Hiện nay hóa đơn giấy đang dần được thay thế bằng hóa đơn điện tử. Đối với các doanh nghiệp phát hành hóa đơn lần đầu thường lúng túng trước thời hạn sử dụng hóa đơn là khi nào? Cách tra cứu như thế nào để biết hồ sơ thông báo của mình đã có kết quả?
1. Thời gian bắt đầu sử dụng hóa đơn sau phát hành
Theo Khoản 4, Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính có quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm [05] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười [10] ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. ….. Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba [03]ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.” Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC thì tổ chức kinh doanh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai [02] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn [Thay vì trước đây là 05 ngày]. Sau đó, Khoản 2 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC cũng sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định cụ thể: “Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in [Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này]. Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.” Như vậy, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành sử dụng hóa đơn, đơn vị phải gửi thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau 02 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn, nếu không nhận được phản hồi về việc từ chối hồ sơ thông báo phát hành thì đơn vị có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn.
2. Cách tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn trên Cổng thông tin tra cứu hoá đơn
Quy trình tra cứu bao gồm: Bước 1: Truy cập vào website: //tracuuhoadon.gdt.gov.vn, chọn Thông tin thông báo phát hành, phần Hóa đơn, mục Tổ chức, cá nhân.
Bước 2: Đơn vị tiến hành nhập các thông tin bắt buộc có đánh dấu * đỏ bao gồm: - Mã số thuế - Ngày phát hành - Mã xác thực
Bước 3: Tại mục Danh sách thông báo phát hành tích chọn vào Ngày phát hành để tra cứu nội dung thông báo phát hành hóa đơn đã được chấp nhận
.png]
Nếu toàn bộ thông tin đã chính xác, doanh nghiệp được phép bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử theo đúng quy định.Trường hợp còn vấn đề thắc mắc liên quan đến hóa đơn, mời quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài 19006142 ấn phím 2 đẻ được tư vấn và giải đáp.
Việc phát hành hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng của hoạt động kinh doanh đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng là một bước bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện. Khi thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng trình tự được quy định bởi pháp luật. Vậy, làm cách nào để phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn? Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc của bạn một cách tốt nhất.
Vì sao doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử?
Theo điều luật được quy định rõ tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, khi một doanh nghiệp muốn khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử thì trước hết doanh nghiệp đó bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Như vậy, nếu một doanh nghiệp chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng sẽ được coi là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Vì sao cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mức xử phạt khi vi phạm là bao nhiêu?
Mức xử phạt được quy định cụ thể trong Khoản 3 Điều 23 Nghị định 125/2020 như sau:
“Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.”
Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế nếu không thông báo phát hành hóa đơn mà hóa đơn đó không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế. Tóm lại, doanh nghiệp cần nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế nếu không muốn bị xử phạt.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hồ sơ cần chuẩn bị khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1: Nghiên cứu và chọn lựa đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nên việc lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp uy tín là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. CÔNG TY PHẦN MỀM FAST là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được công nhận bởi các cơ quan tổ chức uy tín.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:
- 01 Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử [ theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC].
- 01 Thông báo phát hành hoá đơn điện tử [theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC].
- 01 Hoá đơn điện tử mẫu [do Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cung cấp].
Bước 3: Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý bằng 2 cách: Nộp trực tiếp hồ sơ giấy tại Bộ phận Một cửa của cơ quan thuế hoặc có thể gửi hồ sơ đã chuẩn bị qua mạng theo Cổng điện tử //thuedientu.gdt.gov.vn.
Đối với hồ sơ thông báo này doanh nghiệp cần gửi tới cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 4: Kiểm tra kết quả sử dụng hóa đơn điện tử
Sau 02 ngày làm việc, doanh nghiệp có thể kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa bằng cách truy cập vào website của Tổng cục Thuế, tra cứu thông tin trên hóa đơn. Nếu đã đầy đủ thông tin nghĩa là đã được phép sử dụng.
\>>> Tìm hiểu: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Quy trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước như sau.
Bước 1: Tạo lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 1 doanh nghiệp cần tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK về máy. Sau đó, đăng nhập vào phần mềm bằng mã số thuế của mình.
Phần mềm HTKK - phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng
Thực hiện lần lượt theo hướng dẫn:
- Vào Hóa đơn chọn Thông báo phát hành hóa đơn [TB01/AC].
- Điền đầy đủ thông tin trong tờ khai sau đó nhấn kết xuất XML theo thứ tự sau: Ghi => Kết xuất => Kết xuất XML => Kết xuất.
Kết thúc tiến trình lập thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhận được một file Thông báo Phát hành hoá đơn [TB01/AC] dạng XML được lưu trong Folder HTKK-TERP của ổ C máy tính.
Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Tại bước này doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ cần thiết bao gồm:
- File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC vừa được kết xuất dạng XML ở bước 1.
- Bản scan quyết định sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp có chữ ký của giám đốc, hoá đơn điện tử mẫu.
2 File này được gộp vào chung 1 bản dưới định dạng word, còn được gọi là file đính kèm thông báo phát hành hóa đơn.
Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành truy cập vào website //thuedientu.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập theo mã số thuế và mật khẩu của doanh nghiệp.
Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai
Chọn đăng ký tờ khai sau khi hoàn tất bước đăng nhập tài khoản
Tại phần THÔNG BÁO HÓA ĐƠN, nhấn chọn dấu tích ở cuối dòng 102 | TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn | Kê khai theo từng lần phát sinh như hình dưới, sau đó nhấn Tiếp tục.
Nhấn chọn các thao tác như hướng dẫn để hoàn tất quá trình đăng ký
Sau khi hoàn tất bước đăng ký, doanh nghiệp tiến hành Nộp thông báo phát hành hóa đơn để kết thúc quy trình. Nhấn Nộp tờ khai, tải lên File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC dưới dạng XML vừa kết xuất ở bước 1 để hoàn tất.
\>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử viết sai và cách xử lý theo đúng luật định
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử dưới dạng bản word
Doanh nghiệp tiến hành scan 3 mẫu hóa đơn nêu trên dưới định dạng word, sau đó tại cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn đã làm ở bước 2, chọn mục Tra cứu => TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn để nộp file phụ lục
Cuối cùng, đính kèm file word [đã gộp chung 3 mẫu hóa đơn], nhấn Ký nộp là đã hoàn tất rồi nhé!
Nhấn “Ký nộp” để kết thúc quá trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Các bước tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Qua 2 ngày sau khi nộp, doanh nghiệp có thể kiểm tra kết quả sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào đường link //thuedientu.gdt.gov.vn/Tracuu/Tokhai/Thongbaohoadon, kiểm tra thông tin đã đầy đủ hay chưa. Nếu chưa có kết quả doanh nghiệp phải nộp bản cứng trực tiếp cho cơ quan thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website Công ty Phần mềm FAST như sau:
- Bước 1: Truy cập trang //invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.
- Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc [XML] hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2
Ở lần thông báo phát hành hóa đơn điện tử thứ hai, mọi thao tác sẽ trở nên cực kỳ đơn giản nếu không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn. Ở quy trình này, doanh nghiệp không cần gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Thao tác thực hiện sẽ tương tự cách phát hành hóa đơn điện tử lần 1.
Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, các bạn đã nắm rõ được cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử và quy trình thực hiện theo quy định. Ngoài ra, trong quá trình thao tác, nếu có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc, các bạn có thể liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ một cách nhanh nhất nhé!
Làm sao biết hóa đơn điện tử đã phát hành?
Các bạn truy cập vào đường dẫn //tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để chuẩn bị tra cứu. Click: Thông tin thông báo phát hành -> Hóa đơn -> Tổ chức, cá nhân. Các bạn điền các thông tin cần thiết như: Mã số thuế của công ty thông báo phát hành.
Khi nào cần làm thông báo phát hành hóa đơn?
Từ ngày 12/6/2017: Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai [02] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử [HĐĐT] là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính ...
Hóa đơn điện tử dùng được bao lâu?
Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm.