Tìm hiểu cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là bước đầu tiên trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc.
Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể. Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận[đơn vị, cá nhân] có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận [đơn vị và cá nhân] khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp.
Tại sao cần cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần có tổ chức vì:
- Trong tổ chức tuy có nhiều bộ phận khác nhau, thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều thống nhất và tập trung nhằm tạo ra kết quả cho mục tiêu đã được xác định của tổ chức.
- Các thành viên trong tổ chức đều có một vai trò nhất định và đóng góp nỗ lực của mình nhằm đưa tổ chức đạt được mục tiêu chung.
- Sự phân công lao động cho mỗi thành viên, đảm bảo tính chuyên môn, hoạt động sâu của một thành viên vào một công việc nhất định. Phân công hợp lý sẽ tác động đến hiệu quả của tổ chức.
- Một tổ chức phải có sự thống nhất về quyền lãnh đạo, đây là điều kiện tạo nên trật tự trong tổ chức. Đồng thời, góp phần tạo ra sự cố gắng, nỗ lực, tăng tính trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức muốn hoạt động hiệu quả và khoa học hơn.
Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN
Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên.
Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau:
Đặc điểm cơ bản của loại hình này là: Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp. Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ.
Trong thực tế, trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản phẩm và dịch vụ, sản xuất và phân phối sản phẩm. Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp.
Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp. Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra.
Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG
Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.
Sơ đồ cơ cấu theo chức năng:
Cơ cấu này có ưu điểm là: Thực hiện chuyên môn hoá các chức năng quản lý, thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề. Các quyết định đưa ra có độ rủi ro thấp hơn so với cơ cấu trực tuyến. Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên do đễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng, các nhà quản lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp.
CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG
Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.
Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - chức năng:
Cơ cấu theo trực tuyến chức năng sẽ thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các vấn đề chuyên môn, do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý. Tuy nhiên cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đó làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối và đòi hỏi người lãnh đạo phải luôn điều hoà phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp, cục bộ của các cơ quan chức năng.
CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN – THAM MƯU
Cơ cấu này có đặc điểm là người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc.
Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. Nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm và tuyển chọn được những chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực và đương nhiên chi phí để chọn được những chuyên gia này là rất lớn.
CƠ CẤU MA TRẬN
Cơ cấu ma trận là kiểu cơ cấu quản lý hiệu quả, hiện đại. Cơ cấu này được xây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình – mục tiêu. Việc quản lý theo từng lĩnh vực hoạt động của tổ chức: Nghiên cứu khoa học, khảo sát, thiết kế, sản xuất, cung ứng. ..được xây dựng phù hợp với cơ cấu trực tuyến. Việc quản lý các chương trình được tổ chức phù hợp với cơ cấu chương trình – mục tiêu. Trong cơ cấu này, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật:
A: Chủ nhiệm của đề án 1.
B: Chủ nhiệm của đề án 2.
Trong cơ cấu ma trận nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của hai người lãnh đạo: Giám đốc bộ phận chuyên môn và lãnh đạo chương trình. Trong chương trình này người lãnh đạo chương trình làm việc với chuyên gia không dưới quyền mình, họ trực thuộc quyền của người lãnh đạo trực tuyến, Người lãnh đạo chương trình quyết định cái gì và khi nào phải làm theo chương trình cụ thể, còn những người lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện và thực hiện như thế nào công tác này hoặc công tác khác.
Để hình thành cơ cấu tổ chức ma trận, khi xác định cơ cấu theo chiều ngang cần phải lựa chọn và bổ nhiệm người lãnh đạo chương trình và cấp phó của họ theo từng quan hệ, phù hợp với cơ cấu chương trình. Xác định và bổ nhiệm những người thực hiện có tinh thần trách nhiệm trong mỗi bộ phận chuyên môn hóa, tổ chức phòng, ban chuyên môn hoá để quản lý chương trình. Tổ chức các mối liên hệ và các luồng thông tin.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo ma trận là: giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho cấp quản lý trung gian quyền ra quyết định trong điều kiện duy trì sự thống nhất giữa công tác phối hợp và kiểm tra những quyết định về tổ chức kỹ thuật chủ chốt ở cấp trên. Bảo đảm tính mềm dẻo và linh hoạt để sủ dụng các nguồn lực khi thực hiện một số chương trình trong phạm vi tổ chức: Xoá bỏ những khâu và cơ cấu trung gian trong việc quản lý các chương trình về mặt nghiệp vụ. Tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo đối với chương trình nói chung cũng như với từng yếu tố của chương trình. Các nhà quản lý có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận, đem lại kiến thức chuyên sâu về các loại sản phẩm – dự án, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức, cho phép tổ chức áp dụng các biện pháp quản lý hiện đại. Mặt khác cơ cấu ma trận còn tạo điều kiện cho việc phân bổ một cách có hiệu quả các chuyên gia và tận dụng được tính hiệu quả nhờ quy mô thông qua việc cung cấp cho tổ chức những người có tài năng nhất và sử dụng họ nhằm mang lại hiệu qủa cao.
Tuy nhiên cơ cấu này còn một số hạn chế: khi tổ chức áp dụng mô hình cơ cấu theo ma trận làm cho nhân viên dưới quyền lâm vào tình trạng bối rối khi phải nhận những mệnh lệnh trái ngược nhau từ hai cấp quản lý. Mặt khác khi có sự trùng lắp về quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản trị sữ tạo ra các xung đột. Hơn nữa đây là một loại hình cơ cấu phức tạp và không bền vững, nó dễ bị thay đổi trước những tác động của môi trường.
Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định. Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy tác dụng là sự rõ ràng trong mối quan hệ quyền hạn giữa các cán bộ quản trị và cơ chế phối hợp.
Cơ cấu ma trận chỉ áp dụng khi:
- Tổ chức gặp phải áp lực từ bên ngoài trong việc tập trung những nỗ lực đáp ứng những yếu tố tác động từ bên ngoài và sự hoạt động bên trong tổ chức.
- Tổ chức gặp phải áp lực về năng lực xử lý thông tin cao.
- Tổ chức gặp phải áp lực về chia sẻ nguồn lực.
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Trong quá trình vận động cơ cấu tổ chức luôn chịu sự tác động rất nhiều yếu tố như: khoa học công nghệ, chính sách của Nhà nước... Các yếu tố này được tập hợp thành 2 nhóm chính là yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ làm cho tổ chức phải tự điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp bằng cách giải thể, bổ xung, sát nhập hoặc thêm một số bộ phận. ..
NHŨNG YẾU TỐ KHÁCH QUAN
Những yếu tố khách quan là những yếu tố mà tổ chức không thể thay đổi cũng như dự đoán và kiểm soát được nó. Các yếu tố này gồm:
- Những quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó.
- Khối lượng công việc được giao.
- Trình độ công nghệ, kỹ thuật và mức độ trang bị lao động.
- Địa bàn hoạt động của tổ chức.
- Môi trường hoạt động của tổ chức.
Tuy là bất biến nhưng tổ chức hoàn toàn có thể tự thay đổi cho phù hợp với những yếu tố này, khi đó tổ chức sẽ tận dụng được nguồn lực sẵn có nhằm phát huy tối đa hiệu quả.
NHỮNG YẾU TỐ CHỦ QUAN
Các yếu tố chủ quan là những yếu tố ở bên trong tổ chức. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hơn nữa đây là các yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theo hướng của mình. Các yếu tố này gồm:
- Trình độ của người lao động quản lý.
- Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ.
- Trình độ, năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức.
- Quan hệ bên trong tổ chức.
- Mục tiêu, phương hướng của tổ chức.
Nguồn tổng hợp
Sau khi tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, bước tiếp theo của Quy trình mô tả công việc là Xác định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận
Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp