Trong excel khi nhập dữ liệu vào
Bạn muốn dữ liệu tự động được kiểm tra rằng có bị trùng lặp không mỗi khi bạn nhập chúng? Một khi bạn gõ vào một hộp văn bản và nhấn Enter, kết quả sẽ xuất hiện ngay lập tức, thay đổi màu nền hoặc màu sắc của văn bản, cảnh báo bạn rằng trong cột này có ô ở trên bị trùng lặp dữ liệu, như hình bên dưới.  Cách làm nổi bật các bản sao Chúng ta hãy lấy một bảng nhỏ gồm 6 khách hàng làm ví dụ. Ta có ID khách hàng, tên, số điện thoại và email. Trong thực tế, thường có hàng chục lĩnh vực và hàng ngàn khách hàng. HEO sẽ thêm tự động kiểm tra cho các dữ liệu trùng trong các cột email và điện thoại. Ngay khi bạn nhập số điện thoại đã có trong một ô bên trên, ô sẽ tự động thay đổi định dạng. Nó sẽ đề nghị bạn kiểm tra xem đó là một khách hàng mới và bạn vô tình đã nhập sai (hoặc khách hàng cho sai dữ liệu), hay đó là một khách hàng cũ mà bạn điền vào một lần nữa.
1. Chuẩn bị dữ liệu dạng bảngNếu danh sách của bạn là một vùng bình thường trong Excel, bạn sẽ không thấy tab “Table Tools” sau khi nhấp vào bất kỳ phần nào trong vùng.
Trước tiên, bạn cần tạo một bảng Excel đầy đủ: chọn bất kỳ ô nào có dữ liệu và nhấn Ctrl + T . Đảm bảo Excel nhận ra các tiêu đề của bảng chính xác khi bạn thấy hộp thoại Create Table; Bạn sẽ thấy hộp “My table has headers” được chọn trong trường hợp này và nhấp vào Ok. 2. Chọn tất cả các ô trong cột mà bạn muốn kiểm tra trùng lặpĐơn giản chỉ cần đưa con trỏ chuột của bạn đến tiêu đề cột đến khi nó thay đổi thành mũi tên xuống, và nhấp chuột trái vào nó. 3. Áp dụng định dạng có điều kiện cho cột của bạnTiếp theo, mở tab Home và nhấp vào biểu tượng Conditional Formatting. Chọn Highlight Cells Rules>Duplicates Value… từ danh sách bạn thấy 4. Thiết lập định dạng cho các ô trùng lặpChọn một trong các định dạng điển hình từ danh sách “values with” trong hộp thoại “Duplicate Values“; Nhấn OK để áp dụng định dạng. Bạn cũng có thể chọn “Custom format” trong hộp thoại “Format Cells” và chọn màu, kích thước chữ, màu nền, màu đường viền theo cách bạn thích, ví dụ: Phông chữ đậm và nền màu vàng sáng. 5. Hoàn thànhBây giờ khi bạn nhập số điện thoại đã có trong danh sách, cả ô cũ và mới sẽ được đánh dấu bằng màu sáng để thu hút sự chú ý của bạn. Ngoài ra để nâng cao hơn kiến thức về Excel, các bạn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm của hệ thống Học Excel Online. Trong khóa học này các bạn sẽ được tìm hiểu những kiến thức đầy đủ, có hệ thống về các hàm, các công cụ của Excel, việc ứng dụng các hàm, công cụ đó vào trong công việc. Hiện nay hệ thống có rất nhiều ưu đãi cho bạn khi đăng ký khóa học này. Thông tin chi tiết xem tại:
Khi bắt đầu học Excel, thì bạn nên tìm hiểu về cách nhập dữ liệu. Cách nhập dữ liệu trong Excel tương đối khác với trình soạn thảo văn bản word. Đối với word thì bạn nhập dữ liệu từ trên xuống dưới, còn đối với Excel thì cách nhập như thế nào? Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho bạn, cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong Excel làm sao cho hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất. Đọc thêm:
Giả sử như mình có bảng dữ liệu sau đây: Bây giờ mình sẽ hướng dẫn cho bạn, cách nhập dữ liệu trên vào bảng tính Excel nhé! 1. Cách nhập dữ liệu trong ExcelKhi nhập dữ liệu vào bảng tính Excel, thì bạn cần lưu ý 3 điều này cho mình: Lưu ý
Còn bây giờ, mình sẽ hướng dẫn cho bạn cách nhập dữ liệu trong bảng tính Excel. Khi nhập dữ liệu trong bảng tính Excel, bạn nên nhập từ trái qua phải. Tức là ở đây, đầu tiên bạn nên nhập hết dòng tiêu đề, bắt đầu từ trái sang phải cho đến hết nội dung của dòng. Việc này sẽ giúp ích cho bạn, tránh nhập nhầm dữ liệu hoặc thiếu sót dữ liệu. Chọn vào ô để bắt đầu nhập dữ liệu, sau đó bạn tiến hành gõ nội dung. Sau khi gõ xong, thì bấm Phím Tab để di chuyển sang ô bên cạnh ở bên phải để nhập dữ liệu tiếp theo. Bạn cứ thực hiện như vậy cho đến hết nội dung của dòng. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng 4 phím mũi tên để di chuyển giữa các ô dữ liệu trong Excel. Sau khi nhập hết dữ liệu trên 1 dòng rồi, tại ô cuối cùng của dòng, bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + mũi tên sang trái, để con trỏ chuột quay trở lại ô đầu tiên của dòng. Bấm vào mũi tên xuống để di chuyển xuống ô ở dưới. Rồi bạn tiếp tục gõ, cứ như vậy cho đến hết nội dung dữ liệu. Khi nhập dữ liệu xong, mà thấy cột quá nhỏ không hiển thị hết nội dung. Thì bạn rê chuột lên biên bên phải của cột đó, thấy xuất hiện dấu cộng màu đen, thì bạn bấm đúp chuột. Lúc này cột sẽ tự động giãn ra để hiển thị hết nội dung, tương tự bạn cũng làm đối với những cột còn lại. Bước tiếp theo chúng ta sẽ kẻ bảng cho nội dung của dữ liệu. Đầu tiên quét chọn toàn bộ nội dung mà bạn muốn kẻ bảng, sau đó vào Tab Home, chọn vào công cụ Border và chọn vào All Border để kẻ bảng. Kết quả: Lúc này toàn bộ nội dung sẽ được kẻ bảng Như vậy là đã xong việc nhập dữ liệu trong Excel, tuy nhiên khi nhập dữ liệu không tránh khỏi sự sai sót khi nhập nhầm dữ liệu. Cách khắc phục là bạn chỉnh sử dữ liệu, bằng cách xóa dữ liệu cũ và thay vào nội dung dữ liệu mới. Cách chỉnh sửa dữ liệu trong Excel như thế nào, mời bạn qua phần 2. 2. Chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính ExcelNếu muốn thay đổi dữ liệu mà bạn nhập vào bằng dữ liệu khác, thì bạn làm như sau: Cách 1: Bấm chọn vào ô muốn chỉnh sửa, sau đó rê chuột lên thanh Formulal, sau đó bạn xóa dữ liệu cũ đi và gõ nội dung mới vào, sau khi sửa xong thì nhấn Enter để kết thúc. Cách 2: Bạn cũng có thể sửa dữ liệu trực tiếp trên ô, bằng cách bấm đúp chuột vào ô mà bạn muốn sửa nội dung. Xóa nội dung cũ và gõ nội dung mới vào, sau đó bấm Enter để kết thúc. Kết luậnNhư vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn cho bạn cách nhập dữ liệu trong Excel. Lúc đầu có thể bạn chưa quen với cách nhập dữ liệu này, tuy nhiên khi thực hiện 1 thời gian mình tin bạn sẽ thực hiện nhập dữ liệu nhanh hơn. Hy vọng kiến thức này sẽ hữu ích đối với bạn, chúc bạn thành công! |
