“Event”,”sự kiện“, “tổ chức event” là những từ ngữ đã trở nên rất quen thuộc đối với cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể tổ chức thành công một event thì chúng ta cần hiểu rõ hơn về nó. Bài viết sau đây BEE EVENT dành riêng cho bạn để tìm hiểu về event là gì cùng một số thông tin quan trọng khác về cách tổ chức event hiệu quả.
Tổ chức event là gì
Event là thuật ngữ tiếng Anh, được định nghĩa theo từ điển tiếng Việt có nghĩa là sự kiện. Sự kiện là những hoạt động quy tụ các số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm, thời gian và truyền đạt một thông điệp cụ thể.
Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
Khi nói tới event chúng ta thường nhắc đến sự kiện, quảng cáo Bình Dương vậy tổ chức event là gì? Sự kiện chính là cụm từ được dịch ra bởi từ event hay nói cách khác sự kiện và event là một và có ý nghĩa giống nhau.
Event organizer là gì? là người tổ chức sự kiện, tổ chức ra những hoạt động event
Event executive là gì? là điều hành sự kiện người làm công tác này có trách nhiệm quản lý, sắp xếp và định hướng các công việc đi theo kế hoạch đã thống nhất.
Event management là gì? có nghĩa là quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Ý tưởng tổ chức event
Theo tiếng Anh, ý tưởng tổ chức event bao hàm nhiều lĩnh vực rộng rãi như:
Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
Exhibitions: Triển lãm
Trade fairs: Hội chợ thương mại
Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
Festive events: Lễ hội, liên hoan
Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
Meetings: Họp hành, gặp giao lưu
Seminars: Hội thảo chuyên đề
Workshops: Bán hàng
Conferences: Hội thảo
Conventions: Hội nghị
Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Tổ chức event như thế nào
Event trong doanh nghiệp
Loại hình event này bao gồm các hội thảo, hội nghị, lễ khai trương, khánh thành, cuộc họp cổ đông…Những tổ chức event như thế nào trong doanh nghiệp thường mang tính chất nội bộ tuy nhiên những hình ảnh của nó góp phần quảng cáo cho thương hiệu tạo nên những dấu ấn, hình tượng đẹp đối với công chúng.
Đó là lý do vì sao mà các doanh nghiệp rất chú trọng đầu tư để tổ chức các event mang tính chuyên nghiệp.
Event của khách hàng
Đó là các buổi giới thiệu sản phẩm, họp báo, tri ân…nhằm mục đích marketing cho doanh nghiệp. Tính chất của sự kiện này mang tính truyền thông rộng rãi và hướng tới đối tượng là khách hàng. Do đó để tạo nên một event thành công đạt hiệu quả tốt cần kết hợp nhiều yếu tố như quảng cáo, truyền thông, khuyến mại tặng quà cho khách hàng tham gia sự kiện…
Event phi lợi nhuận
Event phi lợi nhuận chính là các buổi tổ chức từ thiện, kêu gọi quyên góp giúp đỡ, các lễ hội…Mục đích của các sự kiện này khơi dậy lòng nhân ái của mọi người để giúp đỡ những đối tượng có hoàn cảnh khó khăn, những người kém may mắn…
Công ty tổ chức event
Cách thức những điều cần lưu ý khi tổ chức
Tổ chức event ngoài trời
Thông thường thì khi tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm, hợp báo hoặc là lễ trao giải thường,… thì các doanh nghiệp thường sẽ nhắm tới những tiêu chuẩn sao của khách sạn, nơi mà tổ chức event. Khách sạn càng nhiều sao thì lại càng được ưu tiên, bởi tại đây sẽ được tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi cũng như là phục vụ… Nhưng những khách sạn cho dù là có nhiều sao thì sức chứa cũng chỉ khoảng từ 300 cho tới 400 người. Bạn cần công ty tổ chức sự kiện tại Bình Dương liên hệ với BEE EVENT qua sđt: 0901 731 731 – 0966 795 579.
Có nhiều doanh nghiệp phải ngỡ ngàng khi làm chương trình với tính chất là giao lưu cộng đồng ở những sân vận động, câu lạc bộ hay là nhà thi đấu,… Với hệ thống máy lạnh hoạt động kém, ánh sáng và âm thanh thì cập chờn, vấn đề về an ninh cũng không được thắt chặt,… Có nhưng nơi thì lại không còn có cả thời gian để dàn dững cũng như là chạy thử chương trình, bởi vì tiền thuê địa điểm lại được tín bằng thời gian diễn ra sự kiện. Nếu như muốn event diễn ra thuận lợi thì các doanh nghiệp sẽ phải chi trả thêm một khoản dành cho thời gian dàn dựng cũng như là diễn tập.
Kinh nghiệm tổ chức event
Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức có kinh nghiệm tổ chức event định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:
- Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
- Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
- Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.
Kế hoạch tổ chức event
Bạn sẽ không thể đạt được mục đích truyền tải kế hoạch tổ chức event thông điệp nếu không quảng bá sự kiện tới công chúng. Tùy vào loại hình và mục đích cụ thể của từng sự kiện mà bạn sẽ có kế hoạch quảng bá khác nhau. Các kênh quảng bá được các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn hiện nay là:
- Quảng cáo trên mạng xã hội: facebook, instagram, zalo…
- Tiếp thị qua email, báo điện tử
- Tiếp thị qua áp phích, tờ rơi
- Quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng: truyền hình, báo chí…
Kế hoạch quảng bá tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hút đồng thời tạo thiện cảm với các đối tượng khách mời.
Tổ chức event online
Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là tổ chức event online [virtual event], là một loại hình sự kiện mà khách sẽ không tới trực tiếp địa điểm mà sẽ tương tác với nhau thông qua công nghệ như điện thoại, TV, latop, tất cả sẽ kết nối với nhau thông qua môi trường ảo, một nền tảng trực tuyến.
Đối với event online, không nhất thiết phải livestream trực tiếp 100% mà còn có thể lồng ghép, dàn dựng các video có sẵn vào sự kiện. Khu vực tổ chức bản chất sẽ chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh vừa phải, hệ thống ánh sáng, và xung quanh là các hệ thống thu phát để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất có thể.
Quy trình tổ chức event
Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
- Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn quy trình tổ chức event.
- Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
- Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện.
- Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.
Giai đoạn thực hiện sự kiện
- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
- Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
Kết thúc sự kiện
Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
- Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
- Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện.
- Chăm sóc khách hàng
BEE EVENT cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trọn gói bao gồm:
- Lên ý tưởng kịch bản chương trình
- Xin giấy phép tổ chức
- Địa điểm tổ chức
- Trang thiết bị
- Nhân sự phục vụ
- Truyền thông, quảng cáo
Liên hệ:
Email:
Tel: 0901 731 731 – 0966 795 579