Quản lý tên excel trực tuyến

Excel và Google Sheets là những công cụ đặc biệt hữu ích hỗ trợ người dùng tối ưu hóa quá trình làm việc của mình. Nó cung cấp nhiều tính năng cho phép người dùng trình bày và xử lý bảng tính của mình khoa học hơn. Trong đó tính năng tạo danh sách trong Excel được sử dụng phổ biến biến giúp bạn tạo một danh sách thả xuống các lựa chọn để bạn có thể chọn trực tiếp dữ liệu mà không cần phải nhập nó. Do đó làm cách nào để tạo drop list trong Excel, hãy cùng VJ360 tìm hiểu ngay qua bài viết sau nhé

Tóm tắt nội dung

  1. Cách tạo danh sách và tùy chỉnh danh sách thả xuống trong Excel
    1. Cách tạo danh sách trong Excel
    2. Cách tùy chỉnh thả xuống danh sách trong Excel
      1. Sao chép và Dán danh sách thả
      2. Edit vùng dữ liệu tạo Drop List
      3. Xóa Drop List trong Excel
  2. Cách tạo Drop List trong Google Sheet
    1. Tạo danh sách trong Google Sheet với dữ liệu có sẵn
    2. Tạo danh sách trong Google Trang tính bằng cách nhập tự động

Cách tạo danh sách và tùy chỉnh danh sách thả xuống trong Excel

Việc tạo danh sách thả xuống trong Excel hay còn được gọi là danh sách thả xuống trong các ô tính sẽ đặc biệt hữu ích khi người dùng muốn tạo các danh mục tùy chọn. Danh sách Drop List này thường là các dữ liệu dạng giới tính, ngành nghề, nơi ở, danh hiệu… Và việc xổ số xuống dữ liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tiết kiệm điện năng và công việc để nhập lại các dữ liệu lặp lại đó.

Cách tạo danh sách trong Excel

Để tạo hộp danh sách trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước sau

Bước 1. Nhập dữ liệu mà bạn muốn tạo danh sách xổ số xuống một khu vực trống trên trang tính. Chọn ô tính mà bạn cần tạo danh sách chọn trong Excel. Sau đó chọn “Dữ liệu” và chọn “Xác thực dữ liệu”

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 2. Hộp thoại Data Validation xuất hiện. Tại tab “Cài đặt”, chọn “Danh sách” trong mục Cho phép

Quản lý tên excel trực tuyến

Tiếp tục đến mục Nguồn, chọn vùng dữ liệu xổ số mà bạn đã tạo sẵn trên trang tính

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 3. Cuối cùng nhấn OK để tạo danh sách trong Excel trên ô tính bạn đã chọn

Quản lý tên excel trực tuyến

Bên cạnh đó, để sao chép danh sách xổ số xuống các ô tính khác trong cột, bạn chỉ cần kéo xuống để nhận kết quả tương tự. Lúc này tại các ô tính, bạn chỉ cần nhấn chọn dữ liệu thích hợp mà không cần phải mất công nhập lại chúng

Quản lý tên excel trực tuyến

Ngoài ra, nếu trang tính của bạn phải sử dụng nhiều Drop List khác nhau (các vùng dữ liệu có thuộc tính khác nhau), bạn cần đặt tên cho vùng Drop List để quản lý và sử dụng chúng tiện lợi hơn. Ví dụ như bạn muốn chỉnh sửa vùng dữ liệu hoặc chỉnh sửa tên hoặc xóa Drop List. And to set name for Drop List, you done like after

  • Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo và đặt tên cho Danh sách thả
  • Go to the Formulas. Sau đó chọn Xác định tên

Quản lý tên excel trực tuyến

  • Nhập tên cho vùng dữ liệu trong phần Tên. Lưu ý rằng bạn cần đặt tên của vùng dữ liệu giống với tên cột của dữ liệu nhưng không có khoảng trắng giữa các chữ cái

Quản lý tên excel trực tuyến

  • Nhấn OK để hoàn thành

Cách tùy chỉnh thả xuống danh sách trong Excel

Sao chép và Dán danh sách thả

Khác với các dữ liệu thông thường trên trang tính, để sao chép các ô tính chứa danh sách xổ số sang một vị trí khác, bạn thực hiện như sau

Bước 1. Chọn ô tính có chứa định dạng Danh sách thả. Nhấn chuột phải và chọn Sao chép (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrol + C)

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 2. Chọn vị trí bạn muốn chuyển Drop List sang. Click chuột phải vào ô tính đó và chọn Paste Special…

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 3. Trong mục Dán, bạn chọn Xác thực. Sau đó nhấn OK

Quản lý tên excel trực tuyến

Quản lý tên excel trực tuyến

Edit vùng dữ liệu tạo Drop List

Để thay đổi cũng như chỉnh sửa vùng dữ liệu tạo Danh sách thả, bạn thực hiện

Bước 1. Đi đến mục Công thức và chọn Trình quản lý tên

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 2. Hộp thoại Trình quản lý tên xuất hiện, bạn có thể sửa tên hoặc xóa vùng dữ liệu tại mục Sửa và xóa tương ứng

Quản lý tên excel trực tuyến

Hoặc nếu bạn muốn thay đổi vùng dữ liệu, hãy nhấn chọn biểu tượng mũi tên hướng lên và tham chiếu đến vùng dữ liệu bạn muốn thay đổi

Quản lý tên excel trực tuyến

Xóa Drop List trong Excel

Để xóa danh sách thả xuống, bạn thực hiện theo các bước sau

Bước 1. Chọn ô đã tạo danh sách trong Excel > Nhấp vào mục Dữ liệu > Chọn Xác thực dữ liệu

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 2. Nhấn chọn Xóa tất cả. Cuối cùng, nhấp chọn OK để hoàn tất việc xóa Drop List

Quản lý tên excel trực tuyến

Cách tạo Drop List trong Google Sheet

Google Trang tính là phiên bản trực tuyến của Excel. Các tính năng và công cụ trên hai ứng dụng này tương tự nhau, chỉ khác Google Trang tính sẽ tự động lưu lại dữ liệu của bạn trên dịch vụ đám mây đám mây. Trong khi đó, với Microsoft Excel, bạn sẽ phải lưu lại tệp sau mỗi lần chỉnh sửa, đồng thời nó cũng sẽ tiêu tốn một phần tài nguyên của máy tính để lưu trữ. Vì vậy với những ưu điểm mà Google Sheets sở hữu, công cụ này ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi

Tạo danh sách trong Google Sheet với dữ liệu có sẵn

Việc tạo drop list trong google sheet cũng tương tự như trong Excel, bạn có thể thực hiện như sau

Bước 1. Chọn một hoặc nhiều ô tính bạn muốn tạo Drop List ở đó. Tiếp tục chọn mục Dữ liệu > Chọn Xác thực dữ liệu

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 2. Trong mục “Tiêu chí” chọn “Danh sách từ một ô dải”. Sau đó, nhấn chọn biểu tượng ô lưới bên cạnh

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 3. Chọn vùng dữ liệu có sẵn mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống và nhấn OK

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 4. Tại mục “Đối với dữ liệu không hợp lệ” bạn chọn “Từ chối nhập dữ liệu”

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 5. Nhấn Lưu để tạo danh sách trong phiên bản Excel trực tuyến

Quản lý tên excel trực tuyến

Tạo danh sách trong Google Trang tính bằng cách nhập tự động

Ngoài cách sử dụng vùng dữ liệu đã được nhập trước đó trên trang tính, bạn cũng có thể nhập trực tiếp các dữ liệu này trong quá trình thiết lập Danh sách thả xuống như sau

Bước 1. Tương tự như bạn chọn một ô hoặc nhiều ô cần tạo danh sách thả xuống. Tiếp theo, chọn Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu

Bước 2. Trong mục Tiêu chí, bạn chọn “Danh sách mục”. Tiếp theo, tại hộp bên cạnh, bạn nhập các số liệu hoặc văn bản và các giá trị này phải cách nhau bằng dấu phẩy

Quản lý tên excel trực tuyến

Quản lý tên excel trực tuyến

Tích chọn “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” và chọn “Từ chối dữ liệu nhập” trong mục “Đối với dữ liệu không hợp lệ”

Bên cạnh đó, nếu muốn xóa các ô tính đã tạo Drop List, bạn cũng có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách này. Chọn các ô tính có định dạng Danh sách thả xuống đã được tạo > Chọn Dữ liệu > Chọn Xác thực dữ liệu > Nhấn Xóa xác thực. Khi đó tất cả các ô tính chứa danh sách thả xuống đều được xóa hoàn toàn

Quản lý tên excel trực tuyến

Quản lý tên excel trực tuyến

Bước 3. Save the end of end to complete

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo danh sách trong Excel và Google Sheets. Hi vọng với những chia sẻ này sẽ giúp người dùng thực hiện thành công việc tạo danh sách thả xuống để hỗ trợ công việc của mình ở mức tối ưu nhất. Chúc bạn thành công