Sai chính tả là một trong những lỗi thường gặp khi người dùng nhập dữ liệu, làm thế nào để tự kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong Excel? Tự động hóa thao tác này sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm sai sót, nhất là với những bảng tính có nhiều dữ liệu. Hãy đọc bài viết này để biết cách kiểm tra lỗi chính tả trong Excel một cách tự động và nhanh chóng nhé.
Contents
1. Hướng dẫn kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong Excel [một sheet]
Các bước thực hiện kiểm tra và sửa lỗi chính tả như sau:
Bước 1: Các bạn hãy mở Excel có chứa dữ liệu cần kiểm tra nên > Tiếp đó hãy chọn ô [bôi đen vùng cần kiểm tra] chứa nội dung cần kiểm tra chính tả.
Cách kiểm tra, sửa lỗi chính tả trong Excel rất nhanh và chính xác
Bước 2: Các bạn hãy chọn chức năng “Review” trên thanh công cụ > rồi tiếp đó hãy bấm chọn “Spelling”.
Cách kiểm tra, sửa lỗi chính tả trong Excel rất nhanh và chính xác
Bước 3: Trong hộp thoại “Spelling” xuất hiện thì các bạn có thể kiểm tra các gợi ý lỗi sai điều chỉnh tại mục “Suggestions” > các bạn hãy chọn một gợi ý đúng, khi chọn xong thì từ đó sẽ được điền vào mục “Not in Dictionary”, tại mục này bạn có thể sửa lại nếu vẫn chưa hài lòng với gợi ý sửa lỗi> Tiếp theo là các bạn hãy bấm chọn “Change All” để thay đổi tất cả nội dung sai hoặc chọn “Change” nếu muốn tahy đổi từng lỗi sai thành nội dung đúng.
2. Hướng dẫn cách kiểm tra chính tả toàn bộ các Sheet trong bảng tính excel
Nếu các bạn có nhiều dữ liệu trong nhiều sheet khác nhau trong 1 bảng tính thì để kiểm tra chúng được nhanh chóng thì chúng ta sẽ thực hiện như sau:
Bước 1: Các bạn cũng mở bảng tính Excel như hướng dẫn 1, tiếp đó > chọn kích chuột phải ở Sheet cuối cùng và chọn “Select All Sheets” để chọn kiểm tra chính tả tất cả Sheet.
Bước 2: Tiếp theo các bạn cũng lên thanh công cụ và chọn nút “Review” > Tiếp tục chọn “Spelling” để kiểm tra.
Cách kiểm tra, sửa lỗi chính tả trong Excel rất nhanh và chính xác
Sau khi thực hiện cú pháp trên thì phần mềm excel sẽ tự động tìm kiếm kiểm tra lỗi sai tại sheet đang để chuột trước, xem hình dưới và đưa gợi ý sửa lỗi giống hướng dẫn 1 bên trên.
Cách kiểm tra, sửa lỗi chính tả trong Excel rất nhanh và chính xác
Sau khi bạn bấm “Change” sửa đổi thay thế lỗi sai xong, nếu không còn lỗi sai nào khác thì phần mềm excel sẽ tiếp tục chuyển sang kiểm tra chính tả sheet trước đó là sheet 1. Tại đây bạn chọn “Change” để thay từng ký tự sai hoặc “Change All” để sửa đổi tất cả các lỗi sai.
Cách kiểm tra, sửa lỗi chính tả trong Excel rất nhanh và chính xác
Trên đây là toàn bộ bài viết hướng dẫn cách kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong Excel. TEN TEN rất hy vọng bài viết sẽ đem đến nhiều kiến thức hữu ích giúp ích được cho mọi người, để mọi người sử dụng phần mềm excel đem lại nhiều tiện dụng hơn.
Mặc dù Excel không phải là một chương trình về soạn thảo con chữ, nó vẫn hỗ trợ một vài tính năng để làm việc với văn bản bao gồm kiểm tra chính tả. Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách để kiểm tra chính tả trong Excel thủ công với sự trợ giúp của chức năng Spelling. Việc kiểm tra này có thể thực hiện với từng ô, từng vùng, các trang tính hay toàn bộ sổ tính.Cách kiểm tra chính tả trong Excel
Tuy chức năng kiểm tra chính tả trong Excel không được mạnh mẽ như Word nhưng nó vẫn có những thứ căn bản nhất và bạn sẽ được học cách kiểm soát chúng nhiều nhất có thể ngay sau đây. Dù ở bất cứ phiên bản Excel nào, luôn có 2 cách để kiểm tra chính tả trong Excel: sử dụng nút lệnh trên thanh Ribbon hoặc phím tắt.- Ấn phím F7 trên bàn phím của bạn.
- Ấn vào Spelling trong thẻ Review, nhóm Proofing.
Kiểm tra chính tả trong Excel với một ô hoặc một vùng
Tùy vào lựa chọn của bạn mà chức năng kiểm tra chính tả trong Excel sẽ làm việc: Nếu bạn chọn một ô, Excel sẽ tự hiểu phải kiểm tra chính tả trong toàn bộ trang tính đó, bao gồm cả header, footer, comments và các thuộc tính đồ họa.- Nếu ô được chọn là A1, toàn bộ trang tính sẽ được kiểm tra
- Nếu ô được chọn khác A1, Excel sẽ bắt đầu kiểm tra từ ô đó cho tới cuối trang tính, sau đó Excel sẽ hỏi rằng liệu bạn có muốn tiếp tục quay lên trên kiểm tra từ ô đầu tiên không.
Kiểm tra chính tả trong Excel đối với nhiều trang tính
Để kiểm tra đồng thời nhiều trang tính ta làm như sau:
- Chọn những trang tính bạn muốn kiểm tra bằng cách giữ phím Ctrl [với những trang tính tách biệt] hoặc Shift [với những trang nối tiếp] sau đó click vào trang tính muốn kiểm tra.
- Ấn F7 hoặc chức năng Spelling.
Kiểm tra chính tả cho toàn bộ sổ tính
Để kiểm tra chính tả đối với sổ tính, ta chỉ đơn giản thực hiện thao tác chọn toàn bộ trang tính bằng cách chọn trang tính đầu, giữ Shift và chọn trang cuối; hoặc ta click chuột phải vào thẻ trang tính sau đó chọn Select all Sheets. Đơn giản phải không nào? Nào, giờ ta hãy quay trở lại với ví dụ cụ thể:Sửa lỗi, bỏ qua lỗi chính tả khi kiểm tra
Khi Excel tìm thấy lỗi, một hộp thoại sẽ hiển thị ra như sau: Để sửa lỗi, đầu tiên ta chọn một trong những từ được gợi ý dưới mục Suggestions. Sau đó click vào nút Change. Nếu bạn cho rằng đây không phải lỗi mà là một tính năng [VD như hãng BULGARI có kiểu thay chữ U bằng V trong một số sản phẩm của mình: BVLGARI, AQVA…]. Trong trường hợp đó, ta có các lựa chọn sau:- Để bỏ qua lỗi chính tả đang kiểm tra, chọn Ignore Once.
- Để bỏ qua toàn bộ lỗi chính tả giống với lỗi đang kiểm tra, chọn Ignore All.
- Để bổ sung từ vào từ điển, chọn Add to Dictionary. Lần tới, từ này sẽ không bị “kiểm duyệt” nữa.
- Để thay thế toàn bộ lỗi giống với từ đang được kiểm tra, chọn Change All.
- Để Excel tự lựa chọn sửa lỗi, chọn AutoCorrect.
- Để lựa chọn ngôn ngữ kiểm tra khác, chọn Dictionary language sau đó chọn ngôn ngữ muốn thiết lập. Tuy nhiên, chưa có tiếng Việt đâu.
- Để thay đổi các thiết lập, chọn Options…
- Để ngừng hoặc hủy việc kiểm tra, chọn Cancel.