Ngành quản trị văn phòng là ngành khá được chú trọng phát triển hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chức năng của quản trị văn phòng là gì? Với bài viết hôm nay, Đại học Đông Á sẽ giúp các bạn giải đáp thắc mắc này.
Tìm hiểu về quản trị văn phòng
Tại Việt Nam, ngành quản trị văn phòng xuất hiện khá sớm, cung cấp nhiều nhân lực cho các cơ quan, doanh nghiệp. Vậy quản trị văn phòng là gì?
Quản trị văn phòng là ngành chuyên đào tạo các công việc có liên quan đến lập tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự và công việc hậu cần của một doanh nghiệp một cách hiệu quả. Một nhân viên thực hiện các hoạt động này gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, họ đóng vai trò khá quan trọng trong bất kỳ hoạt động tổ chức của các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.
Qua đó, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy vai trò của quản trị văn phòng là rất lớn đối với sự phát triển của các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào.
Vai trò, chức năng của Quản trị văn phòng là gì?
Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp nào cũng cần sở hữu một người làm quản trị văn phòng tài giỏi, năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng mềm tương đối tốt. Để trở thành một người quản trị văn phòng như vậy, trước tiên các bạn cần phải nắm rõ các chức năng quản trị văn phòng.
Hiện quản trị văn phòng có những chức năng chính sau:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý trong các doanh nghiệp. Chức năng này đòi hỏi người quản lý phải bao quát được mọi đối tượng trong tổ chức và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng. Muốn vậy, người quản lý phải nắm bắt được nhiều lĩnh vực, có mặt kịp thời để giải quyết chính xác mọi vấn đề. Tuy nhiên, điều này vượt quá khả năng của các nhà quản lý.
Do đó, công tác tham mưu tổng hợp là một lực lượng khá quan trọng trợ giúp các nhà quản lý. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm đưa ra những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể của công tác tham mưu này có thể là cá nhân hay tập thể, tồn tại độc lập với chủ thể quản lý.
Thực tế, tại các doanh nghiệp thường đặt vị trí tham mưu tại các văn phòng. Điều này khiến cho công tác này được hoạt động dễ dàng. Để có thể đưa ra được ý kiến tham mưu tốt nhất, văn phòng phải nắm được những thông tin bên trong và bên ngoài, từ đó phân tích và quản lý thông tin theo những quy trình nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ khác cũng có thể làm công tác này cho lãnh đạo ở các vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ, tiếp thị, kế toán, tài chính,…
Chức năng giúp việc điều hành
Một trong những chức năng quản trị hành chính văn phòng đó là chức năng điều hành. Với chức năng này, văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của các cấp quản lý thông qua những công việc cụ thể như: Lập kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và thực hiện công tác triển khai các kế hoạch đó. Ngoài ra, văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, triển khai các chuyến đi công tác hay tổ chức các cuộc họp, hội nghị cấp trên,…
Chức năng hậu cần
Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong chức năng của quản trị văn phòng. Trong quá trình hoạt động, các điều kiện vật chất như không gian làm việc, phương tiện, thiết bị, dụng cụ,…là các điều kiện không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng sẽ là nơi cung cấp, quản lý các điều kiện này để đảm bảo sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô và phương thức hoạt động của các công ty, doanh nghiệp.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:
Để trở thành nhà Quản trị văn phòng cần có những kỹ năng gì?
Để đáp ứng tốt yêu cầu công việc, người làm quản trị văn phòng bên cạnh kiến thức chuyên môn cũng cần các kỹ năng mềm như:
- Kỹ năng xử lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức, doanh nghiệp đúng theo quy định của các cơ quan nhà nước.
- Kỹ năng tổ chức: xây dựng và tổ chức các hoạt động tại công ty, lên kế hoạch tuyển dụng, quản lý, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự của công ty.
- Kỹ năng phân tích tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình công tác
- Kỹ năng giao tiếp tốt, linh hoạt trong công việc
- Kỹ năng lập kế hoạch làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
Có thể nói rằng, vai trò của nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trong công tác quản lý của các doanh nghiệp. Do đó, ngành quản trị văn phòng đã và đang được chú trọng đào tạo ở nhiều ngôi trường. Đây cũng là lý do khiến nhiều bạn trẻ đang băn khoăn không biết quản trị văn phòng học trường nào tốt nhất…
Trường Đại học Đông Á Đà Nẵng – một trong những ngôi trường lớn nhất tại khu vực miền Trung tuyển sinh ngành Quản trị văn phòng bạn có thể cân nhắc lựa chọn.
Sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng tại đại học Đông Á sẽ được học tập với chương trình đào tạo gắn liền với thực nghiệm giúp các bạn sinh viên vừa nắm vững kiến thức chuyên môn, vừa có trải nghiệm thực tế tại các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trường còn chủ động liên kết với các doanh nghiệp để tổ chức giảng dạy, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn nhằm tạo điều kiện giúp sinh viên có những định hướng về ngành nghề ngay cả khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Hy vọng nội dung bài viết đã giúp bạn giải đáp được vấn đề chức năng của quản trị văn phòng. Từ đó, đưa ra được quyết định đúng đắn về ngành nghề trong tương lai của bản thân. Chúc các bạn thành công!
Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là nơi làm việc, còn theo nghĩa rộng thì đó là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan. Tùy theo loại hình hoạt động, qui mô và tổ chức công ty mà văn phòng có thể nhận lãnh các trách nhiệm khác nhau.
Văn phòng làm việc không chỉ đơn giản là nơi làm việc của cán bộ, công nhân viên trong một doanh nghiệp mà văn phòng làm việc còn chính là nơi thể hiện bộ mặt và giá trị thương hiệu của một doanh nghiệp. Nhận định được tầm quan trọng của văn phòng làm việc được coi là bước đầu cho sự thành công trong quá trình phát triển của doanh nghiệp
Vai trò của văn phòng trong tổ chức nói chung
Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của công ty do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là:
Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của công ty.
Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật [chỉ tiêu, định mức, qui trình,…]
Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v…
Tầm quan trọng của văn phòng với doanh nghiệp
Không chỉ là nơi để nhân viên làm việc, văn phòng công ty còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu.
I – Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình
Không còn là những bức tường khô khan, văn phòng làm việc của những công ty, tập đoàn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào. Trong một không gian mở và cực kỳ thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thoả sức sáng tạo để hoàn thành công việc của mình.
Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như là ngôi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và công ty là rất lớn.
Vì vậy, những công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia đều cố gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêu của tổ chức.
> Không gian văn phòng cản trợ sự sáng tạo như thế nào?
II – Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thương hiệu
Văn phòng làm việc còn đóng một vai trò hết sức quan trọng, là bộ mặt của cả công ty. Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty. Nói một cách khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của công ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công ty.
Văn phòng làm việc còn thể hiện vị thế của doanh nghiệp
Cùng với các yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn phòng làm việc là một yếu tố rất quan trọng trong hệ thống nhận diện thương hiệu của một tổ chức. Vì vậy việc thiết kế, trang trí và sử dụng nội thất văn phòng đều phải tuân theo những quy tắc nhất định nhằm tạo ra một hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt.
Đồng thời, văn phòng làm việc sẽ thể hiện được phong cách và cá tính của doanh nghiệp, để trở thành một nét văn hóa đặc sắc mang đậm bản chất của doanh nghiệp đó.
Để được Tư vấn miễn phí và trợ giúp việc tìm thuê văn phòng một cách nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu của đơn vị xin vui lòng liên hệ.
Maison Office – Dịch vụ tư vấn và cho thuê văn phòng Hà Nội chuyên nghiệp!