Sơ đồ quy trình thanh toán tiền mặt

Tiền mặt là một loại tài sản linh hoạt nhất trong doanh nghiệp, cũng được quản lý chặt chẽ và cẩn thận nhất. Để giúp cho các doanh nghiệp và kế toán tổ chức quản lý tiền mặt một cách dễ dàng, Ketoan68.com xin chia sẻ với các bạn quy trình kế toán tiền mặt

2. Quy trình kế toán chi tiền mặt

Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các chuyên gia kế toán của Kế toán 68 qua Tổng đài tư vấn:

Mr Thế Anh : 0981 940 117

Email:

Bất cứ công việc gì, nếu có quy trình chuẩn thì việc thực hiện công việc sẽ thuận lợi và tránh sai sót.

Kế toán tiền và các khoản tương đương tiền cũng vậy, các bạn cần có quy trình kế toán tiền và tương đương tiền chuẩn để công tác kế toán doanh nghiệp suôn sẻ. Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên tại lớp học khóa học kế toán thực hành sẽ hướng dẫn các bạn quy trình kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

>>>Xem thêm: Tổng hợp kinh nghiệm hạn chế sai sót trong kế toán tiền và các khoản tương đương tiền

1. Bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng).

Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC, UNC) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …

Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT, UNT) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn,

2. Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi:

Đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét. học kế toán tổng hợp ở đâu tốt

3. Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.

4. Kế toán trưởng chuyển lại chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán

5. Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ thanh toán tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.

Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.

6. Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đề nghị tạm ứng từ GĐ hoặc Phó GĐ

7. Lập chứng từ thu – chi

• Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu – chi
• Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC)

8. Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC

9. Thực hiện thu – chi tiền:

• Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
  • Kiểm tra số tiền trên PT (PC) với chứng từ gốc
  • Kiểm tra nội dung ghi trên PT (PC) có phù hợp với chứng từ gốc
  • Kiểm tra ngày , tháng lập PT (PC) và chữ ký của người có thẩm quyền.
  • Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
  • Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào PT hoặc PC .
  • Thủ quỹ ký vào PT hoặc PC và giao cho khách hàng 01 liên.
  • Sau đó thủ quỹ căn cứ vào PT hoặc PC ghi vào Sổ Quỹ.
  • Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT hoặc PC cho kế toán.  
• Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp UNT/UNC, séc, … cho ngân hàng.

Ghi chú:

Các quyển sổ phiếu thu – chi bán trên thị trường thường có 03 liên và theo quy định là phải lập cả 03 liên. Tuy nhiên trong thực tế (kế toán tự thiết kế mẫu và tự in) thường thì:

• Lập 03 liên cho PT (01 liên giao cho khách nộp tiền vì khách nộp tiền cần PT để đảm bảo cho các phát sinh sau này nếu có)
• Lập 02 liên cho PC (vì đa số khách nhận tiền không lấy PC)

Kế toán thanh toán không quá phức tạp nhưng luôn yêu cầu tính chính xác cao. Vì vậy, để tránh những rủi ro sai sót tiền mặt luôn tiềm ẩn, kế toán thanh toán cần nghiêm túc thực hiện các khâu trong quy trình trên để quản lý dòng tiền của công ty chặt chẽ nhất. 

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Bên cạnh các khoá học kế toán, trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo các khoá học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu và các khoá học chuyên sâu tại Hà Nội và TPHCM, nếu bạn quan tâm, vui lòng truy cập website: www.ketoanleanh.vn để biết thêm thông tin chi tiết.

Kế toán cần nắm rõ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt, đặc biệt là kế toán tiền mặt. Do trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ liên tục phát sinh những nghiệp vụ kinh tế. Kể tới nhiều nhất là nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Kaike.vn sẽ giới thiệu quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu và chi tiền mặt cùng các lưu ý kèm theo trong bài viết dưới đây.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo thông tư BTC

Theo quy định tại thông thư 133 và thông tư 200 của Bộ tài chính, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán diễn ra như sau:

– Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

– Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

– Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

– Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Các loại chứng từ liên quan đến “Tiền Mặt”

Các loại chứng từ kế toán Tiền mặt thể hiện qua:

Phiếu Thu/ Phiếu Chi/ Giấy đề nghị thanh toán/ Giấy đề nghị tạm ứng/…

Đọc thêm: Mẫu sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt theo thông tư 200 & 133  

Để hiểu rõ quy trình này, mời bạn đọc tìm hiểu 2 trường hợp:

• Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu tiền mặt
• Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu tiền mặt

Chứng từ thu tiền mặt được luân chuyển theo trình tự như sau:

(1) Khi có người nộp tiền, kế toán tiền mặt viết phiếu thu thành 3 liên.

(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu (3 liên).

(3) Chuyển trả lại 3 liên phiếu thu cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt lưu liên 1.

(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ.

(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (liên 2 và liên 3).

(6) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên). Người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ.

(7) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt.

(8) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt.

(9) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt.

(10) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu và kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thu tiền mặt.

Tìm hiểu Công việc của kế toán tiền mặt  

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt

Bộ phận liên quan hoặc người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan đến việc chi tiền.

(1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi. Bộ phận này duyệt chi.

(2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi thành 3 liên.

(3) Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký phiếu chi (3 liên).

(4) Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đã ký và lưu liên 1.

(5) Chuyển phiếu chi (liên 2, liên 3) cho thủ quỹ.

(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền và ký phiếu chi (liên 2, liên 3).

(7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3 rồi chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ quỹ.

(8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt.

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt rồi chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt.

(10) Kế toán tiền mặt lưu phiếu chi và kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt.

Đọc thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương 

Tóm lại,

Nhìn vào 2 quy trình trên, có thể thấy được Kế toán tiền mặt và bộ phận khác liên quan đều thực hiện luân chuyển chứng từ kế toán theo đúng trình tự được quy định trong thông tư của Bộ Tài chính.

Hiện nay, phần mềm kế toán Kaike đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán đối với phân hệ tiền mặt. Đặc biệt có thêm các chức năng như:

• Tự động hạch toán các chứng từ thu, chi tiền => Tiết kiệm thời gian nhập liệu;
• Dự báo dòng tiền ra/vào trong tương => Doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh

Với chi phí sử dụng được tối thiểu hóa, Kaike hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận được nhiều tính năng giúp tối ưu. Đầy đủ tác vụ kế toán cùng phân hệ quản trị tài chính doanh nghiệp được tích hợp. Kaike là phần mềm được nhiều kế toán và giám đốc quan tâm.

Sử dụng phần mềm kế toán Kaike miễn phí

Hỗ trợ doanh nghiệp siêu nhỏ tham gia chuyển đổi số kế toán, GMO thực hiện chương trình tặng miễn phí phần mềm.

Áp dụng dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ và hộ, cá nhân kinh doanh.