Ví dụ về biểu đồ nhân quả

Sơ lược về biểu đồ Ishikawa – Biểu đồ xương cá

Các vấn đề là hậu quả của một hay nhiều nguyên nhân sâu xa gây ra. Chỉ bằng cách tìm ra và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ này. Chúng ta mới có thể giải quyết triệt để các vấn đề. Từ các buổi brainstorming, chúng ta có thể xác định được các nguyên nhân sâu xa. Nhưng đây không phải là một cách có hệ thống. Bằng cách sử dụng biểu đồ Ishikawa (biểu đồ xương cá). Chúng ta có thể thực hiện được một phân tích nhân quả toàn diện và xác định được nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.

Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá được phát triển bởi nhà khoa học Nhật Bản Kaoru Ishikawa. Trong quá trình làm việc tại công ty Kawasaki Heavy Industries. Ông đã phát hiện ra rằng một loạt các nhân tố có thể ảnh hưởng tới một quy trình làm việc.

Để có được cái nhìn sâu sắc về các yếu tố này. Ông đã thiết kế một công cụ đồ họa đơn giản. Trong đó, các nguyên nhân sâu xa tiềm năng được mô tả một cách có trật tự. Vì mô hình này có hình dáng giống một bộ xương cá. Nên biểu đồ Ishikawa còn được gọi là biểu đồ xương cá. Trên thực tế, biểu đồ Ishikawa đã chỉ từng được dùng cho các quá trình sản xuất và hoạt động quản lý chất lượng đi kèm. Nhưng hiện nay, biểu đồ này cũng được sử dụng trong các lĩnh vực khác.

Ví dụ về biểu đồ nhân quả

Ứng dụng của biểu đồ Ishikawa – Biểu đồ xương cá

Biểu đồ Ishikawa tạo nên một sự tách biệt giữa nguyên nhân và hệ quả. Ở phía bên phải của biểu đồ Ishikawa là các vấn đề được mô tả, và ở bên trái là các nguyên nhân sâu xa được chỉ ra. Những nguyên nhân gốc rễ (hay nguyên nhân sơ cấp) này được chia thành bốn loại. Sau đó, mỗi loại được phân nhánh thành các nguyên nhân thứ cấp.

Bốn nhóm nguyên nhân chính là:

Con người

Nhóm này liên quan đến tất cả các nguyên nhân gây ra bởi hành động của con người: việc giao tiếp đã tốt chưa, mọi người có hiểu được nhiệm vụ của họ không, nhân viên có được tham gia, trải nghiệm và đào tạo đầy đủ không? v.v.

Máy móc thiết bị

Nhóm này bao gồm các nguyên nhân liên quan đến hoạt động của máy móc, công cụ, các thiết bị lắp đặt và máy tính; các máy móc đã được sử dụng đúng chưa, chúng có đủ an toàn không, có đáp ứng được các yêu cầu không, chúng đáng tin cậy không, v.v.?

Nguyên vật liệu

Có thể có các vấn đề nảy sinh với vật tư, nguyên liệu, các mặt hàng tiêu dùng và các sản phẩm bán thành phẩm: chất lượng của chúng ra sao, doanh nghiệp cần bao nhiêu, những vật liệu có sức chống đỡ với tác động từ bên ngoài hay không, độ bền của chúng thế nào, v.v.?

Phương pháp

Nhóm này điều tra xem liệu rằng các nguyên nhân có thể xuất phát từ phương pháp làm việc hay không: quy trình công việc có hợp lý không; các quy trình phối hợp được tổ chức như thế nào, nhân viên và các phòng ban giao tiếp với nhau như thế nào, v.v?

Xem thêm: 5 Website cung cấp các khóa học hiệu quả về Supplychain

 

Cách lập biểu đồ Ishikawa – Biểu đồ xương cá

Ví dụ về biểu đồ nhân quả

Ví dụ sử dụng biểu đồ Ishikawa của một quán cà phê để tìm ra nguyên nhân tại sao khách hàng phản hồi cà phê của quán không ngon.

Để tạo nên một biểu đồ Ishikawa, chúng ta cần làm theo các bước sau. Đầu tiên là vẽ một hình dạng xương cá trên một mặt giấy lớn. Từ đó, các bước tiếp theo sẽ được thực hiện trong quá trình thảo luận:

  1. Vấn đề – điều đang cần được phân tích – được viết ở phía trên tờ giấy.
  2. Mỗi người tham gia nêu lên một nguyên nhân cho vấn đề và chỉ ra nó thuộc nhóm nào. Trong bước này, mọi người sẽ không được phép cho ý kiến gì về nguyên nhân mà người khác đưa ra. Tất cả những nguyên nhân được liệt kê sẽ được ghi trong biểu đồ.
  3. Những người tham gia cùng nêu lên các nguyên nhân thứ cấp. Những nguyên nhân này được ghi vào các nhánh nhỏ trên biểu đồ.
  4. Quá trình này được tiếp tục cho đến khi không có nguyên nhân nào được đưa ra nữa.
  5. Tất cả những người tham gia cùng nghiên cứu kĩ biểu đồ Ishikawa. Họ sẽ xem xét liệu các nguyên nhân đã được ghi vào đúng nhóm chưa/hoặc có nguyên nhân nào liên quan. Hoặc có nguồn gốc từ các nguyên nhân khác hay không.
  6. Mọi người bỏ phiếu cho những nguyên nhân khả quan nhất. Các nguyên nhân có nhiều phiếu bầu nhất sẽ được xếp vào “top 3” nguyên nhân tiềm năng. Ba nguyên nhân này sau đó sẽ được khoanh tròn. Các nguyên nhân không được bỏ phiếu sẽ bị xóa trên biểu đồ.
  7. Xác định thứ tự ưu tiên của “top 3” nguyên nhân. Nguyên nhân tiềm năng có mức ưu tiên cao nhất sẽ được tiếp tục điều tra kỹ hơn và xử lý. Sau đó, nguyên nhân thứ hai và thứ ba sẽ được giải quyết.

Xem thêm: Sơ đồ chuỗi cung ứng và cách vận hành hiệu quả

 Các điều chỉnh cần thiết

Biểu đồ Ishikawa là một phương pháp phân tích vấn đề – nguyên nhân hiệu quả và có thể được sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào. Vì các lĩnh vực có thể khác nhau rất nhiều. Nên các nhóm nguyên nhân có thể được mở rộng hoặc thay đổi. Miễn là các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được xác định thì biểu đồ Ishikawa sẽ đạt được mục tiêu của nó.

Lời khuyên để sử dụng biểu đồ Ishikawa thành công

  • Hãy chắc chắn rằng có sự đồng thuận trong nhóm về cả yêu cầu và đặc điểm của báo cáo nguyên nhân trước khi bắt đầu quá trình xây dựng biểu đồ Ishikawa.
  • Nếu cần thiết và thấy hợp lý, bạn có thể “ghép” các nhánh không chứa nhiều thông tin với các nhánh khác. Tương tự như vậy, bạn có thể chia nhỏ các nhánh có quá nhiều thông tin thành hai nhánh hoặc nhiều hơn.
  • Hãy sử dụng ít từ ngữ trong khi phát triển biểu đồ Ishikawa. Chỉ sử dụng nhiều từ khi cần thiết để mô tả nguyên nhân hoặc hệ quả.

Ví dụ về biểu đồ nhân quả
Ví dụ về biểu đồ nhân quả

fishbone Biểu đồ nhân quả

Các chủ đề liên quan: Sơ đồ xương cá và biểu đồ Ishikawa.

Biểu đồ nhân quả giúp bạn suy nghĩ thông qua các nguyên nhân của vấn đề một cách triệt để. Lợi ích chính của nó là thúc đẩy bạn xem xét tất cả các nguyên nhân có thể có của vấn đề, chứ không phải chỉ là những nguyên nhân rõ ràng nhất.

15phut.vn thấy, mô hình này nên kết hợp với phương pháp động não và sử dụng bản đồ tư duy thì hiệu quả đạt được sẽ tốt hơn.

Biểu đồ nhân quả còn được gọi là biểu đồ xương cá, bởi vì một sơ đồ hoàn chỉnh có thể trông giống bộ xương của một con cá.

Làm thế nào để sử dụng Công cụ Biểu đồ nhân quả:

Thực hiện theo các bước sau để giải quyết một vấn đề bằng một biểu đồ nhân quả

1. Xác định vấn đề:

Viết ra chi tiết chính xác vấn đề mà bạn phải đối mặt. Xác định có ai trong đó, vấn đề là gì, nó xảy ra khi nào và ở đâu. Viết vấn đề vào một ô phía bên trái của trang giấy lớn. Vẽ một đường thẳng ngang bắt đầu từ cái ô đó. Sự sắp xếp này, trông giống như đầu và xương sống của một con cá, mang đến cho bạn không gian để phát triển ý tưởng.

2. Xử lý các yếu tố có chính liên quan:

Tiếp theo, xác định các yếu tố có thể liên quan đến vấn đề. Với mỗi yếu tố, bạn hãy vẽ các đường hướng ra từ xương sống và đặt tên cho nó. Đây có thể là người liên quan đến vấn đề này, hệ thống, thiết bị, vật tư, hoặc các yếu tố bên ngoài,… Hãy cố gắng vẽ ra nhiều yếu tố tốt nhất có thể. Nếu bạn đang cố gắng giải quyết một vấn đề của nhóm mình, thì đây là một thời điểm thích hợp để sử dụng thêm phương pháp động não (brain storming).

Vẽ tương tự như “xương cá”, mỗi yếu tố bạn tìm thấy có thể được coi là một cái xương cá.

3. Xác định nguyên nhân có thể:

Đối với mỗi yếu tố bạn xem xét trong giai đoạn 2 hãy dùng phương pháp động não để tìm ra nguyên nhân có thể có của vấn đề liên quan đến các yếu tố đó. Vẽ những đường nhỏ hơn tỏa ra từ các xương cá vừa vẽ. Trường hợp có nguyên nhân quá lớn hoặc quá phức tạp, thì tốt nhất là chia nó ra thành nhiều nguyên nhân phụ với mỗi đường tẻ ra là một nguyên nhân

4. Phân tích sơ đồ:

Trong giai đoạn này bạn nên có một biểu đồ hiển thị tất cả các nguyên nhân có thể có của vấn đề mà bạn nghĩ ra. Tùy thuộc vào sự phức tạp và tầm quan trọng của vấn đề mà bạn có thể tìm thêm những nguyên nhân sâu xa hơn. Hoặc có thể lập cuộc điều tra, tiến hành khảo sát,….Nó được thiết kế để kiểm tra xem các đánh giá của bạn có đúng hay không.

Ví dụ:

Ví dụ dưới đây là một biểu đồ nhân quả được vẽ bởi một người quản lý đang gặp khó khăn khi nhận được sự hợp tác từ một văn phòng chi nhánh:

Ví dụ về biểu đồ nhân quả

Nếu người quản lý không nghĩ thông suốt vấn đề thì ông ta có thể đã giải quyết vấn đề bằng cách cho là mọi người đều gặp khó khăn. Nhưng thay vào đó, ông ta có thể nghĩ rằng cách tốt nhất là sắp xếp một cuộc họp với các giám đốc chi nhánh. Như vậy, nó có thể giúp ông ta trình bày tường tận vấn đề với các giám đốc và những vấn đề khác mà ông ta đang phải đối mặt.

Điểm cốt lõi:

Phân tích nguyên nhân và hệ quả (hoặc phân tích xương cá) cung cấp một dàn ý giúp bạn nghĩ ra mọi nguyên nhân có thể có của một vấn đề. Nó giúp bạn phân tích sâu sắc hơn về một tình huống bất kì.

Bài tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn làm thế nào để xây dựng một Lưu đồ (flow charts) – tìm bằng từ khóa “lưu đồ” tại 15phut.vn. Các lưu đồ là các biểu đồ đơn giản, dễ hiểu, nó cho thấy từng bước xử lý ăn khớp với nhau như thế nào.

15 phút sưu tầm và biên tập