Khi doanh nghiệp mua một sản phẩm/dịch vụ được cung cấp bởi doanh nghiệp ở một quốc gia khác, đó là nhập khẩu. Và ngược lại, xuất khẩu là khi doanh nghiệp tại một quốc gia cung cấp hàng hóa dịch vụ cho doanh nghiệp ở một quốc gia khác. Việc xuất nhập khẩu hàng hóa sang nước khác luôn phải có những trình tự, thủ tục có hệ thống.
Khi giao thương, các doanh nghiệp cần tuân thủ chúng để đạt được uy tín trên thị trường quốc tế. Nếu không có thủ tục xuất nhập khẩu, việc vận chuyển hàng hóa qua lại là không thể thực hiện. Vậy quy trình xuất nhập khẩu diễn ra như thế nào? Cùng Innovative Hub tìm hiểu qua bài viết sau.
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU
Quy trình nhập khẩu
Thu thập dữ liệu thương mại
Việc nghiên cứu thị trường để thu thập các dữ liệu thực tế của đối phương là bước đầu tiên. Khi có được các dữ liệu cụ thể, 2 bên sẽ liên lạc với nhau để trao đổi. Có thể là trao đổi về mức giá, mẫu mã, chính sách hoặc điều kiện giao hàng của cả 2 bên.
Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là giấy tờ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia. Nó cho phép doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa cụ thể vào quốc gia đó. Bên nhập khẩu cần tìm hiểu để biết mặt hàng của mình có cần xin giấy phép nhập khẩu không. Với một số loại hàng hóa đặc thù, buộc phải có giấy phép nhập khẩu thì mới được thông quan. Ví dụ như nguyên liệu thuốc lá, chế phẩm sinh học, v.v
Chi tiết đơn đặt hàng
Nhà nhập khẩu đặt hàng sản phẩm từ nhà xuất khẩu nước ngoài. Chi tiết đơn đặt hàng cần bao gồm chất lượng, giá cả, màu sắc, số lượng, v.v. của sản phẩm
Thư tín dụng
Sau khi đặt hàng và thỏa thuận thời hạn thanh toán giữa bên mua và bên bán, thì doanh nghiệp nhập khẩu sản phẩm phải nhận được thư tín dụng từ ngân hàng của họ. Thư này cho thấy mức độ đáng tin cậy của khoản thanh toán.
Thu xếp Thanh toán
Nhà nhập khẩu cần thu xếp tất cả các khoản thanh toán trước khi sản phẩm đến cảng.
Thông tin về lô hàng
Đây là thư từ bên xuất khẩu gửi cho bên nhập khẩu để thông báo về lô hàng. Bao gồm số tàu, cảng xuất khẩu, mô tả sản phẩm, số vận đơn và số hóa đơn
Nhập tài liệu
Sau khi vận chuyển sản phẩm, nhà xuất khẩu soạn thảo các chứng từ quan trọng và cung cấp cho chủ ngân hàng để chuyển tiếp, như đã đề cập trong thư tín dụng.
Hàng hóa đến
Sau khi lô hàng xếp hàng cập cảng, tàu phụ trách sẽ thông báo và cung cấp các chứng từ liên quan đến hàng hóa và bản kê khai nhập khẩu chung cho nhân viên bến tàu.
Thủ tục hải quan
Thủ tục cuối cùng là làm thủ tục hải quan. Khi sản phẩm về đến nước thì bạn cần phải thông quan, để thông quan hàng hóa của mình. Bạn cần cung cấp giấy tờ hợp pháp và lệ phí hải quan cho nhân viên để được xuất kho.
Quy trình xuất khẩu
Yêu cầu sản phẩm và gửi báo giá
Khi doanh nghiệp liên hệ với bên mua, họ sẽ gửi yêu cầu báo giá của sản phẩm. Sau đó, bên xuất khẩu gửi báo giá chi tiết như màu sắc, chất lượng, điều khoản giao hàng, chi tiết đóng gói, phương thức thanh toán,…
Thực hiện đơn đặt hàng
Khi bên doanh nghiệp nhập khẩu đồng ý về tất cả các chi tiết, điều khoản và điều kiện của nhà cung cấp, họ sẽ tiến hành đặt hàng.
Sự tín nhiệm của nhà nhập khẩu
Nhà xuất khẩu cần yêu cầu một thư tín dụng để biết độ tin cậy của nhà nhập khẩu sau khi đặt hàng. Thư được yêu cầu để đảm bảo thanh toán không bị lỗi.
Giấy phép xuất khẩu
Nhà xuất khẩu sẽ yêu cầu giấy phép xuất khẩu để xuất khẩu hàng hóa của mình. Có một số thủ tục pháp lý nhất định phải thực hiện để có được giấy phép xuất khẩu tùy theo quy định của mỗi quốc gia
Sản xuất hàng hóa
Sau khi có đơn đặt hàng và hoàn thành các yêu cầu xuất khẩu, nhà xuất khẩu bắt đầu sản xuất hàng hóa theo yêu cầu của nhà nhập khẩu.
Kiểm tra chất lượng
Bên xuất khẩu cần kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng để tránh xảy ra sự cố. Có những công ty chuyên cung cấp dịch vụ kiểm định để đảm bảo chất lượng của hàng hóa.
Giấy chứng nhận xuất xứ
Nhà nhập khẩu yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất tại quốc gia đó.
Đặt trước chỗ cho lô hàng
Trong quá trình sản xuất, nhà xuất khẩu đến các hãng tàu để đặt chỗ cho lô hàng. Nhà xuất khẩu chỉ định ngày gửi hàng, điểm đến của cảng giao hàng, tính chất và loại sản phẩm xuất khẩu cho hãng tàu.
Đóng gói và giao nhận
Sau khi hoàn thành sản xuất và đầy đủ các giấy tờ hợp pháp, hàng hóa được đóng gói cẩn thận để giao hàng sau đó sẽ thu xếp vận chuyển để chuyển hàng hóa ra cảng để xuất hàng.
Bảo hiểm hàng hóa
Chủ yếu là các nhà xuất khẩu bảo hiểm hàng hóa của họ để giảm rủi ro hư hỏng và mất mát trong quá trình vận chuyển.
Thủ tục hải quan
Hàng hóa phải được thông quan trước khi xếp lên tàu.
Cung cấp vận đơn
Sau khi thanh toán phí vận chuyển, người xuất khẩu nhận được thông tin vận đơn và họ sẽ cung cấp thông tin này cho bên nhập khẩu để xác nhận lô hàng.
QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU CÓ THỂ GẶP MỘT SỐ RỦI RO
Một trong những rủi ro thường gặp nhất khi giao thương quốc tế đó chính là rủi ro vận chuyển. Trong quy trình xuất nhập khẩu, không có sự chắc chắn nào về mức độ giao hàng thành công cả. Một số vấn đề thường gặp nhất như nhiễm bẩn, tai nạn, phá hoại, trộm cắp, mất mát, đổ vỡ,… Bởi vậy, trước khi vận chuyển bất kỳ hàng hóa nào, các doanh nghiệp cả xuất khẩu hay nhập khẩu đều cần đảm bảo có đủ bảo hiểm liên quan để tránh tổn thất. Và hơn nữa, sẽ luôn có những thứ nhất định không bao giờ nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Các doanh nghiệp có thể tìm thêm thông tin về các hạn chế của quốc gia xuất/nhập khẩu bằng cách kiểm tra trang web chính thức của Bộ Ngoại giao và Thương mại cho từng quốc gia cụ thể.