Khách hàng cá nhân thường không cần lấy hóa đơn khi mua hàng nên các doanh nghiệp thường sẽ không chú ý đến việc xuất hóa đơn cho những đối tượng này. Vậy trong trường hợp cần xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không có mã số thuế [khách lẻ], kế toán viên cần lưu ý những gì và xử lý ra sao?
1. Khi nào hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ nội dung?
Mã số thuế là một nội dung cần có để đảm bảo hóa đơn điện tử được lập chính xác. Tuy nhiên, cũng có một vài trường hợp hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng cá nhân không bắt buộc phải bao gồm đầy đủ nội dung.
Các trường hợp như vậy được quy định tại Điều 14, Nghị định 123. Theo đó: - Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. - HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, người mua. - HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì hóa đơn bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Riêng HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.
- HĐĐT là tem, vé, thẻ: không nhất thiết phải có các nội dung:
- Chữ ký số của người bán [trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HĐĐT do cơ quan thuế cấp mã];
- Tiêu thức người mua [tên, địa chỉ, mã số thuế];
- Tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có:
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn;
- Số thứ tự hóa đơn
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng
- Mã số thuế, địa chỉ người mua
- Chữ ký số của người bán.
2. Xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không có mã số thuế như thế nào?
Liên quan đến vấn việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không có mã số thuế, kế toán viên có thể dựa theo quy định tại khoản 5, điều 10, Nghị định 123 về tên, địa chỉ, MST của người mua để áp dụng. Xuất hóa đơn cho khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn, không cung cấp thông tin như tên, địa chỉ,…như thế nào? Hiện tại doanh nghiệp vẫn xuất ghi nội dung khách hàng không lấy hóa đơn hoặc khách hàng không cung cấp thông tin không biết như vậy có đúng không?
Xuất hóa đơn cho khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn như thế nào?
Trước khi áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì có quy định hướng dẫn cụ thể cho trường hợp xuất hóa đơn nếu khách không lấy hóa đơn, không cho thông tin tên, địa chỉ, bạn có thể tham khảo Công văn 88133/CT-TTHT năm 2019 về trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành
Tuy nhiên, từ 1/7/2022 thì bắt buộc áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tại Nghị định này không còn hướng dẫn cụ thể cho việc khách hàng không lấy hóa đơn nữa. Dựa theo nguyên tắc tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì khi bán hàng, cung cấp dịch vụ đơn vị phải xuất hóa đơn do đó dù khách hàng không lấy hóa đơn thì đơn vị vẫn phải xuất hóa đơn, đơn vị vẫn có thể ghi chú thêm nội dung trên hóa đơn là khách hàng không lấy hóa đơn như trước đây.
Nội dung hóa đơn được xuất phải đảm bảo theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP này.
Có được xuất hóa đơn với nội dung khách hàng không cung cấp thông tin hay không?
Đối với nội dung tên và địa chỉ của người mua trên hóa đơn phải đảm bảo quy định tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:
- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
Điểm c Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
\=> Theo đó, chỉ có trường hợp cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua, còn các trường hợp khác phải có thông tin tên và địa chỉ của người mua ạ.
Nếu đơn vị xuất hóa đơn không ghi tên, địa chỉ của người mua, chỉ ghi thông tin là khách hàng không cung cấp thông tin, không lấy hóa đơn là không đúng quy định.