Mục lục bài viết
- 1 Cách giữ gìn sổ sách thương mại
- 2 Xuất trình sổ sách trước tòa
- 3 Quy định về gái trị chứng minh liên quan đến sổ thương mại
- 4 Quy định về việc không tôn trọng nguyên tắc giữ sổ sách thương mại
- 5 Quy trình làm sổ sách kế toán trong doanh nghiệp
1 Cách giữ gìn sổ sách thương mại
Các sổ này phải ghi theo thứ tự ngày tháng, không đước có chỗ trống và không được tay xóa, sửa chữa hang bất cứ hình thức nào.
Việc ghi sổ kế toán phải làm hằng ngày và phải phù hợp với các điều ghi trên các chứng từ; các chứng tử này phải được giữ gìn cẩn thận.
- Ghi sổ kế toán không được ghi thêm sau hay viết xen kẽ sau. Các trang phiếu hay thẻ đã viết, không được hủy bỏ hay thêm vào, hay làm lại mà không có sự chứng minh về việc thay đổi như vậy.
Giá trị đáng tin cậy của kế toán tùy thuộc vào việc tôn trọng các quy tắc đó. Các sổ đó được đánh số và ký tắt do một thẩm phán của tòa án thương mại, hoặc thẩm phán sơ cấp, hoặc một thị tưởng hay một phó thị trưởng.
- Đánh số là ghi số lần lượt các tác dụng của sổ
- Ký tắt phải ký ngay bên cạnh chỗ đánh số;
- Thí thực là một biên bản chứng nhận việc đánh số và ký tắt, ngày tháng, quan chức đã làm việc đó tên thương nhân, số tờ trong sổ và mục đích sử dụng sổ đó
Các tài liệu ghi bằng máy tính có thể thay thế các sổ kế toán. Các tài liệu đó phải được xác định, đánh số và phải đề ngày tháng sau khi đã được lập ra bằng các phương tiện bảo đảm giá trị chứng minh của chúng [sắc lệnh ngẫy 29-11- 1983].
2 Xuất trình sổ sách trước tòa
Trong qúa trình tranh tụng, thẩm phán có thể ra lệnh xuất trình các sổ, hoặc đương sự tự xuất trình ,với mục đích là trích ra cái gì có liên quán đến vụ kiện; về này các thẩm phán có toàn quyền quyết định, và có thể đòi xuất trình không những các sổ bắt buộc phải có mà cả các sổ và tài liệu khác doanh nghiệp có.
Nhưng việc xuất trình này chỉ nhằm vào một và các phần của một quyển sổ hay những quyển sổ có liên quan đến vụ tranh tụng; việc đó khác với việc đòi cung cấp thông tin, tức là khả năng của đối phương đề nghị được xem toàn bộ một hay các.quyển sổ .Việc cung cập thông tin này có thể rất có hại cho thương nhân nếu đối phương là người có cạnh tranh với họ.
Các nguyên tắc liên quan đến giá trị chứng minh của các tài liệu kế toán, đến việc sử dụng chúng ở tòa án đã không bị luật ngày 30-4-1983 sửa đổi, nhất là các điều 1329 và 1330 của Bộ luật dân sự cũng không thay đổí. Như trước đây, tọa án chỉ có thể ra lệnh xuất trình các tài liệu kế toán trong bốn trường hợp: trọng việc thừa kế gia sản; việc cộng đồng; việc phân chia công ty, thanh lý các tài sản và đình chỉ vịệc truy tố.
3 Quy định về gái trị chứng minh liên quan đến sổ thương mại
Khi một người thứ ba khiếu nại một điều đã ghi trong sổ đó một thương nhân giữ, thì đó là chứng cứ chống lại thương nhân.
Ví dụ, người mua một hàng hóa khẳng định đã trả tiền tận tay cho ngưồĩ bán, yà khi sổ nhật ký có ghi lầ đã nhận tiền.
Khi thương nhân nại các sổ của mình [ví dụ để chứng minh chủ nợ một khoản tiền đã giao cho một người thứ ba] thì người đoa được phép đưa ra chứng cứ bằng sổ sách nếu đối phương cùng là thương nhân, nhưng đối phương có thể nại chứng cớ ngược lại, [điều 17 Bộ luật thương mại].
Ngược lại, khi thương nhân nại một việc đã ghi trong sổ của mình để chống lại một ngưòi không phải là thường nhân, tìổ chứng cứ đó không được chấp nhận; vì các điều ghi trong sổ sách thương mại không được coi là chứng cứ đầu tiên để cho phép nại thêm người làm chứng hoặc là suy đoán để chống lại một đối phương không phải là thương nhân.
Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
Chứng từ đặt in, tự in bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.
4 Quy định về việc không tôn trọng nguyên tắc giữ sổ sách thương mại
- Các sổ băt buộc, nếu đã lập một cách không hợp lệ, thì không thể xuất trình hoặc làm chứng cứ ở tòa án cho một thương nhân, doanh nhân [điều 17 đoạn 2, luật ngày 30-4-1983].
Tuy vậy, thẩm phán có thể tham khảo những sổ đó để có thêm tài liệu và suy đoán giúp cho việc nhận định.về sự việc.
Mặt khác, các sổ của một doanh nhân, du lập không hợp lệ, vẫn là chứng cứ chống lại họ. •
- Trong trường hợp hết khả năng thanh toán các hình phạt về phá sản đơn giản có thể áp dụng đối với người nào không giữ sổ sách hoặc sổ sách không hợp lệ Người bị phá sản mà có hành động giả mạo các sổ thì có thể chịu hình phạt về tội phá sản gian lận, ngoài ra còn có thể bị truy tố về tội giả mạo giấy tờ giao dịch.
- Doanh nhân, thương nhân không ghi sổ kế toán hợp lệ phù hợp với các tập quán của nghề nghiệp, thì tùy theo tầm quan trọng của doanh nghiệp sẽ không được hướng việc giải quyết bằng con đưòng thanh lý tư pháp mà bắt buộc phải bị thanh Ịý tài sản [xem chương 11]
- Theo yêu cầu của ngành thúế vụ, doanh nhấn, thương nhân không ghi sổ, hoặc ghi không đúng sự thật hay không có thật, thì có thể bị truy tố về tiểu hình và bị phạt tiền hay phạt tù [điều 1835 và 1837 Bộ luật ]
- "Cơ quan quản lý giáo dục" không căn cứ vàọ các sổ không hợp lệ và các sổ không bắt bụộc phải có để khấu trừ các khoản "nợ" trong thừa kế. .
- Trong trưòng hợp chuyển nhượng cơ sở kinh doanh, các tài liệu kế toán của người bán trong thời gian 3 năm trước ngày chuyển nhượng, phải được chuyển giao cho người mua.
Các sổ không hợp lệ có thể gây ra các tranh chắp về Ịợi nhuận và doanh số ghi trong hợp đồng bán cơ sở kinh doanh.
5 Quy trình làm sổ sách kế toán trong doanh nghiệp
Bước 1: Tập hợp chứng từ
Đối với kế toán việc tập hợp chứng từ là công việc đầu tiên cần lưu ý:
1. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ
a. Hóa đơn chứng từ hợp pháp
Hóa đơn do Bộ tài chính [Tổng cục thuế] phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.
Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.
Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
Một số rủi ro về hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ là có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán qua ngân hàng [>= 20triệu]; nhưng Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.
sổ sách kế toán doanh nghiệp thương mại
b. Hóa đơn hợp lệ
– Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:
Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ Công ty mua, bán, mã số thuế, hình thức thanh toán [Tiền mặt hoặc chuyển khoản], số tài khoản [Nếu có];
Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT [Nếu có], tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ;
Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
– Hóa đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 [có hiệu lự từ ngày 1/6/2014].
Một số lưu ý về hóa đơn về tính hợp lệ cần đáp ứng 1 số yêu cầu sau: Không vượt mức khống chế [Như chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chiết khấu thanh toán, ..].
– Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 730.000đ/người/tháng.
+ Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
+ Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi
c. Hóa đơn hợp lý
Khi nói đến hóa đơn hợp lý là nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý: Nội dung trên hóa đơn phải đúng – phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép trên Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp.
2. Chứng từ ngân hàng
Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc
Giấy báo có: giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
Phiếu hạch toán ngân hàng:
+ Sổ phụ ngân hàng.
+ Sao kê ngân hàng.
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.
3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Là số tiền doanh nghiệp phải nộp như:
Thuế TNDN [khi phát sinh số thuế phải nộp trong quý, hoặc quyết toán cuối năm].
Thuế GTGT [khi phát sinh số thuế phải nộp].
Thuế TNCN [Khi phát sinh thuế phải nộp].
Các loại thuế, phí liên quan.
Bước 2: Phản ánh chứng từ
Là định khoản các chứng từ phát sinh: Hóa đơn, Ngân hàng, Bảng kê, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
– Lưu ý khi phản ánh với chứng từ hóa đơn đầu vào: Phân biệt các hóa đơn đầu vào nhập kho xuất bán: được gọi là hóa đơn mua: nguyên vật liệu, hàng hóa, … và các hóa đơn mua về, mặt hàng phục vụ cho việc SXKD của Doanh nghiệp.
Bước 3: Tập hợp chi phí
Là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí của doanh nghiệp:
a. Chi phí tiền lương: căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ BLĐTBXH.
b. Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ Thông tư 45/2015/TT- BTC.
c. Chi phí trả trước.
d. Chi phí giá vốn: Doanh nghiệp áp dụng tính giá vốn hàng xuất bán theo PP bình quân cuối kỳ.
e. Các chi phí khác liên quan.
Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
a. Kết chuyển các khoản doanh thu
Kết chuyển doanh thu bán hàng chú ý: các trường hợp hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán làm khoản doanh thu giảm đi, các bạn nhớ làm bút toán kết chuyển các
Mọi vướng mắc về các vấn đề pháp lý liên quan đến bài viết , Hãy gọi ngay: 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật hình sự trực tuyến qua tổng đài.
Bộ phận tư vấn pháp luật hình sự - Công ty luật Minh Khuê
Công Ty Luật Minh Khuê xin cảm ơn!!