Trong bài viết hôm nay, ISE sẽ cung cấp cho các bạn 2 ví dụ điển hình về cách viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng Tiếng Anh. Bạn sẽ được tìm hiểu rõ hơn về cấu trúc của một mẫu email từ chối cũng như các cụm từ Tiếng Anh chuyên dụng […]
Trong bài viết hôm nay, ISE sẽ cung cấp cho các bạn 2 ví dụ điển hình về cách viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng Tiếng Anh. Bạn sẽ được tìm hiểu rõ hơn về cấu trúc của một mẫu email từ chối cũng như các cụm từ Tiếng Anh chuyên dụng trong các trường hợp này.
>>>> Xem Thêm: 9 mẹo học cấp tốc Tiếng Anh cho người mất gốc
Nếu bạn đang làm trong bất kỳ công ty nào và dù vị trí nào thì ắt hẳn ít nhất một lần bạn cũng đã phải từ chối một lời đề nghị nào đó [một bản proposal từ khách hàng, đề nghị được thăng tiến hay các đề nghị trong hợp đồng v.v]. Từ chối quả thật rất khó. Nhiều người dễ cảm thấy thất vọng hoặc thậm chí tức giận khi họ bị từ chối vì điều gì đó. Vì vậy, khi bạn viết email kinh doanh nói chung hoặc thư từ chối nói riêng, bạn cần phải chú ý các điểm sau:
- Trang trọng
- Thẳng thắn nhưng lịch sự
- Súc tích
- Đưa ra lý do chính đáng tại sao từ chối yêu cầu
Sau đây là các mẫu thư từ chối hợp tác kinh doanh [emails of rejection] mà bạn có thể tham khảo:
Lưu ý: Từ các ngữ cảnh, hãy thử đoán nghĩa của các từ / cụm từ in đậm là gì nhé!
>>>> Xem Ngay: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm ai cũng cần biết
1. Email 1
Trong email thứ nhất, tình huống chính là một công ty đang từ chối lời đề nghị được yêu cầu từ phía một công ty khác cung cấp máy photocopy:
Dear Mr Boxall,
Thank you for your enquiry about supplying our company with new photocopying equipment.
Unfortunately, we are currently not in need of replacing our existing photocopiers. We recently entered a new 2 year contract with our existing photocopier provider.
You would be more than welcome to contact us again when our current contract is up for renewal. Yours sincerely, Jeff Thompson Office Manager
>>>> Xem Ngay: 9 cách viết mail cho xếp bằng Tiếng Anh trong doanh nghiệp cần biết
2. Email 2
Email thứ hai là trường hợp, một công ty đang thông báo cho một công ty khác rằng họ đã không thành công trong việc đấu thầu hợp đồng:
Dear Mrs Robinson,
Thank you for submitting a bid for the re-design of our website. After careful consideration of all the proposals we received for the contract, I regret to inform you that on this occasion your bid has been unsuccessful. We have decided to offer the contract to one of the other bidders.
Although your proposal was very professional and well-thought out, we felt that the design did not focus enough on the social media channels our company uses and it was a little over complicated and confusing to use.
We will be more than happy to consider you for any web development or redesign projects we have in the future.
If you require any further feedback, please do not hesitate to contact me by email on or by phone on 01535 6547196. Yours sincerely, David Mitchell Project Manager.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: 10 cách làm cv tiếng anh cực hiệu quả
3. Các cụm từ Tiếng Anh chuyên dụng trong trả lời email từ chối:
Sau khi đã đọc 2 mẫu email trên, bạn có thể thấy các cụm từ được in đậm trên là cụm Tiếng Anh chuyên dụng dùng trong trường hợp viết thư từ chối hợp tác. Vậy bạn đã hiểu ý nghĩa của các cụm từ ấy chưa? Cùng ISE tìm hiểu ngữ nghĩa chi tiết sau đây nhé!
Thank you for your enquiry about… [V-ing]: Cảm ơn về yêu cầu của bạn…
Unfortunately, we are currently not in need of… [V-ing]: Rất tiếc, hiện tại chúng tôi không có nhu cầu…
You would be more than welcome to contact us again: Rất hoan nghênh bạn liên hệ lại với chúng tôi
Thank you for submitting a bid: Cảm ơn bạn đã gửi giá thầu
After careful consideration: Sau khi xem xét cẩn thận
I regret to inform you: Tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn
We have decided to offer… : Chúng tôi đã quyết định cung cấp…
Although your proposal was… : Mặc dù đề xuất của bạn là…
We felt that: Chúng tôi cảm thấy rằng
We will be more than happy to consider you for… : Chúng tôi sẽ rất vui khi được bạn cân nhắc cho…
If you require any further feedback, please do not hesitate to contact me by… : Nếu bạn cần thêm bất kỳ phản hồi nào, vui lòng liên hệ với tôi qua…
Như vậy, bài viết này là một business english tips để hướng dẫn bạn cách viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng Tiếng Anh. Hy vọng, qua những ví dụ đó, bạn có thể đúc kết cho mình những kinh nghiệm làm việc với đối tác để giữ được tình hữu nghị của 2 bên. Hẹn gặp lại các bạn ở bài viết tiếp theo của ISE nhé!
>>>> Tìm Hiểu Thêm:
Bài viết nổi bật
Người thành công là người có thể hoàn toàn làm chủ cuộc đời mình, đặc biệt là trong cách xử lý công việc. Không khó để thấy những cá nhân dù đang có một lịch làm việc bận rộn, nhiều nhiệm vụ cần phải hoàn thành, họ vẫn cảm thấy rất khó khăn để từ chối những lời đề nghị giúp đỡ. Lý do của sự lưỡng lự này là vì họ lo sợ việc từ chối sẽ làm xấu đi hình ảnh một nhân viên siêng năng, nhiệt tình; bên cạnh đó sự lo lắng sẽ vuột mất các cơ hội thăng tiến nếu không chấp nhận giúp đỡ cũng góp phần tạo nên tâm lý trên.
Trên thực tế, trái với những suy nghĩ thường gặp, nếu đưa ra lời từ chối phù hợp, tầm ảnh hưởng của bạn sẽ trở nên mạnh mẽ hơn, xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt mọi người. Ngoài ra, đảm đương thêm công việc không nằm trong nhiệm vụ khiến bản thân cảm thấy căng thẳng và hiệu suất làm việc có thể bị giảm đi. Biết cách từ chối cũng giúp loại bỏ những xao nhãng tác động đến mục tiêu tiên quyết của bản thân. Dù vậy, việc đưa ra lời từ chối thật sự không dễ dàng bắt nguồn từ tâm lý muốn chiều lòng tất cả mọi người.
Cách thức đối mặt vấn đề
Phải hành xử thế nào cho phù hợp và giữ được hòa khí lâu dài? Cùng CareerBuilder.vn tham khảo các cách dưới đây để có thể quyết định từ chối thực hiện những nhiệm vụ bạn không mong muốn mà không gây ảnh hưởng đến hình ảnh cũng như con đường thăng tiến lâu dài.
1. Thay đổi cách nghĩ
Suy nghĩ phổ biến mọi người thường mang là họ sợ sẽ bỏ lỡ cơ hội thăng tiến khi đưa ra lời từ chối nhiệm vụ được giao. Hãy thay đổi suy nghĩ trong chính bản thân mình! Thật ra “từ chối” không đồng nghĩa với việc bạn không thể hiện hết mình trong công việc. Nghĩ theo một hướng khác, từ bỏ những công việc không liên quan là một cách tiết kiệm thời gian giúp bạn thật sự tập trung vào những mục tiêu quan trọng. Hiểu rõ bản thân để quyết định việc gì cần ưu tiên thực hiện sẽ là một yếu tố dẫn lối đến thành công rực rỡ về sau.
2. Mạnh dạn nói lời từ chối
Rất nhiều nhân viên cảm thấy ngại ngùng khi phải từ chối đồng nghiệp hoặc cấp trên. Trên thực tế, việc nói lên quan điểm, ý kiến cá nhân về công việc được giao và từ chối khi thấy không phù hợp sẽ tạo một ấn tượng ngược lại. Cụ thể như cách bạn đưa ra ý kiến sẽ chứng tỏ bạn là một người có tầm nhìn, kế hoạch và chính kiến của cá nhân, bạn có thể làm chủ được tình thế và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
3. Hãy thẳng thắn
Một trong những lý do của việc không thể từ chối những lời đề nghị không phù hợp đó là bạn sợ sẽ làm tổn thương người khác. Hãy nhìn nhận vấn đề này thật rõ ràng, mối quan hệ đồng nghiệp sẽ không thể cải thiện nếu một phía cảm thấy không hài lòng, bạn không làm tổn thương họ - chỉ đơn giản là từ chối một lời đề nghị. Vậy nên hãy thật thẳng thắn và giải thích rõ ràng lý do bạn cảm thấy không thích hợp, đối phương sẽ tôn trọng và hiểu được vấn đề.
4. Loại bỏ cảm giác có lỗi
Bạn chưa bao giờ nói "không" cả? Luôn ôm đồm khi người khác cần? Việc bạn "nhún nhường" và luôn đồng ý giúp đỡ sẽ tạo khuynh hướng nhờ vã. Dẫn đến khi bạn từ chối sẽ có cảm giác có lỗi. Nhìn đi nào, bạn vẫn còn một tá việc quan trọng phải đúng không? Hãy loại bỏ cảm giác này và thực hành kỹ năng từ chối ngay nhé. Nếu không bạn sẽ gặp rắc rối đấy!
Hãy ghi nhớ rằng bạn luôn được lựa chọn giữa việc “giúp đỡ” hay “không giúp đỡ”. Đừng cảm thấy có lỗi khi từ chối. Đặt trường hợp bạn chấp nhận lời đề nghị công việc nhưng trên thực tế bản thân lại không có đủ thời gian, khả năng, nguồn lực để đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện hiệu quả. Điều này xảy ra sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến người đã tin tưởng khả năng và cần đến sự trợ giúp của bạn.
5. Lựa chọn cách nói lời từ chối
Một nghiên cứu được thực hiên bởi Chicago Journal cho thấy rằng việc bạn lựa chọn từ ngữ để từ chối sẽ tạo ra cảm giác tích cực hoặc tiêu cực. Sử dụng câu “Tôi sẽ không làm việc này” sẽ tạo hiệu ứng tốt hơn so với câu “Tôi không có khả năng làm việc này”. Giám Đốc Trung Tâm Motivation Science - Heidi Grant Halvorson cho biết: “Khi sử dụng câu nói – “Tôi sẽ không làm việc này”, câu nói này thể hiện phương án bạn lựa chọn, tạo hiệu ứng sức mạnh khiến đối tác tôn trọng quyết định của bạn. Trong khi đó – “Tôi không thể làm việc này” lại là một câu nói làm giảm đi giá trị, quyền lực trong mắt người còn lại”.
Đôi khi chúng ta dùng phương pháp "nói giảm, nói tránh" để giữ hòa khí, nhưng người nghe lại không nghĩ như vậy. Vì vậy hãy thắng thắn, lựa chọn cách nói mạnh mẽ và thái độ thích hợp nhất.
6. Quyết định nhận lời giúp đỡ
Sau khi xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề được đề nghị, hãy chỉ chấp nhận những yêu cầu cần hỗ trợ nếu bạn cảm thấy bản thân thật sự hào hứng. Chuyên gia tư vấn nghề nghiệp - Lindsay Olson cho biết: “Trước khi đồng ý bắt tay thực hiện việc gì, hãy cân nhắc liệu bạn có thật sự muốn làm hay cảm thấy lời đề nghị đó như một gánh nặng bắt buộc phải thực hiện.”
[Nguồn ảnh: Internet]