Tài liệu môn quản trị hành chính văn phòng

Trong phần này, nhóm tác giả trình bày cụ thể và chi tiết hơn về FDI tại Việt Nam sau hơn ba thập kỷ dựa trên các tiêu chí bao gồm những sự kiện nổi bật, thực trạng và triển vọng.

Trong bài báo này chúng tôi nghiên cứu các tính chất phi cổ điển như tính chất nén tổng hai mode, nén hiệu hai mode và tính chất phản kết chùm hai mode bậc cao của trạng thái kết hợp cặp thêm và bớt photon hai mode [PAASTMPCS]. Các kết quả khảo sát về tính chất nén cho thấy rằng trạng thái PAASTMPCS có tính chất nén tổng hai mode nhưng không có tính chất nén hiệu hai mode. Tính chất nén tổng hai mode của trạng thái PAASTMPCS luôn xuất hiện khi thêm và bớt photon vào trạng thái kết hợp cặp [PCS]. Ngoài ra, kết quả khảo sát chỉ ra rằng trạng thái PAASTMPCS còn có tính chất phản kết chùm hai mode bậc cao và tính chất này được tăng cường khi thêm và bớt photon vào PCS. Qua đó, vai trò của việc thêm và bớt photon đã được khẳng định thông qua việc tăng cường tính chất phi cổ điển của trạng thái PAASTMPCS.

TÓM TẮTMục tiêu: trình bày đặc điểm siêu âm xoắn lách phụ. Phương pháp: mô tả ba ca lâm sàng.Kết quả: Trường hợp 1: bé gái 2 tuổi nhập viện vì đau hông trái 2 ngày. Siêu âm phát hiện một khối dạng đặc echo kém, không tưới máu nằm sát cực dưới lách. Trường hợp 2: bé trai 14 tuổi nhập viện vì đau quặn từng cơn hạ sườn trái 10 ngày. Siêu âm phát hiện cực dưới lách có khối dạng đặc echo kém không đồng nhất, tưới máu ít, có vài mạch máu nhỏ ngoại biên, có dấu whirlpool ở cuống kèm dãn mạch máu cực dưới lách. Trường hợp 3: bé trai 8 tháng, ói, sốt, quấy khóc liên tục. Vùng hạ sườn phải cạnh lách có một khối echo kém, không thấy phổ mạch máu, dày mạc nối quanh. Cả ba trường hợp siêu âm kết luận xoắn hoại tử lách phụ. Kết quả phẫu thuật và giải phẫu bệnh khẳng định chẩn đoán.Kết luận: xoắn lách phụ là một bệnh lý cực kỳ hiếm gặp, có thể đến trong bệnh cảnh đau bụng cấp hoặc bán cấp. Siêu âm là phương tiện chẩn đoán hình ảnh đơn giản và chính xác nếu chúng ta biết và nghĩ tới.

Trong hệ thống du lịch thông minh, lập lộ trình tự động là một trong những chức năng phức tạp nhưng rất quan trọng và cần thiết cho du khách trước và trong hành trình thăm quan của mình. Chức năng này không chỉ yêu cầu tạo ra phương án lộ trình phù hợp với điều kiện của du khách một cách nhanh chóng, mà còn phải tối ưu về thời gian thăm quan và hiệu quả kinh tế. Trong bài báo này, chúng tôi trình bày một thuật toán lập lộ trình tự động mới dựa trên ý tưởng của bài toán lập lịch TSP [Traveling Salesman Problem] và bổ sung tham số về thời gian du lịch hợp lý, được gọi là TPA [Travel Planning Algorithm]. Thuật toán TPA được cài đặt trong hệ thống du lịch thông minh đa nền tảng của tỉnh Thái Nguyên. Dựa vào điểm du lịch được gợi ý trong quá trình lựa chọn điểm thăm quan của du khách, thuật toán TPA hoạt động ổn định và lập được lộ trình du lịch tốt hơn so với chức năng lập lộ trình trong hệ thống du lịch thông minh của TripHunter và Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam [VNPT].

Văn học Việt Nam nửa đầu thế kỉ XX được xem là giai đoạn “giao thời”, với sự đấu tranh giữa thơ Cũ và thơ Mới, giữa truyền thống và cách tân, tồn tại nhiều khuynh hướng, dòng phái khác nhau. Từ góc độ thể loại, không ít người cho đây là thời điểm thơ tự do thắng thế, thơ Đường luật nói chung bị xem là hết mùa, lỗi thời. Song vẫn còn đó một minh chứng hùng hồn cho sự hiện diện của thơ Nôm Đường luật Việt Nam ở nửa đầu thế kỉ XX, đó là Nôm Đường luật Phan Bội Châu. Bài viết trên cơ sở chỉ ra một vài đặc điểm về ngôn ngữ trong thơ Nôm Đường luật Phan Bội Châu thời kỳ ở Huế, từ đó cho thấy những đổi mới, cách tân của Phan Sào Nam trong việc sử dụng thể thơ truyền thống của dân tộc.

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET ThS. NGUYỄN THỊ NGỌC AN Năm 2006 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG TS Nguyễn Thị Ngọc An Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 3 DẪN NHẬP Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việcTất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế. Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA [The National Office Managent Association], Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA [Systems and Procedures Association] Tài liệu quản trị hành chính văn phòng gồm có ba phần, tổng cộng là 11 chương.  Phần một: Đại cương về quản trị hành chiùnh văn phòng, giúp chúng ta nắm một cách tổng quát tại sao phải quản trị hành chiùnh văn phòng, những ai quản trị hành chánh văn phòng, vai trò của thư ký trong các doanh nghiệp, và làm cách nào hoạch định, tổ chức, kiểm tra hành chính văn phòng.  Phần hai: Quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học, giúp chúng ta biết đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng, biết cách quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ một cách khoa học và hiện đại.  Phần ba: Nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp chúng ta biết hoạch định, tổ chức các cuộc họp/hội nghị và các chuyến đi công tác; Biết phân loại và phân cấp phát hành văn bản pháp quy; Biết cách tiếp khách và gọi điện thoại. Với số tiết giảng dạy trên lớp hạn hẹp là 45 tiết, chúng tôi hy vọng giáo trình này sẽ giúp cho sinh viên nắm vững những điều cơ bản nhất về nguyên tắc và thực tiễn của Quản Trị Hành Chính Văn Phòng. Tài liệu tham khảo Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 4  Tài liệu pháp quy Hiến pháp Nước Công Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam 1992. Hà Nội: Sự Thật, 1992. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001. Hà nội: Sự Thật, 2001 Phan Văn Khải. Nghị Định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Thủ Tướng Chính Phủ về công tác văn thư. Phan Văn Khải. Nghị Định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Thủ Tướng Chính Phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.  Tài liệu sách báo Bùi Xuân Lự và các tác giả. Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức. Hà Nội: 2002 Nguyễn Hữu Thân. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng. TP.HCM: NXB Thống Kê, 2002. Vương Thị Kim Thanh. Soạn thảo văn bản. TP. HCM 2004 Trường Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng II. Giáo trình văn thư. TP. HCM 2002 Nguyễn Hoàng Tun. Successful office management. TP.HCM 2004 CHƯƠNG 1 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

1. CÁC KHÁI NIỆM 1.1. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.2. KHÁI NIỆM HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. 1.3. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. 1.4. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 5 Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 1.5. PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Soạn thảo các hồ sơ công văn giấy tờ, các bản tường trình  Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp phân loại và thiêu huỷ các hồ sơ  Tính toán hoá đơn, sổ sách, giá cả  Thông đạt dưới các hình thức thư từ, điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các cuộc hẹn, tiếp tân Vậy công việc hành chính chủ yếu là xử lý thông tin. 1.6. PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ Trong các công ty rất nhỏ hay các cơ sở sản xuất, chủ cơ sở là cấp quản trị duy nhất. Tại các công ty lớn và vừa có từ 500 công nhân trở lên thường có 3 cấp quản trị. [Xem hình 2.1] Hình 1.1: Các cấp quản trị phổ biến trong các công ty lớn và vừa Cấp QT cao cấp Cấp QT trung gian hay trung cấp Cấp QT tuyến thứ nhất hay cấp QT cơ sở
2. CHỨC NĂNG  Chức năng của quản trị  Chức năng của quản trị hành chính văn phòng 2.1. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ  Hoạch định [Planning]: Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.  Tổ chức [Organizing]: Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 6  Nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.  Lãnh đạo [Leading]: Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức.  Kiểm soát [Controlling]: Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai trái đi lệch với mục tiêu. 2.2. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:  Hoạch định công việc hành chính  Tổ chức công việc hành chính văn phòng  Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng  Kiểm soát công việc hành chính  Dịch vụ hành chính văn phòng Hình 1.2: Hoạt động của doanh nghiệp ví như một chiếc xe ô tô, các chức năng dịch vụ HCVP là 4 bánh xe
3. PHÂN BIỆT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ 3.1. Công việc hành chính văn phòng: Do nhân viên thực hiện, họ làm các công việc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn bản Họ thường sử dụng đồ nghề và các trang thiết bị hành chính văn phòng để hoàn thành công việc. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 7 Công việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp, từ phòng hành chánh đến phòng kế toán, kinh doanh Từ các nhân viên hành chính sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọi người ở mức độ khác nhau, đều làm công việc hành chính. 3.2. CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ Do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức và kiểm tra. Họ làm việc với con người và với các ý tưởng. Mối tương quan của công việc HCVP và công việc quản trị tuỳ thuộc các cấp quản trị khác nhau. Cấp quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lãnh vực quản trị. Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là những hoạt động chuyên môn, thực tiễn. Xem hình 2.3 Hình 1.3: Công việc quản trị và công việc HCVP Công việc Quản trị Công việc HCVP
4. HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hoá công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của các nhà quản trị. Theo hướng:  “Văn phòng điện tử”  “Văn phòng không giấy”  “Văn phòng tự động hoá”  “Văn phòng của thế kỷ 21” Phương pháp  Tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn, đúng chức năng.  Từng bước tin học hoá công tác văn phòng. Sử dụng các mạng nội bộ [LAN], mạng quốc tế internet [WAN]. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 8  Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như: máy tính, máy FAX, máy photocopy, điện thoại, Internet  Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính CÂU HỎI ÔN TẬP
5. Khái niệm văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị, quản trị hành chính văn phòng là gì?
6. Hãy liệt kê bốn loại công việc hành chính văn phòng? Trình bày 5 chức năng của quản trị hành chính văn phòng?
7. Hãy trình bày phạm vi của quản trị theo quy mô?
8. Phân biệt thế nào là công việc hành chính văn phòng, công việc quản trị? Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 9 CHƯƠNG 2 HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP
9. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHIÙNH VĂN PHÒNG 1.1. KHÁI NIỆM  Nhà quản trị: “Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu”. [Theo Reinecke]. Hoặc: Nhà quản trị là người điều khiển, giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp.  Nhà quản trị hành chính: Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị. Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận của mình. 1.2. TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH Nhà quản trị hành chính cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau:  Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyển về hoạt động quản trị hành chính văn phòng  Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng  Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty  Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở  Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên  Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn  Phong cách lịch sự  Kiểm soát cảm xúc  Cóù óc sáng kiến  Tự tin  Có óc phán đoán Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 10  Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới 1.3. CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH  Trợ lý hành chính  Trưởng phòng hành chính/TP xử lý văn bản/TP hồ sơ  Giám đốc hành chính  Phó Tổng Giám đốc hành chính.
10. THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP 2.1. KHÁI NIỆM THƯ KÝ Thư ký [Tiếng Anh là Secretary] là một từ rất thông dụng trên thế giới, chỉ một loại công việc, một loại nghề nghiệp phổ biến và quan trọng trong xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với hoạt động quản lý. Theo IPS [International Professional Secretaries] – Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế: “Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng [Office skills], có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”. 2.2. CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ  Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức công tác thông tin: Xử lý văn bản đi, đến  Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: Tiếp khách, điện thoại, hoạch định và tổ chức các cuộc họp, hội nghị; hoạch định và tổ chức các chuyến đi công tác 2.3. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ 2.3.1. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng  Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp  Biên tập văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu  Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của doanh nghiệp  Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 11 2.3.2. Nhiệm vụ của thư ký Giám đốc  Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân Thủ trưởng: Tiếp khách, điện thoại, chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp do thủ trưởng điều hành; chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trưởng  Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản: Thực hiện quy trình văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, quản lý và sử dụng con dấu  Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc: Lập kế hoạch công tác hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng; thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng; chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng  Những nhiệm vụ khác: Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác, những sự kiện quan trọng trong doanh nghiệp; tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự vụ có tính chất cá nhân [của những bộ phận của thủ trưởng], các vấn đề thuộc phương tiện đi lại 2.4. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ  Bản chất lao động của thư ký là hỗ trợ, giúp việc.  Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi mối quan hệ trực tiếp và thường xuyên với nhà quản trị và các đồng nghiệp.  Thách thức đặt ra đối với thư ký là những áp lực về công việc, thời gian, và đôi khi là vấn đề tình cảm.  Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua sự đóng góp của mình vào vào kết quả lao động của Thủ trưởng. 2.5. TIÊU CHUẨN CỦA THƯ KÝ 2.5.1. Tiêu chuẩn về kỹ năng  Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học  Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng như: Các máy điện thoại, điện tín, photocopy, computer  Kỹ năng giao tiếp tốt: đọc nghe, nói, viết  Kỹ năng ghi chép nhanh và chính xác  Kỹ năng soạn thảo và biên tập văn bản  Kỹ năng lưu trữ văn bản Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 12  Kỹ năng điều hành 2.5.2. Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản  Có kiến thức về quản trị  Có kiến thức về luật kinh doanh và các qui định của nhà nước  Có kiến thức về kinh tế học  Kiến thức về toán học và kế toán  Kiến thức quản trị hành chánh văn phòng  Kiến thức tổng quát  Biết ngoại ngữ 2.5.3. Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp  Tính thẳng thắn: Cởi mở trong công tác  Chân thành: Chu đáo với mọi người  Trung thực: Vững vàng  Nhanh nhẹn; kiên quyết, công bằng  Kịp thời: Kỷ luật  Bền bỉ: Chính xác, nhanh chóng Tóm lại: Thư ký phải được thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy đó.
11. ĐẠI CƯƠNG VỀ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH,BỐI CẢNH TỪ NHÂN HCVP ĐẾN CẤP QUẢN TRỊ HCVP  Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng  Cấp bậc thư ký  Cấp bậc quản trị Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 13 Hình 2.1. Chức vụ hành chính văn phòng Chức vụ Nhân viên Thư ký Cấp quản trị Yêu cầu Có nghiệp vụ chuyên môn, có kinh nghiệm trong nghề ở mức tối thiểu Có nghiệp vụ chuyên môn cao/trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề Có kỹ năng quản trị cộng với kinh nghiệm/có trình độ học vấn chuyên ngành về công việc HCVP Chức vụ  Nhân viên tiếp tân và nhân viên HC [nhân viên thư tín hoặc nhân viên lưu trữ hồ sơ]  Tốc ký viên  Nhân viên đánh máy  Nhân viên điều hành xử lý thông tin  Thư ký chuyên ngành luật, y khoa  Thư ký tổng quát [thư ký cho cấp quản đốc, giám đốc hoặc tổng giám đốc]  Chuyên viên xử lý thông tin: Thư ký hành chánh hoặc thư ký văn phòng  Trợ lý hành chánh, trưởng phòng/giám đốc hành chính  Trưởng phòng thông tin  Trưởng phòng hồ sơ  Trưởng ph ... ác phòng làm việc, nhà QTHC cần tuân theo một số nguyên tắc sau:  Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của công ty  Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phòng ban  Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau  Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay làm việc với các cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào thang máy hoặc khu vực tiếp dân  Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu  Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người lui tới 4.2. BỐ TRÍ PHÒNG BAN HOĂÏC BÀN LÀM VIỆC THEO LUỒNG CÔNG VIỆC Bố trí phòng ban hoăïc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hoá việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc. Hình 5.7: Mô hình sắp xếp lại bàn nghế, Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 46 phòng ban theo thủ tục và luồng công việc Files D E C  B F Copier A Ghi chú: Văn thư đến Luồng công việc Văn thư đi Sự di chuyển của nhân viên 4.3. HẠN CHẾ SỬ DỤNG PHÒNG RIÊNG Hạn chế sử dụng phòng riêng với một số lý do sau:  Phòng riêng chiếm từ 2 – 10 lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc  Làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng  Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí  Khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc. 4.4. SỬ DỤNG PHÒNG LÀM VIỆC CÓ VÁCH NGĂN Công ty thường bố trí vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện. Giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Hình 5.8: Phòng làm việc có vách ngăn thấp Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 47 Lợi điểm: Giúp cho mỗi người làm việc có tính cách riêng tư mà không gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió, Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng 4.5. BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CẤP LÃNH ĐẠO Văn phòng làm việc của cấp lãnh đạo thường có:  Một phòng tiếp khách  Một phòng họp  Các phòng làm việc khác Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 48 Hình 5.9: Phòng làm việc của Lãnh đạo 4.6. BỐ TRÍ PHÒNG HỌP CHUNG Nên sắp xếp bàn nghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt [face to face]. Cần có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 49 Hình 5.10: Bố trí phòng họp sao cho thấy mặt nhau
12. KHUNG CẢNH VĂN PHÒNG Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạo ra hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng vào năng suất rất nhiều, thể hiện ở hai phương diện:  Ảnh hưởng tâm lý  Ảnh hưởng về sinh lý Sau đây là các yếu tố ảnh hưởng 5.1. KHÔNG KHÍ Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần thiết cho một người/4 giờ làm việc/phòng là 7m3 không khí sạch. Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ của con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả năng tập trung chú ý của nhân viên bị giảm nhanh, làm giảm năng suất lao động. Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể được bình thường. Làm cho hô hấp tăng nhanh, tăng sự bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể. Kết quả nhân viên làm việc uể oải, các động tác thực hiện lao động sẽ chậm, năng suất lao động giảm. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 50 Tuỳ thuộc vào nhiệt độ mà chúng ta sử dụng các thiết bị bảo hộ lao động khác nhau như hệ thống thông gió, quần áo đặc biệt, máy điều hoà không khí, màu sắc tương ứng của các bức tường 5.2. ÂM THANH Âm thanh, tiếng động có ảnh hưởng đến thần kinh của con người.Khung cảnh làm việc quá ồn ào làm cho con người bị đãng trí, không tập trung. Nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Tiêu chuẩn được ấn định để đo cường độ tiếng động là decibel. Ví dụ:  0d: Không có tiếng động  10d: Tiếng động của hơi thở  30d: Tiếng động thường ở một nơi yên tĩnh  50d: Tiếng động trong nhà  70d: Tiếng động trong phòng đánh máy  90d: Tiếng xe lứa chạy Theo quy định: từ 0 – 40d có thể nghỉ ngơi được. Từ 90 d trở lên là nguy hiểm cho sức khoẻ. Nguyên nhân gây tiếng động trong văn phòng và các giải pháp:  Nhân viên nói chuyện với nhau lớn tiếng quá.Khuyên họ nói nhỏ lại.  Cánh cửa khi khép lại gây tiếng động lớn. Dùng cánh cửa có nẹp cao su.  Tiếng chuông điện thoại lớn. Nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc có tiếng nhạc reo đặt gần người trực điện thoại.  Nhân viên nói điện thoại lớn, nhắc họ nói nhỏ lại.  Nhân viên đứng lên, ngồi xuống đụng ghế gây tiếng động. Nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm.  Người đi lại trong phòng quá nhiều nên sắp xếp các nhân viên thường liên hệ công tác với nhau ngồi gần nhau và nền nhà thường được trải thảm. 5.3. MÀU SẮC Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 51 Màu sắc có ảnh hưởng đến cảm xúc của con người, làm chán nản hay kích thích, làm cho các hoạt động thần kinh phấn chấn hay trì trệ. Màu sắc tạo một tổng thể hình dáng bên ngoài của văn phòng. Phòng làm việc có màu sắc quá sáng, có thể kích thích nhân viên quá độ. Một văn phòng ảm đạm, u tối thì không hấp dẫn và buồn tẻ. 5.3.1. Nguyên tắc cơ bản về màu sắc Tất cả các màu sắc đều xuất phát từ ba màu chính:  Màu đỏ [red]  Màu vàng [yellow]  Màu xanh da trời [blue] Phối hợp ba màu chính này chúng ta sẽ có các màu khác nhau. Hình 5.11: Vòng quay màu sắc 5.3.2. Phân loại màu sắc Có hai loại màu sắc: Màu ấm và màu mát  Màu ấm [Warm colors] là các loại màu: đỏ, vàng, cam. Các màu này gợi lên ánh nắng mặt trời, sự ấm áp và tươi vui. Màu ấm có khuynh hướng tiến lên.  Màu mát [Cool colors] là các màu xanh da trời, tím, và xanh lá cây. Chúng làm cho phòng làm việc mát hơn. Màu mát có khuynh hướng thụt lùi. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 52 Khi nắm được các nguyên tắc cơ bản về màu sắc, chúng ta dễ dàng cải thiện khung cảnh văn phòng. Có thể làm cho phòng làm việc dài hơn hoặc ngắn hơn, trần nhà cao hơn hay thấp hơn.Sử dụng màu sắc thích hợp không những nâng cao vẻ đẹp hình thức của doanh nghiệp mà còn nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Kết quả, hiệu suất lao động tăng lên. 5.4. ÁNH SÁNG Ánh sáng là yếu tố đầu tiên nhà quản trị cần quan tâm khi bố trí khung cảnh văn phòng. Ánh sáng có ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động và chất lượng công việc. Có hai loại ánh sáng:  Ánh sáng thiên nhiên: Là ánh sáng mặt trời, nên tận dụng. Các văn phòng được thiết kế gần cửa sổ để nhận ánh sáng thiên nhiên dễ dàng hơn.  Ánh sáng nhân tạo: Do những ngọn đèn điện cung cấp. Khi dử dụng ánh sáng nhân tạo cần lưu ý đến hệ số phản chiếu ánh sáng. Tường nhà càng sáng, hệ số phản chiếu ánh sáng càng tăng. Ví dụ:  Màu trắng có hệ số phản chiếu ánh sáng 85%  Màu xanh da trời 50%  Màu đỏ thắm 20%  Trường hợp tường nhà bẩn, làm giảm 50 % năng suất đèn chiếu. Nếu chiếu ánh sáng chói và gần quá làm rối loạn thị giác và tăng sự mệt mỏi. Nên cung cấp ánh sáng vừa đủ và phù hợp cho từng loại công việc. CÂU HỎI ÔN TẬP
13. Đơn giản hoá công việc hành chính là gì?
14. Hệ thống là gì? Thủ tục là gì? Cho ví dụ.
15. Sơ đồ phân phối công việc là gì? Lưu chuyển đồ là gì?
16. Liệt kê một vài quy tắc cố gắng tối thiểu mà bạn cho là quan trọng nhất. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 53
17. Sắp xếp chỗ làm việc thế nào là khoa học và có hiệu quả?
18. Trình bày tầm quan trọng của khung cảnh văn phòng hay khung cảnh làm việc. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 54 CHƯƠNG 6 QUẢN TRỊ THỜI GIAN
19. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức, và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của chính mình một cách có hiệu quả. Phần lớn các nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản. Hơn thế nữa, đó là thứ tài sản có một không hai. Báo Tuần Kinh Doanh của Mỹ đã cho rằng: Chính là thời gian chứ không phải là tiền bạc mới là tài sản quý nhất của một doanh nghiệp. Tục ngữ Việt Nam có câu:”Thời gian là vàng bạc”. Phương Tây có câu:’’Time is money’’. Cũng như mọi thứ tài sản, thời gian có thể được kiểm soát có hiệu quả hoặc không được kiểm soát gì cả. Bởi vì: ’’Tất cả mọi vấn đề suy ra cho cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian’’ [Theo Karl Marx].”Tranh thủ được thời gian là tranh thủ được tất cả’’ [Theo Lenine]
20. NGUYÊN NHÂN LÀM MẤT THỜI GIAN Trong quá trình làm việc, mất thời gian do các nguyên nhân sau:  Các cuộc gọi điện thoại  Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách  Các câu hỏi của nhân viên  Đọc và trả lời thư tín  Các cuộc họp kéo dài  Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn  Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh  Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự trí lo ra. Tính theo hiệu quả thì: 1 giờ của thời gian làm việc không bị gián đoạn giá trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn.
21. CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN 3.1. CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN BIỂU 3.1.1. Lịch thời gian biểu công tác hằng ngày [Time schedule] Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 55 Theo luật 20 – 80: Chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tương đối không quan trọng hoặc không cần thiết, và chỉ có 20% cho các công việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao. Hình 6.1: Thời gian thường được sử dụng và nên được sử dụng như thế nào Thời gian Hoạt động Các hoạt động kém hiệu quả 20% các công việc kém hiệu quả 80% thời gian dành cho các hoạt động này 20% các công việc có hiệu quả 80% thời gian dành cho công việc có hiệu quả những cái quan trọng có mục tiêu dài hạn Thường làm Nên làm Ray Panko đã rút ra các bài học giá trị khi nghiên cứu các cấp quản trị sử dụng thời gian như thế nào:  50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt [đọc vào máy và làm việc với thư ký]  6% thời gian được sử dụng để gọi điện thoại  20% thời gian được sử dụng để đọc và viết  24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, và làm các công việc hành chánh văn phòng, các việc khác. 3.1.2. Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn là công cụ giúp ích cho các bạn ghi nhớ các công việc phải làm. Có 4 lời khuyên:  Phải cập nhật hoá kế hoạch làm việc của mình.  Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất.  Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất vọng.  Loại khỏi kế hoạch của bạn tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác. Hình 6.2: Mẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết THỨ HAI NGÀY 21/02/2005 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 56 8giờ 9giờ 10 11 12 13 14 15 16 3.1.3. Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký [Tickler/Card file] Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các công cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng. Hình 6.3: Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký 3.2. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG THƯ TÍN Theo thống kê, các cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra từ 2 – 3 giờ để đọc và trả lời thư từ. Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung toàn bộ thư mang về nhà đọc hoặc tranh thủ trong lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa, trên ôtô đọc thư 3.3. TIẾT KIỆM THỜI GIAN BẰNG CÁCH SỬ DỤNG MÁY ĐỌC HAY MÁY GHI ÂM [DICTATINGMACHINE] Kỳ hạn 19 tháng mười hai Lập ngân sách cho năm tài khoá 2005 [Dự kiến tăng 8.3% doanh thu] Nguyễn Thành Công Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 57 Theo thống kê: 1 giờ ngồi ghi âm bằng 5 giờ ngồi viết tay.Nghe máy ghi âm mà đánh máy cô thư ký có thể làm nhanh hơn 33% so với thời gian đọc bản viết tay của giám đốc hoặc bản ghi tốc ký của mình. 3.4. TIẾT KIỆM THỜI GIAN BẰNG PHƯƠNG PHÁP ĐỌC NHANH Qua điều tra, khoảng 83% giám đốc nói là họ không có thời gian đọc để nắm được tình hình.Biện pháp giải quyết:  Phân công cho người khác đọc  Đọc nhanh Nếu bạn áp dụng phương pháp đọc nhanh thì trong 3 năm, bạn sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian là 6 tháng [= 1/6 thời gian]. Một số phương pháp đọc nhanh như sau:  Trong khi đọc một hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái sang phải.  Đừng xướng âm trong khi đọc.  Đừng bao giờ quay ngược trở lại.  Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát một nhóm chữ thay vì đọc từng chữ một.  Bắt đầu bằng chữ thứ hai hoặc chữ thứ ba của mỗi dòng để khỏi lãng phí vùng đọc vì nhìn ra ngoài lề. Các nguyên tắc trong phương pháp đọc nhanh  Hãy xem đồng hồ bạn đọc được bao nhiêu từ trong 10 phút chẳng hạn. Ngày hôm sau cũng đọc lâu như vậy nhưng hãy cố đọc nhiều hơn.  Trong lúc đọc, hãy tập trung tối đa để đạt kết quả mau chóng. Đừng bao giờ đọc chậm lại. Đừng bao giờ đọc ngược trở lại đoạn trước vì sợ để sót. 3.5. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TIẾP KHÁCH Qua điều tra, tổng giám đốc mỗi ngày đã tiếp khách [phần lớn là cấp dưới của ông ta] khoảng 3, 5 giờ. Các biện pháp tiết kiệm thời gian tiếp khách:  Làm chủ việc tiếp khách: Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 58 Đến chỗ làm việc của cấp dưới Tiếp khách ngoài phòng làm việc Đứng để tiếp khách Nhờ cô thư ký kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách Quy định thời gian tiếp khách Đừng cho gián đoạn công tác Hãy tiếp xúc tại phòng ăn  Đừng quên đóng cửa phòng làm việc.  Quan hệ xã hội 3.6. TIẾT KIỆM THỜI GIAN GỌI VÀ TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI  Những cuộc điện thoại gọi từ bên ngoài  Sử dụng phương pháp gọi lại  Điện thoại gọi ra ngoài  Làm sao kết thúc một cuộc nói chuyện 3.7. TIẾT KIỆM THỜI GIAN HỘI HỌP Hội họp là 1 trong 3 nguyên nhân làm mất nhiều thời gian. Hội họp có hiệu quả phải:  Có mục đích rõ ràng là phối hợp hoạt động , trao đổi thông tin, đề ra các chính sách  Cuộc họp cần có nhiều người tham gia để giải quyết vấn đề và ra quyết định 3.8. SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC KHOA HỌC Để năng suất làm việc nâng cao, tâm hồn thoải mái, đỡ bị căng thẳng, đỡ mệt mỏi. Vì vậy phải biết:  Tổ chức nơi làm việc  Trang trí nơi làm việc  Hãy để bàn giấy trống trải. CÂU HỎI ÔN TẬP
22. Quản trị thời gian là gì? Các nguyên nhân làm mất thời gian?
23. Tại sao phải sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu? Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Trang 59
24. Làm thế nào để tiết kiệm thời gian trong thư tín, trong tiếp khách, trong hội họp?
25. Giá trị thời gian có thể tính bằng tiền không? Một Giáo sư người Anh đã

    đưa ra một công thức toán học cho phép bạn tính được thời gian bằng tiền. Công thức: V = [W [100 – t]/100]/C Trong đó: V là giá trị của 1 giờ, W là lương tính theo giờ của một người; t là mức thuế và C là chi phí sinh hoạt tại nơi sinh sống của người đó. Bạn hãy tính giá trị thời gian làm việc của bạn trong 1 ngày, 1 giơ, 1 phút, 1 giây làm việc.

    Quản trị hành chính văn phòng là món gì?

Môn học Quản trị Hành chính Văn phòng nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong các văn phòng, nhấn mạnh đến hành chính trong các doanh nghiệp [hành chính kinh doanh].

Khái niệm về hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên. Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,… Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên.

Hành chính quản trị bao gồm những gì?

Phòng Hành chính quản trị là phòng nghiệp vụ, mang tính chất phục vụ hậu cần bao gồm các chức năng cơ bản sau: - Công tác mua sắm, đấu thầu. - Công tác hành chính Tổng hợp - Văn thư Lưu trữ. - Công tác tiếp khách.

Nhân viên hành chính văn phòng làm những gì?

Các công việc chính.

Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. ... .

Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan..

Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, … ... .

Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiệp..