Hàm sắp xếp trong excel

Hello Xin chào các bạn, chúng ta quay trở lại với chuỗi Series Cách Sử Dụng Excel 2016. Hôm nay Thế Giới Excel sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng 2 tính năng hiệu quả và mạnh mẽ nhất để làm việc trực tiếp với số liệu trên Excel mà ai cũng phải biết. Với những nhu cầu sắp xếp dữ liệu tăng, giảm hoặc lọc dữ liệu theo các điều kiện khác nhau, thì đây là 2 tính năng bạn sẽ học ngay sau đây. Sắp xếp và Lọc

Excel 2016 cung cấp cho chúng ta tính năng Sắp xếp và Lọc vô cùng mạnh mẽ với những bổ sung về tính năng và thay đổi trên giao diện trực quan hơn so với các phiên bản trước đây

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các tùy chọn sắp xếp và lọc dữ liệu một cách rõ ràng và cơ bản nhất

1. Tính năng Sắp xếp

You can Sắp xếp dữ liệu theo từng cột hoặc nhiều cột cùng 1 lúc. You are going to sort your data by the way up dần, giảm dần

Sắp xếp theo từng cột

Để sắp xếp dữ liệu theo từng cột, bạn tiến hành theo các ưu đãi sau

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong cột dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp

2. Sắp xếp theo thứ tự tăng dần, trên tab Data tại nhóm Sort & Filter, các bạn click AZ

Kết quả

Chú thích. Nếu muốn Sắp xếp theo kiểu giảm dần thì chọn ZA nhé các bạn

Sắp xếp giống nhau tại nhiều cột

1. Cũng như các bạn chọn Tab Data, tìm đến nhóm Sắp xếp & Lọc, nhấp vào Sắp xếp

Cửa sổ Sắp xếp hiện ra

2. Tính năng này tự nhận biết tiêu đề của các cột, bạn chọn Họ từ danh sách thả xuống của mục ‘Sắp xếp theo’

3. Click nút Add Level

4. Sau đó bạn chọn tiếp cột Bán hàng từ danh sách thả xuống

5. Các bạn Click Ok, ở đây mình sắp xếp cùng lúc 2 cột

Kết quả. Các dòng dữ liệu được sắp xếp tăng dần đầu tiên theo cột Họ và cột thứ 2 là cột Bán hàng

2. Tính năng Bộ lọc

Khi nào bạn cần lọc dữ liệu [ Filter] là khi bạn chỉ muốn hiển thị dữ liệu theo một hoặc nhiều tiêu chí. Nó cung cấp cho bạn nhiều cách để lọc dữ liệu dựa trên các văn bản, giá trị hoặc ngày tháng

1. Nhấp chuột vào bất kỳ ô nào trong dữ liệu mà bạn muốn Lọc

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, các bạn chọn Bộ lọc

Các bạn đã thấy có các mũi tên ở các cột tiêu đề rồi phải không

3. Please select the arrows in the column Country

4. Đầu tiên các bạn bỏ chọn Select All, and select con USA

5. Bấm nút OK

Kết quả là Excel chỉ hiện các dòng tương ứng với USA của cột Country

6. Tiếp tục chúng ta nhấp vào mũi tên ở cột Quý

7. Bỏ chọn Chọn tất cả để bỏ chọn hết các tiêu chí con và chọn tiếp Qtr 4

8. Nhấn OK

Kết quả là Excel đã có thể hiển thị các dòng dữ liệu bán hàng phù hợp với tiêu chí USA và Qtr 4

9. Để bỏ qua tính năng Lọc đi, chúng ta cứ quy định công việc trở lại nơi bắt đầu, trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, chọn Xóa để bỏ trạng thái Bộ lọc và mũi tên đi

Trên đây là hướng dẫn cơ bản cách thao tác và sử dụng tính năng Sort & Filter với Excel 2016. Hy vọng bài viết bổ ích cho các bạn

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách Soft trong Excel với nút lệnh Sắp xếp và hàm Sắp xếp một cách chi tiết nhất. Nếu bạn còn đang thắc mắc không biết sử dụng Sort trong Excel như thế nào thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé

Cách Sắp xếp trong Excel với nút lệnh Sắp xếp

Cách Sort trong Excel 2003

Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp rồi bấm chọn Dữ liệu trên thanh công cụ, sau đó chọn Tính năng mềm

Tại bảng lệnh mềm, bạn chọn cột muốn sắp xếp tại mục Sort by, sau đó chọn kiểu sắp xếp là Ascending [sắp xếp theo kiểu tăng dần] hoặc Descending [sắp xếp theo kiểu giảm dần]. Cuối cùng nhấn chọn “OK” để hoàn tất việc sắp xếp dữ liệu

Cách Sort trong Excel 2007

Chọn vùng dữ liệu bạn muốn sắp xếp rồi nhấn nút tab Trang chủ, chọn Sắp xếp & Lọc, sau đó chọn kiểu sắp xếp mà bạn muốn

Nếu vùng dữ liệu bạn muốn sắp xếp có định dạng số, sau khi nhấp vào mục Sắp xếp & Lọc sẽ hiển thị bảng lựa chọn bao gồm các mục Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất [sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất] hoặc Sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất

Còn nếu vùng dữ liệu bạn muốn sắp xếp có định dạng chữ thì khi nhấp vào mục Sắp xếp & Lọc sẽ hiển thị bảng lựa chọn bao gồm các mục Sắp xếp từ A đến Z [sắp xếp từ A đến Z] hoặc Sắp xếp từ Z đến A [sắp xếp]

Ngoài ra, để tùy chỉnh sắp xếp theo ý muốn các bạn có thể chọn Sắp xếp tùy chỉnh trong mục Sắp xếp & Lọc. Lúc này một bảng lệnh Sắp xếp sẽ hiện ra để bạn có thể tùy chỉnh các mục sắp xếp của mình bao gồm. Sort by [cột mà bạn muốn sắp xếp], Sort On [việc sắp xếp dựa trên tiêu chuẩn nào], Order [sắp xếp theo kiểu tăng hay giảm dần hay kiểu khác]. Sau đó, bạn nhấn chọn “OK” để hoàn tất việc sắp xếp dữ liệu

Cách Sort trong Excel 2010

Bước 1. Chọn vùng cần sắp xếp sau đó chọn tính năng Sắp xếp trên thanh menu.  

Bước 2. Lúc này một bảng lệnh Sắp xếp sẽ hiển thị, nếu dữ liệu của bạn đã bao gồm tiêu đề của hàng/cột, hãy đánh dấu vào mục “Dữ liệu của tôi có tiêu đề”. Sau đó tiến hành chọn các cột sắp xếp tại mục Sắp xếp theo, chọn loại sắp xếp tại mục Sort On và chọn kiểu sắp xếp tại mục Order.  

Bước 3. Cuối cùng, bạn nhấn chọn OK để hoàn tất việc sắp xếp dữ liệu

Cách Sắp xếp trong Excel 2013

Bước 1. Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp

Bước 2. Tại tab Trang chủ, chọn mục Sắp xếp & Lọc

Bước 3. Tại mục Sắp xếp & Lọc sẽ có 3 kiểu sắp xếp để bạn lựa chọn bao gồm

Sắp xếp Nhỏ nhất đến Lớn nhất, Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất [hoặc Sắp xếp A đến Z, Sắp xếp Z đến A tùy theo định dạng dữ liệu của bạn là số hoặc chữ], Sắp xếp Tùy chỉnh

Bước 4. Chọn kiểu sắp xếp mà bạn muốn. Nếu trong bảng Excel 2013 xuất hiện thêm hộp thoại Sắp xếp Cảnh báo, bạn sẽ có 2 lựa chọn sắp xếp các dữ liệu ở cột khác như sau

• Mở rộng sự lựa chọn. lựa chọn mở rộng mở rộng, sắp xếp các dữ liệu ở cột khác tương tự như cột được lựa chọn
• Tiếp tục với lựa chọn hiện tại. sắp xếp thứ tự dữ liệu cho cột được chọn, giữ nguyên vị trí dữ liệu trong các cột còn lại

Cuối cùng, bạn nhấn chọn “Sắp xếp” để hoàn tất việc sắp xếp dữ liệu

Cách Sắp xếp trong Excel 2016

Bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn sắp xếp, sau đó nhấp chuột phải vào vùng dữ liệu đó, chọn nút lệnh Sắp xếp và lựa chọn kiểu sắp xếp mà bạn muốn. Sắp xếp từ A đến Z, Sắp xếp từ Z đến A hoặc Sắp xếp tùy chỉnh [tính năng này cho phép bạn có thể tùy chỉnh việc sắp xếp dữ liệu theo ý muốn của mình

Hoặc bạn cũng có thể chọn mục Trang chủ, sau đó chọn Sắp xếp & Lọc rồi chọn kiểu sắp xếp mà bạn muốn

Cách Sort trong Excel với hàm Sort

Cấu hình hàm Sort trong Excel

=SORT[mảng,[chỉ_số_sắp_xếp],[thứ_tự_sắp_xếp],[theo_col]]

in which.  

• mảng. là mảng dữ liệu bạn muốn sắp xếp [có thể bao gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng phải đảm bảo là một dãy liên tục]
• sort_index. sắp xếp theo cột hoặc dòng thứ mấy trong mảng dữ liệu mà bạn lựa chọn [nhập số cụ thể, không bắt buộc]. Trường hợp bạn bỏ trống, không thể điền số cụ thể, thì mặc định là cột/dòng đầu tiên
• thứ tự sắp xếp. sắp xếp theo kiểu tăng hoặc giảm dần [không bắt buộc]. Trường hợp bỏ trống thì mặc định là tăng dần
• by_col. sắp xếp theo cột hoặc theo dòng [không bắt buộc]. Trường hợp bỏ trống thì mặc định là theo cột

Việc sử dụng hàm Sort trong Excel cho phép bạn có thể dễ dàng sắp xếp dữ liệu theo cột hoặc theo dòng theo tùy chọn mong muốn, linh hoạt hơn theo yêu cầu sắp xếp dữ liệu

Cách sử dụng hàm Sort trong Excel

Cách sử dụng chức năng Sắp xếp kết hợp chức năng Bộ lọc

Mảng có trong công thức hàm Soft có thể là một vùng dữ liệu hoặc kết quả của một công thức cho kết quả dạng mảng. Do đó, bạn có thể sử dụng hàm Soft kết hợp với hàm Filter để trích xuất dữ liệu đồng thời sắp xếp dữ liệu đó

Để vừa lọc vừa sắp xếp dữ liệu, chúng ta sẽ viết hàm Sort lồng bên ngoài hàm Filter, sử dụng hàm Filter vào vị trí tham số Array với công thức như sau

=SORT[FILTER[[mảng,[chỉ_số_sắp_xếp],[thứ_tự_sắp_xếp],[theo_col]]]

Cách sử dụng hàm Soft kết hợp hàm Unique

Khi bạn muốn lọc và sắp xếp các dữ liệu không trùng lặp thì có thể sử dụng hàm Sắp xếp hàm kết hợp duy nhất. Tuy nhiên, cần phải trả lời ứng dụng thêm 1 yêu cầu đó là dữ liệu lọc ra phải được tự động sắp xếp theo bảng chữ cái từ A-Z

Để lọc và sắp xếp dữ liệu không bị trùng nhau, chúng ta sử dụng hàm Soft bên ngoài hàm Unique với công thức như sau

=SORT[UNIQUE[[mảng,[chỉ_số_sắp_xếp],[thứ_tự_sắp_xếp],[theo_col]]]

Sắp xếp dữ liệu theo điều kiện trong hàm Soft

Sắp xếp dữ liệu theo điều kiện nhất định có nghĩa là bạn phải sử dụng các tham số còn lại trong hàm Soft, mà không phải chỉ viết đơn giản chỉ có Mảng và các giá trị còn lại thì để mặc định

Lúc này, tùy theo điều kiện sắp xếp mà bạn có thể thay đổi các thông tin trong các phần sort_index, sort_order và by_col cho phù hợp

Lưu ý. Sử dụng chức năng Sắp xếp chỉ áp dụng cho phiên bản Microsoft Office 365 [phiên bản có đầy đủ quyền]

Như vậy là chúng ta vừa tìm hiểu xong cách sử dụng Sắp xếp trong Excel. Hy vọng những thông tin cung cấp trong bài viết có thể giúp các bạn chủ động hơn trong việc sử dụng lệnh Sắp xếp hay hàm Sắp xếp trong Excel để sắp xếp dữ liệu. Chúc các bạn thành công