Phân tích việc quản trị thiết bị văn phòng

Phân tích việc quản trị thiết bị văn phòng

Ngành quản trị văn phòng là ngành khá được chú trọng phát triển hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chức năng của quản trị văn phòng là gì? Với bài viết hôm nay, Đại học Đông Á sẽ giúp các bạn giải đáp thắc mắc này. 

Tìm hiểu về quản trị văn phòng

Tại Việt Nam, ngành quản trị văn phòng xuất hiện khá sớm, cung cấp nhiều nhân lực cho các cơ quan, doanh nghiệp. Vậy quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng là ngành chuyên đào tạo các công việc có liên quan đến lập tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự và công việc hậu cần của một doanh nghiệp một cách hiệu quả. Một nhân viên thực hiện các hoạt động này gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, họ đóng vai trò khá quan trọng trong bất kỳ hoạt động tổ chức của các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.

Qua đó, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy vai trò của quản trị văn phòng là rất lớn đối với sự phát triển của các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào. 

Vai trò, chức năng của Quản trị văn phòng là gì?

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp nào cũng cần sở hữu một người làm quản trị văn phòng tài giỏi, năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng mềm tương đối tốt. Để trở thành một người quản trị văn phòng như vậy, trước tiên các bạn cần phải nắm rõ các chức năng quản trị văn phòng.

Phân tích việc quản trị thiết bị văn phòng
Vai trò, chức năng của Quản trị văn phòng là gì?

Hiện quản trị văn phòng có những chức năng chính sau:

Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý trong các doanh nghiệp. Chức năng này đòi hỏi người quản lý phải bao quát được mọi đối tượng trong tổ chức và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng. Muốn vậy, người quản lý phải nắm bắt được nhiều lĩnh vực, có mặt kịp thời để giải quyết chính xác mọi vấn đề. Tuy nhiên, điều này vượt quá khả năng của các nhà quản lý.

Do đó, công tác tham mưu tổng hợp là một lực lượng khá quan trọng trợ giúp các nhà quản lý. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm đưa ra những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể của công tác tham mưu này có thể là cá nhân hay tập thể, tồn tại độc lập với chủ thể quản lý.

Thực tế, tại các doanh nghiệp thường đặt vị trí tham mưu tại các văn phòng. Điều này khiến cho công tác này được hoạt động dễ dàng. Để có thể đưa ra được ý kiến tham mưu tốt nhất, văn phòng phải nắm được những thông tin bên trong và bên ngoài, từ đó phân tích và quản lý thông tin theo những quy trình nhất định.

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ khác cũng có thể làm công tác này cho lãnh đạo ở các vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ, tiếp thị, kế toán, tài chính,…

Chức năng giúp việc điều hành

Một trong những chức năng quản trị hành chính văn phòng đó là chức năng điều hành. Với chức năng này, văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của các cấp quản lý thông qua những công việc cụ thể như: Lập kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và thực hiện công tác triển khai các kế hoạch đó. Ngoài ra, văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, triển khai các chuyến đi công tác hay tổ chức các cuộc họp, hội nghị cấp trên,…

Chức năng hậu cần

Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong chức năng của quản trị văn phòng. Trong quá trình hoạt động, các điều kiện vật chất như không gian làm việc, phương tiện, thiết bị, dụng cụ,…là các điều kiện không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng sẽ là nơi cung cấp, quản lý các điều kiện này để đảm bảo sử dụng một cách hiệu quả nhất. 

Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô và phương thức hoạt động của các công ty, doanh nghiệp. 

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

Để trở thành nhà Quản trị văn phòng cần có những kỹ năng gì?

Để đáp ứng tốt yêu cầu công việc, người làm quản trị văn phòng bên cạnh kiến thức chuyên môn cũng cần các kỹ năng mềm như:

  • Kỹ năng xử lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức, doanh nghiệp đúng theo quy định của các cơ quan nhà nước.
  • Kỹ năng tổ chức: xây dựng và tổ chức các hoạt động tại công ty, lên kế hoạch tuyển dụng, quản lý, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự của công ty.
  • Kỹ năng phân tích tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình công tác
  • Kỹ năng giao tiếp tốt, linh hoạt trong công việc
  • Kỹ năng lập kế hoạch làm việc khoa học, chuyên nghiệp.

Có thể nói rằng, vai trò của nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trong công tác quản lý của các doanh nghiệp. Do đó, ngành quản trị văn phòng đã và đang được chú trọng đào tạo ở nhiều ngôi trường. Đây cũng là lý do khiến nhiều bạn trẻ đang băn khoăn không biết quản trị văn phòng học trường nào tốt nhất…

Phân tích việc quản trị thiết bị văn phòng
Để trở thành nhà Quản trị văn phòng cần có những kỹ năng gì?

Trường Đại học Đông Á Đà Nẵng – một trong những ngôi trường lớn nhất tại khu vực miền Trung tuyển sinh ngành Quản trị văn phòng bạn có thể cân nhắc lựa chọn.

Sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng tại đại học Đông Á sẽ được học tập với chương trình đào tạo gắn liền với thực nghiệm giúp các bạn sinh viên vừa nắm vững kiến thức chuyên môn, vừa có trải nghiệm thực tế tại các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trường còn chủ động liên kết với các doanh nghiệp để tổ chức giảng dạy, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn nhằm tạo điều kiện giúp sinh viên có những định hướng về ngành nghề ngay cả khi còn ngồi trên ghế nhà trường.

Hy vọng nội dung bài viết đã giúp bạn giải đáp được vấn đề chức năng của quản trị văn phòng. Từ đó, đưa ra được quyết định đúng đắn về ngành nghề trong tương lai của bản thân. Chúc các bạn thành công!

Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nên kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng thành từng nhóm:
1.3.1.1 Các thiết bị văn phòng

Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thông tin ngày càng phong phú và
hiện đại: -Máy vi tính (Computer): Ngày nay chiếc máy vi tính là vật dụng không thể thiếu được trong các văn phòng . Nó giúp cho các thư ký trong việc soạn thảo các văn bản, thống kê, tính toán… và lưu trữ quản lý thông tin một cách tiện dụng và khoa học. Ngoài ra, chiếc máy tính còn là một phương tiện hữu hiệu trong việc trao đổi, cập nhật và tìm kiếm thông tin cần thiết với tốc độ cao, gửi và nhận các văn bản, tài liệu vừa nhanh chóng, không sợ thất lạc, mất mát… lại vừa ít tốn kém. Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính văn phòng mà có thể trang bị một hay nhiều máy và dung lượng máy cho các nhân viên.


Page 2


Page 3

Bố trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác văn phòng. Vì vậy nó đòi hỏi bố trí các bộ phận của văn phòng phải mang tính khoa học. Tùy theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà cách bố trí các bộ phận văn phòng có thể khác nhau song phải quán triệt đầy đủ các yêu cầu sau đây:
a.Các yêu cầu của bố trí văn phòng

-Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng.

-Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng.

-Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân

viên hoàn thành công việc với năng suất lao động cao nhất.

-Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin.

-Tiết kiệm chi phí lắp đặt.

-Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động.