2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ [không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC] nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh [không bao gồm các trường hợp nêu trên] có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng [100 triệu đồng/năm].
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Như vậy, để đưa chi phí mua hàng không có hóa đơn vào chi phí hợp lý thì cần làm đúng theo hướng dẫn sau đây:
1. Nếu doanh nghiệp mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra [Những mặt hàng được liệt kê theo mục 2.4 của Thông tư 96 nêu trên] không phân biệt trên hay dưới 100.000.000 đồng/năm thì cần có:
- Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ;
- Chứng từ thanh toán [Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn];
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.
2. Nếu mua hàng, dịch vụ của của cá nhân, hộ kinh doanh [không bao gồm các trường hợp nêu trên]: - Trường hợp có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng [100.000.000 đồng/năm] thì cần:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Chứng từ thanh toán [Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn];
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
+ Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.
- Trường hợp có mức doanh thu từ [100.000.000 đồng/năm trở lên] thì cần:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
+ Hóa đơn bán hàng;
+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng [vì có hóa đơn].
Yêu cầu: Cá nhân, hộ kinh doanh lên Cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng viết cho doanh nghiệp [Cụ thể, cá nhân, hộ kinh doanh sẽ phải nộp lệ phí môn bài, giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng].
Theo khoản 2.4 điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được phép đưa chi phí mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn nếu doanh nghiệp mua hàng hóa trong những trường hợp sau:
“- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh [không bao gồm các trường hợp nêu trên] có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng [100 triệu đồng/năm].”
Để đưa chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, doanh nghiệp cần có những bộ hồ sơ sau:
- Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt và ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp không bắt buộc thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng đối với đơn hàng trên 20 triệu đồng.
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn mẫu 01/TNDN [ban hành kèm theo thông tư 78/2014/TT-BTC]. Người ký trên bảng kê là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm tính chính xác, trung thực của bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn trước pháp luật.
- Chứng minh nhân dân photo của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn cao hơn giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường tại thời điểm doanh nghiệp lập bảng kê thì cơ quan thuế sẽ sử dụng giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương tư để xác định chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Ví dụ: Ngày 31/03/2017, công ty X [mã số thuế: 1234567890; địa chỉ là: 58 đường x, phường y, TP.HCM] mua hạt cà phê chưa chế biến của Nguyễn Văn A với số lượng là 500kg với giá 45.000đ/kg. Biết thông tin của Nguyễn Văn A như sau:
- Số CMND: 2587985277
- Địa chỉ là: Hiệp Thành, Đức Trọng, Lâm Đồng.
- Ông A trồng cà phê tại nhà và bán lại cho công ty X.
Do công ty X mua hàng hóa của người nông dân trực tiếp nuôi trồng nên công ty X có thể lập bảng kê 01/TNDN để tính vào giá vốn của công ty.
Bảng kê 01/TNDN:
2. Chi phí thuê tài sản
Để chi phí thuê tài sản không có hóa đơn có thể hạch toán vào chi phí được trừ khi xác đinh thu nhập tính thuế của doanh nghiệp cần có những hồ sơ sau:
Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân dưới 100 triệu/năm:
+ Hợp đồng thuê tài sản
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản [không bắt buộc thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng đối với khoản chi trên 20 triệu]
Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân từ 100 triệu/năm trở lên:
Để doanh nghiệp đưa chi phí thuê tài sản vào chi phí xác định thu nhập tính thuế, hộ kinh doanh, cá nhân phải kê khai và nôp thuế [hoặc doanh nghiệp nộp thuế thay]. Những hồ sơ cần có là:
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản [không bắt buộc thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng đối với khoản chi trên 20 triệu].
+ Chứng từ nộp thuế của cá nhân.
Lưu ý: Nếu trong hợp đồng thuê tài sản thỏa thuận người đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp có thể đưa tiền nộp thuế vào chi chí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Ví dụ: Ngày 1/10/2016, Công ty X ký hợp đồng thuê nhà của Nguyễn Văn A trong 2 năm từ tháng 10/2016 đến 10/2018 với giá trị cho thuê là 20 triệu/tháng. Trong hợp đồng quy định công ty X là người nộp thuế. Biết trong năm 2017, ông A chỉ phát sinh thu nhập cho thuê từ việc cho công ty A thuê nhà.
Năm 2016, Nguyễn Văn A phát sinh thu nhập từ việc cho thuê là 60 triệu đồng [tiền cho công ty X thuê văn phòng tháng 10, 11 và 12/2016]. Năm 2016, thu nhập cho thuê của ông A dưới 100 triệu đồng/năm nên ông A không phải kê khai và nộp thuế.
Năm 2017, Nguyễn Văn A nhận được 240 triệu đồng từ việc cho công ty X thuê văn phòng. Ông A phải kê khai và nộp thuế đối với việc cho thuê này. Tiền thuế phát sinh trong năm 2017 gồm lệ phí môn bài là 300.000đ; tiền thuế GTGT là 12 triệu; tiền thuế thu nhập cá nhân là 12 triệu. Vậy năm 2017, doanh nghiệp đưa chi phí được trừ khi xác định thuế năm 2017 là tiền thuê nhà và tiền nộp thuế phát sinh. Tổng cộng là 264.300.000 đồng.
3. Chi phí quảng cáo trên Facebook, Google,…
Theo thông tư 103/2014/TT-BTC, để doanh nghiệp có thể đưa chi phí quảng cáo trên Facebook, Google… chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế thì doanh nghiệp cần phải kê khai thuế, nộp thuế nhà thầu và hồ sơ chứng từ sau:
+ Hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo trên Facebook, Google,…
+ Chứng từ thanh toán: ủy nhiệm chi đối doanh nghiệp có thể thanh toán tiền trực tiếp cho Facebook, Google thông qua tài khoản công ty. Nếu công ty ủy quyền cho cá nhân thanh toán tiền thì công ty phải chuyển khoản cho cá nhân chi trả.
+ Giấy nộp tiền thuế.
4. Chi phí tiền điện, tiền nước có hóa đơn theo tên người cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh
Doanh nghiệp có thể đưa tiền điện, nước có hóa đơn không mang tên doanh nghệp vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế, doanh nghiệp cần có những hồ sơ sau:
+ Hợp đồng thuê nhà [hợp đồng thuê nhà được ký với người ghi trên hóa đơn thanh toán tiền điện, tiền nước. Trong hợp đồng thuê nhà thể hiện tiền điện, tiền nước sẽ do doanh nghiệp chi trả.]
+ Hóa đơn thanh toán tiền điện, nước.
+ Chứng từ thanh toán tiền điện, nước của doanh nghiệp.
Lưu ý: Doanh nghiệp hạch toán toàn bộ số tiền thanh toán vào chi phí của công ty vì tiền thuế GTGT không được khấu trừ.
Chi phí bao nhiêu thì không cần hóa đơn?
2.2. +Trước ngày 01/11/2020: – Đối với hóa đơn giấy: gồm hóa đơn đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế [CQT]; Khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng theo từng lần bán thì người bán không cần phải lập hóa đơn, chỉ cần lập bảng kê bán lẻ, dịch vụ nếu người mua không yêu cầu xuất hóa đơn.
Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?
Theo đó, hóa đơn là một loại chứng từ kế toán được dùng để ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có 02 hình thức là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Còn chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận các thông tin về khoản thuế được khẩu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí.
Bán hàng không xuất hóa đơn bị phạt bao nhiêu?
Mặt khác, theo Khoản 5, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, người bán sẽ bị phạt tiền từ 10 triệu đồng – 20 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua, trừ các trường hợp được quy định tại Điểm b, Khoản 2 Điều này.
Tại sao lại phải xuất hóa đơn đỏ?
Việc quản lý hoạt động in và sử dụng hóa đơn đỏ được cơ quan thuế giám sát. Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ nhằm thể hiện giá trị hàng hóa bán/cung cấp cho người mua. Hóa đơn đỏ thể hiện thông tin của hai bên người bán, mua do bên cung cấp dịch vụ xuất và là căn cứ để xác định số thuế cần nộp.