Với kinh nghiệp triển khai các giải pháp ERP cho hàng trăm doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vuejc nhác nhau, TIT đã rút ra được một số bài học từ các dự án triển khai ERP. Nhiều doanh nghiệp luôn có những câu hỏi sau khi triển khai ERP thất bại: Ai là người có lỗi trong dự án này? Nguyên nhân gốc rễ của thất bại là gì? Vậy bài viết này sẽ đưa ra những lý do chủ yếu cho thất bại của một dự án ERP.
1. Những kỳ vọng phi thực tế
Các doanh nghiệp khi bắt tay với ERP sẽ thường đặt ra những kỳ vọng nhất định. Điều này khồng hề sai. Tuy nhiên nhưng kỳ vọng không thực tế thường là khởi đầu cho việc triển khai ERP thất bại.
Kế hoạch triển khai không được quá xa rời thực tế. Giải pháp ERP có thể giải quyết hầu hết các vấn đề trong doanh nghiệp chứ không phải tất cả. Nhiều doanh nghiệp kỳ vọng một sự hoàn hảo từ giải pháp này. Có thể sẽ có những phương án để giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp kỳ vọng nhưng điều này sẽ đi kèm với chi phí mà không phải doanh nghiệp nào cũng chi trả được.
Vì vậy, kỳ vọng đúng mực và hợp lý với ngân sách của doanh nghiệp sẽ là yếu tố đầu tiên giúp giải pháp ERP có thể được triển khai thành công.
2. Thiếu điều hành trong đầu tư
Nhóm quản lý dự án sau khi đã kí kết hợp đồng, phê duyệt ngân sách dự án nhưng đừng dừng tại đây. Họ cần theo dõi kỹ dự án và đưa ra các quyết định về phân bổ nguồn lực, thời gian, ngân sách và lợi ích thực hiện.
Việc theo dõi điều hành kỹ càng dự án sẽ giúp cho dự án phù hợp và bám sát chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, từ đó tăng tính khả thi và giảm tỷ lệ thất bại của dự án triển khai ERP.
3. Không thực sự biết vấn đề của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ hoạt động bời nhiều quy trình kết hợp với nhau như nghiên cứu, sale, marketing, chăm sóc khách hàng,… Mỗi quy trình sẽ có những dữ liệu riêng rẽ và nhiệm vụ của ERP là kết hợp những dữ liệu này lại. Tuy nhiên, liệu có đảm bảo thành công khi áp dụng ERP vào một hệ thống chưa ổn và đang bị hỏng.
Vì vậy trước hết hãy chuẩn hóa quy trình của doanh nghiệp và hiểu rõ các vấn đề trong doanh nghiệp thì bạn có thể đảm bảo được sự thành công của dự án.
4. Quá nhiều tùy chỉnh phần mềm
Khi bắt đầu với một dự án ERP hầu hết các doanh nghiệp đều kỳ vọng ở tính linh hoạt của phần mềm để có thể tùy chỉnh giải pháp khi quy trình của doanh nghiệp thay đổi. Tuy nhiên, với kinh nghiệm triển khai phần mềm của chúng tôi thì mức độ tùy chỉnh cao không phải là một dấu hiệu tốt. Tùy chỉnh sẽ trở lên nguy hiểm khi bạn tùy chỉnh những chức năng cần được chuẩn hóa hơn là để giải quyết các vẫn đề tức thời.
5. Nguồn lực thiếu kinh nghiệm
Một dự án thành công đòi hỏi kinh nghiệm từ phía đơn vị cung cấp giải pháp ERP và cả từ doanh nghiệp của bạn. Đơn vị cung cấp giải pháp thì cần có kinh nghiệm trong lĩnh vực của doanh nghiệp bạn. Một nhà tư vấn ERP với kinh nghiệm cụ thể trong ngành sẽ hiểu được những thách thức mà tổ chức cảu bạn có thể gặp phải để đảm bảo dự án diễn ra ổn định. Doanh nghiệp bạn thì cần có những nhân sự có kinh nghiệm trong CNTT cũng như kinh nghiệm triển khai ERP.
Nếu bạn đang gặp bất kỳ vấn đề nào ở trên trong quy trình triển khai ERP thì vẫn không muộn để thay đổi. Còn nếu bạn chưa bắt đầu triển khai ERP thì đâu sẽ là những kinh nghiệm quý báu để bạn có thể tránh được những lỗi này và xây dựng một kế hoạch chiến lược với tỷ lệ thành công cao.
Những sai lầm trong quá trình quản lý chính là một hạn chế lớn cho sự thành công của dự án, đặc biệt trong lĩnh vực CNTT. Thậm chí khi có sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm, các dự án CNTT vẫn kéo dài lâu hơn tiến độ dự đoán, và tất nhiên, tiêu tốn vượt mức ngân sách dự trù.
Đến cả các chuyên gia QLDA giàu kinh nghiệm cũng có thể vấp phải sai lầm khi quản lý những dự án có quy mô lớn, phức tạp, nhiều thay đổi.Tuy các dự án hoàn toàn riêng biệt, nhưng đầu mối vấn đề thường giống nhau. Vậy nguồn gốc của sai lầm là gì, và cách giải quyết là như thế nào?
Các chuyên gia dự án dưới đây sẽ tiết lộ những lý do phổ biến nhất khiến dự án thất bại, và cách để các PM hạn chế những rủi ro đó.
Sai lầm thứ nhất: Không giao tiếp và đề ra mục tiêu cụ thể với các bên liên quan từ khi bắt đầu triển khai dự án
“Quan trọng là cả team cần biết được vị trí của từng người, đi kèm trách nhiệm và kết quả chuyển giao” - phát biểu của Shami Ahuja, GĐ Công ty Nisum - chuyên tư vấn công nghệ theo phương pháp Agile.
Đó là lý do cần tổ chức Kickoff Meeting [cuộc họp đầu tiên giữa các bên liên quan trong dự án] ngay từ khi bắt đầu dự án.
Kickoff Meeting giúp xác định và thiết lập kì vọng, giúp team tự lực và có tính tổ chức hơn. Cuộc họp cũng giúp truyền tải trách nhiệm, chia sẻ quyền sở hữu dự án mạnh mẽ hơn cho tất cả.
Sai lầm thứ hai: Không chia nhỏ dự án ra thành từng giai đoạn
“Cần chia nhỏ dự án thành các giai đoạn, với mục tiêu tạo thành những đầu việc có thể xử lý được. Điều này làm giảm áp lực tâm lý, tạo sự tự tin, thoải mái cần thiết để mọi người cùng đương đầu với những dự-án-bất-khả-thi. Từ đó, dần dần hoàn thành các công việc từ đơn giản đến phức tạp.” – lời chia sẻ của Sid Soil, chủ sở hữu của đơn vị cung cấp hình ảnh và lưu trữ tài liệu DOCUdavit.
Mục đích ở đây là tránh làm cho team dự án cảm thấy quá tải. Người PM cần dành nhiều thời gian để hiểu sâu về các khía cạnh dự án, từ đó phân rã công việc ra thành từng đầu việc nhỏ.
Cần sự quan sát để chọn lọc những ưu điểm của các thành viên tin cậy trong team, và giao task đúng người-đúng việc.
Sai lầm thứ ba: Không sắp xếp dự án theo thứ tự ưu tiên
“Đặc thù ở ngành CNTT đó là nhiều dự án có thể phải chạy cùng lúc, phục vụ cho nội bộ công ty và yêu cầu khách hàng.” Cortney Thompson, CIO của Green House Data- một công ty cung cấp trung tâm dữ liệu, giải thích.
“Nhiều lần, chúng tôi thấy nhân viên tối tăm mặt mũi với những dự án có mức độ ưu tiên thấp. Trong khi một dự án có mức ưu tiên cao hơn lại đang bị lơ là và bắt đầu có nhiều dấu hiệu khủng hoảng.”
Vì vậy, cần làm rõ ngay từ đầu những nhiệm vụ nào mang tính ưu tiên ra sao, và thông báo cho tập thể team dự án ngay khi có sự thay đổi về mức độ ưu tiên.
“Rõ ràng, trao đổi về thứ tự ưu tiên dự án giúp ta tránh được vô vàn rắc rối về sau.”
Sai lầm thứ tư: Quên rằng Quản lý dự án cũng là Quản lý con người
“Quá nhiều PM bị sa lầy trong phạm vi, chất lượng, chi phí và timeline dự án. Họ quên đi những nỗ lực của những người đang thực sự hoàn thiện dự án từng ngày.” – ý kiến của Irfan Kapasi, GĐ Quản lý của Computer Task Group.
Thất bại trong việc quản lý nhân sự có khả năng dẫn đến “chậm trễ tiến độ, ảnh hưởng chất lượng, và kết quả là chi phí vượt mức.”
Để khắc phục sai lầm này, Irfan khuyên mọi người hãy hiểu giá trị và sự quan trọng của các bên liên quan trong dự án, và sắp xếp thời gian để duy trì tương tác. Bao gồm cả các nhà tài trợ, thành viên nhóm dự án, giám đốc điều hành, nhà cung cấp và các bên liên quan.
Hãy bằng mọi cách đảm bảo rằng mọi người đều có chung tầm nhìn thống nhất vì tương lai của dự án.
Sai lầm thứ năm: Không tương tác thường xuyên với thành viên team dự án
“Rất phổ biến với PM dưới áp lực tiến độ, họ quên đi cuộc họp với team hoặc quên việc cập nhật tình hình với key stakeholder [bên liên quan chính]” – Bob Drainville, sáng lập app theo dõi thời gian Timesheet Mobile, nhấn mạnh.
“Cần có một lịch họp thường xuyên với danh sách người tham dự cụ thể và những người liên quan có ảnh hưởng tới dự án.”
Drainville đặt trọng tâm vào việc giữ đúng số lượng người tham dự các cuộc họp, anh quan niệm “quá nhiều người sẽ làm hỏng việc, vì ai cũng muốn nêu quan điểm và cảm thấy cần đóng góp ý kiến cả.”
Xem thêm: Mẹo để tương tác tốt với nhà tài trợ
Sai lầm thứ sáu: Để thay đổi vượt quá tầm kiểm soát
“Scope creep [vượt phạm vi dự án] thường rất dễ xảy ra và lại khó kiểm soát.”- ý kiến của Kofi Senaya, đại diện Clearbridge Mobile.
“Những đòi hỏi về yêu cầu đi kèm với áp lực, ảnh hưởng đến tầm nhìn chung. Nếu không quản lý khéo, cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ sự thành công của dự án”.
Tuy nhiên, vẫn có khả năng giải quyết Scope creep.
Hãy cân nhắc liệu các yêu cầu mới có đồng nhất với tính năng chung của sản phẩm? Chúng có thực sự hữu dụng cho người dùng cuối? Có cần thiết phải có chúng không? Nếu không đáp ứng các yêu cầu đó thì mục tiêu dự án có bị ảnh hưởng hay không?
Xác định rõ mục tiêu từ đầu sẽ giúp PM loại bỏ những yêu cầu không thực sự cần thiết, đe doạ đến tiến độ dự án, và chứng minh được bạn là một PM có năng lực, không dễ bị tác động.
Sai lầm thứ bảy: Không sử dụng những công cụ Quản lý dự án
“Những phần mềm như Asana hoặc Trello rất trực quan trong việc thể hiện tiến độ dự án.
Cần biết cách sử dụng công cụ để nắm được tình hình triển khai, deadline công việc, xác định cơ hội, tăng hiệu quả và loại trừ những vấn đề có khả năng phát sinh trong tương lai.” – Kean Graham, founder & CEO của MonetizeMore, nêu ý kiến.
Nên cập nhật tình hình dự án thường xuyên. Nếu có vấn đề quan trọng [thay đổi nhiệm vụ, phạm vi hoặc deadline], PM cần cập nhật dự án trong 24 giờ.
Làm vậy, mọi người sẽ có được thông tin cụ thể, mang tính thời sự về dự án đang chạy.
Xem thêm: 10 công cụ phổ biến cho lĩnh vực QLDA
Sai lầm thứ tám: Không có khả năng thích nghi với thay đổi trong hoàn cảnh tiêu cực
Nhiều khi, ta bỏ ra nỗ lực nhưng kết quả vẫn không như ý.
“Nỗi sợ thất bại sẽ khiến nhà quản lý dự án cố gắng cứu vãn tình hình, nhắm mắt theo đuổi một dự án đáng lẽ ra nên dừng lại vì lợi ích chung của công ty.” Brandon Evans, CTO của Changepoint, nói lên quan điểm.
Nếu dự án thực sự quan trọng về mặt chiến lược, nhưng lại gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp có thể thay đổi định hướng và điều chỉnh ngân sách, nguồn lực hoặc kì vọng.
Vẫn cần chú ý cập nhật thông tin liên tục để các bên liên quan có thể đưa ra quyết định chính xác nhất vào đúng thời điểm.