu quả trong quá khứ.
Tương tự, Peter Fuda, tác giả của "Leadership Transformed" [New Harvest, 2013], nói rằng các nhà lãnh đạo có thể học cách tập trung vào sự tích cực bằng cách chuyển từ "nhà phê bình" sang "đội cổ vũ" cho các thành viên trong đội của họ.
"Chiến lược này liên quan đến việc chuyển từ tập trung vào những điểm tích cực thay vì những điều tiêu cực", Fuda nói. "Hãy tìm hiểu kỹ một vấn đề và vấn đề phát sinh là một bước quan trọng để biến đổi tốt hơn. Có một câu thần chú mà tôi hay chia sẻ với mọi nhà lãnh đạo mà tôi gặp là: “Đừng để sự hoàn hảo cản trở con đường của bạn!”
Làm nhiều hơn nói
Một nhà lãnh đạo xuất sắc biết hướng dẫn nhân viên cách thực hiện chứ không chỉ nói suông. Luke Iorio, chủ tịch và giám đốc điều hành của Viện huấn luyện [iPEC], cho biết các nhà lãnh đạo nên đào tạo các thành viên trong nhóm của họ hướng tới một môi trường làm việc cộng tác, cam kết hơn - mà không cần dụ dỗ họ.
"Nếu bạn đang kiểm soát mọi người làm những việc nhất định theo những cách nhất định, bạn sẽ không nhận được mức độ tham gia nhiệt tình như bạn mong muốn", Iorio nói. "Đào tạo có nghĩa là chỉ ra cho nhân viên của bạn thấy những lựa chọn trước mắt họ. Họ sẽ chủ động trong dự án hơn.
Thẳng thắn
Taso Du Val, Giám đốc điều hành và người sáng lập mạng lưới tài năng tự do Toptal, cho biết phản hồi trực tiếp, trung thực - ngay cả khi đó là lời chỉ trích - là cách tốt nhất để quản lýnhóm của bạn đi đúng hướng. Bạn cũng cần phải biết chính xác định hướng của doanh nghiệp để có thể cung cấp cho họ lời khuyên phù hợp.
"Nếu bạn không thẳng thắn, mọi người sẽ không biết bạn thực sự nghĩ gì về họ và công việc của họ, và họ sẽ không bao giờ có thể cải thiện", Du Val nói. "Nếu bạn không biết định hướng chính xác mà công ty của bạn hướng tới, bất kể bạn đã giao tiếp với nhân viên và đội ngũ lãnh đạo của bạn như thế nào, họ sẽ phải vật lộn khi đưa ra quyết định và triển khai. Khi bạn làm rõ những thông tin này, thời hạn, kế hoạch sản phẩm thông thường, đánh giá hiệu suất, cấu trúc và quy trình có thể dễ dàng được thực hiện "
"Luôn luôn chia sẻ phản hồi mang tính xây dựng về bất cứ điều gì về đội và từng thành viên", Negrash nói thêm. "Phản hồi tích cực quan trọng như tiêu cực, và một nhà lãnh đạo tốt cần phấn đấu cho sự cân bằng."
Xem thêm:CTO là gì? Tất tần tật về Chief Technology Officer
Yêu cầu phản hồi
Các thành viên trong nhóm của bạn không phải là những người duy nhất có thể hưởng lợi từ phản hồi trung thực. Việc tự đánh giá thực sự về khả năng lãnh đạo của chính bạn có thể chưa thật sự chính xác vì vậy hãy tận dụng những cố vấn, chuyên gia và nhân viên của bạn. Những chuyên gia có thể chỉ cho bạn thấy những điểm cần cải thiện, truyền động lực để phát triển kế hoạch trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn là qua sách vở và hội thảo.
"Sự huấn luyện cho phép các nhà lãnh đạo tạo ra kết nối và áp dụng chúng trong bối cảnh thực tế", Iorio nói. "Bạn cần thời gian để tích hợp, xử lý và phản ánh. Và nếu bạn bỏ qua những bước này, bạn sẽ không thể phát triển bền vững được.”
Fazlyev khẳng định, lưu ý rằng nhóm của bạn có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết quan trọng về những gì đang hoạt động, những gì không hoạt động và trở ngại để thành công.
Hiểu động lực của riêng bạn
Nếu một lãnh đạo chỉ coi vị trí của mình đơn thuần là một “công việc” thì điều đó sẽ thể hiện ra bên ngoài. Để trở thành một lãnh đạo giỏi, bạn cần có những động lực đúng đắn. Bạn cần xác định bạn quan tâm đến tiền, hay uy tín? Hay bạn có đam mê truyền cảm hứng cho người khác? St. Marie khuyên các nhà lãnh đạo thật sự cần đặt ra câu hỏi cho chính mình lý do tại sao họ muốn trở thành lãnh đạo.
"Tôi coi vị trí lãnh đạo như một vinh dự và cũng là sự nghiệp của mình”. Ông nói với tờ Business News Daily. "Nếu, trong trái tim của bạn, bạn cảm thấy lãnh đạo là số phận của bạn và nó là cách để bạn thay đổi thế giới thì đây chính là con đường của bạn.”
Hãy tham khảo thêm những bài học quản lýnhân sự cao cấp kháctrên HRchannels tại đây Nghệ thuật quản lý.
- Nghệ thuật quản lý
- HRchannels
- công ty san đầu người
- headhunt Vietnam
- văn hóa doanh nghiệp
- kỹ nanglãnh đạo nhóm
- quản lýnhóm
- nha lãnh đạo xuất sắc