Trả tiền nhà cung cấp trên MISA

• Tại phân hệ Mua hàng [hoặc Quỹ], chọn chức năng Trả tiền nhà cung cấp bên thanh tác nghiệp [hoặc vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng [hoặc Quỹ]\Trả tiền nhà cung cấp].
• Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt.
• Lựa chọn loại tiền và nhà cung cấp đã được trả tiền, hệ thống sẽ tự động liệt kê các chứng từ mua hàng chưa thanh toán theo loại tiền và nhà cung cấp đã chọn.
• Việc ghi nhận số tiền đã trả cho nhà cung cấp được thực hiện trên phần mềm theo một trong hai trường hợp sau:
  • Trường hợp trả một phần trong tổng số tiền công nợ của nhà cung cấp [không gắn với hoá đơn mua hàng cụ thể nào].

• Nhập tỷ lệ chiết khấu thanh toán [nếu có], sau đó nhấn Trả tiền, hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp.

• Trường hợp trả theo từng chứng từ mua hàng đã phát sinh.

• Kiểm tra lại các thông tin do hệ thống tự động sinh ra:
  • Thông tin chung: hệ thống đã tự động lấy lên thông tin nhà cung cấp, lý do chi, tham chiếu. Kế toán sẽ khai báo bổ sung các thông tin về tài khoản chi và tài khoản nhận.
  • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
  • Thông tin hạch toán: hệ thống đã tự động hạch toán nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp thông qua tiền gửi ngân hàng, chiết khấu thanh toán [nếu có].
• Sau khi kiểm tra và nhập bổ sung thông tin cho chứng từ trả tiền nhà cung cấp, nhấn Cất.

Nợ TK 331 Phải trả cho người bán

Có TK 111 Tiền mặt [1111, 1112]

1. Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi trả nợ hoặc công ty [nhà cung cấp] đến đòi nợ, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
2. Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
4. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.

• Vào phân hệ Tiền mặt\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Trả tiền theo hóa đơn.
• Chọn loại tiền thanh toán.
• Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.
• Nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền => Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Số trả.

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ [chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước], đồng thời cập nhật thông tin số tiền phải trả vào cột Nhập số trả.

• Nhấn Trả tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp.

• Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất.
• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.

Lưu ý:

1. Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ .
2. Nghiệp vụ “Trả tiền nhà cung cấp” có thể được thực hiện trên phân hệ Mua hàng. 
3. Nếu trả tiền cho nhà cung cấp bằng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
4. Sau khi thực hiện trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm sẽ tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.