Lấy dữ liệu trong Excel 2010

Với hơn 17 tỷ ô trong một trang tính, Excel 2010 mang đến cho bạn khả năng làm việc với một lượng dữ liệu khổng lồ. Sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự bảng chữ cái, từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc sử dụng các tiêu chí khác có thể giúp bạn tìm thấy thông tin mình đang tìm kiếm nhanh hơn

Trong bài học này, bạn sẽ học cách sắp xếp dữ liệu để xem và sắp xếp nội dung của bảng tính tốt hơn

sắp xếp cơ bản

Sắp xếp là một tác vụ phổ biến cho phép bạn thay đổi hoặc tùy chỉnh thứ tự dữ liệu bảng tính của mình. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp danh sách sinh nhật văn phòng theo nhân viên, ngày sinh hoặc bộ phận, giúp dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Sắp xếp tùy chỉnh tiến thêm một bước, cho bạn khả năng sắp xếp nhiều cấp độ—chẳng hạn như bộ phận trước, sau đó là ngày sinh—để nhóm ngày sinh theo bộ phận

Không bắt buộc. Bạn có thể tải ví dụ này về để thực hành thêm

Để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp theo. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp theo Họ
   
   Chọn một cột để sắp xếp

2. Chọn tab Dữ liệu, sau đó tìm nhóm Sắp xếp và Lọc
3. Nhấp vào lệnh tăng dần để Sắp xếp từ A đến Z của lệnh giảm dần để Sắp xếp từ Z đến A
   
   Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tăng dần

4. Dữ liệu trong bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái
   
   Sắp xếp theo họ, từ A đến Z

Bạn cũng có thể tìm thấy các tùy chọn sắp xếp trên tab Trang chủ, được cô đọng trong lệnh Sắp xếp & Lọc

Để sắp xếp theo thứ tự số

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp theo
   
   Chọn một cột để sắp xếp

2. Từ tab Dữ liệu, bấm vào lệnh tăng dần để Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lệnh giảm dần để sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất
3. Dữ liệu trong bảng tính sẽ được sắp xếp theo số
   
   Sắp xếp theo số chủ nhiệm, từ nhỏ nhất đến lớn nhất

Để sắp xếp theo ngày hoặc giờ

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp theo
   
   Chọn một cột để sắp xếp

2. Từ tab Dữ liệu, nhấp vào lệnh tăng dần để Sắp xếp Cũ nhất đến Mới nhất hoặc lệnh giảm dần để Sắp xếp Mới nhất đến Cũ nhất
3. Dữ liệu trong bảng tính sẽ được sắp xếp theo ngày tháng hoặc thời gian
   
   Sắp xếp theo ngày thanh toán, từ cũ nhất đến mới nhất

sắp xếp tùy chỉnh

Để sắp xếp theo thứ tự bạn chọn

Bạn có thể sử dụng Danh sách tùy chỉnh để xác định thứ tự sắp xếp của riêng mình, chẳng hạn như các ngày trong tuần—hoặc trong ví dụ này, kích cỡ áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất

1. Từ tab Dữ liệu, nhấp vào lệnh Sắp xếp để mở hộp thoại Sắp xếp
   
   Mở hộp thoại Sắp xếp

2. Xác định cột bạn muốn Sắp xếp bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống trong trường Cột. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn Kích cỡ áo phông
   
   Chọn một cột để sắp xếp theo

3. Đảm bảo Giá trị được chọn trong trường Sắp xếp
4. Nhấp vào mũi tên thả xuống trong trường Đơn hàng, sau đó chọn Danh sách tùy chỉnh
   
   Lựa chọn đặt hàng theo Custom List

5. Chọn DANH SÁCH MỚI và nhập cách bạn muốn dữ liệu của mình được sắp xếp trong hộp Danh sách mục nhập. Chúng tôi sẽ sắp xếp các kích cỡ áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất
6. Nhấn Add để lưu danh sách, sau đó nhấn OK
   
   Tạo danh sách tùy chỉnh

7. Bấm OK để đóng hộp thoại Sắp xếp và sắp xếp dữ liệu của bạn
   
   Nhấn OK để sắp xếp

8. Bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự Nhỏ, Trung bình, Lớn và X-Lớn
   
   Sắp xếp theo kích cỡ áo phông, từ nhỏ nhất đến lớn nhất

Để sắp xếp theo màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng ô

1. Từ tab Dữ liệu, nhấp vào lệnh Sắp xếp để mở hộp thoại Sắp xếp
2. Xác định cột bạn muốn Sắp xếp bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống trong trường Cột
3. Chọn xem bạn muốn sắp xếp theo Màu ô, Màu phông chữ hay Biểu tượng ô trong trường Sắp xếp. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp theo Màu phông chữ
   
   Chọn sắp xếp theo Màu chữ

4. Trong trường Đơn hàng, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống để chọn một màu, sau đó quyết định xem bạn muốn màu đó được đặt ở Trên cùng hay Ở dưới cùng
   
   Chọn màu phông chữ

5. Nhấp vào OK. Dữ liệu hiện được sắp xếp theo thuộc tính thay vì văn bản
   
   Sắp xếp theo màu chữ

Sắp xếp nhiều cấp độ

Một tính năng khác của sắp xếp tùy chỉnh—sắp xếp nhiều cấp độ—cho phép bạn xác định cột nào cần sắp xếp theo và khi nào, giúp bạn kiểm soát nhiều hơn đối với việc tổ chức dữ liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp theo nhiều màu ô—chẳng hạn như đỏ, sau đó là vàng, rồi xanh lục, để biểu thị các mức độ ưu tiên khác nhau—hoặc, như được thấy bên dưới, bạn có thể sắp xếp học sinh theo số chủ nhiệm, sau đó theo họ

Để thêm một cấp độ

1. Từ tab Dữ liệu, nhấp vào lệnh Sắp xếp để mở hộp thoại Sắp xếp
2. Xác định mục đầu tiên bạn muốn Sắp xếp theo. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp Chủ nhiệm # từ Nhỏ nhất đến Lớn nhất
3. Nhấn Add Level để thêm mục khác
   
   Thêm một cấp độ

4. Xác định mục bạn muốn sắp xếp theo tiếp theo. Chúng tôi sẽ sắp xếp Họ từ A đến Z
   
   Lựa chọn tiêu chí cho cấp độ thứ hai

5. Nhấp vào OK
6. Bảng tính sẽ được sắp xếp sao cho số chủ nhiệm theo thứ tự và trong mỗi chủ nhiệm, học sinh được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái theo họ
   
   Sắp xếp theo nhiều cấp độ

Copy Level sẽ thêm một cấp độ bằng cách sao chép cấp độ bạn đã chọn và cho phép bạn sửa đổi tiêu chí sắp xếp. Điều này hữu ích nếu bạn cần sắp xếp nhiều cấp có chung một số tiêu chí, chẳng hạn như cùng một Cột, Sắp xếp theo hoặc Thứ tự

Nút Lấy dữ liệu trong Excel ở đâu?

Excel 2010 có phân tích dữ liệu không?

Tùy chọn lấy dữ liệu trong Excel 2013 ở đâu?